Особенности ведения учета и аудита в компьютерной среде

частности, появилась возможность применения данных бухгалтерского учета для  многоцелевого

использования, в том числе и для принятия управленческих решений. Происходит объединение

бухгалтерского  учета с другими видами учета  и подсистемами управления, а также  его интеграция с

отдельными  функциями разных подсистем, основанная на многократном использовании однократно

введенных первичных документов.

       В условиях рыночной экономики,  когда появилось много малых  предприятий и фирм, крупные

вычислительные  центры потеряли свое главенствующее положение. При автоматизации управленческих

функций произошла переориентация на использование микропроцессорной техники. В настоящее время

рынок технических  средств предполагает широкий выбор  персональных компьютеров различной

конфигурации  на базе микропроцессоров (Intel Pentium, ADM), которые обладают высоким

быстродействием, большой емкостью постоянной, оперативной и внешней памяти (магнитные и

оптические  диски, CD-ROM), а также различных  видов мониторов, печатающих устройств, в том числе

наиболее  совершенных - лазерных и струйных принтеров, сканеров и т. д.

       Персональные компьютеры обеспечивают формирование первичных документов и учетных

регистров, что дает возможность организовать автоматизированное рабочее место (АРМ) с использованием

диалогового режима. АРМ организуется на базе персонального  компьютера (ПК), который может

использоваться либо автономно, либо во взаимосвязи с другими ЭВМ: 
 

                                                115 
 

    1. В первом случае организуется  АРМ с замкнутым циклом обработки  данных.

    2. Во втором - информационный обмен  обеспечивается между отдельными АРМ на уровне документа,

        машинного носителя или автоматический  информационный обмен на уровне  создания локальной

        вычислительной сети.

        При проектировании и создании  АРМ бухгалтера можно выделить  два основных вида обеспечения:

техническое и программное. Стадия технического обеспечения - приобретение персонального

компьютера  и создание условий для его  рационального и эффективного применения (комплектация

необходимой периферией). Программное обеспечение - это тот инструментарий, с помощью которого

бухгалтер на своем рабочем месте, оснащенном ПК, может вести весь процесс обработки  данных, начиная

с ввода  в машину информации и заканчивая получением регистров бухгалтерского учета.

        С вводом в эксплуатацию АРМ  бухгалтера на базе ПК происходит распределение функций и

операций  между бухгалтером и персональным компьютером. Бухгалтер выполняет  операции:

    1. По сбору первичных документов.

    2. Контролю их достоверности.

    3. Подготовке для машинной обработки.

    4. Вводу данных в ПК и записи их на носители (диски, дискеты).

    5. Управлению их обработки на  машине.

    6. Получению регистров выходной  информации.

    7. Контролю, анализу и регулированию  расчетов.

        Все вычислительные и группировочные  операции, выборку, формирование и хранение

информационных  массивов, а также печать выходных ведомостей выполняет ПК.

        Кроме того, использование в качестве  технического средства АРМ бухгалтера  современных

персональных  ЭВМ дает возможность одновременно с децентрализованной обработкой учетных данных

обеспечить  интеграцию информационной базы, сократить  время обработки; ликвидировать  разрыв во

времени между хозяйственным процессом, получением первичной информации, ее обработкой и выдачей

итоговой  информации.

        Локальные сети обеспечивают доступ к более мощным ЭВМ и общим базам данных, а также

распределение баз данных по сети. Локальные сети могут иметь различную типологию  построения,

объединять  однотипные и разнотипные ЭВМ:

    1. Наиболее часто используется  так называемая звездообразная организация локальной сети, когда

        одна микро-ЭВМ выполняет роль  управляющей и к ней подключаются  подчиненные АРМы на базе

        микро-ЭВМ. Таким образом можно  организовать многоуровневую систему  обработки данных на

       базе использования различных типов ЭВМ и операционных систем.

    2. При организации АРМ бухгалтера  используются также сети с  кольцевым подключением микро-

        ЭВМ или через общую шину. Если  микро-ЭВМ кольцевой сети выполняет  управляющие функции,

        то она может обеспечить информационно-вычислительное обслуживание определенного участка

        учета.

        Объединение микро-ЭВМ в локальную  вычислительную сеть в пределах  одного предприятия дает

возможность использовать их в качестве средства построения взаимосвязанных АРМ, обеспечивающих

полную  автоматизацию бухгалтерского учета. АРМ бухгалтера организуется по функциональному

признаку  и охватывает участки учета основных средств, материальных ценностей, труда  и заработной

платы, финансово-расчетных операций, затраты на производство готовой продукции, а также сводный учет

и отчетность.

Информационное  обеспечение компьютерной обработки  учетных данных бухгалтерского

учета.

       Информационное обеспечение компьютерной  обработки данных бухгалтерского  учета состоит из

внемашинного  и внутримашинного.

       Основными носителями внешней  информации при автоматизированной  обработке являются

входные и выходные документы, то есть носители информации утвержденной формы, имеющие

юридическую силу. Входная документация содержит первичную необработанную информацию,

отражающую  состояние объекта управления; заполняется  вручную либо при помощи технических  средств.

Выходная  документация включает сводные, сгруппированные  данные, полученные а результате

автоматизированной обработки, и изготавливается, главным образом на печатающих устройствах.

       Внутримашинное информационное  обеспечение включает все виды  специально организованной

информации, представленной в форме, удобной  для восприятия техническими средствами. Это файлы,

базы и  банки данных, базы знаний, а также  их системы. Информация записывается на магнитном диске в 

                                                116 
 

памяти  компьютера. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение представляет собой

совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности объекта. Его состав и

структура определяется способами организации  файлов, баз и банков данных, взаимодействием  между

ними, развитием  их во времени.

        Пофайловая организация информационного обеспечения состоит в формировании различных

массивов. Классифицировать их можно по различным  признакам:

    1. По смысловому содержанию.

    2. По способам использования.

    3. По назначению.

    4. По организации.

    5. По роли в машинной обработке и технологии использования массивы классифицируются

        следующим образом:

    6. Постоянные массивы.

    7. Текущие (переменные) массивы.

    8. Промежуточные массивы.

    9. Выходные массивы.

    10. Хранимые массивы.

    11. Поисковые (информационные) массивы.

    12. Служебные массивы.

        Все виды массивов составляют  информационный фонд компьютерной  системы, представляющей

собой динамичную совокупность взаимосвязанных элементов  информации. Для поиска файлов на

магнитном диске создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавление диска, в который

записываются  краткие сведения о файле.

        База данных – это специальным  образом организованное хранение  информационных ресурсов в

виде интегрированной  совокупности файлов, обеспечивающее удобное взаимодействие между ними и

быстрый доступ к данным.

        Банк данных – автоматизированная  система, составляющая совокупность  информационных,

программных технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск

и выдачу данных. Главными составляющими данных являются база данных и программный  продукт,

называемый  системой управления базой данных.

        Главными показателями баз и  банков данных являются конечные  пользователи, то есть

специалисты, ведущие различные участки учетной работы. Их состав неоднороден, они различаются по

классификации, степени профессионализма, уровню в  системе управления: например, главный  бухгалтер,

бухгалтер и т. д. Удовлетворение их информационных потребностей – это решение большого числа

проблем в организации внутримашинного  информационного обеспечения. Специальную  группу

пользователей банком данных образуют прикладные программисты, обычно они играют роль посредников

между базой  данных и конечными пользователями, так как создают удобные пользовательские программы

на языках системы управления базами данных. Централизованный характер управления данными вызывает

необходимость администрирования такой сложной  системы как банк данных.

        Преимущества работы с банком  данных для пользователя окупают затраты и издержки на его

создание, поскольку:

    1. Повышается производительность  работы пользователей, достигается  эффективное удовлетворение

        их информационных потребностей.

    2. Централизованное управление данными  освобождает прикладных программистов от организации