Лекции по "Менеджменту"

Стабілізуюче регулювання  базується на принципах дотримання регламентів і директив. Вихідною інформацією для нього є результати попереднього контролювання й організовування.

Таким чином, стабілізуюче регулювання спрямоване на загально-організаційну  регламентацію. Його зміст полягає  у встановленні певних соціальних правил, докладних розпоряджень до дії, а також обмежень і поведінки діяльності людей на підприємстві.

Стабілізуюче регулювання, виходячи з його спрямованості, поділяється на три підвиди: безпосереднє регулювання, регулювання на основі норм і за допомогою інструктування.

Безпосереднє  регулювання стосується підприємства в цілому, організаційної структури управління і структури апарату управління. До регламентуючих правил належить статут підприємства, положення про лінійні й функціональні підрозділи, посадові інструкції.

Регулювання на основі норм спрямоване на встановлення меж “свободи» поведінки людей, що здійснюють процеси виробництва й управління. Регулювання здійснюється як під час розроблення й проектування процесів (дотримання норм і нормативів), так і при управлінні ними.

Регулювання за допомогою інструктування зазвичай грунтується на методичній допомозі й інформаційному забезпеченні виконання майбутньої роботи. Інструктування – це докладне пояснення, застереження, вказівка дотримуватися чогось, виконувати щось і т. ін. У даному разі інструктування треба розуміти як використання працівником відповідних інструктивних матеріалів, що регламентують виконання певної роботи.

Розпорядницьке регулювання

Розпорядницькі дії являють  собою сукупність способів і прийомів, спрямованих на регулювання поточної роботи. Це процес безпосереднього впливу на виконавців рішень, прийнятих керівником. Вони реалізуються керівником шляхом прояву повноважень щодо підлеглих.

 Ціль розпорядницького  регулювання полягає у впливі керівника на цілеспрямовану поведінку об’єкта управління, що здійснюється відповідно до заданої програми або умов діяльності підприємства.

Розпорядницьке регулювання  призначене для підтримки необхідного  стану упорядкованості діяльності підприємства. Це регулювання визначається двома чинниками, що діють за принципами динамічної рівноваги:

1. Своєчасною нейтралізацією зовнішніх  і внутрішніх збурювальних впливів  або їхньою адаптацією до умов  діяльності підприємства. Цими регулювальними діями досягається зменшення ентропії, і підприємство повертається до стану динамічної рівноваги.

2. Природним розвитком підприємства  і переходом його з одного  стану в інший – разом зі зміною зовнішнього середовища, створення нового потенціалу, коригуванням системи цілей, постановкою нових задач.

Це процес безпосередньої дії з боку керівника щодо виконавця. Його використовують за необхідності:

а) усунення відхилень, виявлених  у процесі контролювання від  установлених стандартів;

б) спонукання до дії для  виконання прийнятого управлінського рішення.

Зміст розпорядницького регулювання визначається конкретними причинами і ситуаціями. Вони, як правило, не мають закономірностей прояву і часу виникнення, а є наслідком ситуацій незапрограмованих управлінських рішень. За формою прояву розпорядницьке регулювання може бути документальним і усним. Розпорядницьке регулювання здійснюється як активно, так і пасивно. Накази, вказівки, розпорядження, рішення й інші форми прямої адміністративної дії мають активний характер, тобто спонукають до діяльності, потребують аналізу ситуації, виховують відповідальність і забезпечують дисципліну виконання. Пасивні форми в адміністративному впливі зустрічаються рідше. Вони не містять вимоги обов’язкового, негайного, своєчасного і точного реагування. Їхнє основне призначення полягає у стимулюванні процесу комунікацій під час активної дії. Вони доповнюють активну форму регулювання, підвищуючи їхню результативність.

Важливою вимогою до розпорядницького регулювання є  своєчасність подання й виконання команди (наказу, вказівки та ін.). Ця вимога випливає з оперативно-диспетчерського характеру регулювальних дій. Цей вид регулювання переважно має місце при усуненні відхилень від стандартів, викликаних впливом різних чинників зовнішнього і внутрішнього походження.

Для ефективного регулювання  менеджеру дуже важливо визначити, наскільки припустимі або відносно безпечні виявлені відхилення від стандартів. Функція контролю надає інформацію про відхилення, що є підставою для рішення про початок регулювальних дій. Цей етап найважливіший і найпомітніший у процесі регулювання. Тому визначення масштабу припустимих відхилень – питання першочергової важливості для процесу регулювання. Якщо масштаб відхилень буде занадто великий, то проблемні ситуації можуть набувати загрозливого характеру. Але якщо масштаб узято занадто маленький, то підприємство реагуватиме на незначущі відхилення, що є невигідним і забирає багато часу. Регулювальні дії можуть паралізувати діяльність підприємства. Зміст розпорядницького регулювання у всіх випадках полягає в тому, щоб, використовуючи інформацію функції контролювання, зрозуміти причини відхилення і домогтися повернення параметрів процесу відповідно до заданих.

Дисциплінарне регулювання

Цей особливий вид регулювання  пов’язаний із процесом делегування повноважень. Сутність дисциплінарного регулювання як сукупності способів дій розкривається через процес установлення відповідальності. Як відомо, при делегуванні повноважень відповідальність лише перерозподіляється між керівником і особою, якій делегуються повноваження. Іншими словами, керівник має право делегувати обов’язки, права й у цих межах покласти відповідальність на підлеглого. Але при цьому відповідальність у повному обсязі (у т. ч. і перерозподілену) керівник лишає за собою.

Звідси випливає ціль дисциплінарного регулювання – розвиток здібностей і творчих сил у підлеглих, що спрямовані на використання делегованих прав самостійно приймати управлінські рішення.

Дисциплінарне регулювання виявляється  у праві керівника вимагати від  підлеглих:

а) конкретних результатів за визначеними ключовими моментами, що їм делеговані;

б) періодичних доповідей  про хід вирішення задач;

в) докладного виконання  своїх інструкцій і дозволу свободи  дій тільки у випадках крайньої необхідності;

г) скрупульозного дотримання інструкцій і наказів, негайного  повідомлення у разі появи яких-небудь ускладнень.

При дисциплінарному регулюванні  менеджер має виходити з того, що члени його колективу зобов’язані дотримуватись трудової і виробничої дисципліни, трудового законодавства, чинних на підприємстві положень, вимог з організації праці і виробництва, технології, експлуатації машин і устаткування, правил користування інструментом, техніки безпеки й інших спеціальних інструкцій .

Термін «дисциплінарний» належить безпосередньо до виробничої і господарської дисципліни й застосовується в такому ж смисловому значенні. Дисциплінарне регулювання стосується поведінкових аспектів функції регулювання. На жаль, більшість менеджерів часто забувають, що процес регулювання – це не лише передавання наказів і вказівок, а й можливість позитивного впливу на людину.

Критична роль дисциплінарного  регулювання криється у самій  його назві. Воно базується на відповідальності як основі менеджменту – «домагатися виконання роботи з допомогою інших людей». Жодне управління не буде результативним, якщо працівники підприємства не дотримуватимуться встановлених норм і правил поведінки.

Відповідальність, як відомо, є зобов’язанням виконувати поставлені задачі (у т. ч. регулювальні впливи) і контролювати за їхнім задовільним вирішенням. Відповідальність завжди має відповідати винагороді. Дисциплінарне регулювання базується на припущенні, що, беручи конкретну роботу і винагороду за неї, працівники тим самим погоджуються виконувати її на рівні, що задовольняє підприємство.

За своїм змістом  дисциплінарне регулювання може мати:

а) розпорядницьку дію. Наприклад, наказ про заохочення або покарання  конкретного працівника за результатами діяльності;

б) регламентуючу дію. Наприклад, посадова інструкція, що відображає результати розподілу і делегування повноважень конкретному працівникові;

в) нормувальну дію. Наприклад, норма  часу (трудомісткість вирішення задачі) та розроблення бізнес-плану.

Організація процесу регулювання  має базуватися на певних загальних  вимогах.

1. Регулювання має бути водночас як активним, так і пасивним. Процес регулювання повинен бути пасивним, доки умови роботи об’єктів управління збігаються з нормами і стандартами. У той момент, коли з’ясовується, що очікувані результати фактично не можуть бути отримані, регулювання стає активним і змінює сформовану ситуацію.

2. Процес регулювання має виходити з того, що підприємство завжди знаходиться у стані динамічної рівноваги. Людські, фізичні й економічні змінні – як внутрішні, так і зовнішні – перебувають у безперервному русі. Регулювальні впливи, здійснювані керівником, мають враховувати взаємозалежність змінних. Отже, регулювальні дії можуть торкатися кількох змінних, а не тільки одної.

3. Процес регулювання має бути спрямований на досягнення цілей підприємства. Регулювальні впливи, як окремі, так і сукупні, мають бути такими, щоб із наростанням сприяти досягненню цілей підприємства.

4. Регулювальний вплив має бути об’єктивним. Щоб відповідати цій вимозі, він має керуватися об’єктивною інформацією обліку і контролю, а також відповідати очікуванням винагороди як керівника, так і підлеглого.

Дотримання зазначених принципів на кожному з етапів підвищує результативність регулювальних впливів. Процес здійснення цих впливів складається з цілої низки логічно взаємозалежних етапів і процедур.

10.3. Етапи процесу регулювання

 

1. Регламенти, норми, інструкції. Цей етап демонструє, наскільки організованим є стабілізуюче регулювання, а також його зв’язок із функцією планування (розроблення стандартів для контролювання і регулювання), організовування (регламентація розподілу і делегування повноважень, організовування виконання рішень) і контролювання (оцінка ступеня відхилення результату від установленого стандарту).

Стабілізуючі регламенти (стандарти, норми, інструкції) є не лише способом регулювання, а й своєрідною «вставкою» для здійснення процесу контролювання. Саме під час контролювання відбувається порівняння результатів діяльності зі стандартами і виявлення величини відхилення фактичного результату від бажаного.

2. Зіставлення величини відхилення із припустимими нормами. Другий етап процесу регулювання полягає у визначенні необхідності застосування регулювального впливу до об’єкта управління. На цьому етапі менеджер має визначити, наскільки проблемна ситуація, або величина відхилення від бажаного результату загрожують життєдіяльності підприємства. Якщо відхилення припустимі або порівняно безпечні, менеджер може не вдаватися до регулювальних дій. Якщо дані контролю вказують на порушення меж припустимих відхилень або ситуація стає загрозливою, менеджер мусить виробити адекватні регулювальні впливи. Регулювання має провадитися за принципом винятку, тобто система регулювання повинна спрацьовувати тільки за наявності значних відхилень від регламентів, норм, стандартів.

3. Вироблення адекватної регулювальної дії. Основна мета цього етапу регулювання полягає в тому, щоб досягти такого становища, при якому процес управління підприємством справді змушував би (дисциплінував, мотивував, регламентував і т. ін.) людей працювати відповідно до плану. Регулювання, що не може усунути серйозних відхилень, перш ніж вони переростуть у серйозні проблеми, безглузде. Регулювальна дія має усувати не саме відхилення, а його причину. Оскільки значна частина робіт, виконуваних на підприємстві, потребує зусиль групи людей, менеджер мусить знайти ефективну методику впливу на них.

4. Усунення відхилень. До цього етапу входить, насамперед, доведення задач до виконавців за допомогою обраних методів. Особливістю його є зміст робіт, виконуваних різними посадовими особами. По-перше, керівник має самостійно прийняти рішення про доведення до підлеглих задач, спрямованих на усунення проблем. По-друге, виконавці, сприйнявши регулювальний вплив, повинні усунути причини відхилення і довести процес до бажаного стану. При цьому виконавці, виходячи з однозначності рішень, не мають права вибору своїх дій.

Чітке доведення регулювальних  дій до виконавців має велике значення для своєчасного і якісного їхнього виконання. При цьому воно мусить бути однозначним і не допускати різних тлумачень його змісту. Варто враховувати, що виконавці розумітимуть ці дії суб’єктивно.

Для продуктивної роботи виконавців велике значення має інструктаж, який пояснює суть регулювальної дії, шляхи і засоби її виконання. Для  досягнення необхідних результатів при здійсненні регулювальних дій виконавці повинні мати двостороннє спілкування (зворотний зв’язок) з керівником. Таке спілкування сприяє точному зрозумінню виконавцями справжньої цілі регулювальної дії, виконанню вказівок, а також виявленню можливих недоглядів у регулюванні, непомічених керівником.