Анализ кадрового делопроизводства конкретной организации

      Рассмотрим  приказ о прекращении действия трудового договора с работником Управления (Приложение И). Данный приказ это унифицированная форма № Т-8 [33].

      При рассмотрении данного приказа выявлены следующие нарушения: отсутствует номер трудового договора (контракта) с работником, отсутствует код по ОКПО, код структурного подразделения, основанием увольнения по данному приказу является собственное желание работника, о чем не сделана соответствующая запись со ссылкой на ст. 77 ТК РФ [2] в графе «основание прекращения трудового договора».

      В день увольнения работник знакомится с приказом об увольнении под роспись, с записью об увольнении в личной карточке, получает трудовую книжку и расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, расписывается в трудовой книжке  за ознакомление с записями в трудовой книжке.

      Изучение  документов, оформляемых при увольнении, показало, что в приказе о прекращении трудового договора (унифицированная форма № Т-8) отсутствует номер трудового договора (контракта) с работником, отсутствует код по ОКПО, код структурного подразделения, основанием увольнения по данному приказу является собственное желание работника, о чем не сделана соответствующая запись со ссылкой на ст. 77 ТК РФ [2] в графе «основание прекращения трудового договора».  

     3.6 Порядок оформления  трудовых книжек  в ГУ – УПФР  по Спасскому району Нижегородской области 

      «Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника» [2, С. 77]; в течение всей деятельности работника в организации его перемещения и поощрения будут отражаться в этом важном для каждого трудящегося документе.

        Работа с трудовыми книжками и внесение в них любых записей строго регламентированы Инструкцией по заполнению трудовых книжек [31] (далее - Инструкция), Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей [30] (далее - Правила), ТК РФ [2].

        Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

     В случае первичного оформления в Управлении заполняется трудовая книжка нового образца. Ее оформление начинается с заполнения сведений о работнике, которые помещаются на титульном листе трудовой книжки.

     В титульный лист трудовой книжки при ее первичном оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

      - Фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

      - Образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

      - Если работник имеет незаконченное  образование, запись об этом производится на основании представленных и должным образом заверенных документов: студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и др.

      Затем «на титульном листе работник, ответственный за ведение трудовых книжек ставит дату заполнения трудовой книжки, работник ставит личную подпись. После этого свою личную подпись (разборчиво), а после подписи печать организации - ставит сотрудник отдела кадров, ответственный за выдачу трудовых книжек» [63, С.57].

     На  внутренней стороне обложки трудовой книжки юрисконсульт пишет названия документов, на основании которых вносятся изменения, обязательно указывая их номер и дату подписания. Все записи заверяются подписью и печатью Управления.

     После заполнения титульного листа заполняется  раздел «Сведения о работе». «Раздел "Сведения о работе" включает графы: 1 - номер записи; 2 - дата записи, состоящая из числа, месяца, года; 3 - сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин, ссылкой на статью, пункт закона); 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись» [22, C.3].

      Оформляя  прием на работу, юрисконсультом в третьей графе в виде заголовка пишется полное наименование своей организации, а также сокращенное, если оно есть.

      Ниже  в первой графе проставляется  порядковый номер записи. Далее проставляется дата приема на работу (только арабскими цифрами). Затем заполняется графа 3. В ней делается «запись о принятии или назначении в структурное подразделение с указанием его конкретного наименования, наименования должности сотрудника, его специальности, профессии с указанием квалификации. Эти наименования должны соответствовать штатному расписанию» [63, С. 58]. Инструкция [31] предписывает сначала указывать наименование подразделения, затем наименование должности.

      Рассмотрим  пример заполнения трудовой книжки работника Управления (Приложение В), исходя из записей в трудовой книжке, Управление является не первым местом работы работника. Следовательно, титульный лист книжки был заполнен не в Управлении, но подпись владельца книжки отсутствует.

      Рассмотрим  графу «Сведения о работе», касающуюся Управления. Данная запись о приеме на работу является восьмой по счету, о чем свидетельствует цифра 8 в первой графе. Во второй графе указана дата внесения записи. В третьей графе указана организация (в виде прямоугольного штампа) и должность, на которую принят работник. В четвертой графе указан документ, на основании которого внесена запись. Ссылка на документ оформлено неверно: слово «приказ» написано не полностью, хотя запись должен выглядеть следующим образом: Приказ от 17.12.2001 №12-к, а не Пр. №12-к от 17.12.2001.

      В Управлении применяется процедура  поощрения сотрудников. Отметки  о проведении этих процедур, как  видно, не вносятся в трудовую книжку.

      В результате анализа порядка оформления трудовых книжек было выявлено, что на титульном листе трудовой книжки отсутствует подпись владельца книжки.     При оформлении информации в графе «Сведения о работе» неверно указана ссылка на документ, на основании которого внесена запись.

     Анализ  документирования кадровой деятельности Управления показал, что при документировании приема на работу были обнаружены некоторые ошибки. Грубым нарушением является неверное оформление трудового договора. Содержание и структура договора по некоторым параметрам не соответствует ТК РФ [2] и Приказу Минздравсоцразвития [18]. В приказе (распоряжении) о приеме на работу не заполнена графа – испытательный срок. В табеле учета рабочего времени не оформляются графы: данные для начисления заработной платы по видам и направления, неявки по причинам. В личной карточке отсутствуют подписи сотрудника отдела кадров и работника.

      Оформление  переводов и отпусков осуществляется в соответствии с законодательными и нормативно-методическими актами. За исключением отсутствия кода формы по ОКПО в графике отпусков, не оформленного грифа утверждения и отсутствия в нем подписи начальника Управления.

     Изучение документов, оформляемых при командировании сотрудников, показало, что в служебном задании и в командировочном удостоверении не заполнены графы – код формы по ОКПО.

     Процедура дисциплинарного взыскания в Управлении применялась только в устной форме, следовательно, документов, фиксирующих дисциплинарное взыскание в Управлении нет.

      При анализе документов, оформляемых при увольнении, выяснилось, что в приказе о прекращении трудового договора отсутствует его номер, отсутствует код формы по ОКПО, код структурного подразделения. Основанием увольнения по данному приказу является собственное желание работника, о чем не сделана соответствующая запись со ссылкой на ст. 77 ТК РФ [2].  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ГУ – УПФР ПО СПАССКОМУ РАЙОНУ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ 

     Регистрация документов – этап работы с документами  и определяется как «запись учетных  данных о документе по установленной  форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения» [25, С.12].

     Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в  справочных целях. В инструкции по делопроизводству в Управлениях Пенсионного фонда  РФ в приложении представлен перечень нерегистрируемой корреспонденции (Приложение К). Перечень утвержден Председателем Правления Пенсионного фонда РФ, он включает нерегистрируемую документацию всех документопотоков Управления.

     «Регистрация  кадровых документов включает в себя применение множества форм: книга  учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, журналы учета работников, выбывших в командировку и прибывающих в командировку в организацию, журнал учета мероприятий по контролю, журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда и др. регистрационные журналы и книги» [45, С.21].

     В Управлении документы регистрируются в пределах своей группы (организационные, распорядительные, кадровые и т.д.), а также в зависимости от названия вида документа. Документу присваивается регистрационный номер и указывается дата его регистрации.

     «Регистрация  может осуществляться одним из трех способов: записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма), записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации), внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма)» [55, С.24].

     В Управлении используется только журнальная форма регистрации кадровых документов и это связано с небольшим объемом документооборота.

     Юрисконсультом  ведутся определенные журнальные формы (Приложение Г). Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним обязательно в соответствии Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» [11], п. п. 40 - 41. Постановлением Минсоцразвития «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» [31]. В этих документах определена форма (наименования граф) данного журнала.

     Особенностью  книги является то, что она заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а она ведется на протяжении нескольких лет.

     Оформление  журналов  учета работников, выбывших в командировку, и журнале учета  работников, прибывающих в командировку в организацию должен осуществляться на основании Приказа Минздравсоцразвития РФ «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» [18]. В Управлении эти журналы созданы на основании Инструкции Министерства финансов СССР, Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62. С 2009 года в журнале учета работников, прибывших в командировку, отсутствует графа «Занимаемая должность». В журнале учета работников, выбывших в командировку, отсутствуют графы «Занимаемая должность», «Ф.И.О., должность работника подписавшего командировочное удостоверение», «Дата» и «Расписка командированного работника».

     В журнале ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда обязательна графы: вид  инструктажа, дата инструктажа, подпись  инструктируемого и подпись, проводившего инструктаж» [81, С. 122]. Обязательность ведения такого журнала предусмотрена п. 2.1.3 Постановления «Об утверждении Порядка обучения по охране труда» [15]. В этом журнале отсутствуют подписи некоторых инструктируемых сотрудников.

     Помимо  вышеперечисленных журналов и книг юрисконсультом ведется и другая журнальная форма (Приложение Г), не имеющая строго установленных правил оформления: книга регистрации личных дел.

     Юрисконсульт  также должен оформлять следующие  журналы и книги регистрации, которые отсутствуют в Управлении: журнал справок, выданных сотрудникам; журнал учета мероприятий по контролю должностным лицом органа государственного контроля (надзора); книга регистрации протоколов;  книга регистрации карточки № Т-2; журнал регистрации заявлений сотрудников о предоставлении отпуска; журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков; журнал использованных/неиспользованных дней ежегодного оплачиваемого отпуска; журнал учета рабочих, совмещающих профессии.

     Следующим этапом работы с кадровыми документами является контроль их исполнения. «Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов» [25, С.13].

     «Выявление  документов, исполнение которых подлежит контролю, производится в соответствии с критериями, действующими на предприятии» [55, С.36]. Так в Управлении на контроль исполнения ставятся все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При этом наиболее тщательному контролю подлежат: документы со срочным исполнением.