Коммуникации в организации

                                                   Оглавление.

Введение …………………………………………………………………....3

Глава I. Коммуникации в системе управления. ………………………….6

1.1.Сущность и виды коммуникаций. ……………………………………6

1.2.Элементы и этапы коммуникационного процесса. …………………10

1.3.Межличностные и организационные коммуникации……………….16

1.4. Роль информационных технологий в совершенствовании

      коммуникационного процесса………………………………………..21

1.5. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну………..27

Глава II. Анализ коммуникационного процесса и пути

его совершенствования. ……………………………………………30

2. 1. Краткая характеристика и анализ технико-экономических

показателей деятельности АО «СИГМА»…………………………30

2.2. Анализ  организационных коммуникаций на АО «СИГМА»……....43

2.3 Анализ информационного обеспечения системы управления………46

2.4. Совершенствование коммуникационного процесса в

современных организациях………………………………………….51

2.5. Расчет  экономической эффективности мероприятий по

совершенствованию коммуникационных процессов на АО «СИГМА»..55

Заключение …………………………………………………………………..64

Библиографический список литературы. ……………………………….…68

Приложения. …………………………………………………………………70

                                                          ВВЕДЕНИЕ

Коммуникации в организациях и между организацией и её средой вместе составляют то, что называется организационной коммуникацией. Приступая к разъяснению основных понятий, используемых для описания процесса коммуникаций между людьми, нужно сказать, что коммуникационный процесс в организации, как правило, является упорядоченный и обусловленный определенной регламентацией и предсказуемостью.

Один из первых теоретиков организационного поведения Ч. Бернард отмечал, что в любой достаточно полной теории организации коммуникация займет центральное место, потому что структура, размеры и масштабы деятельности организаций почти полностью определяются средствами коммуникаций. Позже Д. Кац и Р. Кан писали что коммуникация является социальным процессом, имеющий важнейшее значение для функционирования любой группы, организации или
общества, и что она образует самую суть социальной системы или организации. Поэтому данная тема представляется весьма актуальной.

В данной работе была поставлена следующая цель: проанализировать сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса на примере конкретного предприятия.

Для достижения данной цели были поставлены задачи:

      Проанализировать сущность коммуникаций в организации,

      Исследовать элементы и этапы коммуникационного процесса на АО «Сигма», применяя метод анкетирования,

      Выявить недостатки организационных коммуникаций на АО «СИГМА»,

      Предложить мероприятия по совершенствованию коммуникационных процессов на АО «СИГМА».

Процессы коммуникации, в которых учувствуют работники аппарата управления, являются жизненно важным связующим звеном между руководителем и его подчинёнными, между руководителями одного
уровня, между организацией и внешней средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от Различных
доступных источников - вышестоящих руководителей, подчинённых,
руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и т.д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникации позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельные индивидуумам и институтам за её пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Коммуникация является жизненно важной системой организации:
если каким то образом ликвидировать потоки сообщений в организации то она прекратит своё существование.

Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные Решения относительно их использования.

Ответственность менеджера в области этих технологий - обладание техникой личной Работы в информационной среде и умение принимать правильные стратегические Решения по Развитию информационных систем организаций.

Мы должны уметь управлять информацией и улучшать свое дело

с помощью правильного её использования для повышения эффективности работы, производства товаров, обслуживания клиентов, для улучшения качества управления. Большинство  преуспевающих организаций используют много информации и делают это с помощью автоматизированных информационных технологий.

Коммуникации - это связующие нити, объединяющие взаимозависимые части организации. Поэтому я и выбрал для своей дипломной работы эту наиглавнейшую тему и, что самое главное - это даст мне возможность грамотно применять и пользоваться полученными
знаниями в моей дальнейшей работе.

Глава I. Коммуникации в системе управления.

1.1 Сущность и виды коммуникаций.

Коммуникации – это обмен информацией между двумя людьми и более. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. И это ясно, если учесть, что руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля. Все виды управленческой деятельности  основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер – это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

Коммуникации осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении документов. Коммуникациями признан весь процесс производства и управления.

Коммуникации подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой и между уровнями управления и подразделениями.

К первой группе относятся коммуникации, которые представляют собой информационное взаимодействие с внешней средой: это средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собранной, обсуждений, телефонных переговорах, отчетов и т.д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды.

В качестве коммуникаций для организации используются различные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и рекламы. Для соблюдения норм государственного регулирования требуется письменное оформление документов. Изучение рынка ведется при помощи специальных организаций, т.е. существует множество способов коммуникаций.

Ко второй группе относятся межуровневые коммуникации, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель – подчиненный», коммуникации между руководителем рабочей группой, неформальные коммуникации.

В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях \текущие задачи, конкретные задания, рекомендации\. Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих исполнителей.

Не менее важными являются  коммуникации и по восходящей линии. Предприятие не может функционировать без информации о ходе производственного процесса. По восходящей передается информация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступлений сырья, выпуске продукции и т.д. Иногда возникает ситуация, когда для решения вопроса на низовом уровне требуется вмешательство руководителей высшего звена. И тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий уровень. Так, например, вопрос об изменении технологии, возникший на производственном участке, должен решать руководитель организации.

Для координации задач и действий подразделений организации требуется обмен информацией между ними, поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Таким образом координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределением ресурсами, сбытом продукции. Руководители различных подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Помимо координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.

Две трети всей деятельности на предприятии – это деятельность, основанная на коммуникациях «руководитель – подчиненный». Они относятся к коммуникациям по вертикали, но выделяются в отдельную группу, так как оказывают непосредственное влияние на производственный процесс. Это обмен информацией о способах деятельности, эффективности работы, вознаграждениях, способностях работников, проблемах, изменениях, результатах, усовершенствованиях и т.д.

Поскольку подчинённые объединены в Рабочие группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для

достижения эффективности управления. участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю более активно вовлекать подчинённых в дела организации.

Определённую роль играют также коммуникации с неформальными. Группами. Часто мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителям по неформальным каналам, дают возможность понимать более правильные решения или предупреждать конфликтные ситуации.

Информационный процесс охватывает все подразделения и все
стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его
деятельность в значительной степени зависит от эффективности

коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация

может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно её воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия
передаваемой информации.

1.2.Элементы и этапы коммуникационного процесса.

Выделяются четыре базовых элемента в процессе обмена информацией:

                отправитель - лицо, которое собирается или отбирает информацию и передает её;

                сообщение - сущность информации, передающейся устно или за-
кодированной с помощью символов;

                канал - средство передачи информации;

                получатель - лицо, которому предназначена информация и которое её воспринимает.

Отправитель и получатель в процессе обмена информацией

взаимодействуют между собой на нескольких этапах. Их задачами
являются составления сообщения, выбор канала передачи сообщения
таким образом, чтобы обе стороны поняли и восприняли исходную
идею. Трудность заключается в том, что на каждом этапе смысл
информации может быть искажен или полностью утрачен.