Аудит операций с основными средствами

Продолжение таблицы 1.1

Для всех основных средств, кроме зданий используются:

              - Форма ОС-1 - при приемки одного основного средства;

         - Форма  ОС-1б – при приемки группы объектов.

При постановке на учет зданий, сооружений применяется форма №ОС - 1а.

При проведении аудита необходимо проверить утверждены ли эти документы руководителями организации – получателя и организации – сдатчика, по крайней мере в двух экземплярах, также к акту должна быть приложена техническая документация по данном объекту [7].

Если основные средства не требуют монтажа, то документы оформляются в момент приобретения, а если необходимы монтажные работы - заполняются после приема основных средств из монтажа и сдачи в эксплуатацию.

              На основании оформленных актов данные о включении объекта в состав основных средств вносятся в инвентарные карточки (книгу) по формам № ОС-6, ОС-6а, ОС-6б.

              Если на склад поступило оборудование, которое после выполнения монтажных работ будет использоваться как основное средство, то поступление этого оборудования оформляется Актом о приеме (поступлении) оборудования по форме №ОС-14 [8].

              Он составляется комиссией по приему основных средств в двух экземплярах и утверждается руководителем.

              Когда качественную приемку оборудования при его поступлении на склад произвести невозможно, составляется предварительный акт по форме № ОС-14 по наружному осмотру. Если обнаружены качественные и количественные расхождения с документальными данными поставщика, а также факты боя и поломки, то они отражаются в соответствующих актах.

              При передаче оборудования в монтаж оформляется Акт о приеме – передаче оборудования в монтаж (форма №ОС-15).

              Если монтаж ведется подрядным способом, то аудитору необходимо проверить входит ли  в состав приемочной комиссии представитель подрядной монтажной организации. При получении оборудования на ответственное хранение представитель монтажной организации расписывается в акте, и ему передается копия этого документа.

              Если в процессе монтажа и испытания объекта, выявлены какие – либо дефекты, то составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма №ОС-16).

              Прием смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств оформляется актом по форме №С-1 или ОС – 1б.

              То есть при поступлении оборудования, требующего монтажа, его последующем монтаже и вводе в эксплуатацию, сначала оформляют акт по форме №ОС-14, затем акт по форме №ОС-15 (ОС-16), а потом акт по форме №ОС-1 (или ОС-1б).

              Для приема объектов основных средств после ремонта, модернизации или реконструкции используется унифицированная форма №ОС-3 «Акт о приеме – сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств».

              На основании сведений, отраженных в акте по форме №ОС-3, информация о ремонте (реконструкции, модернизации объекта основных средств вносится в инвентарную карточку (книгу) по форме №ОС-6 (ОС-6а, ОС-6б).

              Если ремонт (реконструкцию, модернизация) выполняет специализированная организация, акт по форме №ОС-3 составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается специализированной организации, проводившей ремонт (реконструкцию, модернизацию) [9].

              Для отражения информации о внутреннем перемещении объектов основных средств используется унифицированная форма №ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств».

              Эта форма заполняется передающим подразделением в трех экземплярах и подписывается ответственными лицами подразделений получателя и сдатчика. В документе перечисляются названия всех перемещаемых основных средств с указанием их инвентарного номера, даты приобретения, количества и стоимости.

              Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств передающего подразделения, третий экземпляр передается получающему подразделению.

              На основании накладной по форме №ОС-2 данные о перемещении объекта основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) по форме №ОС-6 (ОС-6а, ОС-6б).

              Списание автотранспорта оформляется актом о списании автотранспортных средств по форме №ОС-4а. При этом в бухгалтерию вместе с актом сдается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения МВД РФ [10].

              Для списания всех остальных объектах основных средств используются две унифицированные формы:

         - форма №ОС-4- при списании одного объекта;

         - форма №ОС-4б- при одновременном списании нескольких объектов.

              Акты на списание оформляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии и утверждаются руководителем организации.

              Первый экземпляр сдается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объектов и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшиеся в результате списания.

              Затраты по списанию объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки, отражаются в Актах по форме:

          - в №ОС-4- в разделе 3;

              - в №ОС-4а- в разделе 3;

              - в №ОС-4б- в разделе 2.

              Для учета наличия объектов основных средств, а также их внутреннего перемещения предназначены три унифицированные формы:

              - Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма №ОС-6)-ведется в бухгалтерии по каждому объекту основных средств;

              - Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма №ОС-6а) - открывается на группу объектов основных средств;

              - Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма №ОС-6б) - ведется малыми предприятиями.

              Заполнение инвентарных карточек (инвентарной книги) производится на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.). Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.

              Аудитор должен проверить наличие в инвентарных карточках данные по объекту основных средств, указаны документ на оприходование, первоначальная стоимость, срок полезного использования, принятый по объекту, способ начисления амортизации, норма амортизации, освобождение от начисления амортизации (если оно имеет место), а также индивидуальные особенности объекта. Так, например, в унифицированной форме инвентарной карточки не предусмотрено указание сведений о выбранном способе начисления амортизации.  

              Инвентарные карточки составляются в одном экземпляре и находятся в бухгалтерии организации [11].

              Карточки подписываются руководителем организации.

              В целях рациональной организации ведения учета можно на основании унифицированных форм разработать свои собственные формы. При этом аудитор должен проверить руководствуется ли организации при разработке собственных форм следующими правилами:

              1) удаление каких-либо реквизитов из унифицированных форм не допускается;             

2) в формы, разработанные организацией, могут быть добавлены любые дополнительные реквизиты;

              3) форматы бланков, установленные Госкомстатом, являются рекокомендуемыми и могут изменяться;

              4) все изменения, вносимые организацией в унифицированные формы, должны оформляться соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Лучше всего оформить такие изменения приложением к приказу об учетной политике организации для целей ведения бухгалтерского учета [13].     

1.3 Формирование первоначальной стоимости объектов основных средств 

              Основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости.

              Аудитор при проверке правильности отражения первоначальной стоимости объектов основных средств должен исходить из того, каким способом поступает объект (рисунок 1.1).

Способы поступления объектов основных средств

Приобретение за плату

Безвозмездное поступление

Взнос в уставный капитал

                         Рисунок 1.1- Способы поступления основных средств

При аудиторской проверке сначала надо детально рассмотреть, насколько правильно сформирована первоначальная стоимость поступивших основных средств, а также восстановительная и остаточная стоимость, числящихся на балансе предприятия основных средств. От этого зависят показатели себестоимости и финансовых результатов деятельности предприятия в той части, которая определяется суммой начисленной амортизации и списанием с баланса отдельных объектов основных средств [14].

При приобретении основных средств за плату организации при формировании первоначальной стоимости для целей бухгалтерского учета должны руководствоваться п. 8 ПБУ 6/01, а для целей налогового учета – в п.1 ст.257 НК РФ, приведенные в (таблице 1.2) [15].

Таблица 1.2- Формирование первоначальной стоимости