Особенности ведения учета и аудита в компьютерной среде

6.4 Особенности  ведения учета и аудита в  компьютерной среде.

Этапы развития автоматизации бухгалтерского учета.

       Управление предприятием в современных  условиях определяется как изменение  состояния

системы, ведущее к достижению поставленной цели. Система управления предприятием взаимодействует в

постоянной  взаимосвязи с внешней средой. Взаимосвязь осуществляется посредством  информации,

которая по потокам прямой связи передает цель функционирования, различные команды  управления от

системы более высокого уровня к системам низового звена, а по потокам обратной связи – все сведения,

необходимые для регулирования информационного  процесса. Управленческая информация обслуживает

процессы  производства, распределения, обмена и  потребления материальных благ. Важнейшей ее

составляющей  является экономическая информация, которая отражает производственно-финансовую

деятельность  любых экономических объектов с  помощью системы натуральных, стоимостных  показателей.

При этом используются количественные величины, цифровые значения. Эта особенность экономической

информации  предопределяет возможность широкого применения для ее обработки вычислительной

техники.

       Основными причинами, предопределяющими  применение вычислительной техники  в организации

бухгалтерского  учета, являются большие объемы информации, многочисленные группировки, жесткие 

                                                113 
 

сроки обработки, высокие требования к точности и  достоверности. Бухгалтерские задачи ранее других

экономических задач стали обрабатываться техническими средствами. Компьютеризация бухгалтерского

учета тесно  связана с вышеназванными причинами, позволяющими на этом пути выделить два  этапа –

механизированный  и автоматизированный.

       1-ый этап (50 – 60-е г.г.) – механизированный  – характеризуется использованием электронно-

механических  перфорационных машин, организацией машинных станций на крупных предприятиях, где

основную  роль играла комплексная механизированная обработка учетных записей таблично -

перфокарточной  системе счетоводства на базе типовых программ.

       Переход ко 2-му этапу – автоматизированному  (с начала 70 г.г.) – был вызван  появлением ЭВМ,

приспособленных для решения задач в сфере  экономики. Этап автоматизации насчитывает  несколько

периодов  в своем развитии, зависящих в первую очередь от изменения форм взаимодействия машины и

пользователя, а также режимов работы ЭВМ. Начальный  период связан с централизованной обработкой

бухгалтерских задач на вычислительном центре, где  применялся однопрограммный режим  работы ЭВМ.

Бухгалтер имел возможности влиять на ход решения задачи. Оператор, получив учетную документацию,

обрабатывал ее на ЭВМ по программе и возвращал  пользователю бухгалтерские данные – ведомости

аналитического  и синтетического учета, на основании  которых принимались управленческие решения.

Развитие  архитектуры ЭВМ и их операционных систем создали предпосылки для  взаимодействия

пользователя  с программой. Получив результаты расчетов, он оперативно принимал решения  о дальнейшей

работе  с программой.

       Появление в начале 80-х г.г. ПЭВМ, обладавших высоким быстродействием, большой емкостью

оперативной и внешней памяти на жестком магнитном  диске, широким выбором внешних  устройств ввода-

вывода  информации, ориентированных на выполнение функций формирования первичных  документов и

учетных регистров, позволило по-новому подойти  к вопросам организации машинной обработки

бухгалтерских задач. Начинается переход от централизованной обработки бухгалтерской информации на

ВЦ предприятий  к децентрализованной, предусматривающей  установку ПЭВМ на рабочем месте

бухгалтера. Важнейшим преимуществом АРМ  является возможность использования  компьютеров на

малых и  средних предприятиях. Это обеспечивает доступ небольших предприятий к  электронной технике,

что полностью  исключалось при централизованной обработке информации. В условиях

децентрализованной  обработки появляется возможность  решения отдельных учетных задач  на

автоматизированных  местах бухгалтеров (АРМ) и передачи полученных результатов на компьютер  более

высокого  уровня для составления сводных регистров бухгалтерского учета и отчетности.

Состав  комплекса задач автоматизированной системы бухгалтерского учета.

         Информационная система бухгалтерского  учета традиционно включает следующие  комплексы

задач:

   1.  Учет основных средств.

   2.  Учет материальных ценностей.

   3.  Учет труда и заработной платы.

   4.  Учет готовой продукции.

   5.  Учет финансово-расчетных операций.

   6.  Учет затрат на производство.

   7.  Сводный учет.

   8.  Составление отчетности.

       Комплекс задач содержит информацию о качественно однородных ресурсах предприятия.

Организация автоматизированных рабочих мест на базе ПК, создание локальных вычислительных сетей

предприятия выдвигают новые требования в  организации информационной базы и  формированию

комплексов экономических задач. Появляются возможности создания системы распределенных баз

данных, обмена информации между различными пользователями, автоматического формирования

первичных документов в компьютере. Возникают  межфункциональные комплексы задач  управления.

Новые версии программных продуктов по бухгалтерскому учету объединяют информацию комплексов

различных участков учета.

       Организация межфункционального  комплекса может быть рассмотрена  на примере программы

«Материалы», основу которой составляет единая база данных, функционирующая в условиях локальной

вычислительной  сети предприятия. В процессе учета  наличия и движения материальных ценностей

задействованы специалисты трех подразделений: складов, бухгалтерии и отдела маркетинга. Программный

комплекс включает три части: модуль кладовщика (склад), модуль бухгалтерии и модуль экономиста

отдела  маркетинга. Программный модуль кладовщика обеспечивает ведение картотеки  склада, 

                                               114 
 

регистрацию прихода-расхода материальных ценностей, бухгалтера – заполнение документов по движению

материальных  ценностей в части данных бухгалтерского учета, контроль операций по движению

материалов, учет движения материалов в количественном и суммовом выражении, финансовые расчеты.

Экономист отдела маркетинга ведет номенклатуру материальных ценностей, банк коммерческих

предложений, формирование документов по движению материальных ценностей.

       Информационные связи комплекса  учетных задач позволяют выделить 3 фазы обработки,

заложенные  в основу машинных программ.

       На 1-ой фазе производится первичный  учет, составление первичных бухгалтерских  документов, их

обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку (например, по учету

заработной  платы составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной

заработной  платы и др.). Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных

программ  конкретного участка учета или  встроенным модулем в единую программу  бухгалтерского учета.

       Второй фазой обработки является  составление проводок и их  размещение в различные регистры

аналитического  и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка

позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого

участка учета.

       Третья фаза обработки состоит  в осуществлении сводного синтетического  учета: оборотно-

сальдовых ведомостей по счетам Главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что

обеспечивается головным модулем машинной программы «Проводка – Главная книга – Баланс».

       Существует информационный обмен  между предприятием и внешней  средой, который заключается

в получении  нормативных и методических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности

заинтересованным  организациям: вышестоящим, административным органам, налоговой инспекции,

органам статистики, финансовым организациям и др. Для связи с банками  широко используется

межмашинный обмен информацией по системе  «Клиент-Банк». Банк, который обслуживает расчетный счет

предприятия, предлагает услуги по оперативному управлению расчетным счетом прямо из офиса.

Организация АРМ бухгалтера.

       Эффективное использование возрастающего  объема экономической формации  при наименьших

затратах  на ее получение возможно только на базе внедрения высокопроизводительной вычислительной

техники. При этом важно автоматизировать учет таким образом, чтобы все  операции по выписке, обработке

и передаче первичных документов осуществлялись автоматически. В нашей стране функционирует

государственная сеть вычислительных центров (ГСВЦ), которая  объединяет автоматизированную систему

управления (АСУ) различных уровней и базируется на использовании единой автоматизированной системы

связи.

       Вычислительные центры выступают базой для создания автоматизированных систем управления

предприятием (АСУП) и отраслью. АСУ предполагает использование средств сбора  и составления

первичной информации, передачи, накопления, переработки  информации, а также средств связи  для

выдачи командной информации на объект управления.

       В настоящее время значительно  повысилась эффективность автоматизации  бухгалтерского учета; в