Організація обліку та контролю розрахунків по заробітній платі бюджетної організації

В тому випадку, коли робота здійснюється колективом по відрядній  формі оплати праці, то порядок визначення заробітної плати такий: 1) визначається заробіток по тарифу кожного робітника і бригади в цілому множенням тарифних ставок  відповідного розряду на кількість годин; 2) визначається коефіцієнт розподілу як відношення місячного заробітку бригади на загальний заробіток по тарифам; 3) визначається сума заробітної плати кожного робітника шляхом множення заробітної плати за тарифом кожного члена бригади на коефіцієнт розподілу.

Бригадирам із числа  робітників-відрядників, не звільнених від основної роботи, нараховують  доплати за керівництво бригадою.

Розподіл заробітної плати між членами бригади проводиться з урахуванням коефіцієнтів трудової участі для кожного робітника. Це рішення оформлюють протоколом, який здають у відділі праці і заробітної плати для розрахунку заробітної плати.

Нарахування заробітної плати здійснюється у розрахунково-платіжній відомості по кожному працівнику за її видами (відрядна, погодинна, премії та різного виду нарахування). До інших нарахувань відносяться доплати за роботу в святкові (вихідні дні), роботу в понадурочний час, персональні надбавки, інші доплати.

Також одним з видів нарахувань є нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності. Джерелом виплати  цієї допомоги є кошти фонду соціального  страхування. Оплата допомоги по тимчасовій непрацездатності здійснюється на основі листків непрацездатності і табелю обліку використаного часу.

Розміри цієї допомоги визначаються виходячи із середнього заробітку за шість місяців роботи, що передували хворобі, кількості днів хвороби  і трудового стажу роботи, шляхом ділення суми заробітної плати (з відповідними добавками) на кількість робочих днів за ці місяці - одержимо середньоденний заробіток. Одержаний середньоденний заробіток перемножують на кількість днів хвороби, зазначених у листку непрацездатності.

На кожному підприємстві (організації) незалежно від режиму роботи має бути організований табельний облік робочого часу.

Табель - це первинний документ з обліку відпрацьованого часу. Табелі необхідні як для обліку використання робочого часу всіх категорій робітників, так і для контролю за дотриманням ними встановленого режиму роботи, розрахунків з ними по заробітній платі і отримання інформації про відпрацьований час. Табель складається в одному примірнику людиною, уповноваженою на його ведення. Табель відкривається 1-го числа кожного місяця і передається в бухгалтерію 2 рази на місяць: для коригування суми виплат за першу половину місяця (авансу); для розрахунку заробітної плати за місяць.

Табельні номера встановлюються на підприємстві в цілому по порядково-серійній системі, причому кожному виробничому підрозділу відводиться своя серія номерів.

Оперативний облік присутності  робітників та їх перебування на роботі ведеться в цілому по підприємству чи по кожному виробничому підрозділу в спеціальному табелі обліку використання робочого часу (форма №Т-12 -призначена не тільки для обліку використання робочого часу, але й для розрахунку заробітної плати, а форма №Т-13 тільки для обліку робочого часу).

Табельний облік, тобто це є облік  присутності працівника на роботі та використання  їм  робочого часу, може проводитись двома методами:

- методом суцільної  реєстрації - кожний день по кожному  робітнику відмічається відпрацьований  чи не відпрацьований час з  вказанням поважної причини;

• методом відхилень - відмічаються простої, неприбуття, понаднормові та інші відхилення від нормального режиму роботи, а відроблений час визначається тільки в кінці місяця.

          Також табельний облік ведеться  з використанням табельних марок  (жетонів), карток - при використанні  контрольних годин; за допомогою  контрольно-перепускних пристроїв та інше. На багатьох підприємствах табельний облік передається безпосередньо в виробничі підрозділи, що сприяє укріпленню дисципліни. Вибір метода ведення табельного обліку обумовлюється тільки зручністю для підприємства.

Остаточно оформлений табель передається в бухгалтерію, де використовується для розрахунку заробітної плати робітникам підприємства.

Всі первинні документи по обліку праці та заробітній платі в встановлений час передаються до бухгалтерії.

Заробітна плата робітникам за першу половину місяця може видаватись у вигляді авансу, розрахованого виходячи з даних табеля про виконаний час та тарифної ставки. Сума авансів потім утримується з заробітної плати робітників, розрахованої за підсумком місяця.

В розрахункові відомості  нараховуються всі виплати, які  входять до фонду заробітної плати, а також окремі, які не входять  до нього, якщо вони зараховуються до середньої заробітної плати та підлягають обкладанню прибутковим податком  з  громадян.

Не зараховуються до розрахункової відомості виплати, що не входять до фонду заробітної плати та заробітної плати робітників, при підрахунку їх середніх розмірів: одноразові допомоги та добові, пенсії. Ці суми виплачуються окремо по розрахункових відомостях чи видатковим касовим ордером.

При визначенні нарахованих  сум заробітної плати бухгалтерія  проводить утримання із заробітної плати. Різниця між нарахованою  сумою заробітної плати та утриманням по кожному робітнику складає  суму до видачі.

Загальна сума, яка  належить до видачі, складає перехідну суму розрахунків по заробітній платі, яка погашається в наступному місяці шляхом видачі її готівкою чи депонуванням  суми, яка не була запитана.

Кошти для виплати  заробітної плати отримують підприємства по чеку  з  розрахункового рахунку  в  установі банку.

Отримання заробітної плати  відбувається по платіжних відомостях (Форма № Т-53). В відомості вказується табельний номер, прізвище, ім'я, по-батькові робітника та сума до видачі.

Бухгалтерія підприємства (організації) не тільки нараховує заробітну плату та різні доплати і допомоги, але й також здійснює утримання із заробітної плати.

Із заробітної плати  робітників та службовців можуть проводитися  утримання дозволені законодавством: прибутковий податок (з суми вище неоподатковуваного мінімуму доходів); утримання збору до Пенсійного фонду (в розмірі 1% заробітку, якщо сукупний оподатковуваний дохід не перевищує 150 грн. і до 5% - якщо такий дохід перевищує 501грн.); збір на соціальне страхування на випадок безробіття (в розмірі 0,5% заробітку); по судово-виконавчих документах (аліменти, штрафи та ін.) ;збір на соціальне страхування на випадок тимчасової непрацездатності (в розмірі 0,5% заробітку).У відповідності до Законів України " Про оплату праці” загальна сума утримань не повинна перевищувати 20% (а в окремих випадках, передбачених законодавством, - 50%) суми заробітку, який залишається після відрахувань до Пенсійного фонду та соціального страхування на випадок безробіття та інших. При утриманнях із зарплати за декількома виконавчими листами за працівником у будь-якому разі повинно бути збережено 50% зарплати.

Ці обмеження не розповсюджуються на утримання із заробітної плати  при відбуванні покарання у вигляді  виправних робіт, а також при  стягненні аліментів на неповнолітніх  дітей. Не дозволяються утримання із вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат.

Податок з доходів  фізичних осіб утримується у відповідності  з Законом України від 22.05.2003 року, який набрав чинності з 1 січня 2004 року.

Як ми побачили підприємство здійснює нарахування заробітної плати та проводить утримання із заробітної плати. Для нарахування заробітної плати та утримання з неї, застосовуються такі документи: 1. Табель обліку робочого часу, 2. Розрахунково-платіжна відомість, 3. Особові картки, 4. Довідка про суми виплачених доходів і утримань податків з    фізичних осіб та інші.

Для обліку розрахунків по оплаті праці застосовується рахунок 66 "Розрахунки з оплати праці". Цей рахунок  пасивний, балансовий, розрахунковий. На рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці" ведеться узагальнення інформації про розрахунки з персоналом, який відноситься як до облікового, так і до не облікового складу підприємства, з оплати праці (за всіма видами заробітної плати, премій, допомог тощо), а також розрахунки за не одержану персоналом у встановлений термін суму з оплати праці (розрахунки з депонентами).

Рахунок 66 "Розрахунки з оплати праці" має такі субрахунки:

661 - "Розрахунки за заробітною  платою"

662 - "Розрахунки з депонентами"

При нарахуванні заробітної плати  кредитується рахунок «Розрахунки з оплати праці» й дебетуються рахунки в залежності від видів виробництв (основного, допоміжного), де виконувались роботи, характер цих робіт, категорії робітників, а також від виду заробітної плати (основна, додаткова). Тому за кредитом рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці" відображається нарахована працівникам підприємства основна та додаткова заробітна плата,  премії, допомога за тимчасовою непрацездатністю, Інші нарахування, за дебетом - виплата заробітної плати, премії, допомоги тощо, а також сума утриманих податків, платежів за виконавчими документами, вартість одержаних матеріалів, продукції та товарів у рахунок заробітної плати та інші утримання із сум оплати праці персоналу.

Нараховані, але не одержані персоналом у встановлений строк (через нез'явлення одержувачів) суми з оплати праці, відображаються за дебетом субрахунку 661 "Розрахунки за заробітною платою" та кредитом субрахунку 662 "Розрахунки з депонентами".

Вилучені з банку грошові  кошти на видачу вказаної заробітної плати, але не виплачені у встановлений термін повертаються у банк, який видає їх потім на першу вимогу підприємства (організації).

Аналітичний облік депонованої  заробітної плати ведеться у книзі (картках) обліку депонованих сум  або безпосередньо в реєстрах невиданої заробітної плати, які складаються касиром.

При розрахунках із працюючими при  ручному способі обробки документів суми вносять у розрахункові відомості  або розрахунково-платіжні відомості. Розрахункові відомості по заробітній платі працюючих за місяць складаються з розділів «Нарахування заробітної плати», «Відраховано, передано, внесено, виплачено», «Належить на 1 число сума до виплати».

Розрахунково-платіжні відомості  виконують подвійну функцію: по-перше, за їх допомогою виконуються розрахунки з працюючими, по-друге, вони є формою аналітичного обліку рахунка 66 "Розрахунки з оплати праці".

Аналітичний облік розрахунків  з персоналом ведеться за кожним працівником, видами виплат та утримань. Сума всіх нарахувань заробітної плати по кожному аналітичному рахунку (тобто по кожному працівникові) дорівнює кредитовому обороту синтетичного рахунка 66 за звітній місяць, тобто сумі нарахованої заробітної плати по цеху, відділу та підприємству у цілому. Сума всіх утримань по аналітичних рахунках дорівнює дебетовому обороту синтетичного рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці".

По кредиту субрахунку 661 "Розрахунки за заробітною платою" відображається нарахована заробітна  плата працівникам за звітній  місяць. При утворенні у встановленому  порядку резерву на оплату відпусток працівникам і винагород на вислугу років (які виплачуються один раз на рік) нараховані в рахунок цього резерву суми відносяться з кредиту субрахунку 661 "Розрахунки за заробітною платою" у дебет рахунка 47 "Забезпечення майбутніх витрат і платежів".

При нарахуванні заробітної плати за час відпустки слід мати на увазі, що відповідно до пункту 1.4 Інструкції № 323 суми коштів, нараховані за щорічні  і додаткові відпустки, включаються  до фонду оплати праці звітного місяця тільки в сумі, яка припадає на дні відпустки у звітному місяці. Суми, які припадають на дні відпустки в наступному місяці, включаються до фонду оплати праці в наступному місяці. Крім того, необхідно мати на увазі, що відповідно до пункту 9.4 Інструкції № 12 із суми відпускних, які припадають на неповний наступний місяць, при виході у відпустку прибутковий податок не утримується. Прибутковий податок із цих сум утримується після повернення з відпустки за сукупністю із заробітком за повний місяць у загальному порядку.

Таким чином, заробітна плата за чергові і додаткові відпустки відображається в поточному місяці по кредиту субрахунку 661 і дебету рахунків з обліку затрат на виробництво або робіт тільки в сумі, яка припадає на дні відпустки у даному звітному місяці. Заробітна плата, нарахована за чергові додаткові відпустки, які припадають на дні відпустки наступного місяця, по кредиту субрахунку 661 повинна відображатись в наступному місяці, а у звітному місяці на виплачені з каси підприємства суми відпускних виплат здійснюється лише запис по дебету субрахунку 661 і кредиту рахунка 30 "Каса".

Суми допомоги, які  нараховуються з тимчасової непрацездатності, та інші суми, що виплачуються за рахунок  відрахувань на соціальне страхування, відносяться з кредиту субрахунку 661 у дебет рахунка 65 "Розрахунки за страхуванням".

В бюджетних організаціях діє меморіальне ордерна система  обліку, тобто ведуться меморіальні  ордери установленої форми. Така форма  обліку має свої переваги і недоліки. В ній існує метод подвійного фіксування даних, що являється і  позитивним показником, оскільки допустити помилку значно важче. Операції, що пов’язані з розрахунками по оплаті праці відображаються в меморіальному ордер № 5 » Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій» Форма № 405 (бюджет).