Організація обліку та контролю розрахунків по заробітній платі бюджетної організації

До меморіального ордера додаються всі документи, які є підставою для нарахування заробітної плати (табелі використання робочого часу, витяги з наказів про зарахування працівників, їх звільнення та ін.).

У кінці місяця підбиваються підсумки за меморіальним ордером і одержані дані, у вигляді відповідної кореспонденції рахунків, записуються до книги "Журнал-головна".

Меморіальний ордер  підписується  виконавцем,  особою,  що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером. Наведемо кореспонденцію рахунків, що відображають всі операції пов’язані з обліку  оплати   праці в таблиці 1.1.

 

Таблиця 1.1.

Основні проводки по нарахуванню та утриманню

із заробітної плати

№ п/п	Найменування  господарської операції	Бухгалтерська проводка
		дт	Кт
1	2	3	4
1	Отримані з банку в касу підприємства кошти для видачі працівникам авансу із заробітної плати	301	311
2	Виданий аванс	661	301
3	Нараховані виробничим працівникам основна заробітна  плата	23	661
4	Нарахована премія	23	661
5	Нарахована доплата  за роботу в нічний час	23	661
6	Нарахована доплата  за класність водієві і таке інше	23	661
7	Нарахована допомога з тимчасової непрацездатності за перші  п’ять календарних днів непрацездатності	949	661

Продовження таблиці 1.1

1	2	3	4
8	Нарахована допомога за наступні дні непрацездатності	652	661
9	Здійснене нарахування  на фонд оплати праці: збір до пенсійного фонду 32,3%.	23,91	651
10	Нараховані внески на загальнообов’язкове  соціальне страхування з тимчасових непрацездатності (2,9%)	23,91	652
11	Нарахована внески на випадок безробіття (1,6%)	23,91	653
12	Нарахована внески від  нещасних випадків (умовно 0,8%).	23,91	656
13	Здійснені утримання  із заробітної плати (прибутковий податок)	661	641
14	Збір до Пенсійного фонду (1%, 2%)	661	651
15	Внески на обов’язкове  державне соціальне страхування  з тимчасової непрацездатності (0,5%)	661	652
16 17	На випадок безробіття (0,5%) Утримано профспілкові внески	661 661	653 685
18	Утримання за виконавчими  листами	661	685
19	Перераховані:  податок  з доходів фізичних осіб	641		311
20	Збір до пенсійного фонду	651	311
21	Сплачені профспілкові внески	685	311
22	Внески на загальнообов’язкове  соціальне страхування: з тимчасової непрацездатності	652	311
23	На випадок безробіття	653		311
24	Від нещасних випадків	656	311
25	Депонована сума заробітної плати	661	662
26	Внесена в банк сума депонованої  заробітної плати	311		301
27	Виплачена сума депонованої  заробітної плати	662		301
28	Сплачена заборгованість за виконавчими листами	685		311

Порядок нарахування  заробітної плати, яка належить робітникам підприємства, установи, організації  незалежно від форми власності  залежить від застосовуваних форм оплати праці та організації виконання  цих робіт. Нарахування заробітної плати та утримання, які провадяться з неї здійснюється бухгалтерією згідно чинного законодавства при передачі у відділ бухгалтерського обліку всіх необхідних документів. Для обліку розрахунків по оплаті праці застосовується рахунок 66 "Розрахунки з оплати праці". Цей рахунок пасивний, балансовий, розрахунковий. На рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці" ведеться узагальнення інформації про розрахунки з персоналом, який відноситься як до облікового, так і до не облікового складу підприємства -з оплати праці (за всіма видами заробітної плати, премій, допомог тощо), а також розрахунки за неодержану персоналом у встановлений термін суму з оплати праці (розрахунки з депонентами).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4. Основні  задачі та мета контролю по  оплаті праці

В умовах кризових явищ в  економіці та дефіциту бюджетних  коштів актуальними є контроль за їх використанням в установах  та організаціях, які фінансуються з державного бюджету. Тому в комплексі проблем, які стосуються удосконалення системи управління в Україні, важлива роль відводиться організації контролю та підвищенню його дієвості і результативності.

Метою контролю є кваліфікована  допомога менеджерам в організації  самоконтролю та ефективного прийняття рішень, а не встановлення жорсткого контролю з метою покарання. Можна виділити наступні види контролю

 

 

 

 

 

 

 

Мал. 1.2 Схема фінансово-господарського контролю.

Контроль в умовах демократизації все більше набуває  недержавного характеру та має внутрішню направленість, пов’язану з пошуком і мобілізацією резервів підвищення ефективності виробництва. Отже внутрішньогосподарський контроль набуває все більшої ваги оскільки власниками на сьогодні є громадяни, які зацікавлені в об’єктивний та достовірній інформації про результати своєї діяльності. Внутрішньогосподарський контроль, що забезпечує систему управління, можна визначити як процес, що використовується для дієвого і ефективного виконання організаційної стратегії. Перехід економіки України змінює традиційне уявлення про внутрішньогосподарський контроль. До основних завдань внутрішньогосподарського контроль бюджетних організацій, згідно діючого законодавства можна віднести: правильності планування видатків на утримання установи; дотримання фінансової дисципліни; законність витрачання коштів згідно з затвердженим кошторисом видатків і доходів у відповідності з кодами економічної класифікації видатків бюджету України; дотримання встановлених штатів, ставок і фонду заробітної плати; законність утворення і витрачання позабюджетних коштів; дотримання касової дисципліни та законності операцій по рахунках в банку; забезпечення повноти оприбуткування та законності витрачання товарно-матеріальних цінностей; правильності ведення бухгалтерського обліку та достовірності фінансово-господарської звітності; перевірка забезпечення керівництвом установи виконання чинних законодавчих та інших нормативних актів щодо фінансів і фінансової діяльності, які стосуються підвищення ефективності витрачання бюджетних коштів, оплати праці працівників, посилення фінансово-бюджетної дисципліни.

 

 

Мал. 1.3 Схема внутрішнього контролю

 

Контроль, який здійснюється бухгалтерією і регламентується  Законами та іншими нормативними документами  і є бухгалтерським контролем. Він виявляється в правильному обліку витрат на оплату праці та раціональністю проведення господарських операцій, своєчасністю нарахування та виплат заробітної плати, перерахування внесків до соціальних фондів. Однак крім бухгалтерського контроль на підприємстві здійснюють також керівники підрозділів і служб відповідно до їх функціональних обов’язків. При цьому вони ведуть контроль за виробничою дисципліною, виконанням функціональних обов'язків підлеглих їм виконавців та посадових осіб. Отже, контроль, що здійснюється адміністрацією різних рівнів управління на чолі з керівником установи, називається адміністративним контролем. Адміністративний контроль включає набір інструкцій (наприклад посадові інструкції), а також методи і способи, які допомагають управлінню, плануванню і контролю за господарською діяльністю організації На підприємстві існує і громадський контроль, що здійснюється профспілковою організацією і іншими громадськими організаціями.

Предметом контролю є  забезпечення діяльності підприємства згідно вибраної економічної політики, і в тому числі облікової. До загальних принципів контролю відносяться: законність; масовість; ефективність; доцільність.

Контроль класифікується за наступними ознаками: сферами управлінської  діяльності; організаційними формами; суб’єктами контролю; терміну здійснення; джерелами контролю; об’єму контролю; формами його здійснення; методами контролю.

Існують такі форми контролю: спостереження, перевірка, ревізія. Спостереження - це здійснення систематичного контролю виконання встановлених правил і норм.

Перевірка - це вивчення чітко окреслених операцій. Вона, як правило, носить тематичний характер. Перевірка може бути систематичною  або періодичною, функціональною і  міжфункціональною, суцільною і  вибірковою. Ревізія - це перевірка діяльності підприємства. Вона може охоплювати всі основні сторони економічної і соціальної діяльності.

Відповідно до статті 11 Закону України "Про державну контрольно-ревізійну  службу в Україні" ревізія або  перевірка закладу за ініціативою  контрольно-ревізійних органів може проводитись не частіше ніж один раз на рік. Ревізію або перевірку за доручення правоохоронних органів може бути проведено у будь-який час. Для перевірки контрольно-ревізійними управліннями складаються піврічні плани на основі яких і проводяться перевірки чи ревізії. Не планується проведення дріб’язкових, короткострокових перевірок. Обов’язково плануються періодичні перевірки виконання рішень, пропозицій, вимог, що прийняті за раніше здійсненими ревізіями і перевірками.

Методи і техніка  контрольно-ревізійної роботи значною мірою залежать від об’єкта контролю і умов його вивчення. Зміст об’єкта контролю та умови його дослідження визначають вибір і послідовність застосування спеціальних прийомів і методів документального і фактичного контролю при проведеш ревізії.

Основним плановим документом, на основі якого визначається сума витрат на утримання бюджетних установ, їх цільове спрямування, а також  поквартальний розподіл, є кошторис доходів і видатків.

Витрати на утримання  установи бюджетної сфери визначаються у відповідності з лімітом коштів, виділених органом управління, якому вона підпорядкована. Для планування і обліку видатків бюджетних установ затверджено перелік кодів економічної класифікації видатку бюджету, видано вказівки про порядок їх застосування.

При проведені ревізій  розрахунків з службовцями по оплаті праці необхідно керуватися "Кодексом законів України", Законом  України "Про оплату праці", "Про  державну службу" та іншими нормативними і законодавчими документами, які  регулюють порядок тарифікації, нарахувань та виплати заробітної праці. Ревізію розрахунків по оплаті праці бюджетних установ та організацій розпочинають з вивчення організації бухгалтерського обліку по рахунку 66 “Розрахунки по оплаті праці та його субрахунків”. При перевірці правильності нарахування і виплати заробітної плати працівникам бюджетних установ і організацій ревізору необхідно встановити відповідність:

1. ставок заробітної  плати встановленої за тарифікаційними  списками;

2. суми заробітної  плати, нарахованої по відомості і фонду заробітної плати затвердженого на відповідний квартал.

Необхідно також перевірити відомості на виплату заробітної плати шляхом співставлення їх з  тарифікаційним списком працівників, а також даними змін в тарифікаційних списках, проведених в установленому порядку. На основі цих даних працівник контрольно-ревізійного органу перевіряє: дотримання встановленого порядку оформлення відомостей та виплату заробітної плати (наявність печатки, підпису керівника та бухгалтера і інші); чи немає в відомостях на виплату заробітної плати підчисток і необумовлених виправлень; чи вказані дати виплати і підписи працівників про отримання заробітної плати, а також документи, які підтверджують повернення в банк сум невиплаченої заробітної плати; відповідність прізвищ працівників, включених у відомості, за тарифікаційним списком; відповідність суми заробітної плати, яка належить до видачі, сумам заробітної плати отриманої по чеках в установах банку; відповідність сум утриманих і перерахованих податків із заробітної плати. При перевірці відомостей додатково перевіряється правильність нарахування заробітної плати за відпускний період. Перевірка дотримання штатної дисципліни проводиться шляхом вивчення штатного розпису бюджетної установи з затвердженими штатами і чисельністю, а також шляхом особистого ознайомлення та виявлення відповідності фактичного виконання функцій тим чи іншим працівником. Фактично виконану роботу можна перевірити шляхом перегляду оперативної документації, журналів обліку виконаних робіт, опитуванням окремих посадових осіб, отримуванням письмових пояснень про виконувані функції тим чи іншим працівником і перевіркою цієї ділянки роботи та інше.

На виявлені позаштатні посади складаються відомості (додаток  до акту ревізії), в якому вказується займана посада, розмір посадової ставки, прізвище, ім’я та по батькові особи, зарахованої на відповідну посаду, номер і дату виданого наказу про зарахування на посаду, період робочого часу на заміщення посади, загальна сума нарахованої заробітної плати та інші виплати і сума відрахувань на соціальне страхування і відповідність фонду по цій сумі заробітної плати.

При перевірці законності витрачань бюджетних коштів на заробітну  плату працівників, контрольно-ревізійний орган вивчає такі питання: чи немає  перевитрат фонду заробітної плати; чи не відносяться окремі виплати безпосередньо на витрати чи на інші рахунки з наміром зменшення або приховування в звітах фактично витрачених бюджетних коштів на заробітну плату; чи вірно складені довідки про нарахування суми заробітної плати, які здані в установи банку та державне казначейство.

Особливу увагу необхідно  приділити при перевірці виплат за сумісництво, встановити, чи дійсно розширена зона обслуговування і  збільшення обсягів робіт, а також  чи вивільнені посади передбачені штатами. При ревізії необхідно перевірити правильність оформлення працівників по сумісництву. Для працівників по сумісництву ведеться окремо облік відпрацьованого часу. Ревізор перевіряє достовірність даних обліку їх робочого часу, коли час роботи по сумісництву співпадає з робочим часом на основній роботі, то проведена оплата праці по сумісництву є безпідставною.

Працівник контрольно-ревізійного  органу також перевіряє обгрунтованість  працівнику персональних надбавок, винагород  за вислугу років, та інших видів надбавок і виплат, встановлених рішенням уряду, міністерств і відомств. Контроль достовірності нарахувань заробітної плати здійснюється на основі даних розрахунково-платіжних відомостей, карток, особових рахунків. Спочатку встановлюється відповідність посадових окладів і ставок, поставлених в розрахунково-платіжних відомостях і окладам за штатних розписом. Потім перевіряється фактично відпрацьований час, за який нарахована заробітна плата. Перевірка здійснюється за табелями відпрацьованого часу. Для проведення контролю правильності виплати заробітної плати необхідно перевірити обгрунтованість складених платіжних відомостей та правильність підсумків по кожній сторінці відомостей і наявність підписів працівників про отримання заробітної плати. При виникненні сумнівів в достовірності підпису працівника в відомостях на отримання заробітної плати можна перевірити підпис у відомості співставивши його з з підписом в особовій справі, а в випадках при можливості особисто запросити працівника для підтвердження факту розходження зі зразком підпису.