Повышение эффективности управления информационным обеспечением органов государственной власти

- обобщение информации по конкретному вопросу, поступающей из различных источников;

- систематизацию оценок конкретной проблемы, предоставление потребителю возможных (в необходимых случаях альтернативных) вариантов подхода к решению проблемы;

-   формирование выводов на основе анализа предложений о политических, организационных действиях органа управления по рассматриваемому вопросу (например, принятие конкретных мер либо оставление проблемы
без внимания).

Эта служба должна отслеживать поступающую в управленческую структуру информацию и заблаговременно организовывать поступление недостающей (фактографической или оценочной), а также готовить краткие документы, включающие описание существа проблемы, подходы к ее решению, оптимальный вариант решения, сопровождаемый прогнозом положительных и отрицательных последствий.

Существенный вклад в обеспечение необходимого качественного уровня информации  внесли бы нормативные акты, регулирующие информационные процессы в организации власти и управления в Министерстве. Если ответственность лица, находящегося «внизу» этого процесса, не определена должностной инструкцией (или иным нормативным документом), то велика вероятность, что информация, направляемая в управленческую структуру, будет искажена.

Сейчас установление обязанностей должностных лиц и введение должностных инструкций по сбору, обработке, передаче, хранению информации, поступающей в органы государственного управления, предусматриваются законом РФ об информации, информатизации и защите информации, вступивший в действие 22 февраля 1995 года, а также множеством других правовых норм.

Однако, учитывая требования к качеству и достоверности информации, надежности и устойчивости информационного обеспечения, назрела необходимость в указе Президента РФ и законе об информационном обеспечении органов государственной власти и управления, которые более конкретно регламентировали бы правовое регулирование данных видов информационных отношений. Поскольку от достоверности, своевременности и полноты информации зависит качество принимаемых решений, эти акты также должны предусматривать конкретную ответственность за предоставляемую информацию. Введение таких мер должно позволить существенно повысить качество информационного обеспечения и управляющего воздействия органов государственной власти.

Государственная политика по информационному обеспечению всех министерств должна проводиться по многим взаимоувязанным направлениям, прежде всего Правительство Российской Федерации обязано разрабатывать государственные программы в области информационного обеспечения граждан, государства, общества.

Следовало бы законодательно закрепить ряд прав органов государственной власти и управления в рассматриваемом Министерстве, одно из них - право на формирование программ информационного обеспечения на основе выявления и обобщения информационных потребностей пользователей (потребителей) информации, которые должны содержать прогнозируемые долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные и оперативные требования к содержанию, виду, объему, источникам, регламенту и порядку представления необходимой пользователям (потребителям) информации.

Прежде чем формировать такие программы, министерство должно иметь право на получение сведений об информационных системах сетях, ресурсах, услугах, а право на его деятельность по созданию информационного обеспечения, распространению информации и информационных услуг должно определяться законодательно. Реализация этого права осуществляется в порядке, определенном Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».

Обязанности органов государственной власти и управления в часности Министерства культуры целесообразно было бы изложить в виде ряда законодательных норм, а именно они обязаны:

- формировать информационные ресурсы в соответствии с их компетенцией,

выдавать информацию из государственных ресурсов другим государственным органам, организациям и физическим лицам в установленные сроки и за установленную стоимость, эффективно использовать национальные информационные ресурсы в процессе государственного управления,

- сохранять и поддерживать государственные информационные ресурсы в актуальном состоянии,

- обеспечивать сохранение государственной, коммерческой, служебной и личной тайны при формировании и использовании государственных информационных ресурсов.

В этой связи необходимо было бы также законодательно закрепить ответственность за следующие нарушения:

- отсутствие полноты и несвоевременность формирования информационных ресурсов в соответствии с компетенцией органа государственной власти и управления, несвоевременность предоставления или отказ от предоставления информации другим законно заинтересованным органам государственной власти, а также организациям и физическим лицам;

- предоставление органам государственной власти и управления недостоверной и некачественной информации,

нарушение государственной, коммерческой, служебной и личной тайны;

порча или утрата документов;

- сокрытие, умышленное искажение информации об источниках угроз, недостоверность и ложность информации, создаваемой и распространяемой СМИ, нарушение прав интеллектуальной собственности на информацию,    

неустановление правил предоставления информации, нарушение правил получения и потребления информации, незаконное получение и использование информации с ограниченным доступом, создание некачественных информационных технологий и средств их обеспечения,

нарушение прав и свобод личности, связанных с информацией, незаконное использование персональных данных, компьютерные преступления, нарушение запрета отнесения открытой информации к информации с ограниченным доступом, нарушение правил лицензирования и сертификации в информационной сфере;

- нарушение в пользовании глобальными информационными сетями и системами, в том числе сетью Интернет.

Финансирование и экономическое регулирование деятельности в этой области следует осуществлять из федерального и местных бюджетов по статье расходов «Информатика» (Информационное обеспечение), если речь идет об органах государственного управления. Но системы информационного обеспечения, сети и технологии могут быть объектами собственности физических и юридических лиц, государства. Права собственности и авторства в этом случае регулируются Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».

К организации информационного обеспечения в Министерстве предъявляется ряд требований. Это аналитичность инфор­мации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

              Смысл первого требования заключается в том, что вся сис­тема экономической информации независимо от источников пос­тупления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направ­лениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономичес­ких явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повы­шения эффективности деятельности министерства. Поэтому вся система ин­формационного обеспечения должна постоянно совер­шенствоваться. Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики в государственной власти. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, органи­зация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду ком­пьютерная техника).

              Все изменения диктуются не только соб­ственно требованиями учета или планирования. Они в значи­тельной степени подчинены необходимости

информационного обеспечения для выработки управленческих решений.

Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут со­ответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы министерству, но могут оказаться вредными.

              Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетно­го и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает не­обходимость отстранения обособленности и дублирования раз­ных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны ре­гистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе. Эффективность анализа может быть обеспечена только тог­да, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс деятельности по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации — опе­ративность. Повышение оперативности информации дости­гается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д.

              Одно из требований к качеству информации - это обеспе­чение ее сопоставимости по предмету и объектам исследо­вания, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков. И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хра­нение и использование данных. С одной стороны, для комплек­сного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии ана­лиз будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полез­ности информации и на этой основе совершенствование инфор­мационных потоков путем устранения лишних данных и вве­дения нужных. Таким образом, информационная система должна фор­мироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления.

              Информационная система управления является кровеносной системой, обеспечивающей достижение целей министерства путем доставки организованной, четко структурированной и своевременной информации.

Подводя итог по данной главе, можно сделать вывод о том, что информационную  систему Министерства  можно охарактеризовать, как  открытую  для  взаимодействия  с  другими информационными системами общества. На мой взгляд, для координации и упорядочения работ по формированию информационного пространства, настоятельно необходима разработка единой системы организационно-распорядительных документов - классификаторов проблем, видов работ и услуг, которая могла бы стать базовой основой государственной политики, направленной на унификацию информационного обеспечения властных и управленческих органов страны.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

              В дипломной работе подробно была изучена проблема повышения эффективности информационного обеспечения государственных структур.

Цель работы достигнута, поставленные задачи выполнены:

Было качественно и полностью изучено информационное обеспечение подразделений всех уровней, которые являются основой эффективного управления. Для этого были рассмотрены автоматизированные системы, которые, безусловно, являются наилучшим путем к изучению информационного обеспечения.

              Люди организуют свою деятельность в силу разных причин -  чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или  удалить дублирование действий, чтобы создать  центры  ответственности,  чтобы обеспечить стабильность.

              Информационные  системы  должны  поддерживать эти цели. Именно они   обеспечивают  определенные преимущества перед  конкурентами автоматизируя  операции  внутри системы и улучшая качество или поставку

конечного продукта  организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в  поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и  сервис.  Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

              Таким  образом,  использование технологий, которые входят в  понятие информационная система - залог успешной деятельности на рынке.

Использование информационной технологии относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.

              Хозяйственные риски, связанные с информационными технологиями, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к информационным технологиям. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.

              Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере. Специалисты в силу ограниченности своей сферы деятельности часто лишены возможности иметь полную ясность относительно всего процесса производства товаров и услуг. Отсюда возникают нереалистичные требования к информационным технологиям. Специалисты должны совершенствовать свои знания о производственном процессе, уясняя при этом роль информационных технологий в нём.