Повышение эффективности деятельности предприятия на основе использования методов закупочной логистики

Торговые предприятия  в логистике не рассматриваются, хотя торговля – это обязательное звено между производителем и потребителем. Поэтому рассмотрим методы снабжения, применяемые на производстве.

В последние десятилетия  разработан ряд методов снабжения, ориентированных на конкретную потребность:

- метод «канбан» (разработан в Японии с целью управления поставками в условиях поточного производства; учитывает потребность, которая исходит из конечного монтажа);

- система планирования  потребности в материалах, охватывающая планирование на трех уровнях: на первом уровне осуществляется программное планирование, затем - распределение материалов и управление закупками (здесь фактическое отклонение от плана передается через обратную связь на уровень планирования и возникает замкнутая система);

- метод «точно в срок», с помощью которого в результате частых («дробных») поставок резко сокращаются накопленные запасы;

- система снабжения  по запросам, по которой с поставщиками  заключаются типовые контракты  на длительный период существования потребностей, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения;

- метод прогнозных  показателей (спрос на большие  партии закупок формируется на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок приводится в соответствие со спросом);

- электронно-информационный  метод коммуникации клиента и  поставщика на основе передачи  необходимых данных, когда запрос  поступает в виде заказа, а  данные о поставке и транспортировке  уточняются в прямом межкомпьютерном общении.

Правильной ориентации политики закупок служит ряд мероприятий, устанавливающих связь между сбытом и потребностью в товарах. Для своевременной закупки товаров составляется прогноз сбыта, если он не обеспечен заказами клиентов. Прогноз - это исходное звено последующей плановой цепи на предприятии. Тщательность его составления имеет важное значение для определения размера запасов, готовности к поставкам и затрат на приобретение продукта и его сбыта. На основе прогноза составляется план сбыта.

Условно все способы  организации поставок можно поделить на традиционные и оперативные. Наиболее перспективным и характерным способом оперативного снабжения является метод «точно в срок». Метод возник в середине 1950-х годов в Японии и получил широкое распространение сначала в Японии, а затем в Европе и США. Многие американские компании модифицировали идею снабжения «точно в срок» и внедрили собственные разновидности под различными названиями – «система производства с нулевыми запасами», «материалы по потребности» и пр. Однако смысл оперативного снабжения остается прежним: закупка по долгосрочному контракту и поставка предметов снабжения, минуя промежуточные склады, прямо в торговый зал. Так, например, в традиционном снабжении закупка осуществляется большими партиями с менее частыми поставками, а в оперативном - мелкими партиями и частыми поставками. При оценке поставщика традиционными методами внимание уделяется качеству товара, организации поставки и цене (при этом допускается до 2% брака). В оперативной системе при прочих равных условиях брак совершенно недопустим. Главная цель переговоров и заключения контракта в традиционном снабжении - минимально возможная цена, а в оперативном - достижение высокого качества товара путем подписания долгосрочного контракта и установления приемлемой цены.

Выбор поставщика в традиционной системе предполагает наличие множества источников, а в оперативной - чаще всего имеется единственный источник поставки данного товара по долгосрочному контракту. Приемочный контроль традиционно организует покупатель, он же несет за него ответственность. В новой системе счетный и приемочный контроль сокращены (а в идеале ликвидированы вовсе). Традиционной целью выбора способа транспортировки было обеспечение низкой цены на транспорт и надежность вывоза, при этом график вывоза составлял поставщик. В новой системе обращается внимание, как на вывоз, так и на ввоз грузов; поставки осуществляются, как правило, в рассрочку, график поставок составляет покупатель.

Оформление документов - процедура, требующая много времени  и согласований при традиционном подходе, когда изменения даты и размера поставки влекут за собой новый заказ на поставку. При оперативной системе документации меньше, время и размер поставок согласуются по телефону. Условия на упаковку товара также меняются. Согласно традиционному подходу упаковка каждого вида продукции и их нумерация обычно производятся при отсутствии четкой характеристики содержания товара. В новых же условиях для упаковки используются стандартные контейнеры небольшого размера, которые содержат точное количество  товара.

За счет использования поставок «точно в срок» в магазинах высвобождаются некоторые складские помещения. В нескольких торговых точках уже проведен ремонт и освободившиеся площади отведены под торговые залы. Планируется провести ремонт и в других торговых точках. Рост товарооборота за счет дополнительных торговых площадей в 2009 году составит 906 млн. руб.

 

3.5 Планирование закупок

 

Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия. Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

- анализ и определение  потребности, расчет количества  заказываемых материалов;

- определение метода  закупок;

- согласованность цены  и заключение договора;

- установление контроля  за количеством, качеством и  сроками поставок;

- организация размещения  товаров на складе.

Эффективное планирование и информационное логистическое  обслуживание позволяют также снять  противоречие между необходимостью бесперебойного снабжения производства и минимизацией складских запасов. 

  

 

 

 

 

3.5.1 Анализ, определение  потребности и расчеты количества  заказываемых товаров

В процессе планирования закупок необходимо определить: какие товары требуются; количество товаров; время, когда они понадобятся; возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары; требуемые площади складских помещений предприятия; издержки на закупки; возможности организации самостоятельного производства некоторых товаров на предприятии.

Существует множество методик определения того, сколько необходимо закупать товаров и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они требуют информации о том, как использовались аналогичные товары в прошлом. Например, в прошлом году было использовано 1000 единиц товара, что за неделю составило:

1000 : 52 = 19 единиц.

Это количество может  быть использовано в будущем.

Потребность в товарах  можно рассчитать, рассматривая определенную программу товарооборота. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи методики MRP-1 (планирование потребности в товарах). Принцип ее прост. Исходная точка - это предсказуемый или известный спрос на конкретный товар. При этом должно быть известно время поставок товаров и время их производства на собственном предприятии. Далее, исходя из времени поставок конечного продукта потребителю определяют брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно товарах. Брутто-потребность переводится затем в нетто-потребность. При этом учитывают:

- наличный запас;

- плюс заказанные товары и запланированное собственное производство;

- минус заказ, предназначенный для предыдущей партии товаров.

На основании данных расчета определяют время выполнения заказа. Это время с момента  подачи заказа до момента поставки продукта. Преимущество применения методики планирования потребности в товарах заключается в том, что закупки и производство планируются исходя из потребностей в конечном продукте.

Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом сглаживания таких колебаний. Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся (например, сезонных) колебаний спроса на конечный продукт. Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде с прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода:    

 

(10)

Прогнозные значения в отдельные периоды корректируются с помощью так называемого  фактора а, значение которого находится в пределах от 0 до 1. Чем больше значение а, тем весомее влияние ближайших прошедших периодов и метод более подходит для оценки фактического потребления.

В логистике используются и другие методы определения потребности в материалах: детерминированный; стохастический; эвристический. Первый используется, когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам. Второй - когда основой для расчета являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. С помощью третьего метода потребность определяется на основе опыта работников.

Все рассмотренные методы определения количества, сроков и  периодичности закупок имеют свои достоинства и недостатки с точки зрения точности, затрат времени, стоимости услуг или определения потребностей в материалах. Их выбор зависит от: профиля фирмы; возможностей заказчика; типа изделий; наличия и вида складов; системы контроля за состоянием запасов.

Анализ поступления товаров проводят по торговому предприятию в целом, по отдельным товарным группам и товарам, источникам поступления, поставщикам, а также в разрезе торговых предприятий (магазинов) – получателей товаров. При этом используют как стоимостные, так и натуральные показатели. Применение натуральных показателей и данных о средних розничных ценах на товары позволяет с большей глубиной проанализировать выполнение плана поступления товаров по ассортименту и качеству, определить влияние ценового фактора на стоимость поступивших товаров. Оценка выполнения плана и динамики поступления товаров должна проводиться не только за год и по кварталам, но и нарастающим итогом с начала каждого квартала и года.

Проводя анализ поступления товаров в разрезе  товарных групп, необходимо изучить, как на розничном торговом предприятии соблюдается ассортиментный минимум, удовлетворяется спрос покупателей на отдельные товары. Если будет выявлено, что по товарам достаточного ассортимента план поступления недовыполнен и имелись перебои в торговле, то работу магазина нельзя оценить положительно. Если будет установлено, что темпы роста поступления товаров значительно опережают темпы увеличения розничного товарооборота, то это значит, что часть поступивших товаров находится в товарных запасах и необходимо определить причины этих негативных явлений, принять меры по улучшению товароснабжения и оптимизации товарных запасов.

Торговое  предприятие обеспечило высокие  темпы роста поступления товаров в действующих ценах. Однако в сопоставимой оценке по ряду товарных групп и товаров объем их поступления уменьшился. В результате возможности роста физического объема товарооборота сократились на 345 млн. руб., что составляет 0,9 % к объему поступления товаров в сопоставимых ценах за отчетный год.

Особое внимание уделяют изучению источников поступления товаров. В условиях формирования рыночных отношений торговые предприятия получили большие права и возможности вовлечения в товарооборот дополнительных товарных ресурсов путем закупки товаров непосредственно у производителей (государственных и частных промышленных предприятий, колхозов, совхозов, других производителей товаров) и по импорту. В связи с этим возрастает значимость инициативы и предприимчивости торговых работников в изыскании дополнительных товарных ресурсов. Проводя анализ, необходимо установить, от каких поставщиков и в каком объеме закупались товары в отчетном и прошлых годах, какие имеются возможности расширения их закупки в будущем, особенно на льготных условиях (в порядке консигнации, оплаты поступивших товаров спустя определенное время после их реализации и т.п.).

Для анализа  и оценки поступления товаров  в стоимостном и натуральном выражении составляют специальные аналитические таблицы, по данным которых можно глубоко изучить товароснабжение. Используя данные о поступлении отдельных товаров и товарных групп в стоимостном и натуральном выражении, можно рассчитать потоварные средние розничные цены и измерить влияние ценового фактора на размер товарных ресурсов. Средние цены определяют делением розничной стоимости поступивших товаров на их количество. Далее отклонение от плана или в динамике по средней розничной цене товара (товарной группы) умножают на фактическое количество поступившего товара за отчетный период и в результате определяют влияние ценового фактора на розничную стоимость поступившего товара.

Большое значение имеет проверка соблюдения договоров поставки товаров отдельными поставщиками. В процессе анализа изучают степень выполнения договоров поставки по общему объему, ассортименту и качеству товаров, срокам поступления, условиям транспортировки, упаковки, выявляют случаи нарушения договорных обязательств, если они имели место, и устанавливают их причины, а главное принимают меры по соблюдению договорных обязательств в будущем, улучшению товароснабжения. Нарушения выполнения договоров поставки товаров могут быть по вине поставщиков (несвоевременное заключение договоров и согласование спецификаций, нарушение договорных обязательств по объему, ассортименту и качеству поставляемых товаров, срокам отгрузки и другим условиям их поставки) или по вине розничных торговых предприятий (несвоевременное заключение договоров и представление поставщикам разнарядок и заявок на поставку товаров, отказ от заказанных товаров, нарушение действующего порядка расчетов и т.д.) В первом случае необходимо проверить, приняло ли торговое предприятие все необходимые меры воздействия на поставщиков, предусмотренные законом и договорами, по устранению и предупреждению недостатков в поставке товаров. Во втором случае следует установить причины и конкретных виновников, приведших к ухудшению товароснабжения. Причины нарушений договоров поставки товаров изучают по данным оперативного учета их выполнения, претензионным делам и другим источникам информации.

Важным вопросом является изучение частоты и своевременности завоза товаров. Несвоевременная поставка товаров по месяцам, декадам и отдельным дням, а по некоторым из них и по часам отрицательно сказывается на выполнении плана и динамики товарооборота, торговой деятельности магазинов. В то же время равномерный и частный завоз товаров обеспечивает сохранение их качества и нормализует товарные запасы. На практике еще нередки случаи, когда преобладающая часть товаров поступает в магазины в конце отчетного периода (года, квартала, месяца) при недопоставке их в начале. Для оценки равномерности поставки товаров изучают выполнение плана поступления по кварталам, месяцам, декадам, а по продовольственным товарам — по отдельным дням и даже часам. При этом составляют специальные аналитические таблицы, исчисляют и изучают коэффициенты вариации и равномерности (в разрезе поставщиков, магазинов — получателей товаров, товарных групп).