Брайн Трейси Привычки на миллионы долларов

Какие задачи наиболее важны?

Во-вторых, выработайте привычку спрашивать себя: "Какие из выполняемых мною работ имеют наиболь­шую ценность?" Какие из задач, которые вы ежедневно решаете на работе, являются приоритетными? Если бы вы дали вашему начальнику список своих обычных за­нятий на работе и попросили бы его выбрать три глав­ных пункта, какие бы он назвал?

Если вы сами начальник, то запомните, что 90% и бо­лее ценности вашей работы обычно измеряются выпол­нением трех дел или задач. Все остальное является лишь "технической поддержкой" этих главных дел. Большая часть ваших служебных обязанностей – это вспомогательные задачи для выполнения важной рабо­ты, за которую вам платят деньги. Итак, какие три са­мые ценные вещи вы делаете на своей работе?

Вы и никто кроме вас?

В-третьих, выработайте привычку задавать самому себе такой вопрос: "Безупречное выполнение какой ра­боты отличает меня от других?" Это работа, которую идеально можете сделать только вы и никто кроме вас. Никто другой не способен добиться в ней такого же бле­стящего результата. Вы же делаете ее лучше всех, при­нося огромную пользу вашей компании. Что бы это могло быть?

Какая одна работа является самой главной?

В-четвертых, выработайте привычку задавать самому себе вопрос: "Если бы я мог выполнять одну работу на протяжении всего рабочего дня, то что именно имело бы наибольшую ценность для моей компании?" Прежде всего, нужно составить список всех задач, которые вы последовательно решаете на протяжении рабочего дня. Сделав это, вам не составит особого труда выбрать одно дело, имеющее большую важность, чем любое другое. Что это за работа, в которой максимально используются ваши способности и которая наиболее полезна для ва­шей компании? Как бы вы могли организовать свое ра­бочее время, чтобы больше концентрироваться на ее вы­полнении?

Вот мы и подошли к одному из главных условий пер­сональной эффективности. Оно как раз и заключается в развитии привычки уделять большую часть времени то­му делу, которое имеет для вашей работы наибольшую ценность. Все остальные задачи, как правило, имеют меньшее значение, а значит, и времени на их решение можно уделять меньше.

Как наилучшим образом распоряжаться временем?

Пятая и, возможно, самая важная характеристика персонального менеджмента заключается в привычке спрашивать себя: "Как я могу с наибольшей пользой распорядиться своим временем прямо сейчас?" У вас всегда должен быть готов ответ на этот вопрос – для каждой минуты и каждого часа. Ваша способность точно ответить на этот вопрос является ключом к макси­мальной продуктивности, персональной эффективно­сти и значительным успехам.

Проще говоря, люди добиваются успехов благодаря привычке заниматься тем, что наиболее рентабельно для их энергии и жизни. При этом они постоянно вы­деляют это дело из всех других, возможных в данный момент. И наоборот, люди терпят неудачи, потому что неспособны или попросту не желают определить свои настоящие приоритеты. Они мало получают от жизни, потому что не имеют привычки больше трудиться над главными задачами, доводя их выполнение до конца.

Как одновременно удвоить свой заработок и количество свободного времи

Я всегда обещаю участникам моих тренингов и семинаров, что за 12 месяцев научу их удваивать свои доходы и свободное время. Недавно, во втором семестре моей программы (90-й день занятий) одна из участниц, Джоанн, попросила слова и рассказала группе свою историю.

Три месяца тому назад, когда я впервые пришла на курсы, я сказала Брайану, что не верю в возможность того, о чем он говорит. Моя ситуация была такова, что я работала в бизнесе уже восемь лет, посвящая работе по 10-12 часов в день 5-6 дней в неделю. При этом я не уделяла достаточно времени своему мужу и двум детям, что постоянно вызывало у меня стресс. Однако выхода из этой ситуации я не видела.

Брайан предложил мне составить список обычных дел, кото­рые я выполняла на работе в течение месяца. В результате у меня получилось 16 пунктов. Не глядя на мой список, Брайан велел мне задать самой себе ключевой вопрос: "Если бы я могла на протяжении рабочего дня выполнять только одну ра­боту из списка, то какая моя деятельность имела бы наиболь­шую ценность для компании?"

Я быстро определила одну обязанность, которая имела имен­но такую ценность. Затем он попросил выделить в моем спи­ске еще две задачи, отвечая на тот же вопрос. После этого, снова не глядя в список, Брайан сказал, что эти три пункта составляют более 90% всей пользы, которую я могу принести компании. Выполнение же остальных заданий вполне можно перепоручить другим сотрудникам. Когда я взглянула на свой список, то поняла, что Брайан абсолютно прав.

В следующий понедельник в 10 утра я была уже у моего босса. Я показала ему список и рассказала, что тщательно проанализировала свою работу. Я сказала, что мне нужна его помощь, чтобы перепоручить другим сотрудникам или исклю­чить из моего списка 13 малоценных обязанностей. Я объяс­нила, что это необходимо для того, чтобы я могла посвятить все свое рабочее время трем главным делам. Я сказала боссу, что, сконцентрировавшись на трех главных делах из моего списка, я смогу удвоить эффективность работы и приносить компании намного больше пользы. А если я добьюсь успеха и удвою свою ценность для компании, то я бы хотела, чтобы мое жалование также увеличилось вдвое.

Мой босс внимательно посмотрел на список, а затем на меня. Ты абсолютно права,–сказал он.–Я помогу тебе освобо­диться от ненужных обязанностей, и у тебя появится больше времени для выполнения трех главных задач. Эти задачи дей­ствительно имеют громадное значение для компании".

Джоанн продолжила свой рассказ: "Мой босс сделал так, как обещал, и я стала работать по-новому. Уже через месяц гра­фик моей работы постепенно сократился до восьми часов в день и пяти дней в неделю. При этом моя производительность увеличилась вдвое - такого никогда еще не было. Мой зара­боток увеличился вдвое, но одновременно с этим вдвое уве­личилось время, которое я проводила со своей семьей. Это было нечто невообразимое".

УСТАНОВКА КОНТРОЛЯ НАД ВРЕМЕНЕМ И СВОЕЙ ЖИЗНЬЮ

Одна из привычек персонального менеджмента за­ключается в том, чтобы сосредоточиться на выполнении нескольких дел, которые можете делать только вы. Я имею в виду те дела, отличное выполнение которых отли­чает вас от других сотрудников и дает вам преимущества в работе. Кроме того, вы должны постоянно развивать в себе творческий подход к делу и не делать больше, чем вам необходимо для качественной работы. Наоборот, вы должны по возможности уменьшить, исключить или пе­редать другим те обязанности, которые для вашей дея­тельности не представляют особой ценности.

По сути, вы можете контролировать свое время и жизнь и увеличить продуктивность работы только до той степени, до которой перестанете делать маловаж­ные вещи. Это единственный способ, который позволяет высвободить больше времени для тех дел, которые дей­ствительно важны в вашей работе.

Выработайте привычку перед выполнением той или иной работы постоянно задавать себе следующие вопросы:

   Необходимо ли вообще делать эту работу?

   Должна ли эта работа быть выполнена непре­менно мной?

   Нужно ли делать эту работу прямо сейчас?

   Есть ли кто-то еще, кто может выполнить эту ра­боту так же хорошо, как я?

Всякий раз, когда это возможно, перепоручайте вы­полнение тех или иных заданий другим сотрудникам. Это необходимо для того, чтобы вы могли сосредоточиться на делах, которые можете сделать только вы и которые действительно важны для вашей компании.

МЕТОД АБВГД

Когда вы перед началом рабочего дня расставляете приоритеты в списке своих дел, попробуйте применить Метод АБВГД. Его использование выработает у вас при­вычку заранее продумывать все возможные результаты выполнения или невыполнения той или иной работы. Работа, которая может повлечь за собой серьезные ре­зультаты и последствия, должна выполняться в первую очередь. Работа, результаты и последствия которой весьма незначительны, является второстепенной. Глав­ным критерием важности работы всегда являются ее возможные результаты или последствия. Именно они определяют, когда вам следует выполнять ту или иную задачу–сейчас, позже или вообще никогда.

Теперь просмотрите ваш рабочий список и возле ка­ждого дела, в зависимости от его степени важности, по­ставьте буквы А, Б, В, Г или Д.

Работа, обозначенная как "А",– это всегда работа, которую вам просто необходимо выполнить. Ее выпол­нение или невыполнение непременно повлечет за собой весьма серьезные последствия. Исполнение этой работы очень важно для вашего успеха и в работе, и в личной жизни. Посчитайте, сколько у вас получилось дел, возле которых поставлена пометка "А". Если их несколько, расставьте такие задачи в зависимости от срочности вы­полнения и пронумеруйте как А-1, А-2, А-3 и так далее.

Работа "Б" – это работа, которую вам следовало бы выполнить. Ее необходимо будет закончить к опреде­ленному времени в будущем. Если вы ее не сделаете, то доставите кому-то беспокойство или неудобство. В то же время, выполнение или невыполнение этой работы влечет за собой умеренные последствия. Правило здесь заключается в том, что вы никогда не должны выпол­нять работу "Б", пока у вас еще не выполнена работа "А".

Работа "В" – это работа, которую хорошо бы сделать, но которая не влечет за собой никаких последствий: ни для вас, ни для кого другого. Говоря другими словами, со­вершенно не важно – сделана эта работа или нет. При этом никогда не следует выполнять работу "В", если у вас еще не выполнена работа "Б". (Как вы помните, за работу "Б" не следует приниматься, пока не завершена работа "А".)

Работа "Г" – это работа, которую вы можете и долж­ны перепоручить другим. Сделайте для себя правилом не брать на себя обязанности, которые прекрасно могут быть выполнены другими сотрудниками. Это позволит вам высвободить больше времени для важных и полез­ных дел, которые можете делать только вы.

Работа "Д" – это работа, которую вы можете и долж­ны исключить, и по возможности быстрее. Только уст­ранив все неважные дела и избавившись от работы, не имеющей никакой ценности, вы сможете контролиро­вать свое рабочее время. При этом вы сможете сконцен­трироваться только на действительно важной работе, которая отличает вас от других.

Наиболее эффективный инструмент вашего успе­ха – это способность думать. Она становится особенно важной при выборе наиболее важных дел, которым не­обходимо уделять время в первую очередь. Правиль­ность выбора главных и второстепенных дел, а также распределения рабочего времени определяет большую часть того, что происходит с вами в жизни. При этом вы всегда свободны в своем выборе.

Принцип Парето

Очень полезно развить в себе привычку применять ко всем делам Правило 80/20, открытое итальянским эконо­мистом Уилфредом Парето в 1895 году. Это правило гла­сит, что 20% усилий, потраченных на выполнение той или иной работы, определяют 80% полученных результатов.

Это значит, что 20% ваших потенциальных клиентов дадут 80% реальных; 20% клиентов купят 80% ваших товаров или услуг, а 20% товаров или услуг составят 80% вашей прибыли. Это правило также означает, что 20% ваших клиентов станут причиной 80% ваших про­блем и расходов.

В любом рабочем списке из 10-ти пунктов будут два дела, ненамного менее ценные, чем все остальные, вме­сте взятые. Выработайте в себе привычку применять Правило 80/20 в любой сфере вашего бизнеса и личной жизни. Сосредоточьтесь на выполнении 20% задач, важность которых в несколько раз превосходит важ­ность других обязанностей, для выполнения которых нужно столько же времени.

Большинство людей распределяет свое рабочее вре­мя в зависимости от количества задач, которые им необ­ходимо выполнить. При этом эффективные люди рас­пределяют свое время в зависимости от важности каж­дого конкретного дела. Если вы хотите достичь успеха, вам следует поступать таким же образом.

НЕ ОТКЛАДЫВАЙТЕ НА ЗАВТРА ТО, ЧТО МОЖНО СДЕЛАТЬ СЕГОДНЯ

Одной из важнейших привычек в сфере персональ­ного менеджмента является привычка не откладывать дела на потом и выполнять главные задачи в первую очередь. В книге Отбросьте брезгливость, съешьте ля­гушку! (Eat That Frog! Berrett-Kohler, 2001), ставшей ми­ровым бестселлером, я подробно объясняю, как можно эффективно организовывать свое время на работе и в по­вседневной жизни. Она научит вас выбирать наиболее важные дела, немедленно приступать к работе над ними и трудиться до тех пор, пока они не будут сделаны.

Один из принципов, которым я обучаю своих сту­дентов, основан на том, что мы напрямую зависим от то­го, о чем думаем больше всего. Мы также зависим от тех слов, которые говорим себе большую часть времени. Каждый раз, когда вы испытываете искушение отло­жить ту или иную работу, вы должны твердо и с выра­жением повторять несколько раз про себя фразу: "Делай это сейчас! Делай это сейчас! Делай это сейчасГ Эти слова призваны помочь вам сосредоточиться и стиму­лировать вас вернуться к работе над главным заданием.

Чем больше вы привыкнете концентрироваться на главной работе, не делая ничего другого, пока она не бу­дет выполнена, тем больше энергии у вас появится. Дело в том, что каждый раз, когда вы завершаете важное дело, ваш мозг начинает вырабатывать бета-эндорфин, из­вестный также как "гормон счастья". В это время вы чувствуете себя бодрым, веселым, счастливым и полным энтузиазма человеком. Вы ощущаете в себе сильное творческое начало, смотрите на мир более уверенно и благожелательно. Каждый раз, когда вы завершаете важ­ную работу, эндорфины выбрасываются в вашу кровь, стимулируя и мотивируя вас трудиться еще больше.