Совершенствование управления товарными запасами ООО УПК «Пышка»

 

     Продолжение таблицы 3.3.2

 

     Используя данные Х табл.3.3.2 (столбцы 2 и 3), и формулы 3.3.1 – 3.3.3, мы получили значения Хср, (Х-Хср)², , σ, , Кравн, которые мы занесли в табл.3.3.2.

     Анализ  полученных коэффициентов, показал, что  чем ближе значение коэффициента равномерности (Кравн) к 100% (в 2007 г.: Кравн = 76,26%, в 2008 г. Кравн = 89,96%), тем более равномерно организовано поступление товаров, тем меньше размер упущенной выгоды от возможных перебоев в продаже отдельных товаров.

     Как видим из таблицы, коэффициент равномерности поставок в деятельности ООО УПК «Пышка» имеет высокое значение. При этом за 2007-2008 гг. равномерность поставок возросла на 13,7%. Таким образом, предприятие старается более равномерно организовать поступление товаров, и снизить возможные перебои в продаже некоторых видов товаров.

     Учет  исполнения договоров поставки осуществляется в бухгалтерии и товароведом с помощью специальных компьютерных программ. В них, на основании сопроводительных документов, фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров? и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Полученная информация о ходе выполнения договоров поставки позволяет фирме принять своевременные меры воздействия на поставщиков.

     Для успешного выполнения контроля в организации разработан ряд процедур, предусматривающих:

     - порядок и форму доведения  условий договора до всех подразделений;

     - проведение анализа содержания  договора;

     - планирование с учетом принятых  договорных обязательств;

     - проведение анализа документов, содержащих данные о выполнении условий договоров, сроки их оформления и порядок передачи их в отделы, ведущие учет (отдел снабжения и бухгалтерия);

     - порядок выявления соответствующих  нарушений  условий договоров   и применение экономических, организационных, правовых мер.

     Необходимо  отметить, что в связке «торговая организация – поставщик» основная ответственность за контроль лежит на поставщике, а для торговой организации остается лишь функция контроля различных параметров передаваемой ей товаров.

     Нарушения условий поставок касаются, в основном, сроков и их объемов. Довольно часто нарушаются сроки поставок сырья для общественного питания, а также их объем.

     Завоз товаров на склад ООО УПК «Пышка» осуществляется по централизованной форме товароснабжения (непосредственно с производственного предприятия).

     При определении частоты и оптимальных  размеров завозимых партий в ООО УПК «Пышка» учитываются сроки хранения, предельные сроки реализации товаров, среднедневной объем продаж.

     Централизованная доставка товаров с оптового склада в магазины осуществляется по строго установленным графикам, представляющим собой расписание времени отборки до доставки товаров в магазины. В них также  указываются номера маршрутов, дни завоза, вид транспорта, часы доставки.

     В целом, можно сделать вывод о  том, что организационная схема  товароснабжения ООО УПК «Пышка» удовлетворительна. Она хорошо продуманна и рациональна, однако требует совершенствования.

     Прежде  всего, необходимо в организационной  структуре предприятия обеспечить организационные (внутренние) связи между исполнительным директором и финансовым директором, то есть осуществить быстрый документооборот между складом и бухгалтерией. Для этого можно предложить склад поставить в подчинение финансового директора. Также необходимо обеспечить связи между товароведом, складом и магазинами.

     Для совершенствования схемы товарообеспечения  и управления запасами в ООО УПК «Пышка» можно предложить следующие мероприятия:

     - разработка комплексной схемы  формирования заказа на поставку;

     - упрощение процедуры заказа и  заключения договоров с одновременным повышением оперативности и применением индивидуального подхода к каждому контракту (в частности, автоматизация расчета заказа на поставку);

     - применение новейших технологических  схем поставок (например, с использованием тары-оборудования,  технологических карт);

     - сотрудничество с диспетчерскими  службами завоза, которые обеспечивают постоянную связь между производственной,  оптовой и розничной сетью;

     - использование новейших информационных технологий в поиске нужного поставщика, а также в поиске средств и способов товароснабжения;

     - совершенствование претензионной  работы по нарушениям условий  договоров (сроков и объемов поставок).

     При этом схема информационных потоков  организации управления поставками представлена на рис.3.3.2.

     Таким образом, для повышения эффективности  управления запасами в ООО УПК «Пышка» данный процесс необходимо организовать на основе логистических последовательности операций, представленных на схеме. Кроме того, необходимо автоматизировать участок расчета заказа на поставку, который и на сегодняшний день выполняется вручную.

     Автоматизация данного ключевого участка позволит оптимизировать весь процесс управления поставками, снизит его трудоемкость на 30%, а также снизит вероятность несоответствия сроков и объемов поставок объемам продаж в данный период в среднем на 15%.

     Объектом  автоматизации должен стать работа товароведа.

     Назначением автоматизированной системы является быстродействие выполняемых операций, контроль и минимизация ошибок при составлении заказов. Разработанная система должна отвечать требованиям соответствия виду работ предприятия, достоверно предоставлять информацию работникам по видам отчетов, легко адаптироваться к изменениям окружающей среды.

     Задачи, подлежащие автоматизации - установка пароля пользователей в соответствии с их уровнями доступа; доступ к видам документов (электронный вариант) по иерархическому уровню сотрудников. При этом информацией на входе системы будут являться заявки на заказ товара от фирменных магазинов; информацией на выходе системы будет являться размер заказа, в который входит наименование товара, стоимость единицы, количество товара, наименование поставщика.

     В данной системе ведение и учет «заказов» будет выполнять товаровед и менеджер. Они будут осуществлять ввод исходных данных, обработку, регистрацию, хранение и выдачу информации в разработанных формах (отчетах, заявках, заказах). Менеджер имеет свои права доступа к работе с автоматизированной системой, определяемые штатным расписанием и видом выполняемых работ. На удаление данных имеет право только администратор сети. При этом ввод и корректировку текущих документом будут осуществлять одновременно работники магазинов (по сети Интернет). Каждый сотрудник должен будет создать резервную копию файлов «заказ».

     Если  на сегодняшний день, как уже отмечалось, в ООО УПК «Пышка» заказ формируется в ручную: каждая заявка обрабатывается экономистом (объединение заявок на одинаковые модели, подсчет общего количества по каждой модели), то новая система позволит автоматизировать эти процессы, тем самым снизить их трудоемкость и вероятность ошибки. Каждая заявка будет поступать по сети товароведу и автоматически добавляться в общий заказ.

     

Рис.3.3.2. Схема информационных потоков организации

управления  поставками 

     Резервная копия файлов «заказ» будет необходима при возникновении каких-либо ситуаций при отгрузке:

     - при недопоставке;

     - при пересортице и др.

      Таким образом, процесс формирования заказа на поставку станет более управляемым, оперативным, отслеживаемым,  точным и менее трудоемким. Вовремя сформированный, точный (полностью соответствующий покупательскому спросу) заказ будет являться залогом достаточной обеспеченности магазина товарными запасами, а также полного, устойчивого и гибкого ассортимента.

     Важнейшим принципом формирования ассортимента товаров является обеспечение его  соответствия характеру спроса населения. Оно должно предусматривать комплексное удовлетворение спроса покупателей в рамках избранного сегмента рынка. В связи с этим ассортимент товаров, предлагаемых покупателям, должен обладать достаточной широтой и глубиной.

     Широта  ассортимента определяется числом товарных групп, подгрупп и наименований товара, включенных в номенклатуру.

     Глубина определяется числом разновидностей товаров по каждому наименованию.

     Одним из принципов формирования товарного  ассортимента на предприятии является обеспечение его устойчивости, что особенно важно, когда речь идет о товарах повседневного спроса. Устойчивый ассортимент позволяет обеспечить бесперебойное и ритмичное товароснабжение. Для оценки устойчивости ассортимента рассчитывают коэффициент устойчивости:

     Ку = 1 – (О₁ + О₂ + … + О_n)/ n a

     где О₁, О₂, …, О_n – количество разновидностей товаров, отсутствующих в продаже (на период проверок) из предусмотренных ассортиментным перечнем; n – количество проверок.

     Коэффициент устойчивости планирования товаров  выражается следующими значениями для торговых предприятий:

     - для универмагов и гастрономов  – 0,90;

     - для универмагов – 0,80;

     - для магазинов обуви и одежды  – 0,75;

     - для магазинов по продаже культтоваров, галантерейных, спортивных, хозяйственных товаров – 0,85.

     Так как ООО УПК «Пышка»  продает продовольственную продукцию, то её коэффициент устойчивости должен быть 0,80 - 0,90.

     И, наконец, одним из важных принципов  рационального формирования ассортимента товаров является обеспечение условий  его рентабельной деятельности, что особенно важно в условиях рыночной экономики.

     Формирование  товарного ассортимента – это  установление в определенном порядке конкретной номенклатуры товаров, образующих необходимую их совокупность для розничной торговли.

     Процесс формирования ассортимента товаров в ООО УПК «Пышка»  происходит в три этапа: