Анализ кадрового делопроизводства конкретной организации

     Поступление сотрудника на работу оформляется в определенной последовательности (Рисунок 4).

     

     Рисунок 4 – Оформление приема на работу 

     После предоставления документов в Управление происходит:

   - ознакомление соискателя с должностной  инструкцией;

   - ознакомление с правилами внутреннего  трудового распорядка;

   - заведение личного дела на  сотрудника.

     Обязательство ведения личного дела ничем не предусмотрено, за исключением личных дел государственных служащих в соответствии с Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела». Сотрудники в Управлении не являются гражданскими служащими, но, тем не менее, их личные дела оформляются (приложение В).

     Далее заключается трудовой договор. Происходит регистрация трудового договора в журнале регистрации трудовых договоров (приложение Г). При фактическом допущении работника к работе юрисконсульт обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее 3 дней со дня фактического допущения работника к работе [2, С.32].

     Трудовой  договор заключается в письменной форме. Действующим законодательством не устанавливается общая типовая форма письменного трудового договора, поэтому каждая организация может разрабатывать свою форму договора, но с учетом ст. 57 ТК РФ [2]. Указанная статья содержит перечень положений, которые в обязательном порядке должны быть указаны в трудовом договоре. Единственный пример типовой формы трудового договора представлен в приказе Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 14 августа 2008 г. № 424н «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерной форме». На основании этой типовой формы можно оформить трудовой договор. Возьмем его в качестве основы.

     В соответствии с типовой формой трудового  договора, в него должны быть включены следующие разделы:

     - Общий положения.

     - Права и обязанности работника.

     - Права и обязанности работодателя.

     - Оплата труда и социальные  гарантии.

     - Рабочее время и время отдыха.

     - Социальное страхование.

     - Иные условия трудового договора.

     - Ответственность сторон трудового  договора.

     - Изменение и прекращение трудового договора.

     - Заключительные положения.

     Рассмотрим  трудовой договор Управления (приложение В). Трудовой договор содержат следующие реквизиты:

     - название документа;

     - регистрационный номер;

     - место подписания;

     - дата создания договора;

       - в преамбуле указываются сведения, позволяющие идентифицировать стороны договора, в том числе конкретные должностные лица, которые уполномочены на подписание данного договора.

       - текст договора (не структурирован).

       - реквизиты (данные) сторон.

       - реквизиты сторон с указанием должности и расшифровки подписи.

       Расположение  реквизитов в трудовом договоре Управления верное и полностью соответствует типовой форме из Приказа Минздравсоцразвития [20]. Только в реквизитах сторон отсутствует оттиск печати организации.

       Договор включает в себя одну страницу. Текст договора состоит из 16 пунктов, пронумерованных арабскими цифрами и не имеющих заголовков. В то время как текст документа должен быть четко структурирован. В договоре прописаны только некоторые условия в сокращенном виде. Содержание документа частично соответствует установленным нормам ТК РФ [2] и приказа Минздравсоцразвития [18].

     После оформления трудового договора в  Управлении издается приказ о приеме на работу, данный «приказ объявляется сотруднику на подпись (в течении 3 дней со дня подписания трудового договора) и регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу» [2, С.65].

     Рассмотрим  приказ по личному составу Управления (Приложение В). Данный приказ представляет унифицированную форму № Т-1 [33]. Графа испытательного срока в данном договоре не заполнена.

     Табель  учета рабочего времени (приложение В). Учет использования рабочего времени в Управлении организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль. А также для того, чтобы рассчитывать зарплату и составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.

     При ведении табеля учета использования  рабочего времени в Управлении выполняются следующие правила: учет явок на работу и ухода с нее ведется по организации в целом или отдельно по структурным подразделениям; включение в табель и исключение из него работников производятся на основании первичных документов по учету кадров (приказов о приеме на работу, трудовых договоров); каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации.

     Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного  рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листков временной нетрудоспособности, приказов на отпуск, приказов на отзыв из отпуска и др.). Обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на юрисконсульта.

     Табель  в Управлении ведется в течение  месяца, а в конце этого периода  в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение — явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам).

     Рассмотрим  табель учета рабочего времени Управления (Приложение В). Данный документ представляет собой унифицированную форму №Т-13 [33]. В данном документе отсутствует код формы по ОКПО. Не заполнены следующие графы: данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат; неявки по причинам. Табель учета рабочего времени Управления подписывается начальником Управления и юрисконсультом.

     «После  издания приказа о приеме на работу следует заполнение личной карточки на сотрудника под роспись (форма № Т-2 в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате)» [27, С.5].

     Личная  карточка Т-2 в Управлении заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу. Для заполнения личной карточки Т-2 юрисконсульт запрашивает следующие документы сотрудника: паспорт (или иной документ удостоверения личности), трудовая книжка, военный билет, документ об окончании учебного заведения, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, приказ о приеме на работу.

     Вся остальная информация вносится на основании  сведений, сообщенных о себе работником. При заполнении разделов карточки юрисконсульт руководствуется Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата РФ и классификаторами. Личные карточки в Управлении «группируются в самостоятельные дела (картотеки) и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям» [56, С.18].

     Рассмотрим  личную карточку работника Управления (Приложение В). Данный документ является унифицированной формой №Т-2 [33]. Все пункты заполнены верно. В конце личной карточки  отсутствуют подписи сотрудника кадровой службы и работника.

     После заполнения личной карточки, вносят запись в трудовую книжку о приеме сотрудника со ссылкой на соответствующий приказ. После внесения записи в трудовую книжку сотруднику присваивают табельный номер и вносят запись в табель учета использования рабочего времени о начале работы.

     При анализе документирования приема на работу в Управлении были обнаружены некоторые ошибки. Грубым нарушением является неверное оформление трудового  договора. Содержание и структура договора по некоторым параметрам не соответствует ТК РФ [2] и Приказу Минздравсоцразвития [18]. В приказе (распоряжении) о приеме на работу не заполнена графа – испытательный срок. В табеле учета рабочего времени не оформляются графы: данные для начисления заработной платы по видам и направления, неявки по причинам. В личной карточке отсутствуют подписи сотрудника отдела кадров и работника.

     3.2 Оформление переводов  и отпусков 

      В ст. 72 Трудового кодекса дается следующее  определение перевода: «постоянное или временное изменение трудовой функции работника (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем» [2, С.18].

      Как правило, в Управлении переводам  предшествует устная договоренность. Первым документом при оформлении перевода в Управлении должны являются письменно оформленные изменения к трудовому договору – дополнительное соглашение к трудовому договору (приложение Д), подписанные с обеих сторон: и работником и работодателем.

      После этого издается приказ о переводе (унифицированная форма №Т-5), основанием для которого является изменение к трудовому договору. Этот приказ заполняется в соответствии с требованиями, которые прописаны для оформления приказов по личному составу, но и имеет некоторые отличительные признаки:

     - Дата перевода зависит от того, временный это перевод или  постоянный.

     - В графе «Вид перевода» словами  без сокращений пишется «постоянно»  или «временно». Здесь указывается  ограничение времени перевода, например.

     - Основанием для перевода должен  служить письменный документ.

     - Обязательным условием для соблюдения  процедуры перевода является оформление «Изменений к трудовому договору», регистрационный номер которых и дата подписания указываются в этом приказе. Работник знакомится с приказом под роспись.

     Затем вносятся изменения в трудовую книжку и личную карточку Т-2. Сотрудник при этом знакомится под подпись с внесенными записями в трудовую книжку опосредованно, через личную карточку Т-2.

     С переводом сотрудника вносятся изменения  в должностную инструкцию или  создается новая инструкция, с  которой сотрудник должен ознакомиться под роспись.

      Рассмотрим  унифицированную форму Т-5 –  приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу Управления (приложение Д). Данный приказ представляет собой унифицированную форму № Т-5 [27, С.7].

      В приказе заполнены все необходимые  графы. Документ подписывается начальником Управления, оформляется подпись ознакомления сотрудника и виза согласования с юрисконсультом.

      К работе с кадровой документацией  относится также оформление отпусков. В соответствии со ст. 37 Конституции Российской Федерации «Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск» [1, C.17]. Поэтому оформление отпусков является одной из обязательных функций юрисконсульта.

     Оформляется отпуск цепочкой документов (Рисунок 5), которую открывает график отпусков. Он составляется на каждый календарный год.

     

     Рисунок 5 – Порядок оформления отпусков 

      При составлении графика отпусков в Управлении учитывают пожелания работников. В ст. 123 ТК РФ указано, «отдельным категориям работников в случаям, предусмотренных федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время» [2, С.112].