Лекции по "Менеджменту"

– розвитку сфер виробництва (промисловості, сільського господарства тощо).

Виділяють кілька груп методів прогнозування.

1. Неформальні  методи прогнозування:

– на основі словесної (вербальної) інформації, отриманої каналами радіо, телебачення, розмов, телефонограм тощо;

– на основі письмової інформації, отриманої з газет, журналів, бюлетенів, звітів тощо;

– за результатами промислового шпіонажу.

2. Формальні  методи прогнозування.

Кількісні методи:

– аналіз минулих рядів – ґрунтується на припущенні, що минуле може повторитися у майбутньому і що існують певні тенденції до цього;

– причинно-наслідкове (кореляційне) моделювання – використовують для прогнозування ситуацій, що залежать більше ніж від однієї змінної величини.

Якісні методи:

– думка журі – полягає в поєднанні та синтезуванні думок експертів – членів журі (ради, комісії тощо);

– думка збутовиків – базується на передбаченні попиту групою досвідчених торгових агентів;

– думка споживачів – на основі результатів опитування клієнтів;

– думка експертів – ґрунтується на процедурах, реалізуючи які група експертів доходить певної згоди.

Прийняття менеджерами  раціональних рішень, що відповідають установленим критеріям та спрямовані на досягнення визначених цілей, не може гарантувати їх успішної реалізації. Виконання управлінських рішень потребує застосування дієвих організаційних, мотиваційних та контрольних механізмів, а також забезпечення колективної націленості на досягнення намічених результатів.

 

ТЕМА 13. ІНФОРМАЦІЯ ТА КОМУНІКАЦІЇ В МЕНЕДЖМЕНТІ

 

13.1. Інформація, її види та роль  в менеджменті. Класифікація інформації

 

Інформація – сукупність повідомлень, які відображають конкретний аспект явища, події, виробничо-господарської діяльності.

Інформацію класифікують за такими ознаками.

За повнотою охоплення явища:

– повна – всебічно та повною мірою розкриває сутність явища;

– часткова – відображає лише певний аспект явища, не даючи його цілісної характеристики;

– надлишкова – містить дані, що є зайвими і не потрібними для використання у конкретній ситуації.

За періодом дії:

– разова – використовується лише один раз у специфічній ситуації;

– періодична – застосовується та формується систематично, залежно від потреб;

– довгострокова – використовується протягом тривалого терміну.

За змістом:

– планово-економічна – містить дані про заплановані обсяги виробництва, реалізації, ціни тощо;

– фінансова – відображає рух грошових коштів на підприємстві, залучення інвестицій, структуру витрат;

– облікова – містить дані податкового та управлінського обліку щодо діяльності організації;

— бухгалтерська —  охоплює дані, що використовуються при здійсненні бухгалтерського  обліку;

– технологічна – розкриває зміст технології здійснення основних та супроводжувальних виробничо-господарських операцій;

– довідкова – містить загальнодоступні дані, використання яких полегшує здійснення всіх видів діяльності;

– адміністративна – відображає дані про права, обов’язки, відповідальність, правила та процедури в організації.

За рівнем достовірності:

– достовірна – об’єктивно і правдиво характеризує певне явище;

– недостовірна – має сумнівне походження, суб’єктивне забарвлення та потребує перевірки.

13.2. Носії інформації

 

Носіями інформації є  документи, дискети, диски, графіки, перфострічки, перфокарти, магнітні стрічки, плакати, схеми тощо.

Документація –письмове надання інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є.

Діловодство – процес, пов’язаний зі складанням документів, їх обробленням, проходженням, зберіганням тощо.

До основних функцій  діловодства належать:

– попередній розгляд і облік документів;

– довідково-інформаційне обслуговування;

– контроль за виконанням;

– удосконалення (раціоналізація) документообігу;

– експедиційне оброблення і транспортування документів.

За ступенем централізації  виділяють такі системи діловодства:

– централізована – за такої системи вся документація прямує в єдиний центр організації (наприклад, в канцелярію);

– децентралізована – передбачає надходження документів за призначенням у відділи, підрозділи тощо;

– змішана – поєднує елементи централізованої, та децентралізованої системи.

Роботу з документацією  здійснюють в організаціях спеціальні служби. До них належать канцелярія, архів, бібліотека, довідкове бюро, юридичний відділ, секретаріат, референтура тощо.

Графік – спосіб наочного зображення стану процесу виробничо-господарської діяльності з допомогою умовних позначень (крапок, ліній, фігур тощо). Графік поєднує в собі графічний образ (систему накреслень) і легенду (умовні позначення на графіку). Він повинен бути наочним, змістовним, образним, універсальним, зручним у користуванні тощо.

Графічні засоби поділяють  на кілька груп.

1. Органіграми – графіки, які характеризують структуру і взаємовідносини явища. До них належать:

– класифікаційні графіки (класифікація підприємств);

– оргсхеми (організаційні структури управління підприємств, цехів);

– оперограми (порядок руху сировини, деталей);

– хронооперограми (порядок руху в часі) тощо.

2. Голограми – графіки, що відображають явища у просторі. Це:

– маршрутні схеми руху предметів праці на робочих місцях;

– планування виробничих дільниць, робочих місць;

– схеми змащування обладнання;

– маршрут руху багатоверстатника тощо.

3. Хронограми – графіки, які характеризують зміну явищ у часі. Передусім це такі графіки:

– циклограми;

– планово-контрольні графіки;

– диспетчерські графіки руху транспорту тощо.

4. Діаграми – графіки, що відображають кількісні співвідношення (показників, явищ). До них належать:

– діаграми порівняння показників;

– діаграми розподілу показників;

– хронодіаграми тощо.

13.3. Вимоги, які  пред’являються до інформації

 Інформація є цінною, якщо вона достовірна, своєчасна,  повна і доречна.

Достовірність. Щоб інформація становила реальну цінність для менеджера, вона повинна бути достовірною. Це означає, що інформація покликана реально і надійно відображати дійсність.

Своєчасність. Інформація повинна бути вчасною. Це не обов’язково означає поспішність.

Повнота. Інформація повинна бути повною, щоб стати корисною для менеджера. Якщо вона часткова, то картина стану справ може виявитися недостовірною або викривленою.

Доречність. Нарешті, інформація цінна, якщо вона доречна. Доречність, як своєчасність, залежить від потреб і обставин для конкретного менеджера.

 

13.4. Поняття та характеристика комунікацій.  Види комунікацій

Комунікація – це процес передавання інформації від однієї особи до іншої. Але слова менеджера можуть бути спотворені перешкодами на лінії. Отже, ефективні комунікації – це такий процес передавання повідомлення, коли отримане повідомлення, наскільки можливо близьке за значенням до первинного.

Існують такі види комунікацій.

Комунікації між організацією і середовищем. Організації використовують різноманітні засоби для комунікацій із зовнішнім середовищем. З наявними й потенційними споживачами своєї продукції (послуг) вони спілкуються за допомогою реклами та інших програм просування товарів (послуг) на ринок. У сфері відносин із громадськістю найбільше уваги приділяють створенню певного образу, «іміджу» організації на місцевому, загальнонаціональному або міжнародному рівнях. Організації підпорядковані державному регулюванню і ведуть відповідну звітність, надаючи інформацію про своє фінансове становище та виробничу діяльність тощо. Підтримують вони зв’язок з органами влади і державного управління, профспілками.

Отже, обговорення, збори, засідання, телефонні переговори, службові записки, звіти, що використовуються в організації, як правило, є реакцією на можливості й проблеми, які виникають під дією зовнішніх чинників.

Міжрівневі  комунікації в організації. Інформація передається всередині самої організації з рівня на рівень у межах вертикальної комунікації. З вищих рівнів підлеглим повідомляють про поточні і конкретні завдання, зміну пріоритетів, рекомендовані процедури та ін.

Одночасно відбувається комунікація від низових рівнів до вищих. Комунікація за висхідною виконує також функцію повідомлення вищих рівнів про діяльність низових, внаслідок чого керівництво дізнається про поточні або назріваючі проблеми і пропонує можливі варіанти поліпшення справ.

Комунікація між різними відділами (підрозділами). Організацію утворюють багато підрозділів, тому горизонтальний обмін інформацією між ними потрібний для координації завдань і дій. Оскільки організація є системою взаємопов’язаних елементів, керівництво повинне добиватися злагодженої їх роботи.

Хоч комунікації між  працівниками організації підпорядковані таким самим закономірностям, що й міжособистісні контакти, однак деякі їх умови (параметри) мають вирішальне значення для комунікативної поведінки людини. Наприклад, співробітники, які легко знаходять взаєморозуміння «на особистому ґрунті», конфліктують у фірмі, оскільки відділи «офіційно ворогують» між собою. Крім того, конкретні моделі організації можуть сприяти чи заважати комунікації. Це покликало до життя концепції менеджменту, які сприяють комунікаціям на горизонтальному рівні, оскільки строга вертикальна ієрархія часто їм заважає.

Комунікації між керівником і підлеглими. Важливим компонентом комунікацій у процесі управління організацією є відносини між керівником і підлеглим як вертикальний обмін інформацією. Цей тип комунікацій є основою комунікативної діяльності керівника.

Обмін інформацією між  керівником і підлеглим стосується уточнення завдань, пріоритетів і очікуваних результатів; залучення до вирішення завдань підрозділів; обговорення проблем ефективності роботи; визнання і винагород; вдосконалення і розвитку здібностей підлеглих; збирання інформації про реальну або прогнозовану проблему; повідомлення підлеглих про наступні зміни, а також одержання відомостей про ідеї, удосконалення та пропозиції.

Комунікація між керівником і робочою групою. Комунікації з робочою групою є засобом підвищення ефективності її дій. Оскільки в інформаційному обміні бере участь уся група, кожний може проаналізувати завдання і пріоритетні зміни, можливі наслідки для свого та інших відділів, проблеми та досягнення, раціоналізаторські пропозиції. Робоча група може обговорювати прогнозовані проблеми, удосконалення чи зміни і без керівника.

Формальні комунікації являють собою спосіб передачі офіційної інформації, що стосується діяльності організації.

Неформальні комунікації можна назвати способом поширення чуток. Цей вид комунікацій дає змогу передавати спеціально заплановану для швидкого поширення інформацію або відомості, а також використовувати різні канали витоку потрібної інформації, що характеризує чинники зовнішнього середовища або окремі проблеми внутрішнього характеру.

Менеджмент як практична  діяльність потребує численних міжособистісних контактів. Загалом міжособистісні комунікації бувають усними та письмовими.

Усні комунікації відбуваються під час розмови віч-на-віч, групових дискусій, телефонних розмов тощо, за яких розмовну мову використовують для передавання змісту. Дослідженнями виявлено, що більшість менеджерів витрачають на розмови з людьми 50-90% свого часу.

Письмові комунікації - це записки, листи, звіти, записи тощо. За їхньою допомогою можна вирішити багато проблем, пов’язаних з усними комунікаціями. Проте письмові комунікації не такі поширені, як може виглядати. Група менеджерів під час опитування зазначила, що лише 13% пошти, яку вони отримують, відразу їм потрібна. Понад 80% менеджерів, яких опитували в іншому дослідженні, уважають, що письмові комунікації, які вони отримували, мали посередній або низький рівень. Одна з найбільших вад письмових комунікацій та, що вони затримують зворотний зв’язок та взаємообмін.

 

 

 

13.5. Комунікаційний процес

 

Забезпечення злагодженої  роботи підрозділів організації, окремих  виконавців, груп працівників, а також  необхідних контактів із зовнішнім  середовищем вимагає своєчасного  передавання інформації різних видів, певної якості, необхідної достовірності тощо.

Комунікаційний  процес – процес обміну інформацією з метою розв’язання конкретної проблеми.

Невід’ємними елементами процесу комунікацій є:

– відправник (джерело) – особа, група осіб (підрозділ), організація, яка генерує ідеї, збирає та передає інформацію;

– повідомлення – інформаційна ідея, закодована з допомогою символів;

– канал – засіб передавання інформації;

– отримувач (споживач) – особа, група осіб (підрозділ), організація, для яких призначена інформація.

Комунікаційний процес охоплює такі етапи:

1. Формування або вибір  ідеї (зародження ідеї).

2. Кодування (перетворення  ідеї на повідомлення з допомогою  слів, жестів, інтонації).

3. Вибір каналу (вибір  способу передавання з допомогою  телефонного, електронного зв’язку, відеострічок тощо).