Анализ кадрового делопроизводства конкретной организации

       «В системе индивидуального (персонифицированного) учета Пенсионного фонда России для целей обязательного пенсионного страхования зарегистрировано более 120 миллионов застрахованных лиц, в том числе работающих граждан, включая самозанятое население, получателей пенсий, безработных граждан, учащуюся молодежь.

     Пенсионный  фонд России осуществляет пенсионное обеспечение около 40 миллионов пенсионеров, включая трудовые пенсии (по старости, по инвалидности, по случаю потери кормильца), пенсии по государственному пенсионному обеспечению, пенсии военнослужащих и их семей, социальные пенсии, пенсии пострадавшим от техногенных катастроф. А также осуществляет выплату всех видов пенсий гражданам, проживающим в 57 странах мира.

     Пенсионный  фонд ведет учет пенсионных прав граждан (включая их ежегодную выверку с участием работодателей, налоговых органов, казначейства), осуществляет ежегодное информирование застрахованных лиц о состоянии их лицевых счетов.

     С 2000 года Пенсионным фондом финансируются программы адресной социальной помощи пенсионерам и инвалидам.

     С 2005 года Пенсионным фондом создан общероссийский регистр федеральных льготников, по которому осуществляется выплата  гражданам ежемесячных денежных выплат и реализуется их право  на получение государственной социальной помощи в виде набора социальных услуг.

     С 2007 года началось формирование нового федерального регистра - регистра семей, претендующих на дополнительную государственную  поддержку в связи с рождением  или усыновлением второго и последующих детей.

     На  сегодняшний день организована работа по выдаче Сертификата на получение  материнского (семейного) капитала.

     Пенсионный  фонд России в рамках своей компетенции  осуществляет межгосударственное и  международное сотрудничество в  области пенсионного обеспечения, участвует в подготовке и реализации договоров и соглашений с зарубежными партнерскими организациями» [86, С.6].

     Вышестоящим подразделением ПФР является Правление  ПФР, ему на равном уровне подчиняются  Информационный центр, Ревизионная  комиссия ПФР и Исполнительская дирекция. Последнее подразделение руководит деятельностью Управления ПФР в Федеральных округах, которому подчиняются Отделения ПФР. Низшим уровнем в организационной структуре ПФР являются Управления ПФР, Отделы ПФР и Клиентские службы.

     Исследуемая в работе организация находится в подчинении Государственного учреждения – Отделения Пенсионного фонда РФ по Нижегородской области.

     Правление Пенсионного фонда РФ в целях  реализации Указа Президента РФ от 27 сентября 2000 года № 1709 «О мерах по совершенствованию управления государственным пенсионным обеспечением в Российской Федерации» издало Постановление № 151 от 11 сентября 2001 года, на основании которого были определены следующие задачи: «передача Отделению Пенсионного фонда РФ по Нижегородской области полномочий по назначению и выплате государственных пенсий и создание в Нижегородской области государственных учреждений – управлений (отделов) ПФР с правами юридических лиц согласно Перечню государственных учреждений - управлений (отделов) Пенсионного фонда РФ» [37, С.1].

     На  основании этого постановления  в Нижегородской области в 2001 году  было создано 58 управлений и  отделов ПФР, среди которых было определено и Государственное учреждение  – Управление Пенсионного фонда  Российской Федерации по Спасскому Юридический статус Управления – Государственное учреждение по Спасскому району Нижегородской области, расположенное в районном центре, селе Спасское Нижегородской области.

     Несмотря  на свой молодой возраст, Управление за короткий период организовало свою деятельность со всеми требованиями вышестоящей организации. Основной задачей  Управления является назначение, перерасчет и выплата пенсий гражданам.

     Свою  деятельность организация совершает на основании Положения ГУ – УПФР по Спасскому району Нижегородской области и законодательства РФ. Положение Управления утверждено Постановлением Правления ПФР от 11.09.2001 № 151.

     В данном документе определены функции  Управления:

     -   выявление, регистрация и учёт в установленном порядке плательщиков взносов в ПФР;

     - ведение государственного банка данных по всем категориям плательщиков взносов в ПФР;

     - организация и ведение индивидуального (персонифицированного) учёта сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования;

     - организация работы по учёту поступления части единого социального налога в ПФР, целевому сбору взносов в соответствии с действующим законодательством, аккумуляция взносов, а также контроль за их своевременным и полным поступлением в систему государственного пенсионного страхования, с учетом данных индивидуального (персонифицированного) учёта;

     - экономический анализ и прогнозирование доходной и расходной частей бюджета Управления;

     - привлечение добровольных взносов физических и юридических лиц в ПФР;

     - составление и предоставление в Отделение Пенсионного фонда РФ по Нижегородской области (далее - Отделение) в установленном порядке заявок на финансирование выплаты государственных пенсий и социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, на работающих на день смерти;

     - целевое и рациональное использование средств, выделяемых на выплату государственных пенсий и социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работающих на день смерти;

     - ведение бухгалтерского учёта, составление предусмотренной бухгалтерской и статистической отчётности, а также представление её в установленном порядке соответствующим органам;

     - контроль за перечислением остатков средств ПФР в установленном порядке в Отделение;

     - составление и представление в Отделение сметы доходов и расходов на содержание Управления;

     - своевременное назначение и доставку государственных пенсий, выплату государственных пенсий и социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работающих на день смерти;

     - контроль за правильностью оформления документов, представляемых для назначения (перерасчёта) государственных пенсий;

     - ведение базы данных по пенсионерам;

     - оказание правовой помощи работодателям, осуществляющим представление граждан к назначению (перерасчёту) государственных пенсий;

     - приём граждан, рассмотрение их обращений, заявлений и жалоб по вопросам, относящимся к компетенции Управления, принятие по ним соответствующих мер;

     - ведение разъяснительной работы среди населения, плательщиков взносов по вопросам пенсионного обеспечения, пенсионного страхования и индивидуального (персонифицированного) учёта в системе государственного пенсионного страхования;

     - защита конфиденциальной информации в соответствии с нормативными документами и указаниями Правления ПФР, Исполнительной дирекции ПФР и Отделения;

     - ведение справочно-кодификационной работы по законодательству;

     - представительство в суде и арбитражном суде при рассмотрении вопросов пенсионного обеспечения и страхования, уплаты взносов  в ПФР;

     - организацию и хранение документов индивидуального (персонифицированного) учёта в системе государственного пенсионного страхования (В Управлении, где создаётся архив документов персонифицированного учёта);

     - выполнение мероприятий по гражданской обороне и мобилизационной подготовке в соответствии с действующим законодательством РФ [38, С.2 - 3].

     В ходе изучения положения Управления, штатного расписания и должностных  инструкций сотрудников была выявлена структура данной организации, которая основана на принципах единоначалия (Приложение А).

     Управление  состоит из трёх подразделений общей численностью 18 человек:

     1. Отдел назначения, перерасчёта, выплаты пенсий и оценки пенсионных прав застрахованных лиц, включающий в себя следующие должности: начальник отдела, специалист (1 человек), специалист 1 разряда (1 человек), специалист 2 разряда (5 человек);

     2. Финансово-экономическая группа включает в себя должности: главный бухгалтер – руководитель группы, специалист (1 человек), специалист 2 разряда (1 человек);

     3. Группа персонифицированного учёта, взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами, взыскания недоимки состоит из трех работников следующих должностей: руководитель группы, специалист 2 разряда (2 человека).

     Кроме данных подразделений в структуру  Управления входят:

     - специалисты при руководстве (специалист по автоматизации и юрисконсульт, который выполняет функции по обеспечению кадрового делопроизводства);

     - обслуживающий персонал, состоящий  из водителя автомобиля 5 разряда,  уборщика служебных помещений,  рабочего по комплексному обслуживанию и ремонту зданий – 2 разряда, сторожей (вахтеров) - 1 разряда (2 человека).

     Руководство государственным учреждением - Управление Пенсионного фонда Российской Федерации осуществляет начальник.

     Начальник:

     - несет всю полноту ответственности  за выполнение работы, возложенной на Управление;

     - является распорядителем средств,  выделяемых на выплату государственных  пенсий и социальных пособий  на погребение умерших пенсионеров,  не работавших на день смерти, содержание Управления, несет ответственность  за правильное использование этих средств;

     - принимает решения о назначении (перерасчете) государственных пенсий, об удержаниях из пенсий;

     - является начальником гражданской  обороны;

     - издает приказы и дает указания, обязательные для работников  Управления;

     - без доверенности действует от имени Управления, распоряжается его имуществом и заключает договоры в пределах компетенции, определенной Правлением ПФР, выдает доверенности;

     - решает другие вопросы, отнесенные к его компетенции [38, С.4].

     Начальнику  подчиняются ведущий специалист-эксперт (юрисконсульт); специалист по автоматизации; начальник отдела назначения, перерасчета, выплаты пенсий и оценки прав застрахованных лиц; руководитель финансово-экономической группы и руководитель группы персонифицированного учета, взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами, взыскания недоимки.

     Начальник отдела назначения, перерасчета, выплаты  пенсий и оценки прав застрахованных лиц осуществляет и контролирует проведение качественного и правильного  назначения, перерасчета и выплаты пенсий и других социальных выплат отдела.

     Руководитель  финансово-экономической группы контролирует распределение денежных средств  и деятельность сотрудников группы.

     Руководитель  группы персонифицированного учета  несет ответственность за деятельность работников группы и следит за правильным назначений пенсий и соответствующих пособий застрахованным лицам.

     Специалист  по автоматизации обеспечивает функционирование технического оснащения Управления, контролирует его исправность, устанавливает  программное обеспечение.

     На  ведущего специалиста-эксперта (юрисконсульта) возложены обязанности по ведению  кадрового делопроизводства. Этим специалистом выполняются функции как специалиста  по кадрам, так и функции юрисконсульта.

     Подробно  выполняемые юрисконсультом функции прописаны в должностной инструкции (Приложение Б). Юрисконсульт представляет и защищает права и законные интересы Управления во всех инстанциях арбитражных судов и судов общей юрисдикции и иных организациях. Готовит и представляет в суды исковые заявления (жалобы), обеспечивает своевременное обжалование судебных решений принятых не в пользу Управления. Рассматривает письма, жалобы, заявления граждан, организаций по вопросам деятельности Управления. Оформляет и представляет в установленные сроки отчетность по судебно-арбитражной практике и учувствует в работе по оформлению отчетности по другим вопросам, отнесенным законодательством к компетенции Управления. Учувствует в работе по заключению и регистрации государственных контрактов и договоров (соглашений), заключаемых Управления. Участвует в работе по проведению конкурсов, аукционов, запроса котировок, размещения заказа.