Повышение эффективности управления информационным обеспечением органов государственной власти

неопределенность интересующих менеджера событий. Инфор­мация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознан­ных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, даю­щая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти опти­мальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Состав, содержание и качество информации, которая прив­лекается к руководителю имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления.

Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные в организации и т.д.

Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специаль­ных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяй­ственно-правовые документы и т.д.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информа­ции предъявляются определенные требования:

-         краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

-         удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

-         точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений,

оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, об­работки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной инфор­мации. [6, c. 83]

1.2       Механизм информационного обеспечения управления организацией

Механизм информационного обеспечения управления включает в себя:

1) обеспечение фактическими данными управленческих структур;

2) использование информационных данных для автоматизированных систем управления;

3) использование информации для обеспечения деятельности различных потребителей (организаций, ученых, художников, писателей, журналистов и т. д.).

Обеспечение информацией управленческих структур (государства, корпораций, организаций), производится прежде всего за счет организаций, специально занимающихся сбором данных (государственные органы статистики, научные центры различного типа). Большую роль в информационном обеспечении управленческих структур играют средства массовой информации, которые не только представляют большой массив информации, но и формируют на ее основе общественное мнение, воздействующее на управленческие решения.

Вторым важным направлением информационного обеспечения является формирование информационных данных для автоматической системы управления (АСУ). Вводимая в систему АСУ информация является необходимым элементом всей системы, без которой невозможно математическое, техническое, организационно-правовое ее функционирование. Информация, вводимая в систему, ее предмашинная обработка - основа современных автоматизированных информационных систем.

Третье направление информационного обеспечения связано с удовлетворением информационных запросов потребителей самого разнообразного типа: как организаций, учреждений, так и отдельных лиц. В этом случае в качестве информационного обеспечения выступают не только статистические данные, данные социологических опросов, данные архивов и пр. официальных учреждений, но и такие типы информации, как книжные и журнальные публикации, научные отчеты, диссертации и пр. Наиболее распространенной формой этого типа информационного обеспечения являются библиотеки, а в современных условиях все большее значение приобретают службы и центры анализа информации (например в России -Всероссийский институт научной и технической информации, Всероссийский научно-технический информационный центр и др. информационные службы). [7, c. 108]

Среди новейших информационных технологий, используемых в целях совершенствования управленческой деятельности и повышения ее эффективности, значительная роль принадлежит автоматизации офисных операций. Она представляет собой результат применения современных достижений в области технологии производства и использования микросхем, а также разработки продуктов и в сфере телекоммуникаций. Наиболее распространенные технологии офисной автоматизации - это текстовые редакторы, электронная почта, факсимильная связь, автоматизированные рабочие места и технологические возможности проведения телеконференций. Возьмем к примеру, текстовый процессор. Он сокращает время, необходимое для черновой подготовки, редактирования, копирования и распечатки текста; распространения и сортировки по файлам текстов материалов. Текстовый процессор совершает обработку текстов; подключаясь к нескольким дисплеям и принтерам, рассредоточенным по всему учреждению, создает возможность доступа к тексту всех сотрудников учреждения.

Электронная почта, используемая для коммуникационных взаимодействий, помогает избежать телефонной "некомпетентности", когда один из участников коммуникации отсутствует на месте. В этом заключено важное преимущество, если учесть, что только около одной трети телефонных звонков действительно приводят к контакту с требуемым абонентом. Кроме того, электронная почта дает возможность менеджерам извлекать предназначенные для них сообщения в удобное для них время. Кстати, у менеджеров появляется возможность тиражировать и направлять одно и то же сообщение сразу многим заинтересованным лицам.

Факсимильные аппараты работают как фотокопировальные машины, но используют широкомасштабные телекоммуникационные сети. Документы с их помощью могут передаваться в своем оригинальном виде и быстрее, чем другим способом, причем обычно с меньшими затратами. [8, c. 76]

Автоматизированные рабочие места, разрабатываемые на основе микрокомпьютерной и телекоммуникационной технологии, дают возможность менеджерам получить доступ к СУБД, к текстовым редакторам, экспертным системам, электронной почте. Они существенно сокращают объем рутинных, повторяющихся и утомительных операций, высвобождая значительную часть времени специалиста, занимающегося управленческой деятельностью, для более важных дел.

Проведение телеконференций основано на использовании телекоммуникационных технологий, таких, как телефонные линии, многоканальная, а также микроволновая и спутниковая связь. Все это обеспечивает возможность личного общения на значительном расстоянии, экономит время и деньги, обычно затрачиваемые при переездах, а необходимые для управленческой деятельности коммуникационные взаимодействия освобождаются от каких бы то ни было географически-пространственных ограничений.

Однако применение современных информационных технологий создает не только обширное пространство новых возможностей для повышения эффективности управленческой деятельности, но и ряд новых, не существовавших ранее проблем. Одна из наиболее острых среди них - компьютерная грамотность или, в более широком и существенном смысле, - грамотность управленческих кадров в области современных информационных технологий. Такая грамотность предполагает наличие у руководителей и менеджеров глубокого понимания, что такое компьютеры, как они работают и как соотносятся с повседневными рабочими функциями; умение использовать их в повседневной деятельности, подсказав другим сотрудникам, где и как они могут применяться. Компьютерная грамотность управленческого персонала включает в себя также понимание того, как эффективно пользоваться информационными технологиями, как и любыми другими ресурсами социальной организации или системы - финансовыми, материально-техническими и людскими. [9, c. 104]

Менеджеры не должны питать иллюзий, будто повышение эффективности управленческой деятельности просто следует за применением информационных технологий подобно тому, как весна следует за зимой, а лето - за весной. Им необходимо оценивать различные варианты и возможности предполагаемого применения той или иной информационной технологии или комплекса таких технологии с точки зрения интересов и целей соответствующей организации или системы в целом. Следовательно, и в области применения современных технологий в практике управленческой деятельности необходимо компетентное и энергичное руководство.

1.3 Специфика информационного обеспечения управления в госструктурах

Важнейшая характеристика государства - это уровень его информационного обеспечения, оказывающего существенное влияние на все процессы социально-экономического развития общества. Многолетний опыт работы по совершенствованию государственного управления подтверждает, что информационное обеспечение следует рассматривать как одно из стратегических направлений повышения эффективности деятельности на всех уровнях: государственном, отраслевом, региональном, международном и других. Не только информационные ресурсы отдельных стран, но и мировые информационные ресурсы стали предметом производства, купли-продажи. Информация выступает важнейшим компонентом, обеспечивающим полноценную жизнедеятельность как ее конечных пользователей-граждан, так и государства в целом, что отражает мировые тенденции развития от индустриального общества к информационному. Это объективно потребовало решения такой общегосударственной проблемы, как формирование Единого информационного пространства и обеспечение на этой основе эффективного устойчивого управления страной при продвижении к регулируемому рынку и, как следствие, - создание условий для интеграции России в мировое экономическое и правовое пространство.

Единое информационное пространство Российской Федерации должно представлять собой систему организационно и методически увязанных, синхронизированных во времени национальных информационных ресурсов всех видов собственности в области социально-экономической, правовой, научно-технической, банковской, экологической и другой информации. Совершенствование процессов управления на такой базовой основе - это комплексная многогранная научная проблема, решать которую следует поэтапно, привлекая научные коллективы специалистов по системному анализу, исследованию операций, ученых, занятых теорией, организацией систем и внедрением новых информационных технологий. Теперь уже ни у кого не вызывает сомнений, что без применения новейших достижений информатики, радиоэлектроники, связи, вычислительной и телекоммуникационной техники    невозможно    эффективно    управлять    государством,    его  экономикой. [8, c. 95]

В нашей стране истоки информатизации в ее планово-координационном виде восходят к 50-м годам двадцатого столетия, в 60-70-е годы информатизацией в том или ином объеме были охвачены все уровни управленческих структур исполнительной власти. Начиная с 1989 года информатизация интенсивно внедряется в органах представительной власти, прежде всего в Верховном Совете СССР. Привлекались специализированные научные организации для создания локальных и распределенных баз данных, автоматизированной системы голосования, внедрения средств коллективного отображения информации, спутниковой электронной почты, средств удаленного доступа к внешним информационным ресурсам, в том числе и зарубежным. Уже в это время формировалась концепция и методология информатизации государственно-правовой сферы, разработки и внедрения новых информационных технологий законопроектной работы, взаимодействия центральных и региональных органов представительной власти. С образованием двухпалатного Федерального Собрания - Совета Федерации и Государственной Думы - сразу же началась информатизация государственно-правовой сферы их деятельности.

Создание, внедрение, использование и развитие возможностей автоматизированных систем информационного обеспечения потребовало участия в этих процессах как собственно специалистов в области совершенствования государственного управления на базе применения информатики и телекоммуникаций, так и конечных пользователей этих систем практически всех отраслей народного хозяйства, непосредственно формирующих информационные потребности. Необходимо отметить, что вся эта работа осуществлялась поэтапно, как "снизу вверх", так и "сверху вниз". Кроме того, на эти процессы существенное влияние оказал переход общества от командно-административной системы к регулируемой рыночной экономике.

Начиная с 1993 года значительно активизируются усилия государства в этом направлении: в сферу информатизации включается все большее количество организационных структур всех трех ветвей власти.

Объективности ради надо отметить, что нынешние достижения исследований и разработок в этой области в значительной мере базируются на многолетнем отечественном опыте.

Работы по информационному обеспечению органов государственной власти ведутся как федеральными структурами, так и субъектами Федерации и органами местного самоуправления. Разработан ряд законодательных и других нормативных актов, практически регулирующих отношения в информационной сфере общества. [10, c. 38]

Следует отметить, например, что регулированию отношений, связанных с информационным обеспечением деятельности российского парламента, посвящен ряд федеральных законов, нормативных правовых актов и публикаций. Если говорить о Госдуме и Совете Федерации, то на концептуальном уровне можно выделить следующие основные тенденции развития в этой сфере:

1.           формирование единого информационного пространства всех органов - участников законодательного процесса Российской Федерации;

2.           массовое внедрение новых информационных технологий в законодательную деятельность на базе разработки и поэтапного внедрения информационно-коммуникационных систем Совета Федерации, Государственной Думы и других органов власти Российской Федерации;

3.            проведение комплексных информационно-аналитических исследований для повышения обоснованности и согласованности принимаемых законов и других решений;

4.            оперативное информационное обслуживание парламента с применением ситуационных центров и других средств быстрого реагирования на возникающие в стране и за ее пределами кризисных ситуаций;

5.            обучение парламентариев, их помощников и работников структурных подразделений аппарата новым информационным технологиям с целью резкого повышения их профессионального уровня и эффективности работы.