Анализ кадрового делопроизводства конкретной организации

     Первостепенным  государственным стандартом в написании  работы выступает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации и перечень типовых управленческих документов» [26], который в первую очередь определяет правильное оформление документов, реквизитов, их точное расположение, кроме этого данный ГОСТ определяет нормы оформления заголовочной и заключительной части всех документов, а также требования к их тексту.

     В работе использовались и неопубликованные источники.

     В результате принятия Постановления «О передаче полномочий по назначению и выплате пенсий» [37] создалось Управление и начало свою деятельность. Это Постановление является основанием для функционирования анализируемого учреждения. Также на основании данного документа было разработано Положение об Управление.

     Положение Управления [38] является правовым актом, определяющим статус Управления, ее задачи и функции, права, ответственность, а также порядок деятельности. К тому же в этом правовом акте закрепляется организационно-правовая форма учреждения, ее наименование, местонахождение, органы управления и контроля и др. На основании Положения разрабатывается ее структура, определяется штатная численность, устанавливаются основные правила, регулирующие деятельность организации.

     Штатное расписание [39] содержит перечень структурных подразделений, должностей, информацию о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание содержит основную информацию о сотрудниках Управления.

     Правила внутреннего трудового  распорядка Управления  [40] регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права и обязанности работника и работодателя, ответственность работников, режим работы и время отдыха, меры поощрения и взыскания. Как видно, данный источник включает в себя широкий круг вопросов, рассмотренных в дипломной работе. Он оказывает влияние на кадровую деятельность в Управлении.

     Инструкция по делопроизводству в Пенсионном фонде Российской Федерации [41] регламентирует порядок работы с документацией, а также её оформление. В инструкции представлены шаблоны всех документов, используемых в Управлении, в виде приложения.

     В методических рекомендациях по ведению кадрового делопроизводства в системе Пенсионного фонда РФ [42] четко указываются все особенности оформления и работы с кадровой документацией.

     Все источники, представленные выше, дают четкое представление правильной организации  кадрового делопроизводства, а также работы специалиста, ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

     Для написания работы также использовалась литература, охватывающая все направления  документирования трудовых отношений и работы с кадровой документацией: составление отдельных видов документов, их изменение; порядок подготовки и организация хранения документов по личному составу; постановка кадрового делопроизводства в целом и т.д.

     В качестве литературных источников были использованы статьи из профессиональных журналов: «Кадровик. Кадровое делопроизводство»; «Справочник кадровика»; «Служба кадров и персонала» «Секретарское дело», «Кадровое дело». Кроме журналов вопросы ведения кадрового делопроизводства освещены и в трудах.

     В статье Андреевой В.И. «Организационное обеспечение работы с кадровой документацией» [44] рассматриваются общие вопросы работы с кадровыми документами: на кого налагается ответственность за ведение кадрового делопроизводства, на основании каких законодательных и нормативно-методических актах осуществляется работа с кадровыми документами и в какой последовательности.

     Бардовская Е. в статье «Процедура заключения, оформления и регистрации коллективного договора» [48] представлен поэтапный процесс составления коллективного договора. Этот документ очень важен в организации, поэтому в статье уделяется большое внимание документированию всех пунктов договора, особенно специфическим вопросам в этом документе.

     Статья  «Оформляем кадровые документы» Батура А.В. [49] содержит порядок заполнения унифицированных форм, необходимых при документировании трудовых отношений.

     В статье Гущиной И. «Порядок и условия  хранения кадровых документов» [54] рассматривается последовательность расположения документов при хранении, чем регламентируется оперативное хранение кадровых документов и какие документы готовятся к постоянному храрнению.

     В другой статье Гущиной И. «Регистрация документов» [55] поэтапно расписывается процесс регистрации именно кадровых документов, указываются соответствующие журналы и книги, которые необходимы в работе специалиста по кадрам, приводятся примеры формы записи в этих журналах, делается ссылка на необходимые нормативно-методические акты.

     Доронина  Л. в своей статье «Личная карточка» [56] наиболее полно представляет весь процесс занесения записей в личную карточку, рассматривает все сложные ситуации, исходя из своего личного опыта и часто повторяющихся ошибок в организациях.

     Статья  «Оформление трудовых отношений: поэтапный  процесс» Зайцевой О. [58] включает порядок оформления кадровых документов, начиная с приема на работу и завершая увольнением.

     Лачугиной А. В статье «Архивируем кадровые документы: как не ошибиться со сроками» приводятся основные сроки хранения кадровых документов в соответствии с Перечнем [34].

     Одним из самых главных документов при оформление сотрудника на работу является трудовая книжка. Поэтапное заполнение книжки представлено в статье Ловчевой М. «Внесение записей в трудовую книжку» [63]. Автор в статье постоянно ссылается на соответствующие нормативно-методические акты, и излагает материал, основываясь  на трудовом законодательстве.

     Ловчева М. в статье «Информационно-справочная документация по кадрам» [64], в которой представлены все информационно-справочные документы в трудовом отношении, их оформление, а также представлены примеры этих документов.

     Статья Некористовой Е. «Средства автоматизации кадровой деятельности: обзор рынка» [68] позволяют в дипломной работе автоматизировать работу с кадровой документацией, обеспечить переход от традиционного ведения кадрового делопроизводства к современному, представлены способы и методы упрощения ведения кадрового делопроизводства при помощи компьютерных средств и программного обеспечения. В статье конкретно приводятся примеры программ, адаптирующихся под специфику деятельности организации, что позволяет наладить автоматизированную систему кадрового делопроизводства наиболее четко и ясно.

     Особое  внимание в дипломной работе уделяется  анализу организационно-распорядительным документам в организации. В этом направлении использовался материал статьи Пшенко А. «Порядок учета и хранения распорядительных документов по кадрам» [72]. Здесь автор конкретизирует все виды распорядительных документов, определяет формы журналов и книг учета этих документов, а самое главное их способы хранения и наилучшее расположение для незамедлительного поиска необходимого экземпляра.

     Шабашова  И. в статье «Отпуск: алгоритм работы с документами» [82] рассматривает последовательность оформления всех документов, необходимых для отпуска, руководствуясь законодательными и нормативно-методическими актами.

     Янковая В.Ф.в статье «Формирование кадровых документов в дела и организация  их текущего хранения» [83] наглядно представляет правильные варианты обложки дела, внутренней описи, листа-заверителя и общей описи. Автор разделяет все кадровые документы по делам, предлагает заголовки дел. В статье рассматривается порядок текущего хранения кадровых документов, их верное расположение для обеспечения быстрой и качественной работы с необходимыми документами.

     В статье «Номенклатура дел отдела кадров» Янковая В.Ф. [84] определяет структуру номенклатуры дел для кадровых документов.

     Андропова И.Ю. в книге «Кадровое делопроизводство. Документация» [46]; представляет обзор документации и некоторых специфических вопросов документирования. При написании дипломной работы представленные труды позволяют выявить несоответствия законодательным и нормативно-методическим актам в оформление документов, недостающие документы.

     В работе Барахиной А.Б. «Кадровое делопроизводство» [50] рассматривает вопросы оформления организационно-кадровой, распорядительной, информационно-справочной документации и документации по личному составу в тесной связи с изложением рекомендаций по переходу работы кадровых служб от традиционных форм к современной системе управления персоналом. Весь изложенный материал основывается на трудовых отношений работодателя и работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

     Березиной Н.М. представлены пошаговые рекомендации, которые позволят быстро и без ошибок организовать работу отдела кадров, правильно оформить кадровую документацию предприятия любой формы собственности. Все инструкции авторы дают с учетом норм Трудового кодекса.

     В работе Варламовой Я.Е. «Кадровое делопроизводство с нуля» [53] содержатся рекомендации по созданию системы документов кадрового учета, примеры документов и образцы заполнения форм. Приводятся ссылки на нормативные акты и инструкции, которыми необходимо руководствоваться кадровому работнику в своей деятельности.

     Журавлева И.В. предлагает алгоритм построения и  восстановления кадрового делопроизводства, отработанный в ходе собственной  многолетней практики. Здесь представлены многочисленные образцы кадровых документов.

     Исследование  «Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база» [59] автором которого является Захаркина О.И., рассматриваются основные аспекты работы кадровой службы, вопросы надзора и соблюдения законодательства о труде. Учтены последние изменения в нормативной базе, регламентирующей деятельность кадровых служб. Большое внимание уделяется составлению документов личного характера: резюме, заявлений и т.д.

     Новиков Е.А. в труде «Делопроизводство в службе персонала» [67] представил правила составления трудового договора, оформления принятия на работу и увольнения сотрудника.

     По  этому же вопросу Орловский Ю.П. [69] дает методические рекомендации, примерные образцы документов, разработано с соответствующими законодательными и нормативно-методическими актами.

     Рогожин М.Ю. в работе «Делопроизводство  в кадровой службе» [74] рассматривает ключевые вопросы организации кадровой работы организации. Материал излагается системно, с учетом всех последних законодательных изменений. Основное внимание в книге уделено рассмотрению порядка организации работы с трудовыми договорами, трудовыми книжками, приказами и распоряжениями по кадрам.

     Для исследования истории, структуры организации и определения задач её деятельности в работе использовался материал из «Тематической брошюры. 20 лет» Яндовского К.Л [86]. Брошюра приурочена к 20-летию Пенсионного фонда России, в ней подробно освещены вопросы деятельности этого учреждения.

     Рассмотренная литература дает полное описание порядка оформления и ведения кадровых документов, работы с ними, в ней рассматриваются способы и методы оптимизации кадрового делопроизводства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1 ИСТОРИЯ, СОВРЕМЕННЫЕ ЗАДАЧИ И СТРУКТУРА ГУ – УПФР ПО СПАССКОМУ РАЙОНУ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ 

     Пенсионный  фонд Российской Федерации – одна из крупнейших организаций в нашей  стране. Пенсионный фонд был образован 22 декабря 1990 года, но само пенсионное страхование сформировалось еще в начале XX века. Услугами по пенсионному страхованию могли пользоваться только высшие слои общества. Но, не успев развиться, пенсионное обеспечение практически тут, же прекратило свое существование, а точнее после революции 1917 года.

     Созданию  Пенсионного фонда РФ поспособствовало принятие Постановлением Верховного совета Российской Федерации от 27 декабря 1991 года № 2122-1 «Положения о Пенсионном фонде Российской Федерации (России)». С того момента Пенсионный фонд РФ стал самостоятельным финансово-кредитным учреждением, реализующий свои функции с целью государственного управления финансами пенсионного обеспечения в РФ.

     Следующим этапом развития Пенсионного фонда стало проведение пенсионной реформы в 2001 году, в результате которой осуществился переход от государственного пенсионного обеспечения к обязательному пенсионному страхованию. Сегодня по масштабу решаемых задач Пенсионный фонд РФ не сравниться ни с одной другой организацией. Таким образом, появляется особый интерес к истории создания Пенсионного фонда РФ.