Повышение эффективности управления информационным обеспечением органов государственной власти

Важную роль в информационном обеспечении играет Парламентская библиотека Российской Федерации. Значительные исследования и разработки ведутся по совершенствованию информационного обеспечения Президента и Правительства Российской Федерации, других федеральных и региональных органов государственной власти и управления.

Обобщая сказанное, следует подчеркнуть, что за период ХХ- начала ХХI в. был накоплен значительный научный и практический опыт в этой области. Это позволяет сегодня реально осуществлять идею формирования в стране Единого информационного пространства и перехода к информационному обществу. [14, c. 185]

Анализ убедительно подтверждает, что наибольший практический эффект от внедрения автоматизированных систем информационного обеспечения органов государственной власти и управления получали тогда, когда весь комплекс работ находился под особым вниманием первых должностных лиц этих органов и дело не перепоручалось другим организациям-посредникам.

Государство представляет собой сложную систему организационного типа, которую в зависимости от целей научного исследования можно рассматривать и анализировать с различных сторон: форма правления, политический режим, структура государства.

Государственное управление выражается в реализации внешних и внутренних функций государства через его организационные структуры. Состав организационных структур государственного аппарата образуют: представительные, законодательною, исполнительно-распорядительные, судебные органы, органы прокуратуры и государственного контроля. Существует целый ряд доктрин единства власти.

Во все времена совершенствованию государственного управления придавалось первостепенное значение. Эта проблема в разные исторические периоды решалась по многим направлениям в зависимости от уровня экономического развития. Соответственно разрабатывались разные концепции, методы и средства государственного управления политической и хозяйственной жизнью стран. Неизменной основой, базовой компонентой этих процессов являлась информация, значение которой в обществе все более возрастало. Достижения научно-технического прогресса во многих отраслях, в том числе в информатике и связи, обеспечили возможность практической реализации идеи формирования в целом информационного общества. Эта проблема, будучи общегосударственной, комплексной, фокусирует в себя широкий спектр межотраслевых, отраслевых, региональных и международных составляющих.

К информации, требующейся государственным структурам для конкретных воздействий на объекты управления, следует подходить как к стратегическому ресурсу. Она должна быть полной, актуальной, достоверной, охватывать весь спектр интересующих государственную структуру проблем, собираться регулярно, с определенной периодичностью и необходимых объемах. [16, c. 95]

Ее качественность и достоверность позволяет государственной структуре иметь перед собой действенный план, определить реальные и точные цели управленческих воздействий.

Информация  как  совокупность  каких-либо  сведений,  данных,  фактов, характеристик о соответствующих предметах, явлениях, процессах,  отношениях, событиях  и  т.д.,  собранных  и   систематизированных   в   пригодную для использования форму,  составляет   основу   государственного   управления.

Управленческая информация в государственных структурах - это часть социальной информации.

Источники, порождающие управленческую информацию:

1.           нормы законодательных и иных актов, управомачивающие государственные  органы и государственных служащих на принятие управленческих решений;

2.           обращения граждан в государственные  органы  по  реализации  своих  законных интересов и субъективных прав;

3.           обязательные указания вышестоящих государственных органов факты,  отношения,  выявляемые  в  процессах  контроля,  которые  составляют состояние управляемых объектов;

4.           проблемные, конфликтные, экстремальные и иные сложные ситуации.

Информация   должна    соответствовать    требованиям    актуальности, достоверности,  достаточности,  доступности   и   аутентичности   (словесное

выражение в доступной форме).

Характер и  объем  управленческой  информации  должен  соответствовать компетенции государственных органов, функциям и полномочиям  государственных должностей. Для организации движения управленческой информации необходимо:

1.  Обогащение  содержания  единицы  информационных  материалов,  т.е. введение  в  них  лишь  тех  сведений,  которые   обладают   информационными признаками, актуальными для управленческих решений и действий.

2. Структурировать управленческую информацию, т.е. она  должна иметь ту  же  структуру,  что   и   организационная   структура   государственного управления, и обслуживать последнюю.

Необходимо использовать научные процедуры и правила отбора, анализа  и оценки информации. [13, c. 105]

В государстве должна быть общая система государственного управления  с построенной внутри нее единой информационной системой, в которую входит:

- Формирование системы содержания информации которая должна состоять из: сведений, отражающих    материальные,    производственные,    социальные, технические и технологические параметры управляемых объектов; данные  о  нормах,  нормативах,  стимулах,  регулирующих   производственную, социально-обслуживающую, духовно-культурную и иную,  имеющую  потребительский характер, деятельность управляемых объектов; материалы,  определяющие  деятельность  государственных  органов   в   сфере управления (законы, указы и т.п.)

- Формирование  технической  базы.   Стандартизация   и   унификация управленческой информации.

- Профессиональная и психологическая подготовка персонала управления.

Информационную   систему   государственного управления   должны   обуславливать   единство    и всеохватываемость. Тогда можно надеяться на рациональность  и  эффективность государственного управления.

Особенно   актуально   формирование   системы   содержания   информации (сведения,   отражающие    материальные,    производственные,    социальные, технические и  технологические  параметры  управляемых  объектов:  данные  о нормах,  нормативах,  стимулах   регулирующих   производственную,   духовно-культурную  и   иную   деятельность   управляемых   объектов:   сведения   о количественном  и  качественном  составе   персонала   госорганов).    Важно сочетание механических средств ручного обращения с информацией,  электронно-вычислительных машин и человеческого разума. Примером информационных  систем может служить: Консультант +, Гарант,  ЦБКИ  -  центральный  банк  кадровой информации.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что информационное обеспечение ИС является средством для решения многих управленческих задач. Благодаря ему, обеспечивается эффективное использование информации в контуре управления любой деятельностью. Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. Она служит основой для подготовки соответствующих докладов, отче­тов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Большую роль в информационном обеспечении управленческих структур играют средства массовой информации, электронная почта, Интернет, которые не только представляют большой массив информации, но и формируют на ее основе общественное мнение, воздействующее на управленческие решения. Применение современных информационных технологий создает обширное пространство новых возможностей для повышения эффективности управленческой деятельности. Работы по информационному обеспечению органов государственной власти ведутся как федеральными структурами, так и субъектами Федерации и органами местного самоуправления.

Для осуществления правового режима информационно-аналитической и документационной деятельности важно законодательно закрепить целый ряд норм.

Ответственность за своевременность подготовки, полноту, достоверность, непротиворечивость и сопоставимость информационных данных, полученных по результатам информационно-аналитических исследований, несут юридические и физические лица, подготовившие эти данные, материалы, рекомендации и варианты решений.

Проведение информационно-аналитических исследований не должно вести к нарушению государственной, коммерческой, служебной и личной тайны.

Информационно-аналитические исследования, проводимые юридическими и физическими лицами по заказам органов государственной власти, оформляются между ними договором.

Если исследования выполняются иностранными гражданами и организациями на территории Российской Федерации, то они не должны противоречить законодательству Российской Федерации.

Для проведения таких исследований используются все виды государственных и негосударственных информационных ресурсов и систем информационного обеспечения, во втором случае - по договорам между органами государственной власти и владельцами соответствующих информационных ресурсов и систем.

Результаты исследований, проведенных юридическими и физическими лицами, оформляются в виде документированной информации и относятся к государственным информационным ресурсам, подлежащим учету и защите в составе государственного имущества.

Представление пользователям информации должно обеспечиваться в трех режимах:

- регламентном, т. е. в соответствии с заявленной ими периодичностью представления данных;

- по запросам (заданиям), т. е. в соответствии с содержанием запросов (заданий) на выдачу требуемой информации;

- незамедлительно, когда речь идет об информации, требующей принятия пользователями оперативных решений.

Что касается очередности, то она определяется системой приоритетов, задаваемой органами государственной власти.

Документационная деятельность (документооборот) органов государственной власти должна охватывать полный жизненный цикл нормативных правовых актов, обеспечивая необходимой информацией текущее и перспективное планирование нормотворческих работ, внесение проектов нормативных правовых актов, разработку проектов нормативных правовых актов в требуемые сроки, согласование, экспертизу, визирование, принятие, подписание, вступление в силу, официальное опубликование, государственную регистрацию, контроль исполнения.

Организация этой деятельности включает следующие комплексные функции:

- прием, учет и организация исполнения входящих документов («Прием документов»),

- подготовка, оформление, согласование и рассылка документов («Исполнение документов»),

-  подготовка, оформление, согласование, выпуск, рассылка и опубликование решений («Выпуск решений»),

- контроль подготовки, прохождения и исполнения документов, поручений и решений («Контроль»),

- архивное хранение документов и решений («Архив»),

справочно-информационная поддержка подготовки и исполнения решений к документов («Справка»).

Полнота жизненного цикла документооборота обеспечивается функциональными блоками операций: прием, исполнение, подготовка текстов, визирование, контроль документов, контроль решений, выпуск, рассылка, опубликование, архив, справка.

Создание и сопровождение систем информационного обеспечения органов государственной власти и управления можно разделить на следующие виды:

- федеральные системы информационного обеспечения, системы информационного обеспечения, находящиеся в совместном ведении Российской Федерации, ее субъектов и местных органов (далее - системы совместного ведения),

- системы информационного обеспечения  субъектов  Российской Федерации,

- негосударственные системы, используемые в интересах предоставления информационных услуг органам государственной власти и управления.

Системы информационного обеспечения на федеральном уровне создаются по решению федеральных органов государственной власти и управления. Системы совместного ведения - по решению федеральных и органов власти и управления субъектов Российской Федерации, системы информационного обеспечения субъектов Российской Федерации - соответственно на основании решений органов власти и управления этих субъектов.

Для организации негосударственных систем достаточно решения юридических и физических лиц.

Создание и сопровождение этих систем осуществляют организации, юридические и физические лица, уполномоченные на ведение этого вида экономической деятельности в области информатизации, в первых двух случаях финансирование следует предусмотреть в федеральном бюджете в статье расходов «Информатика» (Информационное обеспечение), для субъектов Федерации необходимые средства выделяются из бюджетов самих субъектов, что касается юридических и физических лиц, владеющих негосударственной формой собственности, они осуществляют эти меро приятия за счет своих средств.

Проект федерального закона «Об обеспечении доступа граждан и организаций к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» был внесен в правительство в конце января. Новый законопроект устанавливает единый порядок предоставления госорганами информации о своей деятельности. Он детально закрепляет процедуру подачи запроса о получении информации и ответа на него. В частности, в запросе на получение информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления указываются сведения о запрашиваемой информации, необходимые и достаточные для ее поиска. Для направления ответа или уточнения содержания, организация или гражданин должны указать наименование организации (для организаций), фамилию, имя и отчество (для граждан), номер телефона или факса, почтовый адрес или адрес электронной почты. При этом при подаче запроса граждане вправе не указывать фамилию, имя, отчество, а организации - свое наименование, если это не препятствует выполнению запроса.