Учет расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Примечание –  Источник: собственная разработка

    На  исследуемом предприятии, ОАО «Пинский винодельческий завод», расчеты с  персоналом по прочим операциям не осуществляются.

    Таким образом, все операции  расчетов  с персоналом по прочим операциям  находят подтверждение в журнале-ордере №8 предприятия, содержащем остаток  на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода.

2.3 Учет расчетов  с подотчетными  лицами в иностранной  валюте

    В соответствии с Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь организации выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством:

    - служебные командировки;

    - хозяйственно-операционные расходы.

    Основную  часть подотчетных сумм наличной валюты составляют расходы на служебные  командировки за границу. В соответствии со статьей 91 ТК РБ служебной командировкой  признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места  его постоянной работы. Все вопросы, связанные с направлением работников в служебные командировки за пределы  Республики Беларусь, регулируются Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 июля 2010г. № 115 «Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу». [18]

    Направление работника в служебную командировку за границу осуществляется на основании  приказа, подписанного руководителем  организации. Если организацией получено приглашение от иностранного партнера, направление работника в командировку производится в соответствии с приказом и данным приглашением, которые являются документальным основанием для расчета  валютных средств командированному работнику (оплата труда, расходы на проживание (суточные), обеспечение  жилым помещением, проезд и т.д.).[3, стр.31]

    Порядок направления в служебную командировку за границу руководителя организации  определяется учредительными документами. Так, если такое право дано непосредственно  руководителю, в командировку он направляет себя сам.

    Для оформления поездки за границу в  другие государства командировочное  удостоверение не выписывается, так  как фактическое время пребывания в командировке фиксируется отметками  таможни в загранпаспорте.

    При направлении работников в командировку руководитель устанавливает техническое  задание на командировку, в котором  указываются: цель командировки, время  нахождения за границей, план встреч и  переговоров с представителями  инофирм и организаций, а в  случае заключения контракта – его  предмет, условия поставки, форма  и вид платежа. Техническое задание  подписывается руководителем и  командируемым работником. Кроме  того, руководитель определяет форму  письменного отчета, который представляется работником в двухнедельный срок со дня возвращения из командировки.

    За  работниками, направляемыми в краткосрочные  командировки за границу, сохраняются  место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока  командировки, но не ниже среднего заработка.[20, стр.606]

    Командированным работникам выдаются денежные средства в виде аванса на предстоящие расходы, а также возмещаются следующие  расходы:

    - на проезд к месту служебной  командировки и обратно;

    - по проживанию вне места постоянного  жительства (суточные);

    - по найму жилого помещения;

    - иные произведенные работником  расходы с разрешения нанимателя.

    Расходы по проезду до места командировки и обратно, а также перевозу багажа (в случае выполнения служебного поручения  по его перевозу) возмещаются при  обязательном представлении подтверждающих документов (проездных билетов, счетов, квитанций) в оригинале. При проезде  железнодорожным или водным транспортом  в ночное время возмещается стоимость  комплекта спальных принадлежностей.[1, стр.140]

    Командированному  работнику расходы по проезду  возмещаются в пределах установленной  нормы, которой является стоимость  проезда по тарифу второго класса. На самолетах этому тарифу соответствует  экономический класс, на судах –  туристический, на железнодорожном  транспорте – «купе». Возмещаются  также расходы по оплате страховых  и комиссионных сборов, а также  обязательного сбора, взимаемого с  граждан в аэропортах.

    В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду  могут возмещаться по тарифу первого  класса. На самолетах этому классу соответствует «бизнес-класс», на железнодорожном  транспорте – вагоны «СВ». При отсутствии вагонов (а на судах – кают) второго  класса расходы возмещаются по тарифу первого класса. Стоимость проезда  по железной дороге в странах Азии и Африки возмещается всем работникам по тарифу первого класса. [24]

    Стоимость набора питания, выдаваемого  в поездах международного сообщения, включенного  в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит. Она  должна оплачиваться самим работником.

    При следовании вышеуказанными видами транспорта нанимателем возмещаются расходы  на проезд транспортом общего пользования (за исключением такси) на вокзал (аэропорт, пристань), если они находятся за пределами населенного пункта (кроме  тех случаев, когда работнику  предоставляются бесплатные средства перемещения).

    Размеры возмещения расходов за проживание вне  постоянного места жительства, по найму жилого помещения установлены  постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 (с учетом изменений и дополнений).[22]

    Возмещение  суточных производится:

    - при проезде по территории  Республики Беларусь – в денежных  единицах Республики Беларусь  по нормам, установленным законодательством  об оплате служебных командировок  в пределах Республики Беларусь;

    - при проезде и за время пребывания  на иностранной территории –  в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую  работник направлен в командировку.

    День  пересечения границы при выезде из Республики Беларусь включается в  дни, за которые суточные выплачиваются  в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую  командирован работник. День пересечения  границы при возвращении в  республику – в дни, за которые  суточные выплачиваются в денежных единицах Республики Беларусь по нормам, установленным для командировок в пределах Республики Беларусь.[1, стр. 143]

    День  пересечения государственной  границы определяется по отметкам в паспорте таможенных органов  Республики Беларусь. Если при пересечении границы отметка в паспорте не делается, то день пересечения государственной границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта по местному времени.

    В случае командирования работника на автотранспорте нанимателя возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения осуществляется в установленном  порядке. Подтверждением для выплаты  иностранной валюты при командировках  в страны, где при пересечении  границы отметка в паспорте не делается, является путевой лист с  отметками о выездах и заездах  в организацию, а также сопроводительные документы на груз.[1, стр.145]

    При продолжительности командировки более  суток, когда день пересечения границы  при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения  границы при возвращении в  Республику Беларусь, работнику выплачиваются  суточные за этот день в иностранной  валюте в размере 100% установленной  нормы страны командирования. Остальные  дни оплачиваются в белорусских  рублях по нормам, установленных для  командировок в пределах Республики Беларусь.

    При выезде в командировку и возвращении  назад в тот же день работнику  выплачиваются суточные в иностранной  валюте в размере 50% установленной  нормы.[27, стр.225]

    Если  работник находился в командировке за границей более 60 дней, суточные, начиная  с 61-го дня, выплачиваются в размерах, установленных для работников учреждений Республики Беларусь за границей при  командировании в пределах государства, где находится это учреждение.[1, стр.143]

    В зависимости от условий пребывания за границей суточные могут выплачиваться  в размере 100, 70 или 30% от установленных  норм.

    Если  принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с питанием, но не обеспечивает транспортом и  не выплачивает иностранную валюту на личные расходы, суточные выплачиваются  в размере 30% от нормы суточных, установленной  для страны командирования.

    Если  принимающая сторона берет на себя расходы только на одноразовое  питание, суточные выплачиваются в  размере 70%, двухразовое – 30% от нормы  суточных, установленной для страны командирования. [22]

    Если  же принимающая сторона берет  на себя расходы, связанные с питанием, выплачивает иностранную валюту на личные расходы, – суточные командированным  работникам не выплачиваются (за исключением  времени пребывания в пути, когда  суточные выплачиваются в полном объеме).

    Если  во время проезда в страну командирования произошла остановка на территории другого государства продолжительностью более суток (пересадка, выполнение служебного поручения), то выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится по нормам, установленным для страны, в которой работник находится проездом.

    За  время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее суток, связанной с расписанием движения транспорта, суточные выплачиваются по нормам страны командирования. [1, стр.144]

    Возмещение  расходов по найму жилого помещения  производится при обязательном представлении  документов в оригинале. Суммы на питание и расходы на отдельные  услуги, включенные в стоимость номера, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. Расходы по бронированию мест в гостинице возмещаются  в пределах норм расходов по найму  жилья. При командировании в Российскую Федерацию и страны СНГ расходы  по найму жилого помещения при  отсутствии подтверждающих документов возмещаются в размере 5% от предельной нормы (исключая время нахождения в  пути). За время нахождения в пути такие расходы возмещаются только водителям грузовых автомобилей  и лицам, командированным вместе с ними. Кроме того, отдельно возмещаются  бронирование мест и местные сборы. [20, стр.606]

    К иным расходам, которые возмещаются  командированным работникам, относятся  комиссионные за обмен в банке  чека или одного вида иностранной  валюты на другой, совершение операций с использованием пластиковой карточки, расходы по получению загранпаспорта, виз, медицинской страховки.[1, стр.145]

    Кроме того, командированным работникам выдаются авансы на:

    - приобретение ГСМ;

    - плату за стоянку;

    - оплату дорожных, таможенных сборов  за границей;

    - страхование автотранспорта и  гражданской ответственности перевозчика;

    - оплату вынужденного мелкого  ремонта.

    Другие  расходы, связанные с поездкой на автотранспорте (оплата разрешений на проезд по территории иностранного государства, ветеринарный и фитосанитарный контроль, мойка автотранспортных средств, услуги по приграничной обработке автотранспортных средств на объектах приграничного  сервиса, конвоирование грузов, экологические  налоги и сборы, эвакуация транспортных средств в случае аварий и технических  неисправностей и т.д.) подлежат возмещению на основании подтверждающих документов.[26, стр.288]

    В учете расходы на служебные командировки отражаются следующим образом:

Таблица 2.9 - Расходы на служебные командировки