Порядок заполнения отчетности в страховых организациях

    В организации существуют две внутренние органичные формы разделения труда. Первая - это разделение труда на компоненты, составляющие части общей  деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда. Между подразделениями компании четко прослеживается горизонтальное разделение труда по функциям и целям деятельности.

    Второе, называемое вертикальным, отделяет работу по координированию действий от самих  действий. Деятельность по координированию  работы других людей и составляет сущность управления. Вертикальные связи - это связи руководства и подчинения, например связь между генеральным директором и начальником отдела продаж и контроля выплат.

    Горизонтальные  связи - это связи коопераций равноправных элементов, например связи между  начальниками отделов.

    Методы  распределения обязанностей по отделам  зависят от положенных в основу признаков. По функциональному признаку способ создания отделов по маркетингу, кадрам, финансовым вопросам и т.д. По территориальному признаку, когда предприятие осуществляет свою деятельность на территории разных районов. Каждый сотрудник компании должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения  с другими служащими. Это достигается  с помощью схемы организации, дополненной соответствующими справочниками (инструкциями), и распределения  обязанностей.

    Организационная структура ЗАО СК «Защита-находка» представлена на рисунке 1.

    Рисунок 1 - Организационная структура ЗАО  СК «Защита-находка» 

    Функциональные  отношения - это отношения специалиста, который уполномочен выполнять ту или иную функцию в рамках всей организации, с другими членами организации.

    Такая производственная миссия имеет рекомендательный характер. Например, начальник отдела кадров поддерживает функциональные отношения  с менеджером по работе с персоналом в вопросах приема на работу, обучения и социального обеспечения работников. Бухгалтер может иметь функциональные отношения с менеджером по маркетингу по вопросам финансирования продаж, рекламы  и т.п. Причем и сам функциональный руководитель находится в рамках своей линейной организации, например начальник отдела кадров по отношению  к сотрудникам своего отдела.

    Президент страховой компании – высший руководитель страховой  компании, по рангу превосходящий председателя правления, так как является главным исполнительным директором.

    Вице-президент  – главный финансовый директор страховой  компании, поскольку в ней доминирует финансовая деятельность.

    Секретарь-референт – обеспечивает ведение протоколов заседаний совета и общих собраний акционеров общества. Так же осуществляет связи с общественностью.

    Исполнительные  директора руководят основными  направлениями деятельности компании, возглавляют управления.

    Важнейшим структурным подразделением компании является управление продаж страховых  продуктов и контроля выплат, реализующее  текущую политику страховой компании на рынке и разрабатывающее ее стратегию. Тактика воплощается  путем функционального управления филиалами (страховыми агентами) компании. Следует отметить, что продажа страховых полисов является комплексным видом деятельности страховой компании, требующей взаимной увязки всех ее сторон, четкой субординации, оперативного руководства и контроля. Вся эта деятельность по организации продажи страховых полисов координируется службой маркетинга страховщика. Продажа страховых полисов является одним из компонентов маркетинга. Это понятие включает в себя как собственно продажу страхового полиса, так убеждение клиента и так называемый промоушн, то тесть содействие в продаже.

    Вторым  по значению подразделением страховой  компании следует признать финансовое управление, обеспечивающее учет (бухгалтерия), анализ (отдел экономического анализа) и контроль (отдел внутреннего  аудита) входящих и исходящих финансовых потоков (страховых взносов и  выплат), а также формирование и  размещение страховых резервов.

    Организация работы центрального офиса ЗАО СК «Защита-находка» строится по функциональному  признаку.

    Бухгалтерия ведет бухгалтерский учет хозяйственных  операций страховщика. Составляет текущую  и годовую финансовую и статистическую отчетность. Взаимодействует со службой  внешнего аудита, внебюджетными фондами  и государственной налоговой  инспекцией и органами государственной  статистики.

    Вычислительный  центр осуществляет разработку и  внедрение программ автоматизированной обработки страховой информации в практику работы страховщика. Взаимодействует  со всеми структурными подразделениями  страховщика. Формирует электронные  базы данных по страховым случаям, категориям страхователей и другим группировкам. Создает замкнутую в рамках центрального офиса и филиалов страховой компании электронную сеть, подключенную к  центральному компьютеру. Работает над  созданием других локальных компьютерных сетей. Создает бухгалтерские программы, способные намного облегчить  труд бухгалтеров компании. Все сотрудники вычислительного центра – бывшие выпускники ВУЗов г. Хабаровска. И  программы разрабатываются только для внутреннего пользования  компании.

    Учебный центр осуществляет профессиональную подготовку вновь принятых на работу страховых агентов, повышение квалификации и переподготовку специалистов страховой  компании. В учебном центре работают преподаватели по обучению страховых агентов искусству страхования, а так же психолог.

    Отдел кадров осуществляет кадровое обеспечение  страховой компании. Совместно с  учебным центром решает вопросы  аттестации штатных работников страховой  компании.

    Цель  деятельности компании - обеспечить страховой  защитой материальные интересы граждан  и хозяйствующих субъектов в  виде полного или частичного возмещения ущерба и потерь, причиненных стихийными бедствиями, чрезвычайными происшествиями и событиями в различных областях человеческой деятельности, извлекая прибыль для себя.

    Предметом деятельности является страховая деятельность по защите интересов физических и  юридических лиц при наступлении  определенных событий (страховых случаев) за счет денежных фондов, формируемых  компанией из страховых взносов.

    Компания  работает пять дней в неделю, с восьмичасовым  рабочим днем

    (с  9.00 до 18.00, перерыв с 13.00 до 14.00, выходные  дни суббота и воскресенье).

    ЗАО СК «Защита-находка» работает на основании  лицензии 1760Д на право проведения страховой деятельности, и осуществляет следующие виды страхования, приведенные  в таблице 2

    Таблица 2 – Виды страхования ЗАО СК «Защита-находка»

    Рассмотрим  сначала организационно-стабилизирующие  методы и методы распорядительного  воздействия. Они делятся на три  вида.

    К методам организационного регламентирования  относятся различные документы, регламентирующие работу ЗАО. Например, устав ЗАО.

    Положения об отделах закрепляют за ними определенные функции, а также обеспечивают соподчиненность  одних служб другим. К этой же группе отнесем должностные инструкции, которые также закрепляют соподчиненность, связи и обязанности руководителей.

    К методом организационного нормирования в ЗАО СК «Защита-находка» можно  отнести номенклатурно-классификационные  нормативы, в качестве которых можно  назвать номенклатурно-классификационный  справочник, применяемый в бухгалтерском  учете. Основное его назначение - присвоение каждому виду страхования, своего кода, что облегчает их учет.

    Из  оперативно-календарных нормативов применяются положение о схеме  документооборота. Организационно-структурные  нормативы: положение об организационной  структуре компании, штатное расписание.

    К административно-организационным методам  можно отнести правила внутреннего  трудового распорядка, правила предоставления отпуска, выхода на пенсию и т.д.

    К методам методического инструктирования я могу отнести положение об учетной  политике и ведении бухгалтерского учета, которое определяет порядок  и перечень используемых счетов бухгалтерского учета.

    Сюда  же можно отнести методические рекомендации по планированию, учету и калькулированию  себестоимости продукции, различные  инструкции о порядке уплаты налогов, о безналичных расчетах, о порядке  ведения кассовых операций.

    К методам распорядительного воздействия  относятся различные приказы. Например, о приеме на работу и увольнении, о предоставлении отчета о проделанной  работе в определенный срок является примерами документов обязывающего воздействия. Запретительным целям  служат, приказы о перечне документов составляющих коммерческую тайну, о  запрете на курение в не отведенных для этого местах.

    Социально-психологические  методы представлены не так ярко.

     Таблица 2.1 - Сводные экономические показатели предприятия ЗАО «Защита-Находка» за 2009-2011 гг. (Ф№-2-страховщик, извлечение)

     Анализ  показал, что в 2009 году выручка от реализации страховых услуг компании составляла более 3,3 млрд. руб. В 2010 году из-за мирового финансового кризиса она снизилась на 31% и составила около 2,3 млрд.руб. В 2011 году наблюдался рост данного показателя по отношению к 2010 году на 37,1% из-за выхода из кризиса предприятий-партнеров компании. Однако, уровень выручки от реализации страховых услуг в 2011 году все же оказался ниже уровня 2009 года на 178 тыс. руб. или 5,3% и составил менее 3,2 млрд. руб.