Організація обліку і контролю операцій з дебіторською заборгованостю

Останнім етапом контролю розрахунків з підзвітними особами є перевірка достовірності записів, пов’язаних з обліком підзвітних сум у журналі №3, Головній книзі та в балансі. Достовірність записів встановлюється шляхом зіставлення записів у журналі №3 з авансовими звітами та касовими документами, і ці суми мають збігатись. Результати перевірки аудитор повинен відобразити у своєму робочому документі [28, с.170].

Розрахунки по претензіям обліковуються на балансовому рахунку 37 „Розрахунки з різними дебіторами” субрахунку 374 „Розрахунки за претензіями”.

Контроль розрахунків за претензіями, відшкодувань завданих збитків різними дебіторами і кредиторами передбачає попереднє з’ясування наявності заборгованості з боку працівників підприємства, а також причини її виникнення.

Важливим завданням контролю є перевірка розрахунків за невиконання договірних зобов’язань.

Претензії можуть бути пред’явлені:

            до постачальників і підрядників за виявлені збільшення обсягів виконаних робіт, не доставку товарів, завищення цін і тарифів та сум внаслідок арифметичних помилок, за невідповідність якості поставлених товарів стандартам, за простої з вини постачальників;

            до транспортних організацій за нестачу вантажу понад норми природних втрат, що виникла у дорозі, і зайві сплачені суми при перевезенні вантажів;

            за санкціями (штрафи, пені, неустойки) за недотримання договірних умов, визнаних платниками або присуджених судом;

            до банків за сумами, помилково списаними за рахунками в банку (за валютними операціями).

За кожною претензією аудитору необхідно перевірити її обґрунтованість і правильність оформлення документів.

Аудитору потрібно знати, що недотримання термінів пред’явлення претензій використовується часто для приховування фактів крадіжок, зловживань. В зв’язку з цим аудитору необхідно вивчити причини відмови постачальників у задоволенні претензій, протоколи розгляду претензійних справ у суді й арбітражі.

Аудитор повинен перевірити наявність комерційних актів, правильність їх оформлення та своєчасність списання сум за нестачі товарів, що виникли у дорозі (пошкодження вагонів, відсутність пломб на них тощо).

При аудиті з’ясовується обґрунтованість претензій. Встановлюються винні особи та сума відшкодувань, завданих збитків шляхом погашення необґрунтованих претензій.

За рахунком 37 „Розрахунки з різними дебіторами”, субрахунку 374 „Розрахунки по претензіям” аудитору слід перевірити відповідність залишків в балансі даним Головної книги, підсумкових аналітичних даних відомості по даному рахунку даним синтетичного обліку.

Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків ведуться на балансовому рахунку 37 „Розрахунки з різними дебіторами”, субрахунку 375 „Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків”. Перевіряючи такі розрахунки, аудитору необхідно з’ясувати суми нестач і крадіжок та встановити, чи дотримано строків і порядку їх розгляду, як забезпечується їх відшкодування. Особливо ретельно треба вивчити факти списання нестач і втрат на витрати виробництва чи на збитки за рішенням керівника підприємства, у випадку затвердження судом виконавчих документів.

Зокрема, аудитор перевіряє правильність і своєчасність оформлення матеріалів з нестач і псування з причини неналежного оформлення матеріалів. У результаті аудиторської перевірки важливо з’ясувати причини виникнення нестач і псування ( поганий стан складських приміщень, порушення правил приймання і відпуску матеріальних цінностей за кількістю і якістю із одного підрозділу в інший). Аудитору слід також з’ясувати, чи правильно визначено суму збитків (сума збитків розраховується за ринковими цінами даної місцевості). Крім того, аудитор перевіряє забезпечення на підприємстві відшкодування матеріальних збитків (нестач, витрат), порядок організації контролю за утримання заборгованості за виконавчими листами.

Перевірка статті Балансу „Дебіторська заборгованість за товари, роботи, послуги”.

Відповідно до пункту 5 Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 10 „Дебіторська заборгованість”, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 8 жовтня 1999 року № 237, дебіторська заборгованість визначається активом, якщо існує ймовірність отримання підприємством майбутніх економічних вигід та можна достовірно визначити її суму.

Якщо у складі дебіторської заборгованості є заборгованість, щодо якої існує невпевненість її погашення боржником, то на суму заборгованості підприємством створюється резерв сумнівних боргів.

Поточна дебіторська заборгованість за продукцію, товари, роботи, послуги включається до підсумку Баланс (і визнається активом) за чистою реалізаційною вартістю.

Тобто, щоб визначити чисту реалізаційну вартість дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги, необхідно визначити величину резерву сумнівних боргів.

Визначена на основі класифікації дебіторської заборгованості величина сумнівних боргів на дату Балансу становить залишок резерву сумнівних боргів на ту саму дату.

Залишок резерву сумнівних боргів на дату Балансу не може бути більшим, ніж сума дебіторської заборгованості на ту саму дату.

Під час перевірки слід брати до уваги, що частина довгострокової дебіторської заборгованості, яку потрібно погасити протягом дванадцяти місяців із дати Балансу, відображається на ту саму дату у складі поточної дебіторської заборгованості.

Перевірка здійснюється на підставі документів, що підтверджують проведення інвентаризаційних зобов’язань за звітний період, та аналізу правильності створення резерву сумнівних боргів.

3.3 Інвентаризація розрахунків з дебіторами

Законом України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” передбачено, що перед складанням річної фінансової звітності підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію.

Інвентаризація – один із найважливіших методів бухгалтерського обліку, яким забезпечуються перевірка і документальне підтвердження достовірності даних бухгалтерського обліку про наявність і стан матеріальних і нематеріальних активів, іншого майна, капіталу, інвестицій, розрахунків, резервів і зобов’язань.

Відповідальність за організацію інвентаризації згідно із законодавством покладається на керівника підприємства, до обов’язків якого входить створення необхідних умов для її проведення у стислі терміни, визначення об’єктів, кількості і термінів проведення інвентаризації.

До випадків обов’язкового проведення інвентаризації слід віднести:

      передачу майна державних підприємств в оренду, його приватизацію і корпоратизацію, а також перетворення державного або муніципального підприємства, реструктуризацію та ліквідацію суб’єктів господарювання;

      випадки пожеж, стихійного лиха, аварій техногенного характеру або інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;

      відмову постачальника в задоволенні претензій на недовантаження товарно-матеріальних запасів, або по яких отримані від покупців претензії щодо недовантаження;

      встановлення фактів зловживань, крадіжок або псування цінностей;

      припис судово-слідчих органів;

      переоцінка майна;

      зміна матеріально відповідальної особи (при індивідуальній повній матеріальній відповідальності);

      письмове звернення (вимогу) хоча б одного з членів колективу;

      при складанні фінансової звітності.

Проведення інвентаризації дозволяє підтвердити або спростувати інформацію тих бухгалтерських документів (первинних та зведенних), по яких можна визначити законність, доцільність і необхідність здійснених працівниками підприємства господарських операцій [11 с.272].

Завдання інвентаризації дебіторської заборгованості полягають у:

      встановленні фактичної наявності, якості, стану і вартості грошових коштів, дебіторської заборгованості, витрат і доходів майбутніх періодів;

      встановленні за письмовими поясненнями відповідальних за облік дебіторської заборгованості, зобов’язань і забезпечень осіб причин та умов виникнення розбіжностей;

      розробці пропозицій щодо врегулювання розбіжностей та поліпшення обліку і контролю на підприємстві;

      перевірці обгрунтованості записів на рахунках і в регістрах обліку розрахунків з працівниками, бюджетом, державними цільовими позабюджетними фондами, покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами тощо;

      дотримання порядку врегулювання інвентаризаційних різниць.

Здійснення інвентаризації будь-яких об'єктів розпочинається з підготовки та видання наказу на її проведення, в якому зазначаються порядок проведення, обсяги, строки проведення інвентаризації та оформлення необхідної документації. На практиці такий наказ є основним внутрішнім документом, який регламентує порядок проведення та обсяги інвентаризації. В окремих випадках без його наявності правові інституції держави не приймуть до розгляду будь-яку справу, що стосується інвентаризації. Тому під час складання наказу слід ретельно віднестись до формулювання його змісту: включати до нього навіть такі пункти, які, на перший погляд, є зайвими.

Для проведення інвентаризаційної роботи письмовим наказом керівника на підприємстві створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія. До її складу доцільно включати фахівців, добре обізнаних в складській справі (технології зберігання запасів); інженерно-технічних працівників, здатних дати оцінку технічного стану засобів; економістів та бухгалтерів; спеціалістів з маркетингу (які добре знають облікову справу та можуть встановити ринкову вартість будь-якого активу). Комісію очолює керівник підприємства або його заступник.

Заборо­нено призначати головою робочої інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально відповідальних осіб одного й того ж працівника два роки підряд. При неповному складі інвентаризаційних комісій та відсутності матеріально відповідальних осіб інвентаризацію не провадять. При цьому слід пам'ятати, що матеріально відповідальні особи до складу інве­нтаризаційних комісій не входять.

Перед проведенням інвентаризації голова збирає інвентаризаційну комісію і проводить інструктаж з метою роз'яснення їм мети, способів та порядку проведення інвентаризації, уточнення об'єктів, які підлягають інвентаризації тощо [10, c.404].

За характером проведення інвентаризації бувають повними і вибірковими, плановими (передбачуваними) і раптовими.

Повні інвентаризації охоплюють їх об'єкти повністю (вид майна, місце зберігання).

Вибіркові інвентаризації мають на меті встановити стан і наявність окремих цінностей у місці зберігання. Наприклад, вибіркову інвентаризацію слід проводити по тих цінностях, по яких підприємством від постачальника отримано відмову задовольнити претензії щодо їх недовантаження або від покупців отримано такі претензій.

Планові інвентаризації передбачають строки, які попередньо затверджуються, а підготовка до них полягає в проведенні комплексу підготовчих робіт з групування, розміщення матеріальних цінностей у порядку, зручному для підрахунку, вимірювання та зважування.

Раптова інвентаризація розпочинається з виконання підготовчої роботи в присутності інвентаризаційної комісії. Підготовча робота полягає також у завершенні опрацювання документів щодо руху цінностей, визначення їх залишків на початок інвентаризації.

Керівник підприємства має організувати проведення інвентаризації в якнайоптимальніші строки і з якнайменшими затратами — призначити кваліфікованих фахівців, виділити необхідну кількість робітників для пересування цінностей при зважуванні, вимірюванні тощо.

Усі відомості про об'єкти інвентаризації інвентаризаційна комісія відображує в інвентаризаційних описах (актах інвентаризації). При цьому найменування і кількість цінностей наводять у номенклатурі та одиницях виміру, що застосовуються в обліку.

Для інвентаризації дебіторської заборгованості призначений Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами. Цей акт застосовується для оформлення результатів розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами. За вказаними видами заборгованості до акту інвентаризації розрахунків повинні бути додані довідки. Довідки складаються в розрізі синтетичних рахунків бухгалтерського обліку.

Члени інвентаризаційної комісії несуть відповідальність за внесення до опису неправильних даних про відмітні ознаки (тип, сорт, розмір), кількість, суму і стан (придатні, непридатні, ступінь зносу) проінвентаризованих об'єктів.

Під методикою розуміється конкретизація методу, доведення його до положення, алгоритму, чіткого опису проведення.

Процес проведення інвентаризації дебіторської заборгованості складається з наступних стадій:

1.            Організаційна стадія:

      вибір об’єктів інвентаризації;

      підбір і комплектування інвентаризаційної комісії;

      видача розпорядження на проведення інвентаризації;

      інструктаж членів інвентаризаційної комісії.