Коммуникации в организации

Этими этапами являются: формирование идеи; кодирование и выбор канала; передача; декодирование.

                     Рис.1.Коммуникационный процесс.

В практике Управления процесс коммуникаций часто завершается в несколько секунд. Однако на каждом этапе могут возникать свои проблемы

Коммуникационный процесс начинается с отбора информации

/формирование идеи/. Какое сообщение следует сделать предметом обмена, решает отправитель. Именно на этом этапе чаше всего возникают противоречия, так как многие руководители пытаются передать идею, не обдумав её. Идея ещё не преобразована в ту форму, в которой она может достичь своей цели, не трансформирована в слова, которые послужат обмену информацией. В начале зарождения идеи отправитель только решает, какую точку зрения следует передать получателю. Но чтобы обмен информацией прошел эффективно, необходимо учесть множество ситуационных факторов характеризующих обстановку в целом, воспринимающую сторону и возможные последствия коммуникационного процесса. Так, например, если руководитель хочет обменяться информацией о результатах работы, то он должен четко понимать, что речь пойдет о сильных
и слабых сторонах личности  работника или группы людей. В таких случаях нельзя говорить только хорошо или только плохо.

Часто неприемлемую форму передачи информации руководители

избирают, подражая вышестоящим начальникам. В таких случаях руководители высшего звена являются примером ролевой модели для
руководителей низового звена. Ощущая принуждение со стороны своего начальства или ограниченность информации, руководитель низового звена может поступать идентично по отношению к своим подчиненным. B таких случаях нельзя забывать, что нижестоящий руководитель находится в другом положении и в других отношениях со своими подчиненными, и действовать в стиле своего началь-
ника вовсе не обязательно. На этапе зарождения идеи необходимо
глубоко осознать ее до подачи получателю,а также соответствие
этой идеи сложившейся обстановке и поставленной цели.

На втором этапе идею необходимо превратить в сообщение, т.е.

закодировать ее с помощью символов - слов. интонацию, жестов. Типу
символов должен соответствовать канал передачи информации. Общеизвестными каналами является передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, электронная почта, видеоленты,
видеоконференции. Для удобства иногда рассылают памятные записки, которые затем обсуждается на групповых собраниях. Независимо
от канала передачи сообщения более эффективными является офици-
альные коммуникации /прямые разговоры, письменные приказы./

Для того чтобы быть уверенным в том, что информация поступила к получателю, пользуются двумя - тремя каналами связи. Так, напримep, переданное по телефону сообщение подтверждается письменным
по почтовой связи. Эффективность двух, трехканальной связи подтверждается исследованиями. Но все же без крайней необходимости увлекаться письменными коммуникациями не рекомендуется, чтобы не увеличивать потони бумаг.

Эффективность коммуникаций зависит от важности и своевремен-
ности возникновения идеи, умения ее правильно закодировать и после выбора оптимального начала связи донести до получателя. Для этого ее передают по выбранному каналу связи. Это чисто физическая передача сообщения. Ее не следует отождествлять с про-
цессом коммуникаций.

Получив сообщение, адресат декодирует его. В процессе декодирования происходит превращение символов отправителя в мысли

получателя. Если символы отправителя и получателя совпадают, по-
лучатель осознает идею отправителя, т.е. что отправитель имел
в виду, формируя свою идею. На этом процесс обмена информацией
завершается, но только в том случае, когда реакцию на идее не требуется.

Но понимание идеи получателем может быть и иным, чем у отпра-
вителя. Отправитель считает процесс коммуникации эффективным,

если произошло понимание идеи получателем и последний произвел действия, которые ожидал отправитель.

Для подтверждения  /неподтверждения/  ожидаемого результата

необходима обратная связь, при которой отправитель и получатель
меняются коммуникативными ролями. Теперь получатель становится
отправителем ответного сообщения, которое в обратном порядке
проходит все стадии коммуникационного процесса. Обратная связь
позволяет понять, в какой мере было понято и воспринято изначальное сообщение.

В результате боратной связи повышается эффективность коммуни-
кационного процесса. Она способствует подавлению /Уменьшению/ шума, под которым понимают всё то, что искажает смысл сообщения. Его источником может быть язык и различия восприятия. Из-за них
изменяется смысл сообщения в процессах кодирования и декодиро-
вания. В виде помех могут выступать так же организационные непо-
ладки между руководителями и подчинёнными. Они затрудняют точную
передачу информации.

Преодоление шумовых помех дает возможность более или менее

точно передать сообщение. Но слишком высокий уровень шума может
привести н полному нарушению информационного процесса, a следо-
вательно, и снижению управляемости.

1.3. Межличностные и организационные коммуникации.

Коммуникация с другим человеком называется межличностной. Это самый распространённый тип коммуникации. B межличностной коммуникации мы действуем и как принимающая, и как посылающая информацию сторона. Посланием является предоставляемая информация, кана-
лом её передачи является обычно взгляд или звук, а обратной свя-
зью - ответ каждого участника коммуникации. Интервью часто рассматривается как тип межличностной коммуникации.

Внутриличностная коммуникация возникает внутри самого индивидуума. Это то, как индивидуум говорит сам с собой. Он является и посылающей, и принимающей информацию стороной, егo мысли и чувства облекаются в послание, а мозг действует как какал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь- это то, что дополняет информацию или отвергает её.

Коммуникация в малой группе каждый индивидуум
имеет paвный шанс Участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими. Взаимодействие усложняется, если группа превышает размер 10-12 чел. малые группы состоят из нескольких индивидуумов, посылающих и получающих информацию. В связи с этими возникает болтая вероятность недопонимания в группе. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для неё те же. Часто в организациях малые группы называются "командами". Популярность команд в организациях не означает, что они полезны в каждой ситуации. Не все участники всегда хорошо Работают в команде, некоторые могут лучше функционировать самостоятельно.

В общественной коммуникации высту-
пающий /источник информации/ передает послание аудитории /получателям информации/.Общественная коммуникация возникает, когда

группа слишком большая, чтобы все её члены могли эффективно учас-
твовать в её работе. Каналы те же, что и при межличностном общении
или общении в малой группе /взгляд и звук/,однако возможно испо-
льзование технических средств, в частности средств визуального воздействия на аудиторию /диаграммы, диапроекторы и т.a./. Возмож-
ности обратной связи тем не менее ограничены. Большинство образовании, в которых действует общественная коммуникативная связь, являются формальными, поэтому аудитория обычно не интерпретирует выступающего. Однако аудитория в той или иной форме выражает отношение к выступающему. Общественная коммуникативная связь обычно нерегулярна. Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.

Внутренняя оперативная коммуникация- это структурированная коммуникация в пределах организации, непосредственно направленная на достижение целей организации. Структура подразумевает, что коммуникация является частью деятельности организации. Рабочие цели организации соотносятся с её непосредственной деятельностью, например производственной или относящейся к сфере услуг. примерами такой коммуникации являются связь между отделами предприятия, отчёты отдела реализации продукции или ведомости складского учёта, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства.

Внешняя оперативная коммуникация - связана с достижением организацией своих целей или межорганизационной деятельностью. Она осуществляется между организацией и образованиями, которые существуют вне её. Она также относится к взаимоотношениям с правительственными, государственными, региональными органами и общественностью. Поскольку успех каждой организации зависит от её внешней среды, этот тип коммуникации важен для продолжения  деятельности организации.

Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече. Люди ощущают постоянную потребность в общении. Хотя личностная коммуникация не является напрямую частью целей организации, она тем не менее важна.

Нужно особо отметить важность восприятия как определяющего
момента в эффективности коммуникации. Руководитель должен знать, что:

- информация, не находящаяся в области опыта получателя /руководителя, подчинённого, работника одного Уровня/, будет воспринята медленнее, чем знакомая информация;

- в незнакомой ситуации работник почти автоматически выбирает ту часть своего прошлого опыта, которая связана с этой ситуацией и может быть использована для её оценки;

- коммуникации воспринимаются и оцениваются в свете опыта
работника;

- даже наиболее объективная информация включает субъективные представления;

- несоответствие кодирования и расшифровки информации выте-
кает из различий в опыте её источника и получателя;

- один только язык не может решить проблему несоответствия
кодирования и расшифровки информации.

Возможные препятствия на пути коммуникаций показаны на рис. 1.
Известны многочисленные руководства и правила, направленные на
обеспечение эффективного восприятия управленческой информации
в процессе коммуникаций. Основной упор в них делается на то, чтобы снять все помехи и барьеры, относящиеся к поведению лиц,
получающих деловую информацию.

15

Исходная информация

                    Информация искажена

Рис. 2.  Препятствия на пути коммуникаций.

Особенно важно, чтобы в процессе коммуникаций была обеспечена обратная связь. В организации обратная связь может осуществляться различными путями. При непосредственном общении руководитель может использовать прямую обратную связь, в других случаях ему приходится полагаться больше на косвенные методы обратной связи. Например, снижение эффективности производства, увеличение количества прогулов и текучести кадров или плохая координация между подразделениями могут указывать на ухудшение коммуникаций.

Таблица 1 . Характеристика коммуникационных сетей

Существуют различные виды сетей коммуникаций.
Некоторые виды зависят от конкретного Фактора, например от качества и объема информации. На рис.3 показаны четыре типа коммуникационных сетей. Экспериментальные данные показали, что в целом различия между видами сетей следующие. Сеть коммуникаций в виде круга является активной, без лидера, неорганизованной, неустойчивой. Сеть в виде колеса представляет собой другую крайность: она менее активна, имеет определённого лидера, хорошо и устойчиво организована, более упорядочена. Нужно упомянуть и о многоканальной сети,
представляющей собой то же колесо, но со связью между подчинёнными.

Очевидным становится то, что структура сети коммуникаций влияет
на точность и недвусмысленность посланий, на функционирование группы, на чувство удовлетворённости её членов. Она является важным компонентом в типах взаимодействия внутри организаций, в способности группы направлять общие усилия на выполнение определенных задач. С этих позиций структура в виде колеса считается наиболее простой для организации. В отдельных группах она оказывается эффективной, а других - нет.

Между менеджерами выработалась тенденция сообщать вышестоящим руководителям только положительную информацию. желание сообщать только хорошие новости или же то, что руководитель хо-
чет услышать. также приводит к искажению реальной информации.

В настоящее время потоки информации столь велики, что может

произойти перегрузка информационного канала. Одновременная переработка информации и необходимость вести информационный обмен
приводят к тому, что руководитель не в состоянии реагировать на всю информацию. Он отсеивает ту информацию, которая ему кажется менее важной. Но это личная точка зрения. У другого руководителя она может оказаться иной.

Преградой в эффективности коммуникационного процесса может выступать и неудовлетворительная структура организации, определяется как логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных сегментов, обеспечивающая эффективное достижение целей. Но структуры создают люди, а логика у различных людей разная. Если взаимосвязь структурных элементов продумана плохо, уменьшаются возможности эффективного управления.

Чем больше уровней управления, тем большая вероятность информационных искажений в связи с корректировкой и фильтрацией сообщений на каждом уровне.   Отрицательное влияние на коммуникационный процесс могут оказывать плохие отношения между подразделе-
ниями предприятий, а также конфликтные ситуации между ними и отдельными работниками.