Учет расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

    Размеры возмещения расходов устанавливаются  в соответствии с Постановлением Министерства Финансов Республики Беларусь от 24 января 2011 г. № 2 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».

    Указом  Президента Республики Беларусь от 13 июня 2005 N 274 «Об утверждении положения о порядке направления в служебные командировки за границу» определяется  порядок  направления  в  служебные командировки  за  границу  государственных,  правительственных  и  парламентских делегаций Республики Беларусь,  а также работников государственных органов и иных государственных организаций.

    Кроме того, некоторые вопросы, касающиеся служебных командировок, регламентируются и ТКРБ. В частности Трудовой Кодекс Республики Беларусь (по состоянию на октябрь 2009 г.) освещает следующие моменты:

• понятие служебной командировки;
• режим рабочего времени и времени отдыха в служебной командировке;
• направление в служебную командировку и ее оформление;
• срок пребывания в служебной командировке;
• гарантии и компенсации при служебных командировках;
• гарантии для работников, направляемых для повышения квалификации и переподготовки.

    Таким образом, выдача наличных денег под  отчет работнику предприятия  на командировочные и хозяйственные  расходы регламентируется достаточно большим количеством нормативно-правовых актов Республики Беларусь, соблюдение которых является обязательным условием при ведении хозяйственной деятельности любого предприятия.

    Порядок возмещения расходов по служебным командировкам

    В соответствии с законодательной  базой Республики Беларусь работнику, направленному в служебную командировку, возмещаются расходы по проезду  к месту назначения и обратно, по найму жилого помещения, суточные и иные расходы.

    Так, в соответствии с Постановлением Министерства Финансов Республики Беларусь от 24 января 2011 г. № 2 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» работнику возмещаются следующие расходы при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:

• суточные - 22000 рублей за каждый день командировки;
• суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства - 11000 рублей;
• по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов - 6500 рублей в сутки.

    Данные  размеры возмещения расходов для  органов государственного управления и организаций, финансируемых из бюджета, вводятся в пределах плановых бюджетных ассигнований, утвержденных на эти цели.

    Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. N 35 «Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь» (в ред. постановления Минфина РБ от 09.04.2008 № 61) определяются условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь.

    Командированному  работнику возмещаются расходы:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов.

    Командированному  работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

    При нерегулярном транспортном сообщении  в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

    Расходы по проезду воздушным, водным и железнодорожным  транспортом возмещаются по тарифу второго класса. На самолетах этому  тарифу соответствует экономический, на судах – туристический класс, на железнодорожном транспорте –  купе. В исключительных случаях с  предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду могут возмещаться  по тарифу первого класса (на железнодорожном  транспорте – вагоны «СВ», на самолетах – «бизнес-класс»).

• по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более).

    Возмещение  расходов за проживание в номерах  высшего разряда (категории) допускается  с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при  представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице. Командированному работнику также по представлению подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

    В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов  культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

    Стоимость завтрака, включенного в стоимость  номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.

    Без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются  расходы в размерах, устанавливаемых  Министерством финансов Республики Беларусь, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое  помещение за счет принимающей стороны  либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.

    Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся  в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы  по найму жилого помещения за время  нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях.

• за проживание вне места жительства для покрытия дополнительных личных расходов возмещаются суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь.

    Суточные  за время нахождения в пути выплачиваются  в размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. При направлении работника в  командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием, либо эти расходы  оплачивает направляющая сторона путем  безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание  не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются  в размере 70%, двухразового – 30% установленной нормы.

• расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

    В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему  на общих основаниях возмещаются  расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный  работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию  здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту  постоянной работы (но не свыше 40 календарных  дней). В случае стационарного лечения  в больнице командированному работнику  возмещаются суточные и расходы  по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

    Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность  по состоянию здоровья вернуться  к месту постоянной работы должна быть удостоверена в установленном  порядке.

    За  период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается  на общих основаниях пособие по временной  нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания.

    В случае использования командированным  работником своих выходных дней в  месте командировки до начала или  после ее окончания оплата проезда  работнику производится на общих  основаниях, а суточные и расходы  по найму жилого помещения за эти  дни не возмещаются.

    Командированному  работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс  в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту  служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения  и суточных.

    Несколько отличается порядок возмещения расходов по заграничным командировкам: одни расходы покрываются иностранной  валютой, другие – валютой Республики Беларусь.

    Оплата  расходов по найму жилого помещения  в валюте и проезда производится на основании подтверждающих документов. При проезде по территории республики суточные выплачиваются в денежных единицах республики по нормам для  оплаты командировок в пределах республики. При проезде и за время пребывания на иностранной территории – в  иностранной валюте по нормам, установленным  для страны, в которую направлен  работник в командировку. День пересечения  границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые  суточные выплачиваются в иностранной  валюте, а день пересечения границы  при возвращении в республику – в дни, за которые суточные выплачиваются  в денежных единицах республики по нормам, установленным для командировок в пределах республики. В тех случаях, когда работники за границей обеспечиваются питанием и иностранной валютой  на личные расходы за счет принимающей  стороны, - суточные не выплачиваются. Если командированные работники обеспечиваются только разовым питанием, то суточные выплачиваются в размере 70%, а если двухразовым – 30% от нормы.

    Таким образом, порядок возмещения и размеры  расходов по командировкам регламентированы нормативной базой Республики Беларусь и являются обязательными при  осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

    При учете расчетов с персоналом по прочим операциям необходимо использовать следующие нормативно-правовые документы:

• Трудовой кодекс Республики Беларусь от 26 июля 1999г. №296-3 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 22 января 2011 г.) (ст.107).

         Удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю могут производиться по распоряжению нанимателя при возмещении ущерба, причиненного по вине работника нанимателю, в размере, не превышающем его среднемесячного заработка (часть первая статьи 408).

• Указ Президента Республики Беларусь 7 февраля 2006 г. № 71 «О мерах по обеспечению своевременной уплаты подоходного налога с физических лиц и отдельных страховых взносов».

    Данный  Указ применяется в целях защиты экономических интересов государства и обеспечения своевременной уплаты подоходного налога с физических лиц, обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты и страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.