Анализ кадрового делопроизводства конкретной организации

     Во  второй главе анализируются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы Управления.

       В третьей главе исследуются все этапы документирования трудовых отношений: оформление приема на работу; оформление переводов; оформление отпусков; документирование командировок; документирование поощрений и взысканий; документирование увольнений; порядок оформления трудовых книжек в ГУ – УПФР по Спасскому району Нижегородской области.

     Четвертая глава включает анализ организации работы  с кадровой документацией в Управлении. Здесь представлены все этапы работы с кадровыми документами: регистрация кадровых документов; контроль исполнения документов; систематизация кадровых документов длительного и постоянного сроков хранения, формирование дел; организация хранения документов по личному составу; экспертиза ценности документов; подготовка документов к архивному хранению.

     В пятой главе представляется оптимизация кадрового делопроизводства Управления. Здесь были разработаны необходимые кадровые документы, журналы и книги, которые теперь применяются в Управлении, что способствует совершенствованию кадрового делопроизводства.

     В заключении подводятся итоги исследования и результат внедрения разработанных  документов, журналов и книг, программного обеспечения.

     В приложении представлены организационная  структура Управления, организационно-распорядительные и информационно-справочные документы, документы, регламентирующие трудовые отношения, формы журналов и книг по учету кадровой деятельности и документации, а также документы, разработанные для оптимизации кадрового делопроизводства.

     Источниками исследования являются разные по содержанию документы, которые условно можно  разделить на несколько групп:

     Опубликованные: высшие законодательные акты, регламентирующие деятельность специалиста по кадрам; нормативно – методические акты по документированию и работе с кадровыми документами; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

     Неопубликованные: положение Управления; инструкция по делопроизводству; методические рекомендации по ведение кадрового делопроизводства; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка; коллективный договор и другие документы текущего делопроизводства.

     Как уже говорилось выше, в работе использовались различные по содержанию источники. И первоочередным в этом списке является Конституция Российской Федерации [1]. Статья 7, пункт 2 данного документа устанавливает охрану труда и гарантированный минимальный размер оплаты труда, государственные пенсии, пособия и иные гарантии социальной защиты.

     Статья 37 Конституции РФ регулирует трудовые отношения. В ней указывается, что труд в России свободен, принудительный труд запрещен. Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда, а также право на защиту от безработицы. Признается право на индивидуальные и коллективные трудовые споры с использованием установленных федеральным законом способов их разрешения, включая право на забастовку. Также указывается, что каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск.

     Основным  законодательным актом является Трудовой кодекс Российской Федерации [2]. В нем находится определение базового понятия в трудовых отношениях социальное партнерство. В соответствии со ст. 25 ТК «сторонами социального партнерства являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представительстве» [2, С.16].

     Специалист  по кадрам строит свою работу на основных принципах социального партнерства, изложенных в ст. 24, таких как: равноправие сторон, уважение и учет интересов сторон, заинтересованность сторон в участии в договорных отношениях, полномочность представителей сторон, реальность обязательств, принимаемых на себя сторонами и т.д. [2, С.16].

     В ТК отражены и многие специфические  вопросы документирования трудовых отношений. Особую значимость для специалиста  по кадрам имеет ст. 14 – исчисление сроков. В ней указано, что «прекращение трудовых прав и обязанностей начинается на следующий день после календарной даты, который определено окончание трудовых отношений» [2, С.16].

     Для специалиста по кадрам в ст. 65 перечислены  документы, предъявляемые при поступлении  на работу.

     Кроме того Трудовой кодекс устанавливает: обязательность применения ряда правовых актов: правил внутреннего трудового распорядка, графика отпусков и т.д.; документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников; сроки исчисления документов (ст. 14 ТК РФ); конкретные сроки подготовки таких документов, как приказ о приеме на работу (ст.68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), копии документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работников об увольнении (ст. 79,80) и др.

     В Гражданском кодексе Российской Федерации (ГК) [3] закреплены нормы трудовых отношений. Права каждого сотрудника, как гражданина, должны быть защищены. И для осуществления этого принципа служит глава 2 ГК, в которой рассматриваются все ситуации для предотвращения нарушения прав граждан. Глава 7 предусматривает оказание различных услуг, в том числе и их документирование. Особое значение имеет ст. 420 ГК, регулирующая заключение договора, в частности гражданско-правового договора.

     В Федеральном законе «О государственном гербе» [4] мотивируются условия применения государственного герба. «Государственный герб воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина РФ, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти» [4, С. 4].

     Федеральный закон «О бухгалтерском  учете» [5] предусматривает обязательность ведения унифицированных форм первичной учетной документации. Согласно ст. 9 «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации» [5, С.9].

     Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях  и о защите информации» [6] включает все основные понятия по данной теме, рассматривает способы пользования информационных ресуров, технологии и средства обеспечения информационных систем, способы защиты информации. Как видно, это весьма важно - управление кадров работает с человеческими ресурсами и многие сведения о них разглашать не вправе.

     Федеральный закон «О персональных данных» [7] регулирует порядок доступа к персональным данным граждан (физических лиц), а также осуществляется «обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну» [7, С.2].

     Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» [8] регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Следовательно, он является значимым для деятельности отдела кадров, так как регулирует вопросы хранения документов по личному составу.

     Постановление Правительства Российской Федерации «Об  упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения  печатей и бланков  с воспроизведением государственного герба» [9] устанавливает общегосударственные правила применения печатей и бланков с государственным гербом.

     Постановление Правительства Российской Федерации «О первичных  учетных документах» [10], разработанный на основе Федерального закона «О бухгалтерском учете». Это Постановление предусматривает «разработку и утверждение альбома унифицированных форм первичных учетной документации и их электронных версий, предусмотрев при этом» [10, С.1].

     Альбом  унифицированных  форм первичной учетной  документации по учету труда и его оплаты [26] представляет собой отдельно выделенный нормативно-методический акт, требования которого также использовались при написании дипломной работы.

     Альбом  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплате содержит перечень унифицированных форм первичной учетной документации. Особенно важен раздел по учету кадров, так как он включает такие документы, как приказы о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска, о прекращении трудового договора о поощрении, личную карточку работника, штатное расписание, график отпусков. Эти формы обязательны для использования их организациями, поэтому были рассмотрены в данной работе. Альбом унифицированных форм является очень полезным документом, так как дает обязательные для применения формы документов.

     В Постановлении Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках» [11] главным образом утверждается новая форма трудовой книжки и вкладышей к ней, которые обязательны для применения во всех организациях.

     Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовление трудовой книжки и  обеспечение ими  работодателей [30] подробно регламентируется вся работа с трудовыми книжками, даются рекомендации по хранению трудовых книжек, говорится  о принципах обеспечения всех работодателях трудовыми книжками.

     В инструкции по заполнению трудовых книжек [31] предлагаются поэтапные рекомендации по занесению соответствующих записей в разделы трудовой книжки. С помощью этой инструкции становится намного проще оформлять все данные о трудовом стаже.

     В работе были использованы нормативные  акты обработки и хранения унифицированных  форм и документов по личному составу.

     Постановление Госкомстата Российской Федерации «Об  утверждении порядка  применения унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [13] представляет собой ограничения в применении унифицированных форм, перечисляются изменения, которые могут вноситься в унифицированные формы и правила их оформления.

     В Постановлении Госкомстата Российской Федерации «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате» [14] представляются формы необходимых документов в области трудовых отношений.

     Порядок обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций [15] включает рекомендации по проведению инструктажа, оформлению соответствующих документов.

     Основополагающим  методическим документом при ведении  делопроизводства являются правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [28]. В правилах представлены все вопросы документирования и работы с документами.

     В работе использовались основные правила работы архивов организации [29]. Основные правила работы архивов организаций – главный нормативный документ, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них даны требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и организации текущего хранения документов.

     В работе применялись государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

     ОК  – 011 – 93 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) [20] охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению.

     ОК - 016 – 94 Общероссийский классификатор профессий  рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) [21]   предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросами обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и другими на всех уровнях управления народным хозяйством в условиях автоматизированной обработки информации [21, С.2].

     В работе применялись и ГОСТы. ГОСТ Р 51141- 98 «Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения» [25] содержит стандартизированные термины с определениями по делопроизводству (документированию и организации работы с документами) и архивному делу (организации документов Архивного фонда РФ, обеспечения сохранности документов и т.д.). Данный ГОСТ является основой документационного обеспечения управления, именно на нем базируются все последующие стандарты в данной области.