Брайн Трейси Привычки на миллионы долларов

ПОЛНОСТЬЮ ВЫПОЛНЕННАЯ РАБОТА

Привычка делать самую важную работу и не бросать ее, пока она не будет выполнена на 100%, приводит к oгромной экономии времени. Растягивание же работы на несколько дней и выполнение ее по частям приводит к огромной трате времени впустую. Позвольте объяс­нить, что я имею в виду.

Каждая работа состоит из трех частей: подготовки к выполнению; самой работы; завершения работы и рас­слабления. Каждый раз, когда вы делаете в своей работе длительные перерывы, вы несколько раз проходите ста­дии подготовки и расслабления. В конце концов, это при­водит к тому, что вы тратите в пять раз больше времени, чем если бы сделали работу сразу от начала и до конца.

Приучите себя сразу выполнять всю работу полно­стью, какой бы она ни была. Таким образом, вы не толь­ко сможете делать больше, но и зарядитесь энергией и мотивацией, необходимой для новых достижений.

Концентрация на одном, самом важном деле являет­ся одной из наиболее полезных привычек персональной эффективности.

ФОРМУЛА ПЕРСОНАЛЬНОЙ ПРОДУКТИВНОСТИ

Представляю вам формулу продуктивности, которую можно легко усвоить и применить на практике. Через некоторое время вы сможете использовать ее пункты автоматически и без всяких усилий. Когда же вы выра­ботаете в себе привычку мыслить ключевыми катего­риями этой формулы, то сможете очень быстро удвоить продуктивность своей работы.

Работайте с большей отдачей

Первое: как я уже советовал ранее в этой книге, вы­работайте в себе привычку работать больше, чем другие люди. Начинайте свой рабочий день немного раньше, работайте усерднее и заканчивайте немного позже. По­свящайте работе все отведенное на нее время. Старай­тесь не тратить времени попусту. Сразу же принимай­тесь за работу утром и делайте ее до самого вечера. Только одна эта привычка сможет за один день увели­чить вашу продуктивность на 50-100%.

Работайте быстро

Второе: выработайте привычку выполнять работу как можно быстрее. Увеличьте свой темп: быстрее передви­гайтесь по офису и скорее переходите от одного дела к другому. Развивайте в себе ощущение безотлагательности выполняемого задания и склонность к быстрым действи­ям. Пусть о вас говорят как о человеке, который всегда делает свою работу быстро, без лишнего промедления.

Работайте с умом

Третье: как уже говорилось на протяжении всей гла­вы, выработайте привычку в первую очередь выполнять самую важную работу. Помните, что каждая выполняе­мая вами работа более или менее важна по сравнению с другой. Закон исключенной альтернативы гласит: "Вы­полнение одной работы означает невыполнение другой". Не забывайте убедиться в том, что дело, которым вы за­нимаетесь в данный момент, является самым важным. Если это не так, то в конце рабочего дня у вас останутся невыполненными многие важные дела.

Как ни печально, но даже великолепное выполнение несущественной работы не будет иметь никакого влия­ния на вашу карьеру. Больше того, выполнение второ­степенных дел может ей даже повредить, поскольку не оставит времени на выполнение действительно важной работы. Как сказал известный консультант по менедж­менту Бенджамин Трего: "Самая ужасная трата времени – это делать хорошо то, что не надо делать вообще".

Работайте над своими умениями

Четвертое: выработайте в себе привычку заниматься теми делами, в которых вы настоящий мастер. Ведь у вас имеются те или иные таланты, умения и навыки, которые позволяют вам выполнять какую-то работу лучше и быст­рее всех. Таким образом, вы будете допускать минимум ошибок, экономя время для тщательной проверки своей работы и необходимых исправлений. Чем больше вы рабо­таете над заданиями, которые у вас получаются лучше все­го, тем быстрее вы достигаете результата за меньшее время.

Итак, в выполнении каких служебных обязанностей вы чувствуете себя наиболее уверенно? Можете ли вы органи­зовать свой рабочий день таким образом, чтобы успевать делать больше такой работы и на более высоком уровне?

Тяжело в учении – легко в бою

В начале моей карьеры мне довелось поработать копирайтером в крупном рекламном агентстве. Так вот, как только я решил стать копирайтером, то отправился в публичную библиотеку и заказал все имеющиеся в ней книги по рекламе. Я много читал, изучал различные премудрости и час за часом, до позднего ве­чера тренировался в написании рекламных текстов. Когда я, на­конец, получил работу в агентстве, то снова по 8-10 часов пять дней в неделю под контролем старшего копирайтера писал, ис­правлял и переписывал рекламные тексты.

Сегодня я могу очень быстро написать с полдюжины четких, эффективных и метких рекламных слоганов. Для меня это так же просто, как для обычного человека переключить канал те­левизора на пульте дистанционного управления. В моей ком­пании я умею писать тексты быстрее всех остальных сотруд­ников. У них такая работа обычно занимает очень много вре­мени, а ее качество гораздо ниже.

Работайте эффективнее

Пятое: вам необходима привычка группировать од­нотипные дела и выполнять их одно за другим. Исполь­зуйте в своих интересах известную среди экономистов кривую приобретения квалификации. Согласно этому принципу, чем больше похожих заданий вы выполняете подряд, тем быстрее они у вас получаются, причем каче­ство выполнения только растет.

Например, диктуйте секретарю сразу все письма, ко­торые вам необходимо отправить. Записывайте сразу все свои деловые предложения и соображения. Очень хорошо прочитывать сразу всю свою корреспонденцию и подсчитывать сразу все расходы. Пишите за раз все необходимые отчеты. Если вы начальник, подписывайте сразу все бумаги, которые этого требуют. Кроме того, проводите все ранее запланированные телефонные раз­говоры с клиентами один за другим.

Эксперты по эффективности подсчитали, что если делать десять однотипных дел подряд, к десятому вы будете работать гораздо эффективнее. Вы будете дейст­вовать так эффективно, что выполнение последнего за­дания займет у вас только 20% времени, израсходован­ного на выполнение первого. Группирование однотип­ных дел является очень действенной привычкой для развития персональной продуктивности.

Работайте лучше

Шестое: вам будет очень полезна привычка посто­янно совершенствовать выполнение своей главной ра­боты. В этом заключается едва ли не самый эффектив­ный принцип управления временем. Чем лучше вы де­лаете свою работу, тем больше успеваете сделать за более короткий период времени. Иногда совершенст­вование одного важного умения может иметь множе­ственный эффект, который увеличит продуктивность во многих других сферах.

Например, если вы не знаете, как правильно и быст­ро набирать текст на клавиатуре компьютера, то исполь­зуете "метод тыка". Вы печатаете двумя пальцами, по­долгу отыскивая каждую букву. При этом неважно, как долго вы имеете дело с клавиатурой, – вы все равно можете набирать не более пяти-восьми слов в минуту.

Однако если вы решите освоить слепой десятипаль-цевый набор, то сможете воспользоваться для этого од­ной из популярных обучающих программ. Занимаясь по 20-30 минут в день, вы уже через 90 дней будете печа­тать от 50-ти до 80-ти слов в минуту. Тем самым вы уве­личите продуктивность, качество и результат вашей ра­боты до 1000%. К тому же, перед вами откроется целый мир интернета. Вот на что способно одно простое уме­ние, которому может научиться каждый!

Какое умение из тех, что вы можете освоить, могло бы помочь вам использовать другие умения более эффектив­но? Какое превосходно развитое умение могло бы опти­мально повлиять на ваши карьеру и доход? Что вы можете сделать, начиная прямо с сегодняшнего дня, для его разви­тия? Каким бы оно ни было, сделайте его своей целью, раз­работайте план его достижения и начинайте ежедневно работать над ним. В конце концов, вы должны овладеть этим умением в полной мере, сделав его частью своей личности.

Польза подготовки

Пару лет назад исполнительный вице-президент крупной ком­пании попросил меня провести для сотрудников тренинг по стратегическому планированию. Как выяснилось из разговора с этим человеком, компанией руководил весьма своевольный и властный президент. Этот человек вмешивался в любые дело­вые дискуссии и подавлял всех, практически не признавая мне­ния других сотрудников. Как результат, люди были деморализо­ваны, а у компании было нестабильное положение на рынке.

Для президента и команды старших менеджеров я должен был появиться на ежегодном деловом собрании в качестве "сюрприза". И если бы мое выступление оказалось неудач­ным, последствия для компании могли быть весьма и весьма серьезными. Поэтому я попросил прислать мне планы, пове­стки дня и отчеты предыдущих собраний, получив в ответ око­ло 200 страниц материалов. Объем информации, которую нужно было обработать, казался просто огромным.

Тем не менее, я решил, что выполню эту работу хорошо. Я взялся за дело и 12 часов подряд читал, изучал отчеты о про­шлых собраниях и делал пометки на полях. Я обратил внима­ние, что президент этой компании, настаивая на своей точке зрения, постоянно цитировал Питера Друкера и Тома Питерса. К счастью, я был очень хорошо знаком с работами этих экс­пертов по менеджменту.

И вот настал день собрания. Все сотрудники расположились вокруг стола в форме латинской буквы U. Исполнительный ви­це-президент (который пригласил меня) представил меня кол­лективу и сказал, что пригласил меня для помощи в решении проблем. Все сразу же переглянулись, посмотрели на президента, а затем с интересом повернулись ко мне. В комнате воцарилась напряженная тишина.

Момент истины

Я встал и поблагодарил за приглашение. Я сказал, что тща­тельно изучил их проблемы и ознакомился с протоколами предыдущих собраний. При этом к каждому сотруднику я об­ращался по имени, поскольку заранее специально запомнил их имена и должности. В конце концов, я прямо посмотрел на президента, который как раз вставал из-за стола, чтобы вме­шаться в мою речь и сказал ему: "Я всегда был большим по­клонником Питера Друкера и Тома Питерса".

Президент застыл с открытым ртом и посмотрел на меня с изумлением. Затем я быстро упомянул несколько книг каждого автора, которые заранее проштудировал. В комнате стало очень тихо, так как все ожидали реакции президента. Он сел на место и сказал: "Великолепно! Можете продолжать".

Итог этого собрания, как и всех последующих, был весьма продуктивным. Мы достигли огромных успехов в формулиров­ке нового стратегического плана компании. Напряжение и давление, которые разрушали коллектив, совершенно исчез­ли. Каждый сотрудник стал чувствовать себя уверенно и сво­бодно, а весь коллектив стал более сплоченным и продуктив­ным. Впоследствии несколько менеджеров признались мне: "Мы думаем, что вы тогда спасли нашу компанию".

Так вот, ключевым словом во всей этой истории является под­готовка. Всякий раз, когда я думаю о времени и усилиях, не­обходимых для подготовки к любому выступлению или семи­нару, я вспоминаю этот случай. Вспомнив же, я немедленно соглашаюсь с пользой как можно более тщательной подготов­ки к предстоящему мероприятию.

Готовьтесь к работе

И, наконец, седьмая привычка, позволяющая добить­ся в жизни большего и увеличить рентабельность вре­мени, вложенного в то или иное дело. Вам следует взять себе за правило тщательно готовиться к каждому собра­нию, встрече и интервью, как внутри вашей компании, так и вне ее. Хотя перед встречей такая подготовка и бу­дет занимать некоторое время, впоследствии она помо­жет значительно его сэкономить.

Покупатели всегда замечают, когда продавец основа­тельно подготовлен к разговору с ними. Судьи всегда понимают, когда адвокат тщательно подготовился к су­дебному процессу. Потенциальный работодатель всегда знает, когда претендент пришел на собеседование подго­товленным. Выработайте в себе привычку готовиться до­ма к встрече любой важности и мысленно раскладывать по полочкам все моменты будущего события. Иногда хо­рошая подготовка становится решающим фактором, по­зволяющим произвести впечатление и добиться успеха.

Слово, которого нет

Не так давно мне довелось готовиться к даче показа­ний во время одного громкого судебного процесса в Лос-Анджелесе. Подойдя к делу ответственно, я первым делом встретился со старшим адвокатом и провел за бе­седой с ним несколько часов. В конце разговора он дал мне пухлую папку, полную материалов суда, и сказал: "Надеюсь, что перед дачей свидетельских показаний вы прочтете все эти документы".

Я ответил: "Я всегда придаю большое значение тща­тельной подготовке к каждому важному мероприятию. На самом деле, я верю в пользу сверхподготовки".

Он посмотрел мне прямо в глаза, улыбнулся и ска­зал: "Не думаю, что есть такое слово".

Позже я узнал, что это был один из самых лучших и наиболее высокооплачиваемых адвокатов в США. В этом конкретном деле ему удалось сберечь для своего клиента более 300 миллионов долларов. Он добился успеха исклю­чительно благодаря подготовке к каждому процессу, и не простой, а сверхподготовке. И если вы хотите добиться ус­пеха в делах, то должны поступать таким же образом.

Выгода от привычки тщательно готовиться к каждому мероприятию заключается в том, что эта привычка дает вам огромное чувство уверенности в любом вопросе. Она дает вам великолепное психологическое преимущество, благо­даря которому вы можете показать себя с наилучшей сто­роны. Часто это идет на пользу вашему бизнесу и вашим личным победам, которые могут изменить вашу жизнь.

О ПОЛЬЗЕ ПУНКТУАЛЬНОСТИ

Очень важно развить в себе привычку всегда прихо­дить вовремя. Хотя пунктуальные люди составляют ме­нее 5%, они известны всем. Эти люди всегда выделяются на фоне остального коллектива. Ими восхищаются и их уважают. Перед ними чаще открываются различные благоприятные возможности. Их считают более ценны­ми и компетентными сотрудниками. И все это благодаря их привычке к пунктуальности.