Учебно- методическое пособие на тему "Менеджмент"

 

Раздел 2. ОРГАНИЗАЦИЯ  КАК СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ

Тема 2.1. Сущность организации, ее внешняя и внутренняя среда

План:

1. Понятие и классификация организаций. Жизненный цикл организации
2. Внутренняя среда организации
3. Внешняя среда организации

1.Понятие и классификация организаций. Жизненный цикл организации.

     Общество состоит из огромного количества различных организаций. Большинство людей всю свою сознательную жизнь связаны с теми или иными организациями, членами которых они являются или с которыми вступают в контакт.

Организацию можно определить как систематизированное, сознательное объединение людей, преследующих определенные цели.

Основными составляющими  любой организации являются входящие в нее люди, цели, для реализации которых она создана и существует, и управление, формирующее и приводящее в движение потенциал организации.

Каждую организацию  можно представить как открытую систему. На входе она получает ресурсы  из внешнего мира, на выходе – отдает созданный продукт. Поэтому любая организация осуществляет три процесса: получение ресурсов из внешнего окружения, изготовление продукции, передача ее во внешнюю среду. Данные процессы являются жизненно важными для организации. Причем, для успешной деятельности организации необходимо поддерживать определенный баланс между ними. Ключевая роль в этом принадлежит управлению.

В основе функционирования организации лежит синергический эффект, состоящий в следующем: потенциал и возможности организации, как единого целого, превышают сумму потенциала и возможностей ее отдельных элементов, что обусловлено их взаимной поддержкой и дополнением.

Однажды возникнув, организация  начинает жить самостоятельной жизнью. В ее рамках люди используют организацию  для достижения тех целей, ради которых  она, собственно говоря, и создавалась. Организация, в свою очередь, использует возможности объединяемых ею людей для своего укрепления и развития. Поэтому она ожидает от своих членов наличия определенного опыта, знаний, квалификации, разделения своих целей и ценностей. В идеале взаимоотношения между человеком и организацией должны быть сбалансированы, но баланс может нарушаться в результате злоупотреблений с той или иной стороны. При этом организация ослабевает и перестает нормально выполнять свои функции.

Существенным признаком  организации можно считать осуществление ею деятельности на основе принципа самоуправления, который предполагает возможность самостоятельно принимать и реализовать любые решения в рамках существующего законодательства для достижения поставленных целей.

Современные организации характеризуются значительным разнообразием и подразделяются по определенным критериям: по формам собственности (частные, государственные, муниципальные и иные), по отношению к прибыли (коммерческие и некоммерческие), по организационно-правовым формам, по участию в различных секторах производства, по формализации (формальные и неформальные), по размерам, видам и масштабам деятельности, по уровням развития и т.д.

Организации зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и в конце концов прекращают свое существование. Немногие из них существуют бесконечно долго, ни одна не живет без изменений. Новые организации формируются ежедневно. В то же время каждый день сотни организаций ликвидируются навсегда. Умеющие адаптироваться - процветают, негибкие - исчезают. Какие-то организации развиваются быстрее других и делают свое дело лучше, чем другие. Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится организация, и оценивать, насколько принятый стиль руководства соответствует этому этапу. Именно поэтому широко распространено понятие жизненного цикла организаций как предсказуемых изменений с определенной последовательностью состояний в течение времени. Применяя понятие жизненного цикла, можно видеть, что существуют отчетливые этапы, через которые проходят организации, и что переходы от одного этапа к другому являются предсказуемыми, а не случайными.

Один из вариантов  деления жизненного цикла организации  на соответствующие временные отрезки предусматривает следующие этапы:

1. Этап предпринимательства. Организация находится в стадии становления, формируется жизненный цикл продукции. Цели являются еще нечеткими, творческий процесс протекает свободно, продвижение к следующему этапу требует стабильного обеспечения ресурсами.

2. Этап коллективности. Развиваются инновационные процессы предыдущего этапа, формируется миссия организации. Коммуникации в рамках организации и ее структура остаются, в сущности, неформальными. Члены организации затрачивают много времени на развитие механических контактов и демонстрируют высокие обязательства.

3. Этап формализации  и управления. Структура организации  стабилизируется, вводятся правила, определяются процедуры. Упор делается на эффективность инноваций и стабильность. Органы по выработке и принятию решений становятся ведущими компонентами организации. Возрастает роль высшего руководящего звена организации, процесс принятия решений становится более взвешенным, консервативным. Роли уточнены таким образом, что выбытие тех или иных членов организации не вызывает для нее серьезной опасности.

4. Этап выработки структуры.  Организация увеличивает выпуск  продукции и расширяет рынок  оказания услуг. Руководители  выявляют новые возможности развития. Организационная структура становится более комплексной и отработанной. Механизм принятия решений децентрализован.

5. Этап упадка. В результате  конкуренции, сокращающегося рынка  организация сталкивается с уменьшением  спроса на ее продукцию или  услуги. Руководители ищут пути  удержания рынков и использования  новых возможностей. Увеличивается потребность в работниках, особенно наиболее ценных специальностей. Число конфликтов нередко увеличивается. К руководству приходят новые люди, предпринимающие попытки сдержать тенденцию к упадку. Механизм выработки и принятия решений централизован.

2.Внутренняя среда организации

  Функционирование и развитие каждой организации осуществляется в среде (внутренней и внешней).

Внутренняя среда организации  заключает в себе потенциал, который  дает ей возможность существовать и  выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Внутренняя среда организации  представляет собой органичное сочетание таких составляющих, как структура, внутриорганизационные процессы, технология, кадры, организационная культура. Структура организации будет рассмотрена далее.

Технология включает в себя технические средства и  способы их комбинирования и использования для получения конечного продукта, создаваемого организацией.

Кадры являются основой  любой организации. Без людей  нет организации. Организация живет  и функционирует только потому, что  в ней есть люди. Люди в организации  создают ее продукт, они формируют  культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация. В силу этого люди в организации являются для менеджмента «предметом номер один».

Организационная культура, являясь всепронизывающей составляющей организации, оказывает сильное влияние как на ее внутреннюю жизнь, так и на ее положение во внешней среде. Ее составляют:

* философия, задающая  смысл существования организации;

* преобладающие ценности, на которых базируется организация  и которые относятся к целям  ее существования;

* нормы поведения,  разделяемые сотрудниками;

* климат, существующий  в организации;

* поведенческие ритуалы.

Носителями организационной  культуры являются люди, но вырабатывается она и формируется в значительной мере менеджерами. Организационная  культура может играть огромную роль в мобилизации ресурсов организации на достижение ее целей, но может и являться мощным тормозом.

Внутренняя жизнь организации  состоит из большого количества различных  действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности одни процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, другие могут либо отсутствовать, либо осуществляться в небольшом объеме.

3. Внешняя среда организации

       Организация в условиях рыночных отношений является открытой системой, способной взаимодействовать с окружающей ее средой в различных аспектах – информационном, вещественном и т.д.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. При этом организация, в свою очередь, в качестве компенсации за это должна отдавать результаты своей деятельности во внешнюю среду. Таким образом, организация находится в состоянии постоянного взаимообмена с внешней средой. Как только рвутся связи с ней, организация погибает.

Внешние факторы оказывают  влияние на все элементы и процессы внутри организации, в то же время в значительной мере релевантны по отношению к операциям организаций. Их можно разделить на две основные группы.

Первую составляют факторы  общего внешнего окружения организаций, которые отражают состояние общества, экономики, природной среды и не связаны непосредственно с конкретной организацией.

Ко второй группе относятся  факторы непосредственного (делового) окружения организаций, которые  непосредственно связаны с ними. Это потребители, поставщики, конкуренты, деловые партнеры, регулирующие органы и т.д. Многие из этих факторов имеют вероятностный характер и в определенной мере зависят от организаций. Вместе с тем имеются факторы, которые оказывают непосредственное воздействие на организации, независимо от их желания, это: государственные и местные органы регулирования и криминальные структуры.

Влияние факторов внешней  среды на деятельность организаций  весьма сложно, неоднозначно и изменчиво. Причем указанные факторы находятся  в состоянии тесного взаимовлияния, изменение в одном из них приводит к изменениям в других. В настоящее время российские организации (предприятия) испытывают влияние целого ряда неблагоприятных внешних факторов, повысилась неопределенность и ускорились изменения в окружающей среде.

Современная организация  должна быть в состоянии эффективно реагировать, приспосабливаться к  изменениям внешнего окружения. Для  этого менеджмент организации, прежде всего, его верхний уровень, должен вырабатывать и проводить политику взаимодействия организации с окружающей средой, развивать адаптивность ее к изменениям внешней среды. При этом эффективное взаимодействие с окружением должно осуществляться как путем воздействия на процессы внутри организации, так и на окружающую среду. Стратегия взаимодействия организации с внешней средой должна стоять во главе угла построения всех процессов управления организацией.

В зависимости от того, насколько организация адаптивна  к изменениям в окружении, выделяется два типа управления организацией: механистический и органический. Первый характеризует следующее: негибкая структура; четко определенные и устойчивые задачи; сопротивление изменениям; иерархическая система контроля; командный тип коммуникаций. Для органического типа управления организацией характерны: гибкая структура; динамичные задачи; готовность к изменениям; самоконтроль; многонаправленность коммуникаций, содержащих информацию и советы. Каждый из данных типов имеет определенные преимущества. Если окружение динамично, более эффективным является органический тип управления, если стабильно – механистический.

 

Тема 2.2. Формальные и неформальные группы в организации

План:

1. Понятие трудового коллектива. Формальные и неформальные группы.
2. Факторы эффективности работы трудового коллектива.
3. Психологические характеристики коллектива.

1.Понятие трудового коллектива. Формальные и неформальные группы.

     Под трудовым коллективом понимается объединение работников, осуществляющих совместную трудовую деятельность. Они взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждое лицо оказывает влияние на других лиц и одновременно находится под их влиянием. Трудовые коллективы создает руководство, когда осуществляет разделение труда для организации производственного или торгового процесса. Это объединение обладает организационным единством и связано общими целями. Управление должно основываться на единой воле, что обеспечивается наличием руководителя, назначенного или избранного собственником имущества.

Эффективность деятельности коллективов зависит от размеров и состава рабочих групп, групповых норм, сплоченности людей, степени конфликтности, статуса и функциональных ролей членов групп. Эффективной считается группа, размер которой соответствует ее задачам и в составе которой находятся люди с непохожими чертами характера, при этом групповые нормы способствуют достижению целей организации и созданию духа коллективизма, в которой преобладает здоровый уровень конфликтности, и имеющие высокий статус члены группы не доминируют. Важное значение имеют и полномочия трудовых коллективов, которые определяются ТК РФ.