Коммуникации в организации

- на формирование информации, необходимой определённым группам объектов, которые включают стоимость организации запросов, трудоёмкость их удовлетворения, расходы по коммуникациям;

- на рационализацию форм отражения необходимой информации, прежде всего по рационализации состава и форм документов;

- на организацию банков данных в конкретных объектах или межобъектных банков данных \отрасль, регион и др.\

Первая группа затрат всегда связана с совершенствованием информационного обеспечения достаточно большой группы объектов и при оценке эффективности рационализации информационно обеспечения на конкретном объекте учитывается в некоторой доле.

Вторая группа затрат может носить характер непосредственно объективный, групповой или общий. В последнее время сделан существенный шаг в сторону стандартизации документов, что превратило затраты по совершенствованию документов в одноразовые применительно к целым отраслям.

Затраты на организацию  банков данных, как правило, связаны с отдельными  объектами и зависят от цели, задачи, круга принимаемых решений и структуры объекта. Однако и в этом направлении в последние годы появилось тенденция к унификации. Так сделана попытка разработки стандартов поведения, т.е. типовых информационных блоков под типичные управленческие решения. Такой подход создает реальную основу для индустриального метода проектирования информационного обеспечения: компоновка его из типовых блоков.

Таким образом, результаты анализа информационного обеспечения системы управления оказывают непосредственное влияние на подготовку предложений по рационализации управленческих процессов (технологии управления), распределению состава работ по уровням и подразделениям аппарата управления, а в ряде случаев – по совершенствованию организационных структур управления.(Приложение 3). В тоже время анализ информационного обеспечения прямо связан с изучением состава и методов обоснования управленческих решений разного типа, т.е. с содержанием работ по управлению.

2.4. Совершенствование коммуникационного процесса в современных организациях.

Совершенствование коммуникационного процесса в современных организациях вызывает отрицательное отношение людей к этим нововведениях. Отрицательные моменты внедрения новых информационных систем и технологий в том, что отношение к ним изменяется в, зависимости от: уровня знаний пользователя в области приклад-
ных задач информационных технологий и от потенциальных возмо-
жностей сокращения непроизводственных операций. Очень часто персонал не образован, не стимулирован, не готов. К тому же, внедрение информационных технологий часто разрушает неформальные связи.

В любом случае внедрение информационных технологий приводит к изменению организационной структуры предприятия в рамках подразделений, реализующих функции производства и появление новых

структурных, подразделений, ответственных за автоматизацию и интеграцию.

Совершенствование коммуникационного процесса приводит к ликвидации промежуточных, звеньев внутри организации и между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а так же между предприятием и поставщиком или потребителем. Она является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными посредники между источником и получателем информации. Это в свою очередь приводит к изменению "организационной структуры предприятия, организации, ликвидируются целые звенья, связанные с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические связи и более широкие системы контроля.

При совершенствовании коммуникационного процесса в организа-
ции необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру органи-
зации и роль в ней компьютерной обработки информации.

Первая концепция ориентируется на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре и происходит лишь модернизация методов
, работы. коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура фирмы не меняется.

Основной недостаток: такой стратегии - необходимость непрерывных изменений формы; представления информации, приспособленной, к конкретным технологическим методам и техническим средствам.

Любое оперативное решение "вязнет" на различных этапах информационной технологии. К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень
риска и затраты.

Вторая концепция- ориентируется на будущую структуру фирмы.
Существующая структура будет модернизироваться.

Такая стратегия, предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между- решаемыми задачами.

К основным её недостаткам относятся:

-существенные, затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепций и обследованием всех подразделений фирмы;
              -наличие психологической напряжённости, вызванной предполагаемыми изменением, структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинствами такой стратегии являются:

-рационализация организационной структуры фирмы;

-максимальная занятость всех работников;
-высокий профессиональный уровень;

-интеграция профессиональных функций за счет использования
компьютерных сетей.

Новая информационная технология в фирме должна быть такой,
чтобы уровни информации и подсистемы, её обрабатывающие, связы-
вались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.

Успех или провал являются результатом способности или неспособности организации к применению технологии для поддержки обработки информации или информационных систем управления без потребности к внесению, изменений в бизнес или организацию.

Деловая стратегия организации и стратегия в области информа-
ционных технологий связаны таким образом.

Рис.4. Связь деловой стратегии  и информационной технологии.

Бизнес-стратегия организации формируется путём анализа различных внутренних. и внешних входных сигналов с использованием ряда,.воэможностей для, создания планов целей, политики и действий. Некоторые из этих процессов потребуют развития или улучшения информационных систем. Установление потребностей /что должно быть. сделано/ должно быть затем. переведено в решения, основанные на технологии /как потребности могут быть удовлетворены/.

Потенциальное влияние ИС/ИТ на организацию в её деловой среде будет зависеть не только оттого, что она хочет сделать, но также оттого, что делают другие, или на что они способны.

ИС/ИТ могут и должны быть учтены в процессе формулирования

стратегии, в условиях которой они могут содействовать деловой стратегии.

Важнейшим условием совершенствования технологий принятия и реализации решений является автоматизация этого процесса на основе компьютерной техники и автоматизированных систем.

Огромное значение для совершенствования коммуникаций в организации имеет современная информационная технология. Уже давно широко распространён персональный компьютер как средство аккумуляции и последующего распространения информации. В современном деловом мире применяется электронная почта- эффективное средство связи между людьми. Новые телефонные приспособления дают возможность одновременно контактировать со многими респондентами.
Видеоконференции позволяют обсуждать проблемы людям, находящимся
в разных местах и даже на разных континентах.

2.5. Расчет экономической эффективности организации

обработки информации и коммуникационных

процессов на АО «СИГМА».

Экономическая эффективность от совершенствования организации управленческого труда рассчитывается на этапе с анализа с целю определения целесообразности перестройки  организации труда, на этой этапе оптимизации – с целю выбора наиболее рационального варианта проектных решений /расчетная эффективность/ и, наконец, на этапе функционирования, когда определяется фактическая эффективность. Расчет экономической эффективности необходим также для установления возможного размера одного из источников  вознаграждения за работу и внедрение НОУТ.

Для оценки эффективности мероприятии по совершенствованию организации труда существует несколько методик. В качестве основных общих показателей экономической эффективности в них рассматриваются: рост производительности труда, годовой экономический эффект /приведенная экономия/.

В силу специфики управленческого труда и сложности определения его результатов расчет производительности труда для оценки эффективности мероприятий по совершенствованию организации управленческого труда и коммуникационных процессов практически невозможен.

Годовой экономический эффект /Эг/  можно рассчитывать по формуле:    Э= /С1- С2/ * В2 - Ен *3 ед

Где С1 иС2  - себестоимость единицы продукции в целом или отдельные её элементы до и после внедрения мероприятия; применительно к оценке эффективности мероприятий по НОУТ С1 иС2   отражают стоимость единицы работы до и после внедрения мероприятия в которой учитываются только трудовые затраты.

      В2 - годовой объем работ после внедрения в натуральном выражении  /документов, чертежей, строк и т.п./

       Ен           - нормативный коэффициент сравнительной экономической эффективности /величина, обратная нормативному сроку окупаемости Тн /;

Ен       для мероприятий по НОТ устанавливается равным 0.15,

Т н- 6,7года;      

Зед  - единовременные затраты, связанные с разработкой и внедрением мероприятием.

Порядок определения стоимости единицы работы С1 иС2  следущий. Сначала рассчитываются необходимые затраты времени на вполне единицы работы. Для этого нужно тем ли иным методом /ФРД, хронометраж и др./ Установить среднее время, затрачиваемое на единицу этой работы /в часах или минутах/ до внедрения мероприятия НОУТ и после него. Затем находят стоимость одного часа работы работников, участвующих в данной работе до и после внедрения  мероприятия. Это могут быть разные категории работников. Например, до внедрения рационального разведения труда выполнялась инженером, после –техническим  исполнителем или техником. Рассчитывается стоимость часа работы путем деления годового фонда заработной платы работников соответствующей категории, на годовой фонд рабочего времени /в часах/ . Стоимость единицы работы получается перемножением стоимости часа работы и соответствующего количества часов.

Единовременные затраты   / Зед / -капитальные затраты на приобретение  оргтехники и оборудования, необходимы для осуществления мероприятия, а также затраты, связанные с разработкой  новых методов работы, оплатой труда исследователей, оргпроектантов и др.

Данный метод позволяет с достаточной степенью точности определить эффективность   от внедрения какого-либо одного мероприятия.

В случаях, когда на рабочем месте  или в подразделение осуществляется организационное нововведения сразу по нескольким направлениям, выделить эффект от каждого мероприятия затруднительно и даже невозможно. По некоторым направлениям совершенствования организации труда эффект проявляется в формах, не поддающиеся количественной оценке /например, улучшение условий труда и др./. Существенным ограничением использования этого метода является и то, что по некоторым видам управленческого труда выразить   объем работы /В2/ в натуральном выражении невозможно.

В связи с этим НИИ труда рекомендует использовать более укрупнённый метод оценки, согласно которому экономическая эффективность мероприятий по НОУТ может быть определена по следующей формуле:

       Э= ЭВ+ЭД.С.+ЭТ-З

Где   ЭВ        - общая экономия, достигнутая за счёт всех мероприятий по совершенствованию организации труда /леи/.

          ЭД.С.     - экономия, достигнутая за счёт изменений должностной

                        структуры управленческих работников функциональных и  производственных службах /леи/.

           ЭТ       - экономия, полученная за счёт широкого и рационального использования средства оргтехники, экономии канцелярских и других материалов /леи/.