Анализ кадрового делопроизводства конкретной организации

     Расположение  реквизитов в правилах верное. Гриф утверждения расположен в правом верхнем углу. Наименование вида документа - ниже грифа утверждения, наименование организации - под наименованием вида документа. Последнего реквизита не должно быть в документе.

     В конце правил отсутствуют реквизиты  ознакомления сотрудников Управления с документом.

     «Коллективный договор – это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации, у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей» [2, С.40].

     Коллективный  договор Управления включает разделы:

     - Общие положения.

     - Рабочее время.

     - Время отдыха.

     - Социальные гарантии.

     - Обеспечение деятельности профкома.

     - Сфера экономических и производственных  отношений.

     - Гарантии занятости и вопросы  кадров.

     - Условия, охрана и безопасность  труда.

     - Порядок контроля за выполнением  коллективного договора, внесение дополнений и изменений.

     - Ответственность сторон за выполнение  коллективного договора.

     В Трудовом кодексе прописано намного  больше разделов, чем представлено в коллективном договоре Управления. Но в этом же законодательном акте делается отметка об определении содержания и структуры коллективного договора сторонами. Поэтому содержание договора оформлено верно.

     Коллективный  договор имеет титульный лист, который не обязателен. Гриф утверждения  расположен в правом нижнем углу под  наименованием вида документа и наименованием организации, что является неправильным.

     Расположение  реквизитов в договоре должно соответствовать  продольному бланку. Гриф утверждения  должен располагаться в правом верхнем  углу документа, под ним наименование вида документа и наименование организации, ниже период действия договора. В конце договора Управления располагается состав удостоверения представителей обоих сторон на одном уровне.

     Анализ  организационных документов по кадровому  делопроизводству показал, что здесь  отсутствует положение «О правилах обработки, хранения и передачи персональных данных работника» и положение «Об экспертной комиссии». В остальном документирование трудовых отношений и работа с кадровыми документами осуществляется на основании методических рекомендаций по ведению кадрового делопроизводства в системе Пенсионного фонда РФ [42].

     К распорядительным документам, применяемым  в Управлении относятся приказы. Приказы издаются в целях решения различных задач. Приказы оформляются на бланке.

     Рассмотрим  более подробно приказ Управления «Об утверждении положения об адаптации вновь принятых работников ГУ – Управления ПФР по Спасскому району». В данном документе присутствуют следующие реквизиты: наименование организации (расположено вверху посередине), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место издания документа (находится под наименованием организации), заголовок к тексту, текст, подпись начальника Управления.

     Расположение  реквизитов соответствует продольному  бланку организации. Реквизиты наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата и регистрационный номер расположены, верно. Слово «приказ» оформлено слишком крупными буквами. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части. Распорядительная часть начинается со слова «приказываю», которое написано строчными буквами, а должно быть написано заглавными буквами. Текст приказа разделен на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Предписываемые действия в приказе формулируются глаголом в неопределенной форме. Подписан приказ начальником Управления. Отсутствуют визы ознакомленных с приказами лиц.

       «В состав информационно-справочных  документов входят: докладная записка,  объяснительная записка, предложение,  представление, заявление, письма, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, и др.» [64, С.4].

     К информационно-справочным документам, используемым в практике Управления относятся: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, заявление, справка (Приложение Б).

     «Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя» [64, С.9]. В Управлении составляется в случае необходимости поставить начальника в известность о каких-либо фактах и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

     Докладная записка Управления имеет заголовок  к тексту. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию. Вторая часть должна содержать выводы и предложения.

     «Докладная  записка может быть составлена как по личной инициативе, так и по распоряжению руководителя» [64, С.10]. По содержанию докладные записки делятся на инициативные, информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, выполнения указаний и т. д. Оформление докладной записки зависит от ее адресата: внутренние и внешние. Внешние докладные записки оформляют на бланке, а внутренние оформляются на обычном листе бумаги.

     Рассмотрим  пример оформления внутренней докладной записки в Управлении (Рисунок 1). 

Финансово-экономическая группа	Начальнику Управления
	З.М. Прытковой
Докладная записка
08.06. 2010                    № 4
О неисправном  состоянии компьютера

     Рисунок 1 – Пример оформления докладной записки 

     В данной докладной записке наименование вида документа написано строчными буквами, что не верно – надо заглавными. Остальные реквизиты оформлены в соответствии с требованиями нормативных актов.

     «Объяснительная записка это документ, который сопровождает или объясняет основной документ, а также – это документ, в котором сотрудник объясняет факты, поступки, события, причины невыполнения какого-либо поручения» [64, С.7]. В Управлении текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки в Управлении оформляются рукописным способом. Рассмотрим объяснительную записку Управления (Приложение Б). Объяснительная записка составлена в соответствии с требованиями нормативно – методических актов.

     «Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями предприятия или должностными лицами. Служебная записка - документ, официально не принятый, т. е. не включенный в классификацию документов РФ, тем не менее, широко используемый в практике делопроизводства» [64, С.4].

     Рассмотрим  пример оформления служебной записки  в Управлении (Рисунок 2).

	Начальнику  Управления
Служебная записка	З.М.Прытковой
Об изменении  графика работы почтового
отделения

     Рисунок 2 – Пример оформления служебной записки

     В документе отсутствуют следующие реквизиты: дата, наименование структурного подразделения.

     «Заявление - это документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению либо должностному лицу» [64, С.7].

     «Обязательными  реквизитами заявления (в трудовых отношениях) являются: наименование вида документа; дата; регистрационный номер; адресат; фамилия; должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон); текст; подпись» [81, С.185].

     Личное  заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и т.д.) в Управлении пишется от руки в произвольной форме. В заявлении  указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи.

     Заявление подписывается автором и передается начальнику для принятия решения. Решение  руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу.

       «Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, а также документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера» [81, С.188].

     Сотрудники, как правило, обращаются к юрисконсульту  с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера. Их основная цель - подтвердить  наличие или отсутствие определенного  факта, например: место работы; должность, профессию, специальность; стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности).

     Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения); - наименование вида документа; дата и регистрационный номер; место составления (для внешней справки); адресат; подпись; оттиск печати.

     Рассмотрим  справку по установлению стажа за выслугу лет. В ней отсутствуют  реквизиты: дата и регистрационный  номер, адресат и оттиск печати. Это являются грубыми нарушениями. Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала (книги), который отсутствует в Управлении и его создании просто необходимо.

     Другие  информационно-справочные документы (акты, письма и т.д.) в Управлении создаются крайне редко. При создании документов в Управлении используется угловой бланк, который составлен без нарушений (Рисунок 3). 

ПЕНСИОННЫЙ  ФОНД      РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ      (ПФР)      Государственное учреждение      УПРАВЛЕНИЕ  ПЕНСИОННОГО ФОНДА      ПО  СПАССКОМУ РАЙОНУ      НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ      Революции пл., 27, с. Спасское, 606280      тел.2-10-04, факс 2-18-82      ОГРН  1025200938685      ИНН/КПП 52320002783 / 523201001             №             на №        о

     Рисунок 3 – Фрагмент углового бланка 

     У юрисконсульта имеется один компьютер, на нем установлены: Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Internet Explorer, ПТК клиентская служба ПФР, VIP – NET клиент, VIP – NET координатор. Специализированные программы кадрового делопроизводства отсутствуют.

     В результате анализа организационно-распорядительных документов выяснилось, что их оформление не соответствует нормативно-методическим актам. Каждый документ требует доработки или полной разработки.

     Об  этом говорит отсутствие некоторых реквизитов, часть из которых оформлена неверно.

     В должностной инструкции сотрудников  было выявлено несоответствие формулировки текста и его структур требованиям  законодательных и нормативно-методических актов.

     В Управлении отсутствует важнейшие  организационные документы: структура  и штатная численность, положение «О правилах обработки, хранения и передачи персональных данных работника» и положение «Об экспертной комиссии».

     Оформление  информационно-справочной документации осуществляется верно. 
 
 
 

     3 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГУ – УПФР ПО СПАССКОМУ РАЙОНУ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

     3.1 Оформление приема  на работу

     С кандидатом на работу в  Управление сначала проводится устная беседа, при прохождении которой требуется  предоставление резюме. При поступлении на работу в Управление,  в соответствии со статьей 65 ТК РФ [2, С.65] работник предъявляет работодателю следующие документы: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных   знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний.