Організація обліку і контролю операцій з дебіторською заборгованостю

Завдання контролю дебіторської заборгованості :

1)                 установлення реальності дебіторської заборгованості та простроченої заборгованості (за якою минув строк позовної давності);

2)                 перевірка правильності списання заборгованості, строк позовної давності якої минув;

3)                 перевірка достовірності відображення в обліку дебіторської заборгованості залежно від прийнятого методу визначення реалізації;

4)                 перевірка правильності та обґрунтованості списання заборгованості;

5)                 дослідження правильності оформлення і відображення в обліку заборгованості за виданими авансами, пред’явленими претензіями.

Одним із найбільших проблемних питань сьогодення є визначення впливу дебіторської заборгованості на кінцевий фінансовий результат діяльності підприємства, так як це поняття тісно пов’язане з валовими витратами та податковими зобов’язаннями, які здійснюють суттєвий вплив на формування доходу підприємства. Різні підходи до визначення самої дебіторської заборгованості, її видів та складу займають важливе місце в системі аудиту діяльності підприємств.

На будь-якому підприємстві створюється система внутрішнього контролю для виконання поставлених перед нею завдань. Систему внутрішнього контролю можна визначити як політику і процедури підприємства, спрямовані на попередження, виявлення і виправлення суттєвих помилок та відхилень від норм, які можуть з’явитись у фінансових звітах. При цьому основоположні концепції аудиту передбачають, що саме адміністрація, а не аудитор повинна встановити належну систему контролю і забезпечити її функціонування. Це відповідає загальному концептуальному підходу, згідно з яким адміністрація, а не аудитор несе відповідальність за підготовку фінансової звітності відповідно до прийнятих бухгалтерських принципів. У зв’язку з цим адміністрація підприємства повинна розробити таку систему внутрішнього контролю, яка б могла забезпечити достатню упевненість у тому, що фінансова звітність представлена об’єктивно.

При здійсненні перевірки на ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” аудиторові необхідно досягнути такої обізнаності з системами обліку і внутрішнього контролю, яка дозволить ґрунтовно спланувати аудит.

Система бухгалтерського обліку – це заходи і записи підприємства, з допомогою яких бухгалтерські операції оформлюються в реєстрах бухгалтерського обліку. Така система збирає, аналізує, класифікує, записує, підсумовує і надає інформацію про операції [ 30 с.48].

Людина, яка здійснює контроль повинен орієнтуватися в системах бухгалтерського обліку настільки, щоб визначити і зрозуміти:

а) основні класи операцій, що здійснюються суб’єктом господарювання;

б) санкціонування таких операцій;

в) суттєві облікові записи, підтвердні документи і рахунки у фінансових звітах;

г) процес ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності – від ініціювання суттєвих операцій (та інших подій) до їх внесення до фінансових звітів.

Система внутрішнього контролю – це всі внутрішні правила та процедури контролю, запроваджені керівництвом для забезпечення стабільного й ефективного функціонування підприємства, дотримання внутрішньої господарської політики, збереження та раціонального використання активів, точності і повноти бухгалтерських записів, своєчасної підготовки фінансової інформації, запобігання фальсифікаціям.

Головними функціями служби внутрішнього контролю ЗАТ „Житоимрський м’ясокомбінат” є:

–  контроль за формуванням витрат за місцем їх виникнення, основними технологічними процесами та окремими видами діяльності підприємства;

–  виявлення відхилень від затверджених кошторисів і нормативів, аналіз їх причин, встановлення осіб, винних у цьому;

–  пошук внутрішніх резервів поліпшення фінансово-господарської діяльності підприємства; контроль за дотриманням податкового законодавства; проведення перевірок діяльності структурних підрозділів з метою забезпечення ефективності та точності бухгалтерських даних і збереження активів підприємства;

–  складання та надання висновків і звітів під час проведення перевірок, забезпечення необхідною інформацією керівництва підприємства.

Такий контроль на великих підприємствах має здійснюватись повсякденно спеціалізованим відділом, окрім бухгалтерії та головного бухгалтера. У невеликих фірмах обов’язки внутрішнього контролю покладаються на ревізійну комісію, яка призначається засновниками.

Об’єктом внутрішнього контролю мають бути: система бухгалтерського обліку підприємства, достовірність звітності, стан майна, забезпеченість власними обіговими контактами, фінансова стійкість, платоспроможність, система управління підприємством, якість роботи економічних служб, оподаткування, нормування організації виробництва, виконавча дисципліна тощо [9 с.258].

Система внутрішнього контролю входить у межі тільки бухгалтерського обліку і містить:

а) середовище контролю, де відбуваються операції, заходи і записи, які характеризують важливість чинної системи внутрішнього контролю для підприємства.

До факторів середовища контролю належать:

            діяльність керівництва (власників) клієнта;

            політика та методи керівництва;

            організаційна структура підприємства і методи розподілу функцій управління та відповідальності;

            управлінські методи контролю, у тому числі кадрова політика і практика, а також порядок розподілу обов’язків;

б) специфічні заходи контролю передбачають:

            періодичне зіставлення, аналіз і перевірку рахунків;

            перевірку арифметичної точності записів;

            контроль за дотриманням умов функціонування комп’ютерних інформаційних систем, зокрема контроль за періодичними змінами комп’ютерних програм, доступом до бази інформаційних даних;

            ведення і перевірку контрольних рахунків та облікових реєстрів рахунків;

            порядок проходження та затвердження документів (графік документообігу);

            зіставлення внутрішніх правил із вимогами законодавчих актів та зовнішніми джерелами інформації;

            порівняння загальної суми грошових коштів, вартості цінних паперів і товарно-матеріальних запасів із записами в облікових регістрах;

            порівняння й аналіз фінансових результатів діяльності підприємства з показниками фінансового плану (прогнозу).

Під час перевірки ревізор або аудитор досліджує тільки ту методику бухгалтерського обліку, яка входить до звітності. Знання системи обліку і внутрішнього контролю разом з оцінкою невідповідності його функціонування дадуть можливість аудитору:

            з’ясувати для себе види істотних викривлень у фінансових звітах;

            визначити фактори, що впливають на ризик істотних помилок;

            запланувати аудиторські процедури.

Розробляючи загальний план перевірки, перевіряючий повинен оцінити властивий ризик на рівні фінансового звіту. Працюючи над програмою перевірки, він встановлює зв’язок такої оцінки з суттєвими залишками на рахунках і класами операцій на рівні тверджень, щоби з’ясувати високий рівень властивого ризику.

Ризик аудиту або загальний ризик – це ризик того, що аудитор може висловити неадекватну думку, якщо в документах бухгалтерської звітності є викривлення. Інакше кажучи, за неправильною звітністю буде подано хибний аудиторський висновок.

Ризик аудиту має три складові частини:

–  властивий ризик;

–  ризик, пов’язаний із невідповідністю внутрішнього контролю;

–  ризик не виявлення помилок та викривлень.

Властивий ризик – це ризик викривлення залишку на рахунку (або певної операції), який може бути суттєвим, окремо або разом із викривленням залишків на інших рахунках (або іншою операцією), якщо припустити відсутність відповідних заходів внутрішнього контролю.

Ризик, пов’язаний із невідповідністю функціонування системи внутрішнього контролю – це ризик неефективності внутрішнього контролю. Системи обліку та внутрішнього контролю не завжди можуть функціонувати настільки ефективно, щоб своєчасно запобігати помилкам або викривати їх та виправляти.

Ризик не виявлення помилок полягає у тому, що аудиторські процедури не завжди можуть виявити помилки у залишку на певному рахунку або з певної операції.

Під час вивчення систем обліку і внутрішнього контролю та планування аудитор повинен скласти уявлення про їх структуру та порядок функціонування. Внутрішній контроль за функціонуванням системи обліку на підприємстві необхідний для досягнення таких цілей:

–  одержання дозволу на проведення облікових операцій, який повинен здійснюватися згідно з загальним або спеціальним розпорядженням керівництва;

–  відображенням всіх облікових операцій у вигляді точних підсумкових показників на відповідних рахунках і у відповідний час, що дає можливість підготувати фінансову звітність згідно зі встановленими вимогами;

–  доступ до облікових записів про активи підприємства тільки після дозволу керівництва;

–  порівняння записів обліку з наявними активами через певні інтервали часу, і вжиття своєчасних заходів для усунення розбіжностей.

Ознайомлення зі системами обліку і внутрішнього контролю досягається завдяки використанню результатів попередньої аудиторської перевірки чи наданих аудиторських послуг, а також проведення ревізій та інвентаризацій.

Найважливішою формою внутрішнього контролю є інвентаризація майна, коштів і розрахунків. Перевіряючи виконання плану проведення інвентаризацій, перевіряючий має встановити: чи правильно визначений склад постійно діючої комісії і чи затверджений він наказом керівника підприємства; чи встановлений порядок створення робочих інвентаризаційних комісій і чи своєчасно результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку.

Своєчасність проведення внутрішнього контролю ревізор або аудитор визначає, зіставляючи дати проведення контрольних дій за планом і час фактичного здійснення перевірок, зазначених у актах. Кількість проведених ревізій визначається за поданими актами. При цьому аудиторові слід з’ясувати чи розглядаються керівництвом підприємства і трудовим колективом висновки ревізій та перевірок.

У висновках має бути заявлено про недоліки, порушення та зловживання, що характеризують проведення відповідних господарських операцій. Акцентується увага на позитивному досвіді роботи підрозділу, який можна використати на інших дільницях. Необхідно також викласти причини, особливо організаційного характеру, які створили умови для порушень і зловживань, та подати свої пропозиції щодо їх усунення.

Таким чином, вся система внутрішнього контролю має забезпечити послідовну роботу підприємства, збереження власності, своєчасне та повне відображення господарських та фінансових операцій у бухгалтерському обліку.

Згідно з статутом підприємства перевірка фінансово-господарської діяльності ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” здійснюється Ревізійною комісією, яка обирається Загальними зборами з числа акціонерів ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” строком на 2 роки. Члени Правління і Спостережної ради не можуть бути членами Ревізійної комісії.

Ревізійна комісія здійснює перевірки за дорученням Загальних зборів акціонерів або Спостережної ради, з власної ініціативи, а також за вимогою акціонерів, які володіють в сукупності більш як 10 відсотками акцій.

Ревізійна комісія підзвітна Загальним зборам акціонерів. Матеріали з результатами перевірок комісія подає вищому органу ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” та Спостережній раді.

Ревізійна комісія засвідчує річний звіт та балансові документи. Без висновку Ревізійної комісії Загальні збори акціонерів не мають права затвердити баланс Товариства.

Ревізійна комісія повинна домагатися скликання позачергових загальних зборів акціонерів, якщо виникла загроза інтересам ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” або виявлені зловживання, допущені його посадовими особами.

3.2 Методика контролю операцій з дебіторською заборгованістю

У ринковій економіці між підприємствами постійно здійснюються угоди згідно закупівлі засобів праці, реалізації продукції (робіт, послуг). За всі придбані активи потрібно сплачувати грошові кошти і відповідно одержувати платежі за реалізовану продукцію чи зроблені послуги.

Розрахунки, що виникають між підприємствами та установами здійснюються за допомогою грошей. Таким чином грошові розрахунки виступають важливим фактором забезпечення кругообігу засобів, а їх своєчасне завершування слугує необхідною умовою безперервного процесу виробництва.

З метою проведення контолю розрахункових операцій необхідно використовувати різні методи перевірки. Крім того, слід проводити суцільні чи вибіркові інвентаризації розрахунків [56, с.148].