Дебиторская задолженность

- подробное описание процесса управления дебиторской задолженностью с соответствующими формами документов;

- инвентаризацию дебиторской задолженности в режиме реального времени;

- экономия существенных  денежных средств на привлечении  внешних специалистов;

- возможность принимать управленческие решения на основании автоматически формируемых программой аналитических отчетов;

Функциональные возможности  системы «Управление дебиторской задолженностью. Сетевая версия» [24, 320 с.]:

- Одновременное объединение нескольких пользователей с различными функциональными обязанностями.

- Возможность контролировать и управлять работой сотрудников менеджменту компании (сквозная цепочка вертикальных взаимоотношений: руководитель – начальник юридического отдела - юрист - бухгалтер) посредством выдачи заданий для каждого пользователя и выводом результатов и комментариев ответственных лиц;

- Импорт данных из бухгалтерских программ, существенно сокращающий время на внесение информации о контрагенте;

- Поэтапная работа с задолженностью, сопровождаемая проверкой качества, сроков работ и истории взаимоотношений с контрагентами;

- Качественная правовая поддержка, позволяющая аргументировано доказывать и обосновывать свои действия: готовые образцы и примерные тексты, договоры и процессуальные документы, оптимизирующие процесс подготовки документов по взысканию задолженности;

- Автоматические напоминания, информирующие о наступлении сроков платежей, о заданиях поступающих от руководства и старших сотрудников;

Программный продукт  «Управление дебиторской задолженностью. Сетевая версия» подразумевает осуществление работы с программой одновременно несколькими пользователями с различными задачами (функциональными обязанностями и правами доступа к полному объёму информации). Для каждого из пользователей определен объём работ, который он должен осуществлять.

 

Рисунок 9. Программа «УДЗ. СВ»

 

Этапы процесса востребования  дебиторской задолженности в  соответствии с УДЗ.СВ. Весь процесс по управлению дебиторской задолженностью можно разделить на следующие этапы, которые и содержит УДЗ.СВ:

1. Начало работы с  контрагентом (первый этап – ввод  справочной информации). Начинать работу с контрагентами необходимо с того момента, как был заключен договор с условиями об отсрочке платежа, даже если нет первичной информации о том, что этот контрагент может ненадлежащим образом исполнить свои обязательства в сроки, определенные договором.

На этом этапе специалисту, ответственному за работу с контрагентами, необходимо владеть информацией относительно «параметров» задолженности (наименование контрагента, обязательство, из которого возникла задолженность, предмет договора, срок его исполнения), которые непосредственно используются при оформлении сопутствующих документов. Работа на данном этапе заключается в следующем. Пользователь – бухгалтер, помощник бухгалтера, иное лицо, работающее с бухгалтерскими программами и имеющее возможность заполнять первичные сведения относительно контрагентов, должен точно заполнить все параметры диалоговых окон «Параметры задолженности» и «Контрагенты». Уже на этом этапе пользователь имеет возможность получить подсказки высококвалифицированных специалистов - относительно действий, которые необходимо совершить пользователю по вводу информации; - на что в первую очередь необходимо обратить внимание; - какие данные имеют первостепенное значение; - какие действия, направленные на своевременное погашение дебиторской задолженности, необходимо осуществить уже на этом этапе (при этом пользователю будет предложена вся информация, необходима для совершения этого действия, в том числе, подробные комментарии специалиста и контактная информация по контрагенту).

2. Переговоры с контрагентом. Данный этап открывает процесс работы по взысканию дебиторской задолженности, который подразумевает текущую работу по этой задолженности, переходящую от одного этапа к другому, и начинается он со дня наступления сроков погашения задолженности и не оплаты этого долга со стороны дебитора. Пользователь – юрист, помощник юриста, стажер, иное лицо, в обязанности которого входит правовая поддержка деятельности организации. Данный пользователь имеет возможность сразу же (не теряя драгоценного времени) приступить к работе по управлению дебиторской задолженностью на основании тех сведений и информации, которая была введена в программу предыдущим пользователем. Так, УДЗ.СВ подскажет пользователю о наступлении сроков оплаты, о действиях, которые необходимо выполнить, на что прежде всего необходимо обратить внимание. В свою очередь, имея перед собой всю информацию относительно данной сделки и самого контрагента, юрист в сроки, предусмотренные договором, следуя подсказки высококвалифицированного специалиста, заложенной в программе, делает звонок контрагенту. Ведь в противном случае должник может подумать, что сумма задолженности для кредитора не важна, либо у него отсутствует соответствующий контроль, или кредитор боится портить с ним отношения, что, в свою очередь, и может повлечь неоплату долга.

3. Досудебный порядок востребования дебиторской задолженности. Если должник не соблюдает условия по оплате, УДЗ.СВ подсказывает пользователю о том, что необходимо перейти к другому этапу работы с просроченной дебиторской задолженностью, так называемому, досудебному порядку урегулирования спора, который заключается в урегулировании спорных вопросов между кредитором и должником до фактической передачи спора на рассмотрение в арбитражный суд. Досудебный порядок урегулирования спора применяется в случаях, когда он установлен федеральным законом для определенной категории споров, либо такой порядок предусмотрен договором, заключенным между кредитором и должником. В остальных случаях спор может быть передан на рассмотрение арбитражного суда и без соблюдения данного порядка. Досудебный порядок урегулирования спора начинается после того, как должник отказался от погашения задолженности в сроки, установленные сторонами в рамках 2 этапа или должник вообще не принимает никаких мер по погашению этой задолженности (в том числе, не выходит на контакт и т.д.). В УДЗ.СВ данный этап состоит из следующих взаимосвязанных действий:

- подготовка и направление должнику требования об оплате долга;

- подписание с должником соглашения о порядке погашения задолженности, использование иных механизмов, направление на погашение просроченной задолженности (отступное, новация, зачет, уступка прав требования);

- подготовка и направление должнику повторного требования об оплате долга, вытекающего из неисполнения соглашения о порядке погашения задолженности.

Претензионная же стадия востребования дебиторской задолженности  включает в себя:

- подготовку документальной базы для взыскания долга;

- составление и направление претензии должнику;

- ведение переговоров с должником.

4.Подготовка иска. В случае отказа дебитора от погашения задолженности в рамках досудебного порядка урегулирования споров, а также в случае отсутствия с его стороны ответов на предложения кредитора УДЗ.СВ автоматически предлагает пользователю перейти к следующему этапу востребования дебиторской задолженности – подготовка и направление в суд искового заявления и сопровождающих процессуальных документов.

Иск – предъявленное  в суд для рассмотрения и разрешения в определенном процессуальном порядке материально-правовое требование одного лица к другому, вытекающее из спорного материально-правового отношения и основанное на определенных юридических фактах. Иск является процессуальным средством защиты нарушенного или оспоренного права, присущим исковой форме судопроизводства. В свою очередь, исковое заявление – это форма выражения иска, письменный документ, соответствующий предмету, основанию и содержанию иска, включающий сведения, предусмотренные законом.

Подготовка и направление в суд искового заявления и процессуальных документов достаточно сложный этап. В УДЗ. СВ он состоит из следующих взаимосвязанных действий:

- подготовка проекта искового заявления;

- автоматический расчет штрафных санкций;

- автоматический расчет цены иска;

- расчет государственной пошлины;

- формирование пакета документов и направление копий искового заявления, и приложенных документов участникам судебного процесса;

- подача иска в суд.

Несмотря на всю сложность  данного процесса с точки зрения юридической техники, используя УДЗ.СВ любой пользователь сможет выполнить эту работу максимально эффективно, используя материал правовой базы программы, комментарии и подсказки специалистов, формы процессуальных документов.

Таким образом, посредством УДЗ.СВ работа с организациями-дебиторами и образовавшейся дебиторской задолженностью сводится к переводу ее из одного состояния в другое в соответствии с циклом ее управления, предложенным в описании к данной системе. Для продолжения деятельности по востребованию задолженности с должника требуется всего лишь перейти на следующий этап, описание которого подробно представлено в этой системе. В УДЗ.СВ указаны все необходимые действия, направленные на взыскание дебиторской задолженности, изложены требования действующего законодательства и материалы судебно-арбитражной практики, а также представлены формы различных документов, в том числе и процессуальных, и рекомендации по их заполнению.

Рассмотрим структуру  дебиторской задолженности. Финансовое положение предприятия находится в непосредственной зависимости от того, насколько быстро средства, вложенные в оборотные активы, превращаются в реальные деньги [25, 125 с.].

Существуют некоторые  общие рекомендации, позволяющие  бухгалтеру управлять дебиторской задолженностью:

-необходимо контролировать  состояние расчетов с покупателями, по отсроченным (просроченным) задолженностям;

-по возможности ориентироваться  на большее число покупателей; 

-следить за соотношением  дебиторской и кредиторской задолженности  (значительное превышение дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия);

-использовать способ  предоставления скидок при досрочной  оплате.

Рассмотрим технологическую  последовательность предоставления скидки:

1. Анализ дебиторской задолженности

1.1. Расчет удельного  веса дебиторской задолженности  в составе текущих активов.

1.2. Изучение состояния  расчетов с покупателями и  заказчиками.

1.3. Квалификация дебиторской  задолженности по срокам образования,  выявление просроченных задолженностей.

2. Выбор эффективного  размера скидки по каждому  конкретному покупателю

3. Выход на покупателя  с предложением предоставления  скидки при ускорении платежа

4. Заключение договора  о предоставлении скидки

5. Поступление денег  (высвобождение оборотных средств)

Анализ актива баланса ТОО «Астыкжан» показал, что в составе текущих активов предприятия (оборотных средств) значительный удельный вес имеет дебиторская задолженность, предприятие постоянно испытывает недостаток оборотных средств.

При анализе текущих активов, особенно дебиторской задолженности следует иметь в виду, что в условиях инфляции всякая просрочка платежа приводит к тому, что предприятие - производитель (продавец) реально получает лишь часть стоимости реализованной продукции.

Падение покупательной способности денег за период характеризуется с помощью коэффициента, обратного величине индекса цен. Если установленная договором сумма к получению составляет величину S, а динамика цен характеризуется индексом I, то реальная сумма денег с учетом их покупательной способности в момент оплаты рассчитывается по формуле:

 

К = S / I, (18)

 

где S - установленная  договором сумма к получению;

I - индекс цен.

Объем товарооборота ТОО «Астыкжан» в 2011г. составлял 7 171 730 тенге

Для анализа оборачиваемости  дебиторской задолженности (ДЗ) составим вспомогательную таблицу 28.

По данным таблицы 28 мы определили, что средний период погашения дебиторской задолженности на предприятии в отчетном году составил 60 дней. При ежемесячном темпе инфляции 1,2%, получаем, что индекс цен I= 1,012. Таким образом, месячная отсрочка платежа приводит к тому, что предприятие получит реально 98,5% ((1/ 1,012)) * 100 от договорной стоимости заказа.

 

Таблица 28

Оборачиваемость дебиторской  задолженности

 

Показатели	Формула расчета	Значение
Оборачиваемость ДЗ (раз).	Объем товарооборота/Средняя  ДЗ	5,74
Период погашения ДЗ (дни)	365 / Оборачиваемость ДЗ	60
Доля ДЗ в общем, объеме текущих активов	ДЗ / Оборотные активы	33
Отношение средней величины ДЗ к объему выручки	Средняя ДЗ / Объем выручки	0,18
П р и м е ч  а н и е – составлено автором  на основе исследования

 

Для сложившегося на предприятии  периода погашения дебиторской  задолженности 60 дней, индекс цен составит в среднем 3,0 ((0,012 * 60) / 30). Тогда коэффициент  падения покупательной способности денег будет равен 0,97 (1/1,03). Иначе говоря, при среднем сроке возврата задолженности, равном 60 дней, предприятие реально получит лишь 97% от стоимости договора, теряя с каждой тысячи тенге выручки 30 тенге

ТОО «Астыкжан» заключило договор - поставки продукции в IV кв. 2011 г. на сумму 410000 тенге, в тексте договора указывается, что при условии оплаты в 10- ти дневной срок покупателю предоставляется скидка в размере 10 тенге на каждую 1000 тенге договора.

В таблице 29 приведен расчет возможной эффективности мероприятия при предоставлении скидки и без нее.

 

Таблица 29

Выбор способа расчета  с покупателями и заказчиками

 

Показатели	Вариант I - со скидкой	Вариант II - без скидки	Отклонения (+,-)
Коэффициент падения (повышения) покупательной способности	1,2% х10/ 30 = 0,40	1,2%х60/30 = 2,4	2,00
Влияние инфляции на каждую тысячу тенге договорной цены, тенге	1000 * 1,004- 1000 = 4 тенге	24	20
П р и м е ч  а н и е – составлено автором  на основе исследования

 

Таким образом, при использовании скидки на каждую 1 тыс. тенге будет выигрыш 20 тенге, а всего дополнительная прибыль:

20 тенге * 410000/1000 = 8200 тенге

Аналогично предприятием могут быть рассмотрены варианты предоставляемых размеров скидок и  сроков погашения дебиторской задолженности, удовлетворяющих и продавца, и покупателя продукции, в том числе по просроченным задолженностям. Кстати, практика предоставления скидок при сокращении сроков оплаты очень широко применяется в странах с развитыми экономическими отношениями.