Лекции по "Менеджменту"

 

 

 

 

ТЕМА 7. ОРГАНІЗУВАННЯ ЯК ЗАГАЛЬНА ФУНКЦІЯ

МЕНЕДМЕНТУ

7.1. Основи і поняття організування як функції управління

 

Організування – це процес створення такої структури підприємства, яка б надавала можливість людям ефективно працювати разом для досягнення поставлених цілей організації.

Сутність цієї функції  менеджменту утворюють такі структурно–функціональні аспекти:

– розподіл всього обсягу роботи між конкретними підрозділами (департаменталізація);

– організування взаємозв’язку окремих підрозділів, між рівнями повноважень та відповідальності.

Організування грунтується  на трьох категоріях: делегуванні, відповідальності, повноваженні.

 Делегування означає передачу завдань і повноважень особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання.

Відповідальність – це зобов’язаність вирішувати поставлені завдання та відповідати за якість їх виконання.

Повноваження – обмежене право використовувати ресурси організації та спрямовувати зусилля підлеглих працівників на виконання встановлених завдань.

Повноваження делегуються посаді, а не певній особі, яка обіймає цю посаду, тобто при зміні роботи вона втрачає повноваження старої посади і отримує повноваження нової.

7.2. Типи повноважень

 

За характером делегування  розрізняють лінійні і функціональні  повноваження. Лінійні повноваження передають безпосередньо від вищої посадової особи до підлеглого і далі до інших підлеглих. Вони передбачають узаконену владу. Керівник у межах лінійних повноважень може розв’язувати проблеми без погодження з вищими керівниками, керуючись при цьому наказами, розпорядженнями, настановами, законами, звичаями тощо. Делегування лінійних повноважень формує ієрархію рівнів управління підприємством, процес створення якої називається скалярним. Завершена ієрархія є скалярним ланцюгом, тобто ланцюгом команд. Приладом може бути ієрархія звань військових, ступенів і звань науковців, рангів (категорій) державних службовців тощо.

Функціональні (штабні) повноваження делегуються менеджером вищого рівня управління, який керує певною функцією менеджменту, менеджеру нижчого рівня управління, який керує аналогічною функцією. Наприклад, начальник планового відділу підприємства делегує функціональні повноваження в галузі планування начальнику планового бюро цеху, хоча останній перебуває в лінійному підпорядкуванні начальника цеху.

Зважаючи на різноманітні особливості функціональних повноважень, виділяють кілька їх видів:

• узаконені – керівник діє в межах законодавчих норм, статутних документів, наказів тощо, виконуючи їх без жодних узгоджень;

• рекомендаційні – спрямовані на вироблення конкретних рекомендацій;

• обов’язкові з’ясування – функціональний керівник з’ясовує свої рішення з лінійними керівниками різного рівня;

• паралельні – рішення  функціонального керівника діють  незалежно і одночасно з рішеннями лінійних керівників.

Делегування лінійних і  функціональних повноважень вимагає  ефективної мотивації, впливу, керівництва (лідерства), комунікацій, контролю тощо. Тому в підпорядкуванні керівника можуть бути чотири типи апарату:

– обслуговуючий –  виконує конкретні функції (плановий відділ, відділ кадрів, конструкторський відділ, відділ праці та заробітної платні, бухгалтерія, відділ збуту, відділ постачання тощо);

– консультативний –  формується зі спеціально запрошених на постійну або тимчасову роботу консультантів керівника;

– особистий – працівники, які безпосередньо співпрацюють із керівником (секретар, референт, помічник та ін.);

– інформаційний –  надає керівникові необхідні  комунікаційні послуги.

 

7.3. Принципи делегування повноважень

 

1. Згідно з принципом єдиноначальності працівник має отримувати повноваження лише від одного начальника і відповідати лише перед цією людиною.

2. Інший принцип, на  якому грунтується делегування  повноважень, — це обмеження норми керування (діапазону контролю). Норма керування – це кількість працівників, якими безпосередньо управляє керівник. На вищих щаблях управління кількість підлеглих коливається від 4 до 8 і від 8 до 15 на найнижчих рівнях.

3. Принцип закріпленої відповідальності при делегуванні означає, що звільнити від відповідальності керівника може лише його начальник. Делегування – це процес розподілу відповідальності за підлеглим. Але делегування відповідальності підлеглому не знімає цю відповідальність з особи, яка її надала. Якщо підлеглий забув зробити якусь роботу, то винний і підлеглий, і його керівник.

4. Принцип відповідності прав обов’язкам означає, що обсяг делегованих повноважень повинен відповідати обов’язкам. Якщо керівник дав завдання своєму підлеглому, то він повинен надати йому і повноваження, які б відповідали завданню: право використовувати необхідні ресурси. людські, фінансові).

5. Принцип звітності за відхиленнями зобов’язує доповідати начальнику про всі фактичні або очікувані зміни в досягненні поставлених цілей і завдань. Це означає, що підлеглий повинен доповідати своєму начальнику лише про відхилення від наміченого ходу справ.

6. Принцип передачі відповідальності за роботу на можливо більш низький рівень управління свідчить про те, що слід передавати будь–яке завдання на найнижчий рівень організації, який спроможний забезпечити його успішне виконання.

 

7.4. Організаційні структури управління організацією

 

Побудова організації  здійснюється шляхом організаційного  проектування. Його основою є стратегічний план, спрямований на реалізацію місії, цілей організації. Організаційне проектування здійснюється зверху вниз і охоплює такі етапи:

– визначення вертикальних рівнів управління;

– горизонтальний поділ  організації, тобто закріплення  видів діяльності за лінійними та штабними (функціональними) підрозділами;

– встановлення зв’язків між різними підрозділами;

– визначення повноважень  і відповідальності посад;

– визначення посадових  обов’язків, закріплення їх за конкретними посадовими особами (за допомогою формування посадових інструкцій).

В ієрархічній побудові ті рівні управління, які відображають виробничо-господарську структуру організації, утворюють лінійну організаційну структуру управління. Необхідність впорядкування інформації, встановлення зв’язків, забезпечення виробничо–господарської діяльності зумовили появу функціональних служб (штабів) у системі управління, які формують функціональну організаційну структуру управління. Саме сукупність лінійних і функціональних органів утворює організаційну структуру управління.

Організаційна структура управління – це сукупність організаційно впорядкованих відносин і зв’язків між ланками та рівнями керівництва. Ланка в організації – це структурно уособлений елемент, який наділений конкретними функціями керівництва, повноваженнями та відповідальністю. Ланкою в організації можуть бути: підрозділ, цех, сектор, дільниця, конкретний виконавець.

Рівень управління – це сукупність визначених ланок, які вказують на послідовність вертикальної підпорядкованості одних ланцюгів іншими. Число рівнів управління залежить від масштабів виробництва, технології та діапазону контролю.

Організаційні структури  повинні відповідати таким вимогам:

Оптимальність – мінімально необхідна кількість зв’язків між органами управління.

Оперативність, гнучкість – здібність швидко реагувати на зміни у зовнішньому та внутрішньому середовищі.

Надійність – гарантія достовірності передачі інформації, безперебійного функціонування.

Простота, економічність – мінімальні витрати на управління, відсутність дублювання та паралелізму в роботі.

Спеціалізація – зосередженість окремих працівників на виконанні заданих функцій управління.

7.5. Схеми побудови структур управління

 

У лінійній структурі (рис. 7.1) кожний підлеглий має лише одного керівника і в кожній ланці виконується весь комплекс робіт, пов’язаних з управлінням об’єктом.

Переваги лінійної структури: чіткість та простота взаємовідносин, оперативність підготовки та проведення управлінських рішень, відсутність паралельності в роботі, надійний контроль, особиста відповідальність керівника за кінцеві результати.

Недоліки: концентрація влади на найвищому рівні управління, інформаційне перевантаження керівників, низька якість реалізації функцій управління, високі вимоги до кваліфікації керівників та їх компетенції за всіма питаннями.

Лінійна структура застосовується лише для простої за змістом управлінської діяльності на малих підприємствах або окремих підрозділах.

 

 

А1, А2, А3 – виконавці  підрозділу №1

Б1, Б2, Б3 – виконавці  підрозділу №2

В1, В2, В3 – виконавці  підрозділу №3

Рис. 7.1. Блок–схема лінійної структури управління

 

Функціональна структура передбачає, що кожний підрозділ отримує вказівки від декількох керівників ланок. Керівники спеціалізуються на окремих управлінських функціях, які виконують відповідні спеціалісти. Конкретні характеристики та риси діяльності підрозділу відповідають найбільш важливим напрямам діяльності всієї організації.

 

 Рис.7.2 Функціональна структура управління (К –керівник, Ф ... – фахівці, В ... – виконавці)

Переваги функціональної структури: висока компетентність працівників, які спеціалізуються на певних функціях; висока результативність виконання стандартних робіт; зменшення дублювання зусиль та споживання матеріальних ресурсів у функціональних сферах; більша координація у функціональних областях; відповідність професійно–кваліфікаційних характеристик працівників завданням управління; сприйнятливість до нових явищ та здатність до оперативної перебудови; зниження необхідності у спеціалістах широкого профілю.

 Недоліки: розрив управлінського процесу на окремі, іноді погано пов’язані між собою функції; тривалість процедур прийняття рішень; більша зацікавленість в реалізації цілей та задач окремих підрозділів, ніж спільних цілей всієї організації; ускладнення координації управлінського впливу в результаті отримання виконавцями вказівок від кількох функціональних органів.

Функціональну структуру доцільно застосовувати в тих організаціях, які випускають відносно обмежену номенклатуру продукції, діють в стабільному зовнішньому середовищі та вирішують стандартні задачі управління. Приклад: металургійна промисловість, видобуток сировинних матеріалів.

Лінійно–функціональна структура (рис.7.3.).

Переваги: організація управління виробничими процесами за лінійною схемою (керівник вищого рівня – керівник нижчого рівня – виконавець); методична допомога функціональних підрозділів (готують інформацію, виконують різні управлінські завдання для відповідних лінійних керівників).

Недоліки: можлива затримка підготовки управлінських рішень; інформаційне перевантаження керівників вищих рівнів управління; не достатнє забезпечення скоординованості роботи функціональних підрозділів.

 

 

Рис. 7.3. Блок-схема лінійно-функціональної структури

управління

 

Подальший розвиток лінійно-функціональної структури привів до виникнення дивізійної організаційної структури.

Дивізійна організаційна  структура – (розподіл праці) організаційної структури, розроблений в інтересах великих організацій, для яких функціональні структури вже не є ефективними. Основними типами структур з відділками є регіональні та продуктові структури, а також структури, які орієнтовані на покупця.

Сучасні фірми ведуть свою діяльність в різних сферах бізнесу. Щоб подолати нові проблеми, які  виникли з цих причин (розміри  фірм, диверсифікація їх діяльності, зміна технологій, зовнішнього середовища), керівництво цих фірм розробило дивізійну організаційну структуру, в якій поділ організації на елементи та блоки відбувається за:

• видами товарів чи послуг;

• групами покупців;

• географічним регіоном.

Дивізійно-продуктова структура (рис.7.4.).

Надається можливість збільшувати  асортимент продукції, яка виробляється та реалізується. Застосовуючи дивізійно-продуктову структуру, повноваження з питань керівництва виробництвом та збутом будь-якого продукту чи послуги передаються одному керівнику, який є відповідальним за цей тип продукції. Керівник вторинних функціональних служб (виробничої, технічної, збуту) повинен звітувати перед керуючим з цього продукту.

Переваги такої структури: вона дозволяє великій фірмі приділяти конкретному продукту стільки ж уваги, скільки йому приділяє невелика фірма, яка виробляє один – два види продукції; у продуктовій структурі чітко визначено, хто відповідає за отримання прибутку; для неї важливі успішний контроль витрат та виконання графіка відвантаження; організація з такою структурою здатна так само швидко, як і організації з функціональною структурою, реагувати на зміни умов конкуренції, технології та попиту покупця; координація робіт досить ефективна, тому що діяльність щодо даного продукту відбувається під керівництвом однієї людини.