Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

    Экспертиза  ценности документов — это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

    Основная  задача экспертизы ценности документов заключается в том, чтобы установить, какие документы несут ценную информацию и отобрать их для постоянного хранения.

    Вторая  задача экспертизы — определение  сроков хранения документов. Они устанавливаются  с учетом интересов общества, на основе соответствующих правовых норм государственной и общественной жизни.

    Третья  задача экспертизы — установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава  архивных фондов путем восполнения  недостающих материалов.

    Существенной  задачей экспертизы ценности документов на современном этапе является оптимизация  состава документов, принимаемых  на государственное хранение, т.е. изыскание  путей уменьшения количества хранимых документов при сохранении максимума  информации, представляющей научно-историческую ценность.

    Документы в государственных архивах подвергаются экспертизе и в других целях. Например, при подготовке справочников, документальных сборников, создании страхового фонда  на особо ценные документы проводится оценка документов с точки зрения их значения. Экспертизе документы подвергаются также при передаче из одного архива в другой. В этом случае устанавливается значение и соответствие хранимых материалов профилю архива-приемщика. Может проводиться экспертиза при покупке документов архивами, библиотеками, музеями с целью их оценки.

    Определение ценностных приоритетов документов осуществляется через систему принципов, критериев и методов. Они тесно  взаимосвязаны и взаимообусловлены  и применяются в практике в  неразрывном единстве.

    Принцип историзма предполагает рассмотрение явлений на основе объективных закономерностей их возникновения и развития с учетом конкретных исторических условий. Не может быть единого подхода к документам без учета времени их создания.

    Для каждого исторического периода  характерны специфические комплексы  источников, различия в их удельном весе и значении. Время накладывает  свой отпечаток на содержание документов, их. форму и методы создания. Историзм в оценке документов требует выявления  закономерностей происхождения и развития документов, их роли и места в составе данного фонда, взаимосвязи и взаимозависимости с материалами других, связанных с ним фондов и НАФ в целом.

    Принцип всесторонности предполагает изучение и объективную оценку документов путем рассмотрения всех его сторон, с выделением главных, определяющих, а также всех связей. При этом следует стремиться учитывать закономерности образования различных видов и разновидностей документов, их происхождения, соответствие содержания документа форме передачи им информации в процессе документооборота. В конечном счете принцип всесторонности сводится к требованию установления закономерностей внутренней структуры данного документа или вида документов.

    Ни  один документ не может рассматриваться изолированно от других. Поэтому при проведении экспертизы важную роль играет принцип комплексности, предполагающей оценку документов с учетом их места в общем документальном комплексе. При экспертизе целесообразно одновременно подвергать оценке документы не отдельных, а всех взаимосвязанных между собой учреждений в процессе документирования управленческих решений на данной территории (республика, область, район и т.д.).

    Принцип социально-политической нейтральности, неразрывно связанный с принципом историзма, предполагает отказ от классовых и идеологических подходов к отбору документов, на хранение должны приниматься документы, отражающие деятельность всех социальных групп общества и политических партий.

    С учетом принципов экспертизы разработана  система критериев ценности документов. Критерии — это признаки, с помощью которых определяется ценность документов. В современном архивоведении выделяются три группы критериев:

1. происхождения документов;
2. содержания документов;
3. внешних особенностей документов.

    К критериям происхождения относятся:

    роль  и место организации в системе  государственного (негосударственного) управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы, объединения), значимость выполняемых ею функций;

    время и место образования документов. 

    К критериям содержания относятся:

значимость  события (явления, предмета), отраженного  в документе;

значение  содержащейся в документе информации, степень ее повторяемости в других документах;

целевое назначение, вид и разновидность документа.

    К критериям внешних особенностей документа относятся:

    юридическая достоверность документа (наличие  подписей, дат, печатей); наличие резолюций, помет; особенности передачи текста;

    особенности материальной основы документа и  его физического состояния.

    Экспертиза  ценности документов проводится в учреждениях и государственных архивах.

    В учреждениях она начинается в  текущем делопроизводстве и завершается  в ведомственном архиве.

    Организация экспертизы ценности документов

    Экспертиза  ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Госкомархивом и настоящими правилами.

    Состав  документов Национального архивного  фонда Республики Беларусь и сроки  хранения документов определяются типовым  и ведомственными (отраслевыми) перечнями  документов с указанием сроков их хранения.

    Типовой перечень (перечень типовых документов) включает документы, образующиеся при  документировании однотипных управленческих функций, а также в результате научно-технической и производственной деятельности организации. Он составляется государственной архивной службой и утверждается Госкомархивом. С использованием этого перечня центральные органы управления Республики Беларусь разрабатывают ведомственные (отраслевые) перечни документов с указанием сроков хранения.

    Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций, присущие определенной ведомственной системе. Ведомственные перечни утверждаются Госкомархивом.

    При отсутствии в действующих перечнях вида или разновидности какого-либо документа, срок его хранения устанавливается ЦЭМК Госкомархива.

    Экспертиза  ценности документов в организации  проводится:

    в делопроизводстве при составлении  номенклатуры дел, при формировании дел и их подготовке к последующему хранению;

    в архиве в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.

    В центральных органах государственной  власти, управления и общественных объединений для проведения экспертизы ценности документов, осуществления контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в организациях отрасли (системы, объединения) соз даются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Для проведения экспертизы ценности документов в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

    ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, работающим в контакте с экспертно-методической комиссией (ЭМК) или экспертно-проверочной  комиссией (ЭПК) государственного архивного  учреждения, соответствующим отделом госархива и (или) ЦЭМК Госкомархива.

    Государственный архив осуществляет методическое руководство  и оказывает консультативную  помощь ЦЭК (ЭК), службе ДОУ и архиву в проведении экспертизы ценности документов.

    ЦЭК (ЭК) осуществляет свою деятельность на основании положения о ЦЭК (ЭК), которое утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы Республики Беларусь. Нормативно-методической основой для разработки положения о ЦЭК (ЭК) служит типовое положение о ЦЭК (ЭК), утвержденное Госкомархивом.

    ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных  сотрудников в составе 4—5 человек. Членами экспертной комиссии в обязательном порядке являются руководитель службы ДОУ, заведующий архивом и главный бухгалтер, работник государственной архивной службы (если организация является источником комплектования государственного архива)³. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации (как правило, заместитель руководителя). Каждое заседание ЦЭК (ЭК) оформляется протоколом.

    ЦЭК (ЭК) организации осуществляет следующие  функции:

    участие в подготовке и рассмотрение проектов номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов;

    определение порядка ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение (совместно  со службой ДОУ и архивом);

    рассмотрение  описей дел постоянного хранения и дел по личному составу, принятие решения о предоставлении описей на утверждение ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения;

    рассмотрение  актов о выделении к уничтожению  дел, не подлежащих дальнейшему хранению, принятие решения о предоставлении их на утверждение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) государственного архивного учреждения;

    подготовка  и внесение на рассмотрение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, определенных действующими перечнями или установлении сроков хранения документов, отсутствующих в перечнях;

    осуществление методического руководства и  контроля за работой ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций;

    принятие  решений по совершенствованию делопроизводства и работы архива организации (организаций) в рамках своей компетенции.

    Проведение  экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации

    Экспертиза  ценности документов в организации  проводится ежегодно работниками службы ДОУ совместно с членами ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива. При этом определяется ценность документов в процессе их образования, устанавливаются сроки хранения различных категорий дел на основании действующих перечней документов и изучения документирования управленческих функций организации. В ходе экспертизы составляется и уточняется номенклатура дел; определяется правильность оформления документов, формирования и оформления дел; даются директивные указания и рекомендации структурным подразделениям по совершенствованию делопроизводства.

    При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации  в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов:

    постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив;

    временного (до 10 лет включительно) хранения для  дальнейшего хранения в структурных  подразделениях;

    временного  хранения, сроки хранения которых истекли для выделения к уничтожению.

    Экспертиза  ценности документов осуществляется в  обязательном порядке путем полистного просмотра дел. При этом изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными сроками хранения.

    Из  дел с отметкой ЭПК⁴, срок хранения которых истек, выделяются документы постоянного хранения. Они формируются в отдельные дела и включаются в опись дел постоянного хранения соответствующего структурного подразделения. Остальные документы в делах с отметкой ЭПК выделяются к уничтожению.

 

   25. Раскройте понятие  «опись дел», ее  назначение, виды. Опишите  порядок составления,  оформления, согласования  и утверждения  описи дел структурного  подразделения.