Анализ кадрового делопроизводства конкретной организации

     В функции юрисконсульта по ведению  кадрового делопроизводства входит оформление приема, перевода, увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством. Формирует и ведет личные дела и личные карточки работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Заполняет, хранит и учитывает трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Ведет учет предоставления отпусков работников. Оформляет документы на работников, имеющих право на государственную пенсию. Готовит документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение. Ведет учет поощрений и нарушений трудовой дисциплины работников Управления. Ведет табельный учет работников. Осуществляет воинский учет и бронирование военнообязанных работников. Осуществляет организацию и контроль за повышением квалификации. Изучает причины текучести кадров, принимает участие в разработке мероприятий по их устранению. Ведет учет должностных инструкций, ознакомление с ними всех работников Управления, своевременное внесение изменений. Составляет отчетность по учету и движению личного состава и работе с кадрами. Работает по созданию резерва кадров Управления. Учувствует в совещаниях и работе комиссии Управления.

     Кроме этого юрисконсультом реализуются  функции секретаря - выполняет поручения  начальника, организует прием посетителей, координирует деятельность обслуживающего персонала, работает с обращениями граждан и многое другое.

     Юрисконсульт  взаимодействует с руководителем - по выполнению поручений руководителя, согласованию определенных вопросов, осуществление приема посетителей, предоставление отчетов. С сотрудниками Управления - в работе по документированию трудовых отношений и решения сопутствующих вопросов. С посетителями - проведение консультаций по определенным вопросам, осуществление приема у начальника. С другими государственными учреждениями и организациями - решение текущих вопросов, связанных с основной деятельностью Управления.

     Исходя  из всего вышеизложенного, можно  сказать, что на юрисконсульта возложено  слишком много функций. Из-за нехватки времени и детальных знаний конкретных вопросов в выполнении функций по ведению кадрового делопроизводства и секретарской деятельности, юрисконсультом выполнялись определенные действия, несоответствующие законодательным и нормативно-методическим актами. Поэтому в результате исследования были выявлены нарушения в документировании трудовых отношений и работы с кадровыми документами

     Необходимо  ввести новую должность в Управлении – секретарь, на которого будут возложены функции по ведению кадрового делопроизводства и сопутствующие функции секретаря. Создание отдельного структурного подразделения (службы кадров) невозможно в силу малой штатной численности.

     Основными обязанностями юрисконсульта, конечно  же, является юридическая деятельность. После введения новой должности  секретаря, юрисконсульт будет напрямую выполнять обязанности соответствующие его должности и не исполнять параллельно функции специалиста по кадрам и секретаря.

     С введение должности секретаря будет  необходима разработка должностных инструкций ведущего специалиста-эксперта (юрисконсульта) и секретаря. В должностную инструкцию секретаря будут включены обязанности по ведению кадрового делопроизводства и выполнений секретарских функций.

     В прежней должностной инструкции юрисконсульта обязанности по ведению  кадрового делопроизводства определялись частично (только по основным вопросам деятельности), не затрагивая весь спектр выполняемых задач. В новой инструкции необходимо четко определить выполняемые секретарем обязанности, включающее документирование трудовых отношений и работу с кадровыми документами.

     Кроме разработки вышеуказанных должностных  инструкций становится необходимым  создание ранее отсутствующих документов – приказа о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек, отчета о ведении трудовых книжек, договора о полной материальной ответственности по выдаче трудовых книжек.

     Таким образом, исследование истории, современных задач и структуры ГУ – УПФР по Спасскому району Нижегородской области показало, что эта организация существует уже 10 лет, в результате чего создались определенные традиции при оформлении документов.

     Основной  задачей Управления является назначение, перерасчет и выплата пенсий граждан.

     В результате изучения организационной  структуры выяснилось, что ответственным за ведение кадрового делопроизводства в Управлении является юрисконсульт, на которого возложено слишком много обязанностей по юридической, секретарской и кадровой деятельности.

     Требуется введение должности секретаря, в  функции которого будет входить  помимо секретарского обслуживания, документирование трудовых отношений и работа с кадровыми документами. С введением новой должности необходимо разработать новый комплекс документов. В результате всего этого повысится качество ведения кадрового делопроизводства.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ  И ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ  ДОКУМЕНТОВ 

     «Организационно-распорядительные документы – комплекс документов, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организации и специалистов» [77, С.52].

     К организационно – распорядительным документам (Приложение Б) Управления относятся: положение, должностная инструкция сотрудников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор. К распорядительным документам в Управлении относится только приказы.

     Анализ  организационно – распорядительной документации подразумевает под собой не только изучение содержания этих документов, но и выявление соответствия оформления документов ГОСТу Р 6.30-2003.

     Так свою деятельность Управление совершает  на основании Положения, которое утверждено Постановлением  Правления ПФР от 11.09.2001 № 151. В данном документе определены функции Управления, которые были уже представлены ранее.

     Текст положения включает в себя 5 листов. Листы документа ничем не скреплены. Положение имеет титульный лист. На нем находятся следующие реквизиты: гриф утверждения, расположенный в правом верхнем углу, заверенный печатью вышестоящей организации; в левом верхнем углу – информация о регистрации документа; в центре титульного листа - наименование документа; наименование организации, расположенное ниже наименования вида документа; внизу титульного листа расположено место издания и год издания.

     Титульный лист положения не нужен. Все расположенные  на титульном листе реквизиты  должны быть помещены на первый лист документа.

     Гриф  утверждения и информация о регистрации документа расположены, верно, только после слова «УТВЕРЖДЕНО» двоеточие не нужно. Неверно расположено наименование вида документа. Оно должно находится после наименования организации, далее должна идти дата и регистрационный номер документа, и место его составления в соответствии с правилами оформления углового или продольного бланка.

     В конце документа отсутствует  состав удостоверения. По правилам документ должен подписать руководитель организации  и согласовать его с юристом.

     «Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности» [65, С.6].

     На  основании должностной инструкции в Управлении составляется трудовой договор с работником. Должностная инструкция необходима для четкого разграничения трудовых функций работников, а также при возникновении споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях.

     Должностная инструкция разрабатывается юрисконсультом и им же визируется. Утверждается она начальником. Все существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом начальника.

     Рассмотрим  должностную инструкцию юрисконсульта (Приложение Б). Текст должностной инструкции включает два листа и состоит из трех разделов: должностные обязанности, должен знать, требования к квалификации.

     К должностным обязанностям юрисконсульта  относятся:

     - представление  и защита прав  и законных интересов Управления  во всех инстанциях арбитражных  судов и судов общей юрисдикции  и иных организациях; подготовка и представление в суды исковые заявления (жалобы), обеспечивает своевременное обжалование судебных решений принятых не в пользу Управления; рассмотрение писем, жалоб, заявлений граждан, организаций по вопросам деятельности Управления.

     - оформление приема, перевода, увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством; формирование и ведение личных дел и личных карточек работников; заполнение, хранение и учет трудовых  книжек, подсчет трудового стажа, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

     Таким образом, из должностной инструкции юрисконсульта видно, что часть  функций по ведению кадровой документации входила в его обязанности.

     Разделы должностной инструкции вообще не соответствуют  требованиям нормативно-методических актов. В должностную инструкцию должны быть включены – общие положения, должностные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения. Титульный лист не обязателен. Но расположение реквизитов вверху титульного листа верное. На титульном листе присутствует реквизит ознакомления сотрудника с инструкцией, который должен располагаться в конце документа. В конце документа также отсутствует подпись начальника организации.

       «Штатное расписание - правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов, регулирующих соотношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации за месяц» [81, С.76].

     Данный  документ (унифицированная форма  № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом. Штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом.

     Штатное расписание Управления оформлено в виде таблицы на 1 листе формата А4 и содержит следующие графы: № п/п, наименование структурных подразделений и должностей (профессий), количество штатных единиц, месячный должностной оклад (тарифная ставка), надбавка (персональная, за выслугу лет, за разъездной характер работ), всего рублей, примечание.

     Количество  и наименование граф штатного распивания полностью соответствуют унифицированной форме № Т-3.

     Штатное расписание утверждено приказом Отделения  ПФР. Гриф утверждения расположен, верно  – в правом верхнем углу. Документ подписан начальником бюджетного отдела отделения ПФР и начальником  Управления.

     Штатное расписание составлено в соответствии со всеми требованиями.

     «Правила внутреннего трудового распорядка организации – это локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации» [2, С.189].

     В соответствии с ТК РФ [2] в содержание Правил внутреннего трудового распорядка должны быть включены следующие пункты:

     - Общие положения;

     - Порядок приема и увольнения  работников;

     - Основные обязанности работников;

     - Основные права работников;

     - Основные обязанности администрации;

     - Основные права администрации;

     - Рабочее время и его использование;

     - Поощрение за успехи в работе;

     - Ответственность за нарушение  трудовой дисциплины.

     Анализ  правил внутреннего трудового распорядка Управления (далее - правила) показал, что  в этом документе включены все необходимые пункты, предусмотренные трудовым кодексом лишь с некоторым изменением.