Повышение эффективности управления информационным обеспечением органов государственной власти

2.2 Анализ информационного обеспечения управления в Министерстве

Культуры Республики Татарстан

При решении своих внутренних и внешних информационных задач Министерство часто опирается на Электронное Правительство, созданное недавно в Республике Татарстан.

Электронное Правительство не является дополнением или аналогом традиционного правительства, а лишь определяет новый способ взаимодействия на основе активного использования информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в целях повышения эффективности предоставления государственных услуг.

Электронное правительство — способ предоставления информации и оказания уже сформировавшегося набора государственных услуг гражданам, бизнесу, другим ветвям государственной власти и государственным чиновникам, при котором личное взаимодействие между государством и заявителем минимизировано и максимально возможно используются информационные технологии.

Другими словами это система государственного управления, основанная на автоматизации всей совокупности управленческих процессов в масштабах страны и служащая цели существенного повышения эффективности государственного управления и снижения издержек социальных коммуникаций для каждого члена общества. Создание электронного правительства предполагает построение общегосударственной распределенной системы общественного управления, реализующей решение полного спектра задач, связанных с управлением документами и процессами их обработки.

Главная цель электронного правительства сделать системы госуправления такими, которые в большей степени учитывали бы интересы граждан организаций и предприятий и давали им более широкие возможности для участия в выработке государственной политики. В результате такого взаимодействия образуется новая более эффективная форма самоорганизующегося гражданского общества, смягчается конфронтация государства и общества, правительства и оппозиции.

Благодаря более адекватному учету интересов людей, которые выбирают власть, повышению прозрачности, а следовательно эффективности работы власти, электронное правительство - это фактически новый тип государственной власти непрерывно тесно взаимодействующий (в основном посредством Интернет) с обществом и гибко реагирующей на его потребности и влияющей на его настроения.

Электронное правительство, в состав которого входит Министерство культуры Республики Татарстан, является частью электронной экономики. На данный момент существует два региона с внедренной системой «электронного правительства» — это Республика Татарстан и Свердловская область. Ведется работа по внедрению систем еще в нескольких регионах. [32]

Данные технологии существенно расширяют возможности политической коммуникации и позволяют достичь новых форм интеграции между правительством, бизнесом и гражданами.

В настоящее время не существует единой концепции электронного правительства. Имеется лишь набор общих требований, выполнения которых граждане и бизнес вправе ожидать от правительства информационного общества. Различные категории потребителей объединяет единое стремление получить более эффективные средства доступа к информации с тем, чтобы уменьшить стоимость транзакций, сделать взаимодействие с государственными органами более простым, быстрым и комфортным.

«Электронное Правительство Республики Татарстан» – межведомственный проект, центр ответственности за реализацию которого находится на уровне Аппарата Правительства республики. Создание республиканской системы регламентировано постановлением Кабинета министров РТ. [24, c. 95]

Цели проекта: создание постоянного и удобного доступа к государственным услугам и правительственным информационным ресурсам для граждан, экономических субъектов, государственных и иных структур.

Основной целью создания электронного правительства Республики Татарстан является повышение эффективности деятельности всех органов государственной власти республики, в том числе Министерства культуры РТ, на основе установления тесного взаимодействия с гражданами республики, субъектами экономической деятельности, а также между органами государственной власти республики на основе использования современных информационных, коммуникационных и управленческих технологий.

Структура электронного правительства РТ (см. Приложение № 2, Приложение № 4) состоит из:

      Внутренний контур, состоящий из информационно-аналитической системы правительства и системы электронного документооборота, направлен на повышение эффективности органов власти.

      Внешний контур объединяет в себе Правительственный интернет-портал Республики Татарстан и специализированные интернет-порталы по взаимодействию с населением и бизнесом, а также call-центр. Внешний контур направлен на повышение открытости органов власти.

Электронная составляющая документооборота в Правительстве РТ была успешно внедрена в Регистрационной палате РТ, где были отработаны алгоритмы и процедуры системы электронного документооборота.

Всего было разработано 7 регламентов для обработки документов, по которым работают все министерства и ведомства, в которых заложены электронные составляющие (возможность обмена документов в режиме онлайн).

В рамках проекта «Электронное правительство РТ» в республике был создан «мобильный офис» – данное решение позволяет просматривать входящие документы на экране ноутбука.

Так же на основе «Электронного правительства» совсем недавно в Татарстане был создан  «Электронный пресс-центр». Он призван облегчить работу, в частности, журналистам, редакторам и продюсерам выпусков новостей местных и федеральных СМИ.

На страничке электронного правительства указан перечень всех министерств республики, контакты пресс-служб, план работы ведомства на неделю, пресс-релизы, новости, фото и видеорепортажи. Ранее на портале все эти сведения были "разбросаны" по страницам министерств, теперь "сведены" в одном месте, что очень удобно для оперативной работы.

В ближайшее время, благодаря новым возможностям и с целью минимизации расходов, пресс-служба правительства планирует отказаться от раздачи пресс-релизов, поскольку они будут заранее вывешены на портале.

Кроме того, правительство Татарстана делает упор на информационную открытость, и уже активно функционирует ссылка "Смотреть трансляцию", где в режиме on-line все желающие могут смотреть большинство заседаний и совещаний в правительстве республики, а также все еженедельные брифинги, причем они проходят в режиме видеоконференции, и журналисты из других городов и районов республики могут задавать вопросы. Благодаря информационным технологиям одновременно в брифинге принимают участие представители более 150 СМИ. Посещаемость портала правительства за последний год достигла 180 тыс. человек в месяц или 4-5 тыс. человек в день в среднем. Лидеры по посещаемости страниц среди министерств и ведомств — министерства здравоохранения, образования и культуры.

Внутри самого Министерства так же существует очень много способов передачи информации. В пример можно взять самый простейший способ: совещание, собрание. Если это совещание начальника и подчиненных, то идет напрямую передача информации. Если же информацию нужно донести до большой аудитории, то создается так называемый «буфер обмена», в который сливается вся информация. Это локальная сеть к которой подсоеденен каждый компьютер в Министерстве и любой сотрудник может посмотреть эту информацию. Помимо всего этого существуют дисковые накопители в которые так же можно записать и стереть информацию.

Среди новейших информационных технологий, используемых в целях совершенствования управленческой деятельности и повышения ее эффективности, в Министерстве значительная роль принадлежит автоматизации офисных операций. Она представляет собой результат применения современных достижений в области технологии производства и использования микросхем, а также разработки продуктов и в сфере телекоммуникаций. Наиболее распространенные технологии офисной автоматизации - это текстовые редакторы, электронная почта, факсимильная связь, автоматизированные рабочие места и технологические возможности проведения телеконференций. Возьмем к примеру, текстовый процессор. Он сокращает время, необходимое для черновой подготовки, редактирования, копирования и распечатки текста; распространения и сортировки по файлам текстов материалов. Текстовый процессор совершает обработку текстов; подключаясь к нескольким дисплеям и принтерам, рассредоточенным по всему учреждению, создает возможность доступа к тексту всех сотрудников учреждения.

Электронная почта, используемая для коммуникационных взаимодействий, помогает избежать телефонной "некомпетентности", когда один из участников коммуникации отсутствует на месте. В этом заключено важное преимущество, если учесть, что только около одной трети телефонных звонков действительно приводят к контакту с требуемым абонентом. Кроме того, электронная почта дает возможность  извлекать сообщения в удобное время. Кстати, появляется возможность тиражировать и направлять одно и то же сообщение сразу многим заинтересованным лицам.

Факсимильные аппараты работают как фотокопировальные машины, но используют широкомасштабные телекоммуникационные сети. Документы с их помощью могут передаваться в своем оригинальном виде и быстрее, чем другим способом, причем обычно с меньшими затратами.

Автоматизированные рабочие места, разрабатываемые на основе микрокомпьютерной и телекоммуникационной технологии, дают возможность получить доступ к СУБД, к текстовым редакторам, экспертным системам, электронной почте. Они существенно сокращают объем рутинных, повторяющихся и утомительных операций, высвобождая значительную часть времени специалиста, занимающегося управленческой деятельностью, для более важных дел.

Проведение телеконференций основано на использовании телекоммуникационных технологий, таких, как телефонные линии, многоканальная, а также микроволновая и спутниковая связь. Все это обеспечивает возможность личного общения на значительном расстоянии, экономит время и деньги, обычно затрачиваемые при переездах, а необходимые для управленческой деятельности коммуникационные взаимодействия освобождаются от каких бы то ни было географически-пространственных ограничений.

Однако применение современных информационных технологий создает не только обширное пространство новых возможностей для повышения эффективности управленческой деятельности, но и ряд новых, не существовавших ранее проблем. Одна из наиболее острых среди них - компьютерная грамотность или, в более широком и существенном смысле, - грамотность управленческих кадров в области современных информационных технологий. Такая грамотность предполагает наличие у руководителей и менеджеров глубокого понимания, что такое компьютеры, как они работают и как соотносятся с повседневными рабочими функциями; умение использовать их в повседневной деятельности, подсказав другим сотрудникам, где и как они могут применяться. Компьютерная грамотность управленческого персонала включает в себя также понимание того, как эффективно пользоваться информационными технологиями, как и любыми другими ресурсами социальной организации или системы - финансовыми, материально-техническими и людскими.  Необходимо оценивать различные варианты и возможности предполагаемого применения той или иной информационной технологии или комплекса таких технологии с точки зрения интересов и целей соответствующей организации или системы в целом. Следовательно, и в области применения современных технологий в практике управленческой деятельности необходимо компетентное и энергичное руководство.

В настоящее время Министерство на стадии реализации ряда программ, направленных на повышение уровня информатизации.  К примеру, программа развития библиотечного дела. [24, c. 186] (см. Приложение №3)

Основными целями программы являются обеспечение включения библиотечной системы республики в мировое инфокоммуникационное пространство, повышение качества библиотечного обслуживания и эффективности управления библиотечными фондами, совершенствование ресурсного обеспечения отрасли.

На сегодняшний день совокупный библиотечный фонд Татарстана насчитывает более 52 миллиона единиц. В общедоступных библиотеках республики, относящихся к ведению Министерства культуры РТ, по данным на 1 января 2009 года, к услугам пользователей представлены фонды, насчитывающие 24 миллиона 320 тысяч экземпляров книг и других изданий, в том числе – документов на магнитных и электронных носителях.

Реализация программы построена на принципе межведомственного взаимодействия в вопросах совершенствования библиотечного дела в Республике Татарстан. Мероприятиями программы охвачены библиотеки ведомственной принадлежности Министерства культуры РТ, а также школьные, вузовские, ведомственные и иные библиотеки.

При подготовке новой программы особенно важно было учесть наиболее острые проблемы в состоянии библиотечного дела в Татарстане. Актуальной является проблема уровня информатизации библиотек (в начале 2008 года этот показатель в нашей республике составлял 8,2 процента). В 2008 году на 100 библиотечных работников в республике приходилось примерно 29 компьютеров, что ниже среднего значения по России. Доступ к сети Интернет в прошлом году имели лишь 6,3 процента библиотек Татарстана.

Именно поэтому решения, которые касаются дальнейшего пути развития библиотек, необходимо принимать уже сейчас. «Для того чтобы завтра наши библиотеки могли считаться современными, нам необходимо совершить прорыв в этой области, и, прежде всего, в информатизации», – считает Зиля Валеева. Она подчеркнула, что в наши дни информатизация требует решения целого комплекса задач, направленных на построение концептуально новой модели библиотек. Конечно, это только начало по реализации информационного обеспечения работы Министерства в области решения поставленных задач и осуществления возложенных на него функций и полномочий.

         Создав информационную систему, которая связывает в одно целое все органы власти, бизнес-сообщество и население, Татарстан перенял опыт демократических, а также экономически развитых стран. Наиболее успешные по эффективности и широкие по охвату системы электронных правительств существуют в США, в Дании и Сингапуре. Электронное правительство – один из 5 приоритетов деятельности правительства США. Эти страны добились успешного функционирования государственных информационных систем благодаря главному жесткому критерию их оценки – эффективность использования ее населением.