Управленческие коммуникации в деятельности организации: проблемы и барьеры

     Вместе  с тем стоит обратить внимание на то, что любая организация – это социальная система, и для нее характерны групповые представления, групповая идеология, групповая культура.

     Как отмечает В. Антошкин²⁵, «эмоциональные, индивидуально-психологические методики совершенствования коммуникативного процесса позволяют сплотить коллектив, учат лучше чувствовать других людей, способствуют личностному росту, развитию интуиции и воображения. Социальный уровень предполагает опору на социальные нормы, деловые цели, расчет, логику и мышление. … Прочный и долговременный эффект возможен, если личностные изменения закреплены на социально-групповом уровне, когда они подкреплены социально-экономической, политической и юридической основой, когда изменения во внутреннем мире сочетаются с совершенствованием социальных и финансовых условий, осуществляется коррекция системы отношений в коллективе».

     Таким образом, необходимо учитывать не только личностные особенности отдельных  сотрудников, но и их особенности  как группы людей. Здесь особенно важно обратить внимание на неформальное общение в коллективе. Не пытаться его подавить, а найти возможность направить его на благо развития организации. Это позволит, в свою очередь, избежать множество внутриорганизационных конфликтов. В настоящее время в анализируемой нами организации имеются неформальные группы, которые не совпадают с формальной структурой организации. Руководитель организации пытается искусственным образом сплотить весь коллектив (достаточно небольшой по количеству), путем подавления неформальных групп, вплоть до устного запрета на общение во время рабочего времени. В результате в коллективе нарастет психологическая напряженность. Недовольство, вызванное отсутствием неформальных коммуникаций в должном объеме, выливается в конфликты и противостояние отдельных сотрудников и даже отделов. Все это усугубляется тем обстоятельством, что коллектив Управления состоит исключительно из женщин.

     Хочется отметить, что в вопросах преодоления  барьеров и повышения эффективности  управленческих коммуникаций многое зависит  от самих людей, работающих в данной организации и не только от руководителя. Передача любой информации, вне зависимости от того в какой форме она передается – устной, письменной, электронной, - прежде всего, зависит от способности людей излагать свои мысли (в устной и письменной форме) и способности понимать (в т.ч. и слушать) передаваемое.

     Очень важно отметить значимость обратной связи, поскольку от нее зависит  эффективность межличностных коммуникаций. Именно наличие обратной связи превращает коммуникацию в двусторонний процесс.

     Эффективная обратная связь для успешной деятельности работников должна обладать определенными  свойствами:

     1. Намерение. Целью эффективной  обратной связи являются улучшение  качества работы и повышение  ценности каждого отдельного  работника. Она не должна осуществляться в форме личных нападок и не должна унижать чувство собственного достоинства. Эффективная обратная связь должна быть обращена в основном к отдельным аспектам трудовой деятельности.

     2. Конкретность. Эффективная обратная  связь должна обеспечить реципиентов конкретной информацией, благодаря которой они могут понять, как можно исправить сложившуюся ситуацию. Неэффективная обратная связь оставляет после себя ряд вопросов.

     3. Описательность. Эффективная обратная  связь должна носить скорее описательный характер, чем оценочный. Она должна содержать объективные сведения о том, что сделал работник, а не оценку его деятельности.

     4. Полезность. Эффективная обратная  связь предоставляет информацию, которую может использовать работник  для улучшения качества своего труда.

5. Своевременность. Обратная связь должна осуществляться своевременно. Как правило, чем скорее она осуществляется, тем лучше для дела. В этом случае работник имеет возможность лучше понять, о чем говорит начальник, и внести коррективы в свои действия.
6. Готовность. Для того, чтобы обратная связь была эффективной, работники должны быть готовы ее воспринять. Если же ее навязывают работникам, она оказывается гораздо менее эффективной.
7. Ясность. Реципиент должен ясно понимать обратную связь. Хорошим способом проверки является просьба воспроизвести основные положения информации.
8. Достоверность. Для того, чтобы обратная связь была эффективной, она должна быть надежной и достоверной.

     Проблема  обратной связи в Управлении по социальным вопросам стоит не очень остро, т.к. в большинстве случаев начальник Управления находится в курсе всех происходящих событий и владеет информацией по всем вопросам. Кроме того, следует отметить, что сотрудники всегда могут зайти в кабинет начальника для решения какого-либо вопроса, не обязательно касающегося работы. Также начальник контролирует важные дела и запросы, которые требует принятия скорейшего решения или ответа к сроку. В случае нарушения сроков, работник получает взыскание, что в определенной степени дисциплинирует его в дальнейшей работе. Особенно по соблюдению сроков.

     Таким образом, при правильном подходе  к проблеме управленческих коммуникаций, руководитель, от которого данный вопрос зависит больше всего, способен управлять  коммуникациями в организации и в зависимости от своей подготовки и способностей оптимизировать ее.

     Руководитель  организации для преодоления  существующих и возможных коммуникационных преград должен действовать в  определенном направлении:

1. Создание и поддержание эффективности информационной системы организации. Для этого необходимо соблюдение ряда рекомендаций:

• информационные потоки необходимо организовать таким образом, чтобы каждый знал не только, в чем состоит задача и как она должна выполняться, но также, почему и в чем интерес каждого;

• с ростом образования, квалификации потребность в информации увеличивается;
• для удовлетворения потребностей в информации использовать все виды и формы коммуникаций, основной упор делая на неформальные коммуникации;
• важное направление – точное установление источников информации (как официальных, так и неофициальных) и конкретная работа с ними.

2. Совершенствование своего собственного искусства в межличностных коммуникациях (создание благоприятного психологического климата в организации);

3. Ориентирование работников относительно надежных и достоверных средств информации, печатных изданий и др.
4. Наличие устойчивой обратной связи.

     В Управлении по социальным вопросам, как  в конкретной рассматриваемой организации, имеются определенные барьеры, способствующие возникновению проблем в осуществлении управленческих коммуникаций, такие как: низкая способность у большинства сотрудников излагать свои мысли, умение слушать также находится на недостаточном уровне (только 3 сотрудников обладают умением слушать и говорить в меру), у 5 сотрудников владение невербальными символами практически отсутствует. В тоже время есть и положительные моменты, т.к. большинство сотрудников способны и готовы к коммуникациям (обладают достаточно высокой коммуникабельностью), и правильное управление этим потенциалом способно улучшить имеющиеся управленческие коммуникации и наладить взаимодействие в коллективе. В случае использования определенных рекомендаций, данных нами в этом параграфе, начальник Управления по социальным вопросам может сделать коммуникационный процесс в организации более качественным.

Заключение. 

     Коммуникации  представляют собой серьезную проблему на всех уровнях современного общества. Управленческие коммуникации, телекоммуникации, а также невербальные подходы важны для правильного понимания коммуникативных процессов в современных организациях. Развитие таких новшеств, как факс, Интернет, электронная почта, оказывает важнейшее воздействие на процессы коммуникаций в организациях. Тем не менее, коммуникации по-прежнему остаются динамичным межличностным процессом. Это – процесс обмена информацией и передачи сведение между двумя людьми или в небольшой группе людей.

     Управленческие  коммуникации – это процесс, с  помощью которого руководители развивают  систему предоставления информации и передачи сведений большему количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами.  Это является необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получить необходимую  информацию. Именно посредством коммуникации осуществляется управление.

     Для осуществления процесса коммуникаций необходимы пять основных элементов  коммуникационного процесса. Сам  коммуникационный процесс, как обмен  информацией, делится на 4 этапа.

     Управленческие  коммуникации внутри организации можно  разделить по видам в зависимости  от информационных потоков:

     Вертикальные  коммуникации могут осуществляться с верхних уровней на нижние и с нижних на верхние (нисходящие и восходящие). Горизонтальные коммуникации – это обмен информацией между различными отделами и специалистами.

     В зависимости от использования каналов  связи выделяют также формальные коммуникации (определяются структурой организации) и неформальные коммуникации (к ним относятся каналы распространения слухов и зависят от наличия неформальных групп в организации).

     Управленческие  коммуникации в организации на своем  пути сталкиваются с множеством преград. Их можно разделить на проблемы и  барьеры. Коммуникативные барьеры (психологическое препятствие на пути адекватной информации между партнерами) способствуют возникновению проблем (сложных вопросов, задач, требующих разрешения).

     К основным проблемам, влияющим на процесс  коммуникаций (по типологии предложенной Р.Х.Холлом), относятся пробел и искажение. Пробел возникает тогда, когда получатель-реципиент не может воспринять содержание послания целиком и получает или пропускает только то, что удается уловить. Пробелы могут возникать как ненамеренно, так и намеренно. Из-за перегрузки коммуникаций информацией, по мере прохождения ее наверх, происходит ее фильтрирования в виде сокращений, для передачи следующему уровню только сути послания. Но в таком случае высока вероятность потери части послания, что приводит к пробелам.

     Искажение возникает при изменении смысла послания при прохождении информации через организацию. Люди намеренно или ненамеренно избирательно воспринимают получаемую информацию. Искажение в большей степени зависит от способностей человека: способностей восприятия, объема памяти, уровня интеллекта, образования и т.д.

     Также важно отметить такую проблему, как  проблема качества, достаточности, своевременности  информации. Идеально информация должна быть полной, своевременной, достоверной, взвешенной и опережающей.

     Так как управленческие коммуникации имеют  место, как правило, при межличностном  общении, то они сталкиваются с самым  большим количеством коммуникативных  барьеров. К основным барьерам, возникающим  при коммуникативном процессе, относятся: семантический (смысловой); на основе накопленного опыта; на основе профессиональной терминологии или сленга; невербальный; возрастной; этический; психологический; мировоззренческий, ценностный; религиозный; организационный шум;  формально-бюрократический, должностной.

     Хотя  существование идеальных управленческих коммуникаций маловероятно, все же улучшить их качество возможно. Руководитель должен уметь управлять коммуникациями в организации, путем преодоления вышеперечисленных барьеров, а, следовательно, и проблем. Это необходимо для повышения эффективности управленческих коммуникаций. Этого можно достичь при помощи определенных тренингов, семинаров, привлечения специалистов по коммуникациям, что уже находит свою поддержку в некоторых крупных компаниях России.

     Для проведения анализа существующих управленческих коммуникаций было рассмотрено Управление по социальным вопросам администрации МО «Прилузский район». Так как в госучреждении основным носителем информации выступает документ, то весь управленческий аппарат связан работой с документами. Существует определенный порядок работы с документами, который соответствует предъявляемым требованиям. Требования, предъявляемые к оформлению управленческих распоряжений, также соблюдаются.

     Кроме того, проведено тестирование всех 14 работников Управления по определенным методикам,  так как при управленческих коммуникациях происходит в первую очередь межличностное общение, как уже было отмечено ранее, то очень актуальными становятся такие качества как умение слушать, коммуникабельность, терпимость к другим, способность излагать свои мысли, владение невербальными символами.