Коммуникации в организации

Один из первых показателей, представленных в таблице является: объем товарной продукции в 2000 году, по сравнению с 2001 годом снизился на 72б3%, что в денежном выражении составляет:

       1238,5тыс лей – 342,0тыс лей = 896,5тыс лей

               896тыс лей *100%

      ____________________________ =72,3

12385

Безусловно, что снижение объема товарной продукции это отрицательный фактор. Нужно отметить, что руководство Акционерного Общества «СИГМА» мобилизовало все организационные усилия для ввода и 2001 году технологической линии по производству радиоприемников «СОНОР». На данный момент это обеспечило, в конечном итоге рост объема товарной продукции. Однако и 2002 году объем товарной продукции вновь снизился из-за сбоев в поставках сырья и др. В 2002 году планирует увеличить по сравнению объемом товарной продукции 2001г. Данный показатель составляет 28ю4%, что в денежном выражении составлен 3644 тыс.  лей.

                                       4882,5 -1238,5=3644

                                3644*100%

                            ______________ =28,4%

                                 1238,5

Такое значительное увеличение планируется достигнуть за счет количественных ассортиментных сдвигов: за счет увеличения производства специальной техники.

Объем реализованной продукции в 2002году по сравнению с 2001 годом уменьшился на 28,4%, что в денежном выражение составляет 637 тыс лей.

                                                  6447- 5810 =637 тыс лей

                                      637тыс лей *100%

                                  ___________________=9,8%

                                               6447

    Из всего этого можно вделать вывод, что Акционерного Общества «СИГМА» переживает свои не лучшее времена.

В настоящее время А.О «СИГМА» находится в процедуре реоргонизации. Все функции управления возложены на Совет кредиторов, администратора и генерального директора.

2.2. .Анализ  организационных коммуникаций на АО «СИГМА».

Анализ данных, полученных в результате проведенного мною анкетирования на АО «СИГМА» (см. приложение 2) для выявления состояния организационных коммуникаций и путей их совершенствования показал : что инженерно-технические работники много побочной, не свойственной их квалификации работе и трое из пяти специалистов высказали пожелание освободить их от лишних работ, путём передачи их специальному подразделению. И, что самое главное, почти все сотрудники указали на недостаточно обеспечение информацией.

Таким образом, можно обозначить основные пункты для улучшения работы в управлении предприятием - это:

1.      Создать специальное подразделение /для освобождения ИТР от несвойственной их квалификации работе/;

2.      Поднять на должной уровень обеспечение информацией;

3.      Подключение к Интернету;

4.      Исключить отвлечения от основной работы.

                 Здесь можно высказывать ряд рекомендаций для улучшения работы, потому, что мы видим –большое значение имеет система коммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, летучек /участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях/, оперативной информации.

Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчинёнными и вышестоящими органами. И в нашем случае инженер по информатики Дунькина Т.С. в анкете не сетовала бы на то, что её более трёх раз в день отвлекают на совещания.

Остальные вопросы можно было бы снять применив творческий подход к решению управленческих задач, развитию стратегического мышления руководителей, использованию новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.

В «Электронном офисе» техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря. Но успех микро-компьютера в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникации и, самое главное программами, которые при выполнении функций аппарата управления.

Эффектность работы АО достигается за счёт хороших информационных систем:

      Системы обработки текстов, платёжных ведомостей, счётов, базы данных покупателей, улучшения доступа к основной производственной информации для всех, предоставления финансовой информации о каждом деловом секторе, базы данных о обратной связи с покупателем.

Для анализа коммуникационных систем в сфере управления АО «СИГМА», мною было проведено анкетирование инженерно-технический работников. В опросе участвовало 5 человек, которым было предложено ответить на 13 вопросов, затрагивающих их профессиональную деятельность:

1.      Руководитель экономической группы- Иову С.И.

2.      Зам.главного бухгалтера Жовлиер В.П.

3.      Инженер-программист Кокирка А.А.

4.      Бухгалтер Митриюк О.В.

5.      Инженер по информатики Дунькина Т.С.

Проанализировав полученные ответы, можно сделать выводы: что большая нагрузка ложится на заместителя главного бухгалтера, которой приходится выполнять большой объем работ, /согласно анкете/ она выполняет 5 пунктов из 6, когда в её обязанности входит только 3 пункта/ ответ на 1-ый вопрос анкеты/. Для улучшения обеспечения информацией в отделе, было высказано желание подключения к интернету /12-й вопрос анкеты/.

Бухгалтер Митриюк О.В. высказала желание, чтобы у квалифицированных работников не было бы много отвлечений. Для этого нужно создать специальное подразделение, которое бы выполняло все вспомогательные функции. Для полного обеспечения информацией бухгалтер высказала  пожелание о дополнительной выписки экономических журналов.

Инженер программист пожелал назначить в отдел машинистку, и посетовал на неправильный режим рабочего дня, а так же он высказал пожелание подключится к интернету.

Руководитель экономической группы так же согласен, что нужно создать специальное подразделение, чтобы освободить квалифицированных работников от занятий, которые не выходят в их обязательности.

Он отметил, что информация поступающая к ним недостаточна, а именно:

1.      Отсуствует информация и подборки по конкретных темам;

2.      Недостаток литературы по отечественному и зарубежному опыту;

3.      Несовременное поступление информации;

4.      Для улучшения обеспечения  информацией необходимо приобретение литературы.

Инженер по информатики указала, что её очень часто отвлекают от работы /более трёх раз в день/ по причине:

      совещания /внеплановые/;

      вызов к руководителю;

      вызов в цеха и другие отделы.

Несомненно, что коммуникации являются жизненно важной системой любой организации, они пронизывают все виды деятельности предприятий, это самый главный рабочий инструмент для обеспечения восприятия людьми своих организационных ролей и для интеграции организационных подразделений. В нашем случае Акционерное Общество «СИГМА» является развитой сетью каналов коммуникаций, которые служат для сбора, систематизации и анализа информации, для выработки и исполнения решений осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.

2.3. Анализ информационного обеспечения системы управления.

В процессе анализа потоков информации определяется степень

её сбора, обработки и хранения. Такой анализ проводится с целью
обеспечения однозначности и однородности фиксации информации,
тождественности её отражения на разных носителях.

При анализе информационных потоков необходимо рассмотреть

движение информации по иерархическим уровням системы управления

и в рамках одного уровня /горизонтальное/.Анализ движения по
иерархическим уровням выявляет преемственность информации, её
уплотнение, усреднение и выход.

Анализ степени преемственности информации позволяет определить сквозные параметры и показатели, проходящие через все уровни управления, и выбирать те из них, которые характерны для одного явления на разных уровнях, т.е. появляется возможность унификации информации. Выводы этого анализа становятся базой для определения состава информационного обеспечения на разных иерархических уровнях.

Анализ степени уплотнения информации характеризует правильность отсева несущественных показателей и агрегирование частных в обобщающих, которые отражают общие закономерности изменения явлений для передачи на более высокий уровень управления.

Степень усреднения информации предполагает анализ перехода от индивидуальных характеристик к усреднённым, в частности анализ компоновки групп объектов и явлений, характеризуемых одним
показателем /обоснование признаков одного реквизита/.

Анализ выхода информации в большей мере характеризует её
полезность. В этом случае рассматривается выход информации в
вышестоящую организацию /отчетно-результативная информация/ и выход информации в виде параметров и показателей воздействия на управляемый объект. Это по существу степень активности информации.

Горизонтальное движение информации, т.е. передача её внутри
отдельного функционального подразделения и между ними, проводится путем сопоставления схемы разработки и принятия решений
и схем движения информации, так как её маршрутизацию определяют
процессы разработки решений.

Наиболее приемлемым методом анализа маршрутов носителей информации является сетевой анализ, где в качестве событий рассматривается принятие конкретных решений, а пути представляют собой потоки информации. В ходе анализа отыскиваются наиболее короткие пути для обеспечения всех необходимых решений. такой графический анализ дает наиболее полное представление о рациональ-
ности информации.

Для оценки рациональности построения потоков информации целесообразно использовать ряд показателей: а/ прямоточность движения информации, б/ ритмичность, в/ специализация потоков информации, г/ плотность /интенсивность информационных потоков, д/ параллельность движения информационных потоков, их целеустремленность, направленность, возможности их разветвления и слияния:

-взаимосвязь и преемственность информации в технологических процедурах одной функциональной полсистемы и между самостоятельными функциональными подразделениями;

-иерархическую направленность движения информации;
-направленность и виды оформления выходной информации.
Для этой цели успешно используются информационные модели

объектов и происходящих в них процессов. АСУП создает возможность перехода от построения информационных моделей для отдельных функций и элементов управления и построению информационной
модели управления в целом для предприятия.

Пои помощи этих моделей становится возможно:

-анализировать плотность информационных потоков по основным
каналам управления;

-выявлять специализацию информационных потоков для соответствующих функциональных подразделений управления;

-определять маршрутизацию информационных потоков с указанием
и устранением "узких мест" их движения.

Пои обосновании направлений и характера движения в рамках

блоков информационного обеспечения необходимо базироваться на
следующих основных принципах организации массивов информации:

1.Принцип объединения данных по их входимости в задачи управления; основное преимущество этого принципа заключается я том„

что исходные массивы, разработанные для систематизации и размещения переменных данных в памяти, в то же время могут служить
в качестве рабочих массивов задач; недостаток принципа - в многократном дублировании данных между исходными массивами.

2.Принцип объединения данных по времени их возникновения;

преимущество данного принципа заключается в отсутствии в под-
системе информации какого-либо дублирования данных; однако трудоемкость образования Рабочих массивов задач при этом настолько
велика, что рассматриваемый принцип может быть малоэффективным;

3.Принцип объединения данных по частоте обращения к ним; он также характеризуется полным отсутствием дублирования данных; организация массивов по этому принципу очень эффективна при создании информационно – поисковых систем научно – технической информации, в меньшей степени – для постановки экономических задач;

4.Принцип объединения данных по внутримассивным адресным свя-
зям; он широко распространен при размещении данных в оперативной
памяти ЭВМ; многократное дублирование данных предопределяет низкую эффективность рассматриваемого принципа при организации исходных массивов.

Целенаправленное использование перечисленных принципов позволяет по-разному и наиболее эффективно организовать блоки информации. Затраты по их осуществлению достаточно велики. Как правило, они связаны с развитием технической базы процесса управления и развитием математического обеспечения. Однако часть расходов связана прямо с изменением информационного обслуживания. К ним относятся затраты: