Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

"justify">    Опись дел – это информационно-поисковый справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (ед. хранения) и предназначенный для раскрытия состава и содеражния дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Опись служит также целям оперативного поиска дел в организации.

    Описи дел составляются отдельно на:

    Дела  постоянного хранения;

    Дела  по личному составу;

    Дела  временного (свыше 10 лет хранения);

    Дела  состоящие из документов, заводимых  только в данной организации (научные  отчеты по темам, техниескую и технологическую доументацию).

    Самостоятельные описи могут составляться и на некоторые виды ОРД (приказы, постановления, протоколы).

    Дела  профкома включаются отдельным разделом в НД организации и через год  после завершения их делопроизводством  также передаются в архв по отдельной описи, подготовленной профкомом. Дела профкома в архиве организации включаются отдельным разделом в годовой раздел сводной описи дел пост. хранения.

    В СП описи дел составляются ежегодно по установленной форме под методическим руководством архива. Указанные описи представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве. Например, годовой раздел описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 2008 году, должен быть представлен в архив не позднее 31 декабря 2010 г.

    Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел СП несут руководители этих подразделений.

    Описи дел структурных подразделений  имеют порядковые номера.

    Перед внесением заголовков дел в описи  проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации. Производится просмотр дел, при котором проверяется:

    соответствие  заголовка дела содержанию документов в деле;

    правильность  оформления и группировки документов, включенных в

    дело;

    качество подшивки или переплета;

    нумерация листов дела;

    наличие внутренней описи дела в случаях, оговоренных в нормативно-правовых актах, и правильность ее оформления;

    наличие заверительной надписи и правильность ее оформления.

    Все обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в СП.

    При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, СП принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиски оказались безрезультатными, то на искомые дела составляется справка о причинах их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив.

    При составлении описи дел СП необходимо соблюдать следующие требования:

    каждое  дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

    заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе НД;

    графы описи (порядковый номер, индекс, заголовок, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела) заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

    если  дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным  номером;

    при внесении в годовой раздел описи  подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

    Пример. Переписка с фирмой "Спектр" о поставке оборудования.

    То  же с фирмой "Технология".

    Графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим СП организации, наличии копий и т.п.

    В конце описи на отдельном листе составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

    Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, ЭК СП (при ее наличии) и утверждается руководителем СП подразделения организации.

    Опись дел структурного подразделения  организации составляется в двух, а при наличии ЭК - в трех экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу ЭК.

    После передачи дел в архив описи  дел СП хранятся в архиве постоянно или до передачи дел в госархив в деле фонда. Экземпляры, не включенные в дело фонда, хранятся в структурных подразделениях.

    Описи, подготовленные СП организации, служат для подготовки сводной описи  дел организации, которую составляет зав. архивом. В организациях, где нет должности зав. архивом, составление годовых разделов описей дел осуществляет канцелярия (секретарь) или лицо, назначенного приказом руководителя ответственным за архив.

    описательная  статья описи дел СП включает в  себя следующие элементы:

    порядковый  номер дела (тома, части) по описи;

    индекс  дела (тома, части);

    заголовок дела (тома,части);

    количество  листов в деле (томе, части);

    срок  хранения дела (указывается в описях дел, срок хранения которых свыше 10 лет, в том числе в описях дел по ЛС);

    примечание.

    Основными требования при составлении описи  дел являются:

    наличие полного комплекта включенных в  опись документов (дел), образовавшихся в деятельности СП;

    правильность  описания дел;

    соблюдение  при составлении описи дел  приниципов систематизации дел;

    составление описи в установленные сроки;

    правильность  оформления описи.

    Перед внесением заголовков дел в опись  проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись, количеству заведенных дел по НД СП. При просмотре дела проверяются: сооветствие заголовка дела содержанию документов дела; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дел; правильность нумерации листов в деле; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и правильность ее составления; наличие и правильность заверительной надписи дела; оформление обложки дела. Нарушения установленных правил формирования и оформления дел в СП должны быть устранены.

    В опись включается весь комплекс дел на определенный вид документов, образовавшхися в процессе деятельности СП, то есть не только дела, заведенные в соответствии с НД, но и дела, поступившие из других СП или организаций и не предусмотренные НД. В описи включаются незавершенные делопроизводством (переходящие) дела, о чем в графе «Примечание» последующих разделов описей до их закрытия делаяется отметка: «Документы по данному году см. также в разделе за __________ год №________».

    В описи дел пост. хранения могут  включаться дела временного срока хранения, имеющие отметку ЭПК, например: «5 лет ЭПК»; «10 лет ЭПК». Как правило, это дела, вопрос об отнесении которых к постоянному или временному сроку хранения не был решен при проведении ЭЦ в СП.

    Отдельные дела, необходимые работникам СП в работе на протяжении длительного периода времени и оставленные на хранение в СП, подлежат обязательному включению в годовые разделы описи дел. После их описания в архиве в годовом разделе сводной описи дел архивом организации оформляется акт передачи этих дел во временное пользование СП, хранящему их.

    Если  обнаружено, что в СП отсутствуют  дела, числящиеся по НД, принимаются  меры по их розыску. Найденные дела затем включаются в опись. На дела, не обнаруженные в процессе розыска, факт уничтожения которых установлен, в СП составляется справка о причинах отсутствия этих дел. Справка подписывается руководителем СП и передается вместе с описью этого СП в архив организации.

    При составлении описи дел СП соблюдаются  следующие правила.

    Аннотация документов или повтороные указания заголовков дел (отсылочные зголовки) порядковых номеров не имеют.

    Нумерация дел в описи производится в  валовом порядке. Ошибочное повторение номеров дел устраняется путем  проставления буквенных обозначений  к повторному номеру дела (литерные номера). Для удобства заполнения первой графы описи целесообазно, чтобы количество дел, внесенных в нее, не превышало четырехзначного числа. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером.

    Во  вторую графу описи выносятся  индексы дел по НД (01-04, 02-08, 03-05).

    В том случае, если дело сформировано из нескольких дел, указываются индексы  этих дел. При этом следует учитывать, что при внесении в опись в  опись дел по ЛС уволенных работников их индексами (графа 2 описи) будут являться порядковые номера, присвоенные им по книге учета личных дел.

 

    В третьей графе описи указывается  заголовок дела, аннотации документов, обозначение годового раздела описи (если опись СП составляется по хронологическому принципу, то есть за 2-3 года одновременно).

    Заголовок дела, включаемого в опись, должен полностью совпадать с заголовком на обложке дела.

    При последовательном внесении в опись  дел с однородным содержанием  и однотипными заголовками полностью выносятся только заголовок первого дела. Последующие заголовки обозначаются словами «То же» с вынесением в заголовок всех различий (дата, номера документов, количество листов в деле, буквы алфавита) и номера тома (части) дела. Номер тома (части) дела обозначается арабскими цифрами.