Учет расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

    Наниматель  обязан выдать командированному работнику  аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы: по проезду к месту служебной командировки и обратно; по найму жилого помещения; по проживанию вне места жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения нанимателя.

    Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику на возмещение расходов, перечисленных в пункте 8 настоящей  Инструкции, рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках  за границу, установленных законодательством  Республики Беларусь, и с учетом расходов, предусмотренных настоящей  Инструкцией.

    Расходы по найму жилья, кроме командировок в страны СНГ, возмещаются при  представлении подтверждающих документов в оригинале.

    Суммы за питание, включенные в счета по найму жилого помещения, возмещению не подлежат. Расходы на отдельные  услуги, включенные в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных  норм расходов по найму жилого помещения.

    Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения, кроме  командировок в страны СНГ.

    Возмещение  расходов по найму жилого помещения  в случае проживания работников в  данной стране в нескольких гостиницах производится по командировке в целом  в пределах установленных норм.

    Если  принимающая сторона предоставляет  бесплатное жилье, выплаты на эти  цели не осуществляются.

    При командировках в страны СНГ оплата расходов по найму жилья осуществляется в пределах установленных норм при  представлении подтверждающих документов в оригинале, а при их отсутствии - в размере 5% от установленной предельной нормы возмещения. Водителям и  лицам, командированным вместе с  ними, оплата производится и за время  нахождения в пути. Кроме того, при  командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании  подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных  сборов на право проживания в отдельных  городах.

    При приеме отчетов об израсходованных  суммах по командировкам, аванс по которым  выдавался в инвалюте, отличной от инвалюты, в которой установлены  нормы, при осуществлении контроля за соблюдением предельных норм расходов по найму жилого помещения необходимо выполнить следующие действия:

    1) расходы, произведенные в инвалюте  аванса (в национальной валюте  страны, куда командирован работник), и предельные нормы возмещения  расходов в соответствующей валюте  пересчитать по курсу Нацбанка  РБ на дату составления отчета  в белорусские рубли;

    2) белорусские рубли пересчитать  в валюту, в которой был выдан  аванс.

    Суточные  за время пребывания в командировке выплачиваются:

    а) при проезде по территории Беларуси - в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством  об оплате служебных командировок в  пределах республики;

    б) при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной  валюте по нормам, установленным для  страны, в которую направляется работник в служебную командировку. [7]

    При этом день пересечения границы включается: при выезде из республики - в дни, за которые суточные выплачиваются  в иностранной валюте по нормам страны, куда работник командирован; при возвращении  в республику - в дни, за которые  суточные выплачиваются в белорусских  рублях по нормам, установленным для  командировок в пределах республики.

    День  пересечения государственной границы  определяется по отметкам в паспорте.

    При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день пересечения государственной границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. В случае командирования работника на автотранспорте нанимателя подтверждением для выплаты иностранной валюты является путевой лист с отметками о выездах и заездах на предприятие, а также сопроводительные документы.

    При продолжительности командировки более  суток, когда день пересечения границы  при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения  границы при возвращении в  Республику Беларусь, работнику выплачиваются  суточные за этот день в иностранной  валюте в размере 100% установленной  нормы страны командирования. Остальные  дни оплачиваются в белорусских  рублях по нормам, установленным для  командировок в пределах республики.

    При однодневной командировке (выезде в  командировку и возвращении обратно  в тот же день) суточные выплачиваются  в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования.

    Если  работник находился в командировке за границей более 60 дней, суточные начиная  с 61-го дня выплачиваются в размерах, установленных для работников учреждений Республики Беларусь за границей при командировании в пределах государства, где находится это учреждение.

    В зависимости от условий пребывания за границей суточные могут выплачиваться  в размере 100, 70 или 30% от установленных  норм.

    В случаях, когда работники в период командировки обеспечиваются питанием и иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, кроме  времени пребывания в пути. За время  нахождения в пути суточные выплачиваются  в полном объеме установленных норм страны командирования.

    Если  принимающая сторона обеспечивает работников питанием, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы  по проезду в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (учебы) и не выплачивает  иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает  суточные в размере 30% нормы страны командирования.

    Если  принимающая сторона берет на себя расходы по обеспечению одноразовым  питанием, суточные выплачиваются в  размере 70%, двухразовым - 30% от установленной  нормы суточных страны командирования.

    При направлении за границу делегаций  школьников, студентов вузов, учащихся техникумов и других учебных заведений  направляющая сторона выплачивает  суточные в размере 15% от установленной  нормы при условии, что обеспечение  питанием производится за счет направившей  или принимающей стороны и  принимающая сторона не выплачивает  иностранную валюту на личные расходы.

    Имеются особенности оплаты командировочных  расходов, если по заданию руководства  или по другим не зависящим от работника  причинам имели место временная  остановка и пребывание на территории иностранного государства продолжительностью более суток при проезде в  другую страну, куда работник направляется в командировку. В этом случае выплата  суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной  валюте по нормам страны, в которой  работник находился проездом.

    За  время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее суток, связанной с расписанием  движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), суточные выплачиваются  по нормам страны командирования.

    Расходы по проезду до места командировки и обратно, а также провозу  багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) возмещаются  при обязательном представлении  подтверждающих документов (проездных  билетов, счетов, квитанций) в оригинале. При проезде железнодорожным  или водным транспортом в ночное время возмещается стоимость  комплекта спальных принадлежностей.

    Расходы по проезду возмещаются в пределах установленной нормы, которой является стоимость проезда по тарифу 2-го класса (на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса, на железнодорожном транспорте - «купе»). Кроме того, возмещаются  расходы по оплате страховых и  комиссионных сборов, а также обязательного  сбора, взимаемого с граждан в  аэропортах.

    В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду  могут быть возмещены по тарифу 1-го класса (на железнодорожном транспорте - «СВ», на самолетах - «бизнес-класс»). При отсутствии вагонов (а на судах - кают) 2-го класса расходы возмещаются  по тарифу 1-го класса. Стоимость проезда  по железной дороге в странах Азии и Африки возмещается всем работникам по тарифу 1-го класса.

    При направлении в краткосрочные  командировки за границу руководителей  и заместителей руководителей республиканских  органов государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органов расходы при проезде  железнодорожным транспортом до места командирования и обратно  могут возмещаться по тарифу 1-го класса (вагоны класса «СВ»).

    Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах  международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит. Она должна оплачиваться самим работником.

    Возмещению  подлежит стоимость проезда транспортом  общего пользования (за исключением  такси) на вокзал, аэропорт или пристань, а также с вокзала, аэропорта  или пристани к месту отправления, назначения и пересадок, если они  находятся за пределами населенного  пункта (кроме тех случаев, когда  работнику предоставляются бесплатные средства перемещения). [10]

    Возмещаются комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с  использованием банковской пластиковой  карточки, расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию при обязательном представлении  подтверждающих документов в оригинале (за исключением расходов по получению  служебного заграничного паспорта и  виз).

    В случае командирования работников на автотранспорте нанимателя подлежат возмещению на основании подтверждающих документов в оригинале расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, плате  за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию  автотранспорта и гражданской ответственности  перевозчика, вынужденному мелкому  ремонту и иные расходы, связанные  с выполнением международных  автомобильных перевозок.

    На  предприятии ОАО «Пинский винодельческий завод» командировки за границу не осуществлялись.

    Таким образом, учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством  первичных документов установленной  формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые  другие.

    Документальное  оформление расчетов с персоналом по прочим операциям

    Для обобщения информации по всем видам  расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда, с  подотчетными лицами и депонентами, используют счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», к которому могут  быть открыты следующие субсчета:

• 73-1 "Расчеты по предоставленным займам";
• 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и др.

    На  счете 73-1 «Расчеты по предоставленным  займам» отражаются расчеты с  работниками предприятий по предоставленным  им займам. В частности, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство  садовых домиков и благоустройство  садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.

    Займ  работникам организации предоставляется  в соответствии с Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30 марта 2000г. №428 «О дополнительном привлечении средств организации для финансирования жилищного строительства» (в ред. Постановления Совета Министров Республики Беларусь 24 мая 2008 № 739). [6, с. 58]

    Заем, предоставляемый организациями  состоящим в их штатах работникам, нуждающимся в улучшении жилищных условий, на строительство (реконструкцию) или приобретение жилых помещений, рекомендуется выдавать за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации после осуществления налоговых и других платежей в бюджет.