Анализ кадрового делопроизводства конкретной организации

     График отпусков имеет обязательную унифицированную форму - форму № Т-7 [27, С.18].

      Унифицированная форма № Т-7 – это шаблон графика  отпусков. Нельзя убирать из него графы  и строчки, но дополнять его при  необходимости возможно. Заполненную  форму Т-7 подписывает юрисконсультом, а затем она предоставляется на утверждение начальнику.

      Рассмотрим  график отпусков Управления (Приложение Д). В графике отпусков Управления отсутствует код формы по ОКПО. Гриф утверждения не заполнен и не подписан начальником. График подписывается юрисконсультом, руководителями групп и начальником отдела.

      Составляется  график отпусков в 1 экземпляре. Он остается у юрисконсульта. Выписки из графика отпусков находятся у начальника Управления и у начальников отделов и руководителя группы. В обязанности юрисконсульта входит контроль за соблюдением графика очередности отпусков в течение года.

      Основанием  для предоставления отпуска, кроме  графика отпусков, является личное заявление работника. Оно пишется на имя руководителя организации и обязательно содержит реквизиты: адресат (кому адресовано); автор (с указанием должности и структурного подразделения); указание вида документа (заявление); текст; дата; подпись работника.

      В тексте заявления указывается, какой  вид отпуска просит предоставить работник: очередной ежегодный или целевой дополнительный (учебный, специальный и т.д.). Указывается продолжительность отпуска и с какого числа предполагается его начало.

      Рассмотрим  заявление о предоставлении отпуска работника Управления (Приложение Д). Заявление пишется от руки и содержит все необходимые для данного вида документа реквизиты. К ним относятся: адресат, автор, наименование вида документа, текст, дата, подпись работника.

      Заявление составляется в одном экземпляре. Завизированное руководителем структурного подразделения заявление передается юрисконсульту.

      На  основании заявления и графика  отпусков составляется приказ. При оформлении приказа на отпуск конкретному работнику используется унифицированная форма № Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику» [27, С.19]. В том случае, если в отпуск оформляется сразу несколько работников, составляется приказ по унифицированной форме № Т-6а «Приказ  о предоставлении отпуска работникам» [27, С.20], что характерно для периода летних отпусков.

     Рассмотрим  приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Управления (Приложение Д). Приказ представляет собой унифицированную форму № Т-6. В данном приказе речь идет о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска. Все поля формы заполнены верно. Приказ подписывается начальником и работник ознакамливается с приказом под роспись.

     На  основании приказа о предоставлении отпуска делается отметка в личной карточке (форма № Т-2) и лицевом счете (форма № Т-54).

      В Управлении часто в связи с  производственной необходимостью работник отзывается из отпуска. В соответствии со ст. 125 Трудового кодекса отозвать работника из отпуска можно только с его согласия. Отзыв из отпуска оформляется приказом. Так как утвержденная унифицированная форма такого приказа не предусмотрена, в Управлении он составляется в обычной текстовой форме с использованием информации из унифицированной формы приказа об отпуске.

      Оформление  переводов и отпусков осуществляется в соответствии с законодательными и нормативно-методическими актами. За исключением некоторых недостатков в оформлении унифицированной формы графика отпусков. В графике отпусков отсутствует код формы по ОКПО, гриф утверждения не заполнен и не подписан начальником Управления. 
 

      3.3 Документирование  командировок 

        К кадровой документации относятся и документы о командировании работников. Командировкам посвящена глава 24 ТК РФ [2]. В ст. 166 дано определение понятия «служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы» [2, С.166].

     Весь  пакет документов, необходимых для  оформления командировки, представлен унифицированными формами [33]. Эти унифицированные формы заполняются в определенной последовательности (Рисунок 6).

     

     Рисунок 6 – Порядок оформления командировок 

     На  основании командировочных документов финансово-экономической группы производятся денежные выплаты, в связи с чем, к этой группе документов предъявляются особенно высокие требования.

      Форма № Т-10а – «служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» [14, С.21]. На основании этого документа в Управлении издается приказ о направлении работника в командировку.

     Служебное задание подписывается руководителем  подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается начальником Управления. Этот же документ (унифицированная форма № Т-10а) содержит и отчет о выполнении задания, что очень удобно и сокращает количество создаваемых документов.

     Рассмотрим  служебное задание для направления  в командировку и отчет о его выполнении работника Управления (Приложение Е). Данный документ является унифицированной формой № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата [33] В служебном задании Управления не заполнены следующее поле - код формы по ОКПО.

      Только  после оформления задания, подписываемое руководителем структурного подразделения и утверждаемое начальником Управления, готовится проект приказа о направлении сотрудника в командировку. Если командируется один человек, приказ готовится по унифицированной форме № Т-9, если одновременно направляются несколько работников, используется форма № Т-9а. Приказ о направлении в командировку работника Управления (Приложение Е).

     Помимо  фамилии, имени и отчества командируемого в приказе указывается цель, время и место командировки (берутся из задания), а при необходимости источники оплаты сумм командировочных расходов и другие условия направления в командировку.

      После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение  по форме № Т-10. Работник, выписывающий удостоверение, вносит в него необходимые данные из приказа.

      Так как командировочные расходы  оплачиваются по суткам, командировочное  удостоверение и является тем  учетным документом, в котором  фиксируется время прибытия сотрудника в пункт назначения и время выбытия. Командировочное удостоверение Управления (Приложение Е) - унифицированная форма № Т-10. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре по установленной унифицированной форме и регистрируется в журнале. В командировочном удостоверении Управления отсутствует код по ОКПО.

     При прибытии сотрудника из командировки оформляется авансовый отчет. «Авансовый отчет – это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетных сумм с приложением определенных документов. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным (получившим наличные средства) лицом и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания производственных расходов» [49, C.148].

     Бланк авансового отчета находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств под названием – форма № АО-1. Оформление авансового отчета в Управлении (Приложение Е) происходит по установленной форме. Все необходимые графы заполнены, даты и подписи имеются, к авансовому отчету прилагаются сопутствующие документы.

     Сотрудники  в Управлении часто отправляются в командировки, поэтому этот процесс  должен быть отлажен. Но изучение документов, оформляемых при командировании сотрудников, показало, что в служебном задании (унифицированная форма № Т-10а) и в командировочном удостоверении (унифицированная форма № Т-10) не заполнены графы – код формы по ОКПО. 

     3.4 Оформление поощрений  и взысканий 

     «В  соответствии со ст. 191 ТК РФ работодатель может поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности. Мотивом награждения могут являться итоги года, достижение определенных количественных или качественных показателей в работе и т.п.» [2, С.191].

     Основанием  для поощрения является приказ (распоряжение) о поощрении работника – унифицированная форма № Т-11 (Приложение Е) или работников – унифицированная форма N Т-11а (Приложение Ж).

     Приказы (распоряжения) составляются юрисконсультом. На основании приказа (распоряжения) о поощрении в трудовую книжку работника может вноситься соответствующая запись.

     Основанием  для издания приказа является представление руководителя структурного подразделения Управления, в котором работает сотрудник. Это представление в Управлении принято передавать начальнику в устной форме.

     Окончательно  оформленный приказ подписывает  начальник Управления. Работник, в  отношении которого издан приказ, ставит свою подпись в графе «С приказом (распоряжением) ознакомлен».

     В соответствии с Трудового кодекса  РФ «За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания» [2, С.192]. В статье перечислены и формы дисциплинарного взыскания: замечание; выговор; увольнение по соответствующим основаниям.

     Взыскания оформляются приказами руководителя организации. Составлению приказа о взыскании предшествует несколько документов: докладная записка руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник и объяснительная записка самого сотрудника.

     В констатирующей части приказа о  наложении дисциплинарного взыскания (замечания или выговора), прежде всего, указывается проступок. В постановляющей части приказа устанавливается вид взыскания и основание, в котором перечисляются документы, послужившие основой для издания приказа. Проект приказа должен быть завизирован руководителем отдела, где работает сотрудник, привлеченный к ответственности, и юристом, который проверяет его на предмет соответствия законодательству.

     В Управлении присутствовали до настоящего времени только дисциплинарные взыскания  относительно нарушения трудовой дисциплины, которые не несут за собой серьезных  последствий для сотрудника (увольнение) и представлялись только в устной форме в виде предупреждения, поэтому приказы о наложении дисциплинарных взысканиях не оформлялись.

     Анализ  документирования поощрений и взысканий  показал, что при оформлении приказа  о поощрении осуществляется безошибочно. Процедура дисциплинарного взыскания в Управлении применялась только в устной форме, следовательно, документов, фиксирующих дисциплинарное взыскание в Управлении нет. 
 

     3.5 Документирование  увольнений 

     Глава 13 ТК РФ [2] целиком посвящена прекращению трудового договора. Увольнение работника отражается в цепочке документов и начинается с заявления или служебной записки. Последовательность документирования увольнения представлена на рисунке 7.

     

     Рисунок 7 – Порядок увольнения сотрудника 

      Заявление пишется от руки, адресуется начальнику Управления. На основании личного заявления, служебной записки или других документов составляется проект приказа.

     Приказ (распоряжение) о  прекращении действия трудового договора имеет унифицированную форму № Т-8 при увольнении одного работника и № Т-8а - нескольких работников. Увольнение в Управлении оформлялось только по унифицированной форме № Т-8, в которой все графы заполнены верно.

      Увольняемый работник в Управлении знакомится с приказом и ставит свою визу. Копия приказа помещается в личное дело.

      На  основании приказа в Управлении о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником» [27, С.31].

     Личная  карточка (форма № Т-2) после внесения соответствующих записей переставляется в картотеку уволенных лиц, где она помещается по алфавиту фамилий. В трудовой книжке в строгом соответствии с приказом делается запись о прекращении трудовой деятельности с указанием даты и причины увольнения, и книжка выдается на руки увольняющемуся.