Повышение эффективности управления информационным обеспечением органов государственной власти

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО И  МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ  РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН

ФАКУЛЬТЕТ ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИМИ  ПРОЦЕССАМИ

ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ

Заведующий кафедрой

д. соц. н., профессор

___________ А. Н. Ершов

ДИПЛОМНЫЙ  ПРОЕКТ

ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМ ОБЕСПЕЧЕНИЕМ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

Выполнил

Студент группы 1052

Р.И. Абдулхаев

" "                        20     г.

Руководитель:

к.и.н., доц. Л.М.Якубова

_____________________

"  "                         20     г.                               

  Нормоконтролер

   к.соц.н.,доц. Н.В.Волкова

______________________

"  "                         20     г.

КАЗАНЬ  2010

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………….…………………………..………....3

1 Информационное обеспечение управления как предмет исследования.……........6

1.1 Информационное обеспечение управления организацией……………..........6

1.2 Механизм информационного обеспечения управления организацией.........10

1.3 Специфика информационного обеспечения управления в госструктурах...14

2 Особенности информационного обеспечения управления в государственных

структурах……………………………………………………………………...….…..28

2.1 Характеристика Министерства культуры республики Татарстан……….....28

2.2 Анализ информационного обеспечения управления в Министерстве

Культуры Республики Татарстан……………………………………………….. 42

3 Пути повышения эффективности информационного обеспечения в

управлении Министерстве Культуры РТ…………………………………..……......53

3.1 Опыт использования информационного обеспечения управления государственными структурами в России…………………………………....….53

3.2 Программа повышения эффективности информационного обеспечения в Министерстве культуры………………………….………………………………..57

Заключение…………………………………….………………………………….…..65

Список использованных источников и литературы….……………………….........68

Приложение……………………………………………….………………………......71

ВВЕДЕНИЕ

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития требуется система своевременного и адекватного информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Хорошее информационное обеспечение- это залог успеха и средство выживания в условиях конкуренции.

Актуальность данной работы очевидна, так как именно информация является предметом деятельности управленца, без которой невозможно оценить позицию предприятия на рынке и разработать соответствующую стратегию. Исходя из этого, мы можем предпринять шаги  для повышения эффективности управления в любой сфере, ведь от того насколько правильно и эффективно сформирован процесс деятельности, зависит работа в целом.

Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные организации превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современной организации возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллек­тивам предприятий, общественным организациям, всем работаю­щим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизнен­ный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепен­ных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение матери­альных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование по­следних, в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может

использоваться многократно как коллективами, так и индивиду­альными

работниками. При этом он постоянно увеличивается и обо­гащается.

          В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обос­нованных управленческих решений. Передача информа­ции о положении и деятельности  на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями осущест­вляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других техниче­ских средств связи.

Информационное обеспечение управления – это связь информации с системами управления и управленческим процессом в целом. Оно может

рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

              Целью данной дипломного проекта является исследование информационного обеспечения управления государственных структур и повышение его эффективности.

Для государственных органов эффективное информационное обеспечение управления позволяет сокращение и удешевление Управленческого Аппарата; борьбу с коррупцией; повышение скорости Управленческих процессов и уровня управляемости.

Предметом исследования является информационное обеспечение государственных структур.

Объектом исследования является Министерство Культуры Республики Татарстан. В этой организации, так же как и во всех организациях существует информационная системы, на основе локальной вычислительной сети. Необходимо оценить уже достигнутые результаты и определить круг нерешённых задач.

Исходя, из поставленной цели дипломной работы в исследуемой организации необходимо решить взаимосвязанный комплекс задач:

1.      Изучить теорию и методику информационного обеспечения управления организациями.

2.      Выявить особенности информационного обеспечения управления в Министерстве Культуры Республики Татарстан.

3.      Предложить меры по повышению эффективности информационного обеспечения управления в Министерстве.

1        ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ КАК ПРЕДМЕТ ИССЛЕДОВАНИЯ

1.1 Информационное обеспечение управления организацией

Важнейшим фактором повышения эффективности в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Информационное обеспечение можно определить как совокупность единой системы классификации, унифицированной системы документации и информационной базы, система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения информацией пользователей (потребителей) информации.

Информационное обеспечение ИС является средством для решения следующих задач:

-однозначного и экономичного представления информации в системе (на основе кодирования объектов);

-организации процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами (на основе классификации объектов);

-организации взаимодействия пользователей с системой (на основе экранных форм ввода-вывода данных);

-обеспечения эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации (на основе унифицированной системы документации).

Информационное обеспечение ИС включает два комплекса:

1.                  внемашинное информационное обеспечение (классификаторы технико-экономической информации, документы, методические инструктивные материалы)

2.                  внутримашинное информационное обеспечение (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структуры информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).

К информационному обеспечению предъявляются следующие общие требования:

-информационное обеспечение должно быть достаточным для поддержания всех автоматизируемых функций объекта; для кодирования информации должны использоваться принятые у заказчика классификаторы;

- для кодирования входной и выходной информации, которая используется на высшем уровне управления, должны быть использованы классификаторы этого уровня;

- должна быть обеспечена совместимость с информационным обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;

- формы документов должны отвечать требованиям корпоративных стандартов заказчика (или унифицированной системы документации);

- структура документов и экранных форм должна соответствовать характеристиками терминалов на рабочих местах конечных пользователей;

- графики формирования и содержание информационных сообщений, а также используемые аббревиатуры должны быть общеприняты в этой предметной области и согласованы с заказчиком;

- в ИС должны быть предусмотрены средства контроля входной и результатной информации, обновления данных в информационных массивах, контроля целостности информационной базы, защиты от несанкционированного доступа.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления. В конечном итоге роль информации в организационном управлении постоянно возрастает, что связано с измене­ниями социально- экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий. [2, c. 95]

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (см. рис.1).

Рисунок. 1. Процесс передачи и получения информации.

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка  и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того, к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым  наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня).

Менеджмент в полной мере использует объективную и свое­временную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняе­мую и распространяемую с помощью современных научных мето­дов и технических средств. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходи­мые выводы и результативно воплощать в управленческих реше­ниях. Отсюда необходимость присутствия информационной состав­ляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенци­альных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаи­мосвязи. [3, c. 34]

Суть информации составляют только те данные, которые умень­шают