Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

 

    В описи дел по ЛС, подготовленной кадровой службой, соблдается аналогичное правило.

 

    Следует иметь в виду, что на каждом новом  листе описи заголовок дела вновь воспроизводится полностью. Систематизация дел в описи определяется видом документов, включаемых в нее. При составлении описи дел СП систематизация дел устанавливается архивом организации. Расположение наименований дел в третьей графе описи дел постоянного срока хранения аналогично расположению их в НД СП. Вначале указываются дела с организационными документами, затем дела с распорядительными документами вышестоящей организации и дела с распорядительными документами руководителя данной организации. После этих дел помещаются протоколы, планы, отчеты, договоры, докладные записки, переписка.

    В описи дел по ЛС, составляемой кадровой службой, дела составляются также в  определенной последовательности, что  облегчает их поиск. Все дела располгаются по делам их составления. Если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в которм оно начато. Личные дела, личные карточки уволенных работников относятся к тому году, в которм они были заокнчены, т.е. к году увольнения.

    Примерная схема расположения дел в описи  по ЛС:

    Приказы по ЛС (прием, перемещение, увольнение);

    Личные  карточки работников;

    Личные  дела уволенных работников№

    Список (штатно-списочный состав) работников;

    Невостребованные  труюовые книжки и другие личные документы работников.

    В годовом разделе описи дел  по ЛС личные дела и личные карточки, невостребованные личные документы  систематизируются по алфавиту.

    В организациях, где за год образуется небольшое количество дел по ЛС, могут составляться не годовые разделы описи кадровой службы, а разделы описи по ЛС, включающие дела за 2-3 года

    На  отдельные категории дел по ЛС (личные дела уволенных работников, линчные карточки уволенных работников) допускается составлять отдельные  описи дел (приложение 5.) Даты документов и кол-во листов в деле полностью переносятся с обложки дкела и указывае\ются, сооветственно, в четвертой и пятой графах описи.

    В описи дел пост. срока хранения графа «Примечание» заполняется  с целью пояснения заголовка  к делу, при изменении учетных сведений («выбыло», «передано»), при обозначении исковых данных аннотаций на документы или дела («См. д. №», «Утв. Приказом № ___от ______») и в др. случаях.

    Кроме того, в данной графе делаяются  необходимые отметки о физическом состянии дела или отдельных документов в нем, о передаче дел СП, о налии копий.

    В описях дел временного (свыше 10 лет  срока) и по ЛС в графу : переносятся  срок хранения и номер ст. По перечню, указанные в НД. В этих описях графа «Примечание» числится по номером 7.

    При заполнении графы 6 (Срок хранения и ст. По перечню) используются два перечня типовых документов с указание сроков хранения. Это Перечень типовых документов органов госвласти и управления, у чреджений, организаций и предприятий РБ по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению госимуществом, приватизации, внешенэкономическим связям с указанием срока хранения и Перечень типовых документов органов госвласти и управления, организаций РБ по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, соцзащите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, админитсративно-хозяйственнйо деятельности, делопроизводству, работе архивово организаций с указанием сроков хранения.

    При определении сроков хранения документов руководствуются и так называемыми  ведомственными перчнями. В ведомтсвенных  перечнях дан более полный список видов документов применительно  к деятельности организаций тех  или иных отраслевых систем.

    После завершения составления описи дел  СП она соотвествующим образом оформляется.

    В конце описи вслед за последней  описательной статьей делается итоговая запись. В итоговой записи цифрами  и прописью указываются кол-во дел, внесенных в опись, первый и последний номер каждого дела по описи, а также литерные и пропущенные номера (если они имеются в деле).

    Вслед за итоговой записью указываются  должность и фамилия составлителя описи, проставляется его подпись  и дата.

    В данную опись внесено 10 (десять) дел с № 1 по № 10, в том числе и литерные номера: 8^а

    пропущенные: 4 

    Зав. канцелярией подпись В.В.Андреева

    00.00.0000

    Затем опись СП согласовывается с руководителем  СДОУ. Если, помимо экспертной комиссии организации, есть экспертная комиссия, созданная непосредственно в СП, опись согласовывается с экспертной комиссией этого СП. Утверждается опись дел руководителем СП. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу описи.

    Кол-во составлемых экз. описи зависит  от наличия экспертной комиссии в  СП. Если такая имеется, то опись составляется в 3-х экз. 1-й – хранится в СП, 2-й – вместе с делами передается в архив организации, 3-й – прилагается к протоколам заседания экспертной комиссии, на которм опись дела былв рассмотрена.

    При отсутствии экспертной комисии в СП опись составляется в 2-х экз.:

    1-й  – передается вместе с делами  в архив,

    2-й  – остается в качестве контрольного  в СП.

    На  обложках дел, внесенных в опись  дел СП по согласованию с архивом  организации, производится временная  шифровка дел. При шифровке дел их номера по описи проставляюстся в нижнем левом и правом верхнем углу обложки дела мягким черным карандашом. Эти шифры являются временными, так как после включения дел в годовые разделы сводной описи дел организцаии на них проставляются номера по этой сводной описи дел (архивный шифр дела).

    Описи дел СП подразделений хранятся до согласования годового раздела сводной  описи дел организации пост, врем. (свыше 10 лет) и по ЛС с ЭПК, ЭМК  госархива. Этот порядок установлен для госорганизаций, передающих документы на хранение в госархивы, и для негосударственных организаций, заключающих договор с госархивами.

    Описям  СП присваиваются номера по реестру  описей, который вдется в архиве организации. Номер описи дел  СП состоит из цифрового обозначения  СП по НД и указания года составления описи: 01-2001; 02-2001; 03-2001.

    Следует обратить внимание на особенности присвоения номеров описям дел временного (свыше 10 лет) хранения и по ЛС: в номера добавляется начальная буква  наименования категории документов, включаемых в опись. Так, к описи дел временного (свыше 10 лет) добавляется буквенное обозначение «В», а к описи дел по ЛС – буквенное обозначение «л/с»: 02-л/с-2005, 01В-2005.

    Передача  дел СП в архив организации  осуществляется по описи в соответствии с графиком, утвержденным руководителем организации.

    Описи, подготовленные СП, служат основой  для подготовки годового раздела  сводных описей дел пост., временного хранения и по ЛС, которую составляет архив организации (лицо, ответственное  за архив).

 

    

    Приложение 

    Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

    и по личному составу  структурного подразделения

    (общественной  организации) организации 
 
 
 

 
 

    В данную опись внесено ________________________________________

                                               (цифрами и прописью)

    дел с № __________________ по № _________________, в том  числе:

    литерные  номера:

    пропущенные номера: 

    Наименование  должности

    составителя описи   Подпись   Расшифровка подписи

    Дата 

    Наименование  должности

    руководителя  службы ДОУ

    (лица  ответственного за ДОУ) 

    Подпись  Расшифровка подписи

    Дата 

 

    Передал ______________________ дел и ___________________________

                   (цифрами и  прописью)                                                             (цифрами и прописью) 

    регистрационно-контрольных  карточек к документам. 

    Наименование  должности 

    работника, передавшего дела   Подпись  Расшифровка подписи

    Дата 

    Принял _________________________ дел и ________________________

                   (цифрами и  прописью)                                                    (цифрами и прописью)

    регистрационно-контрольных  карточек к документам. 

    Наименование  должности

    работника архива (лица,

    ответственного  за архив),

    принявшего  дела     Подпись  Расшифровка подписи

    Дата