Министерство  образования Российской Федерации 

Коми  республиканская академия государственной  службы и управления при Главе  Республики Коми 

Факультет управления

Кафедра социально-политических процессов  и 

административного управления

Допустить к защите

Зав. кафедрой, профессор

______________ В.В.Грибанов

«___» __________ 200__ г. 

Дипломная работа 

Управленческие  коммуникации в деятельности организации: проблемы и барьеры

Специальность 061000

«Государственное  и муниципальное управление»

Исполнитель:

                                                   Фоминых Елена Анатольевна 
 

Научный руководитель:

ст. преподаватель, Фоканова Л.К.

Сыктывкар

2004 
Содержание: 

Введение………………………………………………………………. 3 

Глава 1. Коммуникации как важнейший элемент управления……..7

        § 1. Управленческие коммуникации в организации

        и их значение………………………………………………….7

        § 2. Виды управленческих коммуникаций…………..…….13

§ 3. Элементы коммуникационного процесса и его  этапы…………………………………………………………24

Глава 2. Преграды, препятствующие эффективному

осуществлению управленческих коммуникаций……………………29

§ 1. Проблемы и барьеры, влияющие на процесс коммуникаций………………………………………..………29

§ 2. Возможные  пути повышения эффективности коммуникаций………………………………………………..42

Глава 3. Анализ коммуникаций в Управлении

        по  социальным вопросам администрации  МО

«Прилузский район»..………………………………………47

        § 1. Факторы, характеризующие 

        управленческие коммуникации

        в Управлении по социальным вопросам…………….…….47

        § 2. Роль руководителя организации 

        в  преодолении  барьеров

        в управленческих коммуникациях…………………..……..55 

Заключение……………………………………………………………62 

Библиографический список………………………………………….67

Приложения…………………………………………………………...70 
Введение. 

     Организации являются системами, перерабатывающими  информацию. Одна из наиболее ярких  метафор, применимых к организации, - это ее сравнение с мозгом. Как отмечает Р.Х.Холл: «Этот образ точно отражает идею организации, которая получает, фильтрует информацию, обрабатывает ее в свете того, что ей уже известно, интерпретирует, изменяет и, в конце концов, действует соответствующим образом»¹.

     Поскольку все организации в большей  или меньшей мере работают с информацией, то вопрос коммуникаций для них стоит  особенно остро. Это определяет актуальность рассматриваемого вопроса.

     В ранних дискуссиях по различным вопросам менеджмента коммуникациям внимания почти не уделялось. Хотя в неявном виде коммуникации входили в распорядительную функцию и в структурный принцип организационной иерархии, первые теоретики не разрабатывали концепцию коммуникаций и не делали попыток соединить ее в целостную систему менеджмента. В то же время они не отрицали роль неформальных коммуникаций, которые как бы дополняли формальные иерархические каналы распространения информации. А.Файоль был практически единственным исследователем, который не только детально проанализировал проблемы, связанные с коммуникациями, но и предложил важные решения для них. Например, концепция «мостика» Файоля, способствующая развитию горизонтальных коммуникаций.

     Еще одним исследователем в области  коммуникаций был Ч.Барнард, который  рассматривал коммуникации как один из важнейших факторов организационного поведения. Он был убежден, что коммуникации являются важнейшей силой, формирующей организацию. С его точки зрения, именно коммуникации придают динамичность системе взаимодействия внутри организации и являются связующим звеном между целью организации и людьми. Методы коммуникации, под которыми он понимал письменную и устную формы общения, рассматривались не только в качестве необходимого средства достижения стоящих перед организацией целей, но и потенциального источника многочисленных проблем, с которыми приходится сталкиваться организации.

     Барнард перечислил семь конкретных факторов коммуникации, которые имеют особое значение для установления и поддержания  объективных полномочий внутри организации: основные каналы коммуникации должны быть хорошо известны; обязательно должен существовать определенный формальный канал для коммуникации с каждым отдельным членом организации; цепочки коммуникаций должны быть по возможности прямыми и короткими; преимущественно должны использоваться целостные формальные каналы коммуникаций; люди, через которых осуществляются коммуникации, должны быть компетентны; цепочка коммуникаций не должна прерываться до тех пор, пока организация существует; необходимо проверять результат каждого акта коммуникации.

     Со  времени исследований Файоля и Барнарда проблема коммуникаций оставалась одним  из важнейших направлений в работе ученых в области организационного поведения и менеджмента. Вопросам, связанным с коммуникациями, уделяется  внимание практически во всех учебниках по менеджменту. За последние годы появились книги и статьи, специально посвященные межличностным и организационным коммуникациям. Из зарубежных авторов большое внимание данной проблеме уделялось такими известными исследователями в области менеджмента как М.Х.Мескон, М.Альберт, Ф.Хедоури, Ф.Лютенсом, Р.Х.Холлом, Т.Парсонс. Из отечественных авторов это Ю.Д.Красовский, Б.З.Мильнер, А.И.Кочеткова и др.

     И теоретики, и практики управления  сходятся на том, что от эффективности коммуникаций зависит эффективность организации в целом, т.к. плохая коммуникация может парализовать деятельность организации. А эффективность коммуникаций зависит от того, насколько хорошо будут преодолеваться проблемы и барьеры при осуществлении коммуникационного процесса.

     Как отмечает Б.З.Мильнер², коммуникации важны руководителям по следующим причинам:

1. руководители большую часть своего времени тратят на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75-95 % времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;
2. коммуникации необходимы для эффективности управления;
3. мастерство коммуникации необходимо также для того, чтобы выразить действенность авторитета и воли руководителя;
4. хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, то она эффективна и во всех других видах деятельности.

     Целью нашей работы мы ставим исследование проблем и барьеров, возникающих  при осуществлении управленческих коммуникаций в деятельности организации.

     Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

• рассмотреть коммуникации как важнейший элемент управления: значение управленческих коммуникаций,  виды управленческих коммуникаций, а также элементы и этапы коммуникационного процесса;
• изучить преграды, возникающие при осуществлении управленческих коммуникаций,  для чего рассмотреть проблемы и барьеры, влияющие на процесс коммуникаций, и возможные пути повышения их эффективности;
• проанализировать управленческие коммуникации на примере конкретной организации – Управления по социальным вопросам АМО «Прилузский район»: изучить факторы, характеризующие управленческие коммуникации в Управлении по социальным вопросам, и определить роль руководителя в преодолении барьеров в управленческих коммуникациях.

     Объектом  исследования будут являться управленческие коммуникации в организации.

     Предмет исследования – проблемы и барьеры, возникающие при осуществлении  управленческих коммуникаций.

     Методы  исследования: описательный и аналитический.

 

Глава 1. Коммуникации как  важнейший элемент  управления. 

§ 1. Управленческие коммуникации в организации  и их значение. 

     Термин  «коммуникация» сравнительно молодой: он появился в научной литературе в начале ХХ века и сейчас широко используется в различных смыслах. Им обозначают общение людей, обмен информацией в обществе, средства сообщений (транспортные коммуникации); этот термин применим и к способам распространения и прием информации (средствами коммуникации являются пресса, почта, кино, телефонная сеть, радио и телевизионные системы, Интернет).

     В нашей работе мы рассмотрим коммуникации с точки зрения обмена информацией  в организациях. Нет никаких сомнений, что коммуникации играют важную роль для управленческой и организационной эффективности. На практике эффективные коммуникации являются основным необходимым условием для успешного достижения стоящих перед организацией целей, однако, именно они составляют одну из важнейших проблем современного менеджмента.

     Процесс коммуникации в организациях содержит и организационные элементы, и  индивидуальные. На индивидуальном уровне процесс интерпретации коммуникаций сильно зависит от того, какую социальную позицию занимают отдельные личности в организации (например, одну и ту же информацию по разному воспринимают руководитель структурного подразделения и технический работник).

     Организационные структуры с их меняющимися размерами, технологическими хитростями и определенной степенью комплексности и формализации рассчитаны на то, чтобы быть в системе обработки информации или включиться в нее. Само учреждение организационной структуры является признаком того, что для коммуникаций предусмотрен особый путь. Власть, лидерство и принятие решений – все это явно или неявно опирается на процесс коммуникаций, поскольку они не имеют смысла при отсутствии информации.

     Поскольку коммуникация является достаточно сложным  процессом, действенность которого зависит от большого числа факторов, то управление ею требует специальных  знаний и методов. И в первую очередь – представления о самой природе коммуникации.

     Коммуникация – это процесс обмена идеями, мнениями, иной информацией в устном, письменном виде посредством различных символов или действий. Наиболее полно коммуникационный процесс, т.е. обмен информацией между двумя и более людьми, представлен в схеме М. Мескона, М. Альберта и Ф. Хедоури³ (Приложение 1).

     Мы  рассмотрим управленческие коммуникации, как коммуникации, осуществляемые в  процессе управления, т.к. коммуникация имеет решающее значение для менеджеров и их работы. Управленческие коммуникации – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большему количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами.  Это является необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получить необходимую информацию.

     Именно  посредством коммуникации осуществляется управление.  Поэтому представляется вполне правомерным вывод известных американских специалистов в области менеджмента М.Х.Мескона, М.Альберат и Ф.Хедоури, согласно которому «эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией»⁴.