Організація обліку і контролю операцій з дебіторською заборгованостю

Незалежно від методу перевірки, людині яка здійснює контроль необхідно встановити:

            реальність дебіторської заборгованості;

            причини та терміни виникнення дебіторської заборгованості;

            правильність відображення у бухгалтерському балансі залишків;

            реальність повернення та обґрунтованість списання заборгованості;

            суми дебіторської заборгованості, з яких минув строк позовної давності;

            правильність відображення заборгованості на рахунках обліку та у фінансовій звітності;

            наявність актів звірки розрахунків чи гарантійних листів, в яких боржники визнають свою заборгованість та дотримання строків позовної давності.

Перш ніж здійснювати контроль розрахункових операцій, необхідно встановити його основні завдання, до яких належать:

1.      Оцінка стану розрахунково-платіжної дисципліни по всіх видах розрахунків з кредиторами підприємства;

2.      Встановлення наявності фактів порушень чинних нормативно-правових актів щодо правомірності, доцільності та обґрунтованості управлінських рішень при виконанні розрахункових операцій;

3.      Розробка заходів з реалізації результатів контролю стосовно попередження зловживань і порушень при здійсненні розрахункових операцій.

До основних напрямів контролю відносять перевірку:

      своєчасність розрахунків з бюджетом, перерахування заборгованості кредиторам;

      достовірності даних бухгалтерського обліку операцій із зобов’язаннями;

      наявності, правильності оформлення і дотримання умов договорів та інших документів, що визначають права та обов’язки сторін з постачання матеріальних запасів, виконання робіт (надання послуг);

      дотримання діючих нормативних актів в частині відшкодування витрат по службовим відрядженням в межах України;

      повноти отримання оплати за придбані матеріальні запаси, їх оприбуткування;

      дотримання чинного законодавства, правомірності, доцільності та обґрунтованості управлінських рішень відповідних посадових осіб при здійснення розрахункових операцій з постачальниками, бюджетом, іншими кредиторами.

Джерелами інформації для контролю операцій з різними дебіторами є:

      первинні документи (виписки банку, розрахунково-платіжні відомості, авансові звіти, товарно-транспортні накладні);

      облікові регістри (журнал №3,4, Головна книга);

      форми звітності (форма №1 „Баланс”, декларації по податкам);

      дані інвентаризації, акти звірки розрахунків тощо.

Предметом контролю операцій із зобов’язаннями є господарські процеси та операції, пов’язані з розрахунками з постачальниками і підрядниками, покупцями і замовниками, з бюджетом і позабюджетними фондами, іншими кредиторами, а також відносини, що виникають при цьому між сторонами.

Основним об’єктом у даному випадку будуть розрахунки з різними кредиторами. До них необхідно віднести: розрахунки з покупцями і замовниками, з постачальниками та підрядниками, з підзвітними особами; розрахунки з бюджетом та позабюджетними фондами.

Контроль розрахункових операцій слід починати з перевірки правильності оплати за реалізовані матеріальні цінності, а також повноти списання відвантажених цінностей.

Під час перевірки на ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” необхідно встановити, чи правильно відображені за статтями балансу відповідні залишки заборгованості. З цією метою порівнюють залишки за кожним видом розрахунків на одну і ту саму дату за даними аналітичного обліку із залишками за синтетичним рахунком 36 „Розрахунки з покупцями і замовниками”, Головною книгою і балансом. За наявності розходжень контролеру слід перевіряти реальність і документальну обґрунтованість заборгованості за кожним покупцем чи замовником [56, с.152].

При цьому необхідно пам’ятати, що такі розходження є наслідком занедбаності обліку розрахункових операцій або результатом зловживань.

Кожна сума заборгованості на рахунку 36 „Розрахунки з покупцями і замовниками” розглядається з погляду виникнення боргу, причини і давності її створення, реальності одержання. Під час контролю дебіторської заборгованості необхідно з’ясувати її категорії.

Мал. 3.1. Види дебіторської заборгованості

Під час перевірки розрахунків із покупцями на ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” перевіряючий повинен встановити:

–  чи укладені договори поставки продукції;

–  чи правильно вираховуються суми, належні підприємству за прийняту продукцію.

При здійсненні такої перевірки, людині яка здійснює контроль на ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” треба з’ясувати повноту і своєчасність розрахунків (контокорентні виписки) при розрахунках з іногородніми покупцями; чи вкладались акти взаємозвірки та відображались результати звірки в обліку.

Важливим питанням є оцінка дебіторської заборгованості для відображення її в балансі підприємства. Згідно зі Стандартом 10 дебіторська заборгованість має відображатись у балансі за чистою реалізаційною вартістю, тобто за реальною сумою заборгованості, яку підприємство може мати.

Необхідно також врахувати знижки з ціни, що їх надають клієнтові, а також повернення товарів покупцями.

Для здійснення контролю важливо знати відсоток безнадійної дебіторської заборгованості, для того щоб перевірити інформацію про створення резерву сумнівних боргів. Згідно з принципом обережності підприємство повинно наприкінці року визначити суму безнадійних боргів і створити резерв для її погашення за рахунок витрат поточного року.

Для отримання інформації про реальний стан дебіторської заборгованості можна надіслати листи-запити підприємствам-боржникам про звірку даних та самостійно провести зустрічні перевірки.

Особливу увагу, на нашу думку, перевіряючий має зосередити на контролі позовної давності заборгованості, що значиться на балансі як реальна, а насправді строки її стягнення через арбітраж чи суд адміністрацією підприємства пропущені, тому вона підлягає списанню на збитки. Тобто перевіряючий мусить виявити причини безгосподарності, місце утворення збитків та винних за них осіб.

З’ясовують, чи немає випадків приховування дебіторської заборгованості відбиттям в балансі згорнутого сальдо замість розгорнутого. Під час вивчення цього питання розглядають такі рахунки : „Розрахунки з покупцями і замовниками ”, „Розрахунки з постачальниками і підрядниками ”, „Розрахунки з різними дебіторами ” тощо.

Необхідно підкреслити, що зменшення дебіторської заборгованості не порушує рівності активу й пасиву балансу. Іноді окремі керівники та головні бухгалтери вуалюють дебіторську заборгованість, щоб мати підставу для одержання премій. У зв’язку з цим необхідно перевіряти первинні документи.

Завданням аудиту дебіторської заборгованості на ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” є перевірка реальності (правдивості) та правильності її оформлення, правильності визначення ймовірності повернення цієї заборгованості.

Під час контролю дебіторської заборгованості розрахунків із покупцями і замовниками може визначитися загальна сума дебіторської заборгованості.

Перевіряється заборгованість у розрізі окремих покупців, замовників і дат виникнення заборгованості, термін утворення якої більше року. Така заборгованість (за наявністю виправдовувальних документів) може бути віднесена до позареалізаційних витрат і списана на збитки як дебіторська заборгованість, за якою минув строк позовної давності, або за іншими боргами, нереальними до стягнення за рішенням інвентаризаційної комісії.

Необхідно вивчати аналітичні рахунки за кожним дебітором і встановити, чи немає знеособлених аналітичних рахунків.

Важливим є вивчення показників якості та ліквідності дебіторської заборгованості.

За даними відомості обліку з покупцями і замовниками, при здійсненні контролю можна скласти аналітичну таблицю, за якою аналізується стан дебіторської заборгованості за строками виникнення.

Щомісячне ведення такої відомості дає змогу бухгалтеру аналізувати дебіторську заборгованість і своєчасно вживати заходів щодо усунення простроченої заборгованості. Такий аналіз заборгованості здійснюється за даними внутрішньої звітності підприємства і використовується для потреб управління.

За даними бухгалтерської звітності (ф.1, ф.2), визначається цілий ряд показників, що характеризують стан заборгованості, наприклад частка сумнівної дебіторської заборгованості в загальному обсязі заборгованості, відсоток, оборотність дебіторської заборгованості тощо.

Методика контролю показників оборотності дебіторської заборгованості : дані за звітний період зіставляються з даними за минулий рік (або інший звітний період).

Таблиця 3.2. Методика проведення контролю розрахунків з різними дебіторами

Підприємство веде розрахунки зі своїми працівниками, які є в обліковому складі за сумами, виданими під звіт на службові відрядження, поточні потреби, закупівлю сільськогосподарської продукції та продуктів її переробки тощо. Видача грошей під звіт проводиться відповідно до положення про ведення касових операцій у народному господарстві України.

Контроль розрахунків з підзвітними особами на ЗАТ „Житомирський м’ясокомбінат” проводиться суцільним способом у такій послідовності. Перевірці підлягає:

            правильність видачі грошей під звіт;

            цільове призначення витрачання отриманих під звіт сум;

            законність і доцільність витрачання підзвітних сум;

            правильність оформлення авансових звітів і прикладених до них документів та своєчасність подання їх у бухгалтерію підприємства;

            стан обліку розрахунків з підзвітними особами.

Джерелами контролю є: накази й розпорядження по підприємству, авансові звіти з прикладеними документами, дані аналітичного і синтетичного обліку по рахунку 372 „Розрахунки з підзвітними особами” (журнал №3, відомість 3.1.-3.6, Головна книга), баланс підприємства.

Спочатку перевіряючий встановлює, чи визначено коло осіб, що мають право одержувати гроші під звіт. Список осіб, яким можна видавати гроші в підзвіт, затверджується наказом керівника підприємства. Аванси в підзвіт видаються із каси підприємства для операційно-господарських витрат і на службові відрядження, тому необхідно перевірити використання підзвітних сум за цільовим призначенням.

Ретельно перевіряються авансові звіти про видатки на відрядження. При цьому встановлюються наявність відміток у посвідченні про відрядження щодо прибуття й вибуття і звіряють ці дати з компостерами проїзних квитків, перевіряють правильність оплати добових, квартирних і проїзних. Добові в межах України встановлено в розмірі 25 грн. за одну добу, квартирні – за квитанціями готелю, проїзні – за документами на проїзд. Випадки переплат чи недоплат аудитор фіксує у робочому документі „Відомість переплат і недоплат видатків на відрядження”.

За регістрами аналітичного обліку, авансовими звітами з прикладеними до них документами аудитор встановлює, чи не значаться підзвітні суми за особами, звільненими з роботи, чи не видавались гроші працівникам у рахунок заробітної плати.

Практика показує, що допускаються випадки виписування безтоварних і фальшивих документів, які оформляють оплату різних робіт нештатним працівникам. Аудитор такі факти встановлює способом фактичної й зустрічної перевірки і засвідчує у робочому документі та доводить, що ці роботи не проводились або були виконані в значно меншому обсязі. Тому в результаті аудиторської перевірки важливо з’ясувати: чи всі авансові звіти затверджені керівником, чи вносить бухгалтер необхідні виправлення за відсутності виправдовувальних документів, а також за наявності арифметичних помилок; чи на всіх авансових звітах є підпис бухгалтера.