Учет расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

    На  обратной стороне командировочного удостоверения делаются отметки  о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии к месту постоянной работы.

    Указанные реквизиты мы можем рассмотреть  на примере командировочных удостоверений  Тюкиной О.Э. и Сергеюка Л.М., работающих в ОАО «Пинский винодельческий завод». (Приложения П, С)

     Командировочное удостоверение работника, отбывающего  в командировку, регистрируется в Журнале учета работников, выбывающих в командировки. При получении командировочного удостоверения командируемый работник должен расписаться в журнале. После возвращения из командировки командировочное удостоверение обязательно сдается в бухгалтерию как приложение к авансовому отчету.

    Журнал  учёта выдачи командировочных удостоверений  служит на предприятии для регистрации  лиц, выбывающих в командировки. По нему удобно отслеживать порядок  направления работников в служебные  командировки, а также вести сквозную нумерацию командировочных удостоверений. Добавив в журнал графу «Цель командировки», можно будет легко определить характер поездки для отражения произведенных расходов в бухгалтерском учете организации. Журнал учёта выдачи командировочных удостоверений в ОАО «Пинский винодельческий завод» за январь 2010 года.  (Приложение К)

    Срок  командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени  нахождения в пути. Продление срока  командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.

    Срок  командировки рабочих, руководителей  и специалистов, направляемых для  выполнения монтажных, наладочных и  строительных работ, не должен превышать  одного года.

    Лица, убывающие в командировки, на предприятии  регистрируются в специальных журналах. [27, стр. 224]

    Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда  – день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При  отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0.00 часов и позднее – последующие сутки.

    Если  место отправления транспортного  средства находится за чертой населенного  пункта, то учитывается время, необходимое  для проезда туда. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий (организаций), в которые они командированы.

    Взамен  дней отдыха, не использованных во время  командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные  дни, компенсация за работу в эти  дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении  из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

    Вопрос  явки на работу в день отъезда в  командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем. [1, стр. 132]

    Направление в командировку работника, работающего  по совместительству, допускается в  свободное от основной работы время (при представлении подтверждения  с основного места работы) или  в случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой  работе.

    За  командированным работником сохраняются  место работы (должность) и средний  заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется  за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.

    При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок  ему сохраняется на том предприятии, которое его командировало. В  случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой  работе средний заработок сохраняется  по обеим должностям (работам), а  расходы по оплате командировки распределяются между командирующими предприятиями  по соглашению между ними.[27, стр. 225]

    Кроме приказа руководителя и командировочного удостоверения при направлении  работника в командировку могут  также оформляться и другие документы, в частности доверенность и путевой  лист на автомобиль. Доверенность оформляется на представление интересов предприятия при подписании документов, заключении договоров в случае, если командируется работник, не имеющий в соответствии с уставом организации на это прав.

    На  основании приказа руководителя работнику выдается аванс на командировочные  расходы. Сумма аванса включает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по найму жилья  на срок командировки.

    Как и при выдаче подотчетной суммы  на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании РКО. (Приложение Л)

    После возвращения из командировки работник в течение трех дней работник отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет.

    Основными реквизитами авансового отчета являются:

• наименование организации;
• ФИО и должность работника;
• номер и дата составления авансового отчета;
• назначение аванса;
• сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;
• и некоторые другие реквизиты.

       На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:

• дата;
• порядковый номер документа;
• кому, за что и по какому документу уплачено;
• сумма оплаты;
• итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица. (Приложение Р, Т)

    К авансовому отчету прикладываются все  оправдательные документы, к которым  относятся следующие:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;
• оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;
• проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя). (Приложение Р)

    Цели  служебной командировки могут быть разными: выполнение работ, налаживание  контактов с поставщиками, ведение  переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников и др. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

    Неизрасходованные суммы аванса работник должен возвратить в кассу предприятия, что оформлением  ПКО. [1, стр.133]

    В случае не предоставления в установленный  срок авансовых отчетов или не возврата в кассу предприятия  остатков неиспользованных авансов  бухгалтерия вправе удержать их из заработной платы работника.

    Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета  по ранее выданному. Бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует  суммарные проводки по включению  командировочных расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) организации  или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы  лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

    После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету  руководитель предприятия утверждает эту сумму, и она проводится в  аналитическом учете счета 71, чем  списывается задолженность с  конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением  расходного или приходного ордера. [8, стр. 60]

    Рассмотрим  процесс документального оформления и учёта расчётов по командировкам  на предприятии ОАО «Пинский винодельческий завод» на примере Тюкиной О.Э.

    На  основании приказа руководителя ОАО «Пинский винодельческий завод» от 26.11.2010 №640 работник организации Тюкина Оксана Эдуардовна командирована сроком на 6  дней в г.Минск с целью обучения. (Приложегие И)

    На  основании оформленного приказа  в отделе кадров оформляется командировочное удостоверение на имя Тюкиной Оксаны Эдуардовны (Приложение П).

    После возвращения из командировки Тюкина О.Э. предоставила в бухгалтерию авансовый отчёт об израсходованных суммах. (Приложение Р)

    К авансовому отчету работником были приложены 2 проездных билета, квитанции, подтверждающих расходы о проживании в общежитии. (Приложение Р)

    В конце отчетного месяца формируется оборотно-сальдовая ведомость, в которой указывается подотчетное лицо, с которым осуществлялись расчеты, остатки на начало месяца, обороты за месяц, остатки на конец месяца и итог по ведомости. По представленной оборотной ведомости видно, что итоги по дебету и по кредиту совпадают с итогами по документам, рассмотренным выше. [6, стр. 56]

    На  конец каждого месяца обороты по 71 счету автоматически заносятся в Главную книгу (Приложение Н), где указываются корреспондирующие счета, итог по дебету, итог по кредиту, сальдо по дебету и по кредиту. В конце года на основании данных Главной книги составляется бухгалтерский баланс (Приложение Г), в котором обобщается информация о дебиторской или кредиторской задолженности организации по расчетам с подотчетными лицами.

    Документальное  оформление расчетов с подотчетными лицами по командировочным  расходам за границу

    Несколько отличается порядок возмещения расходов по заграничным командировкам: одни расходы покрываются иностранной  валютой, другие - валютой Республики Беларусь.

    Порядок направления работников в служебную  командировку за границу, а также  предоставляемые им гарантии и компенсации  установлены Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 июля 2010г. № 115 «Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу».

    Основанием  для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в  командировку.

    В случае если командирование за границу  осуществляется на основании приглашения  государственных органов иностранных  государств, международных или иностранных  организаций, в приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия  командирования за границу согласно соответствующему приглашению (расходы  на проживание, обеспечение жилым  помещением, проезд и т.д.).

    Наниматель  осуществляет регистрацию указанных  приглашений в соответствии с  законодательством об организации  и ведении делопроизводства и  обеспечивает их перевод с иностранного языка на белорусский или русский  язык.

    За  работниками, направленными в командировку, сохраняются место работы (службы) и должность, а также заработная плата (денежное довольствие) в течение  всего срока командировки, но не ниже среднего заработка, за все рабочие  дни по графику постоянного места  работы, за исключением случаев, предусмотренных  в пункте 35 настоящей Инструкции.

    Порядок исчисления среднего заработка определяется в соответствии с законодательством  Республики Беларусь.