Бухгалтерский учет движения денежных средств

Важнейшими функциями бухгалтерского учета являются: контроль за движением денежных средств, рационализация их использования и оптимизация денежных потоков.

При организации бухгалтерского учета денежных средств необходимо руководствоваться следующими законодательно-нормативными документами:

1.                  «О безналичных расчетах в Российской Федерации». Положение Центрального банка РФ от 03.10.02 г. № 2-П.

2.                  «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденный Решением Совета Директоров от 22.09.93 г. № 40 (с учетом последующих изменений и дополнений).

3.                  «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации». Приказ Центрального банка РФ от 05.01.98 г. № 14-П.

4.                  «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт. Федеральный закон от 22.05.03 г. № 54-ФЗ.

5.                  Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации – ПБУ 4/99. Утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.99 г. № 43н.

6.                  Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя.

7.                  Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с учетом последующих изменений и дополнений).

1.2             Учет наличных денежных средств.

Налично-денежный оборот в Российской Федерации регулируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на ее территории, утвержденным ЦБ РФ 05.10.1998 № 14-П.

Для работы с наличными денежными средствами организация должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные «Порядком ведения кассовых операций в РФ»,  утвержденный Решением Совета Директоров от 22.09.93 г. № 40

Задачи учета наличных денежных  средств:

                  Своевременное и правильное документальное оформление операций по движению наличных денежных средств;

                  Отражение в учете операций по движению наличных денежных средств в соответствии с требованиями действующего законодательства;

                  Контроль за  сохранностью и целевым использованием наличных денежных средств;

                  Контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины.

Наличные денежные средства, поступающие в кассу организации, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления их на счета этих организаций.

Денежная наличность сдается организациями-клиентами банка непосредственно в кассы учреждений банков. Наличные деньги могут сдаваться организациями в банки на договорных условиях через инкассаторские службы.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими банками каждой организации по согласованию с их руководителями, исходя из требования ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.

При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи организациями наличных денег:

                  для организаций, расположенных в населенных пунктах, где функционируют учреждения банков, - ежедневно в день поступления наличности в кассы организации;

                  для организаций, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка, не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в кассы банков, - на следующий день;

                  для организаций, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков,  а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - один раз в несколько дней.

В кассах организаций наличные денежные средства могут храниться в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими ими банками по согласованию с руководством этих организаций.

Лимит остатка денежной наличности в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем организациям, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляет в обслуживающий ее банк заполненный по определенной форме бланк «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

При наличии у организации нескольких счетов в разных банках организация по своему усмотрению обращается в одно из учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка кассы.

Лимит остатка кассы определяется из объема налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банки, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение отчетного года по обоснованному заявлению клиента банка. Например, если изменились денежные обороты, условия сдачи выручки от продаж и другие условия.

Организации могут получать наличные денежные средства в обслуживающих банках на хозяйственные расходы, на выплату заработной платы, пособий и т.п. В этом случае сроки получения денежных средств согласовываются с банками в установленном порядке.

Основанием для отражения в бухгалтерском учете (учетных регистрах) движения наличных денежных средств служат первичные документы.

Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

            № КО-1 «Приходный кассовый ордер» – применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации;

            № КО-2 «Расходный кассовый ордер» – применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации;

            № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» – применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов;

            № КО-4 «Кассовая книга» – применяется для учета поступлений и выдачей наличных денег организации в кассе;

            № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» – применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Помимо указанных выше форм первичной учетной документации по учету кассовых операций каждая организация обязана использовать также документы, формы которых установлены ЦБ РФ, в частности кассовую заявку (форма №0408027) и денежный чек.

Наличные денежные средства организации, как правило, получает со своего расчетного счета.

Получение наличных денежных средств из банка осуществляется в порядке и в пределах, установленных законодательством РФ, на основании денежного чека. Денежный чек представляет собой приказ организации обслуживающему банку о выдаче с расчетного счета организации указанной в чеке суммы наличных денег.

В организации все операции с кассовой наличностью осуществляет кассир, с которым руководитель заключает договор о полной материальной ответственности. Руководство организации обязано, прежде чем оформить работника на должность кассира, ознакомить его с «Порядком ведения кассовых операций в РФ», утвержденный Решением Совета Директоров от 22.09.93 г. № 40 , а также с Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Примерное содержание расписки кассира об ознакомлении с Порядком ведения кассовых операций в РФ может быть следующим:

Руководитель организации обязан оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в ее помещении, а также при доставке из учреждения банка и сдаче в банк.

В крупных организациях с цеховой структурой производства рационально выдавать заработную плату на местах, в этом случае функции кассиров могут выполнять сотрудники цехов, на которых с их согласия, возлагаются распоряжением по цеху и приказом по организации функции по выдаче денежной наличности (при условии заключения договора о полной материальной ответственности).

При осуществлении наличных денежных расчетов и (или) с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг применяется  контрольно-кассовая техника и приходный кассовый ордера (форма № КО-1). Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии.

Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 № 54-ФЗ оговариваются отдельные случаи (статья 2), когда эта техника может не применяться, например, продажа газет и журналов, лотерейных билетов, торговля на рынках, ярмарках и т.д.

Контрольно-кассовая техника, применяемая организациями, должна:

                  быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации в качестве налогоплательщика;

                  быть в исправном состоянии с учетом установки соответствующих пломб;

                  иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.

При осуществлении операции с использованием контрольно-кассовой техники кассир обязан клиенту выдать кассовый чек.

Бухгалтерия по истечении рабочего дня (рабочих суток) обязана для контроля кассовых операций принимать к учету контрольную ленту.

Выдача денежных средств из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам, которые должны быть в обязательном порядке подписаны руководителем организации.

Выдают заработную плату из кассы, как правило, в течение 3-х рабочих дней согласно платежной (расчетно-платежной) ведомости. На первом листе ведомости делается разрешительная надпись на выплату заработной платы за подписями руководителя организации и главного бухгалтера. Деньги из кассы выдаются тому лицу, которому они предназначены. Если работник не может получить заработную плату в трехдневный срок, он может поручить получение ее (по доверенности) другому лицу. Против невыплаченных сумм кассир делает запись «депонировано» или ставит штамп. На депонированные суммы составляется реестр, и денежные средства сдаются в учреждение банка. При этом на депонированные суммы делаются следующие записи в системе учета:

Д 70 К 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» - депонирована невыданная заработная плата.

Д 51 К 50 — сданы денежные средства на счета в банке.

При выплате этих сумм получателю делается запись: дебет счета 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит счета 50.- выдана депонированая заработная плата.

Все приходные и расходные ордера после их выписки должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов в хронологическом порядке. Прием и выдача наличных денежных средств регистрируются кассиром в кассовой книге, а контроль осуществляется бухгалтером.

Все кассовые операции на основе первичных документов регистрируются кассиром в кассовой книге - учетном регистре. Все листы кассовой книги нумеруются и прошнуровываются, а на последней странице фиксируются концы шнура, заверяются печатью, подписью руководителя и главного бухгалтера с указанием количества листов.

В кассовой книге указывается остаток на начало дня, который переписывается с предыдущей страницы «Остаток на конец дня». Записи по приходу сумм денежных средств выполняются с указанием номера документа, на основании которого делается запись, фамилия лица и (или) название организации. В подобном порядке отражаются все расходные документы. В конце рабочего дня исчисляются итоги по приходу и расходу, а также выявляется остаток на конец дня:

Ок = Он + П - Р,

Где Ок – остаток денежных средств на конец дня, Он – остаток денежных средств на начало рабочего дня;

П – итоговая сумма по приходу денежных средств; Р – итоговая сумма по расходу денежных средств.

Отчет кассира принимается работником бухгалтерии. Контролирует ведение кассовой книги в организации главный бухгалтер, который не реже одного раза в месяц обязан организовать инвентаризацию кассы в соответствии с «Порядком ведения кассовых операций в РФ», утвержденным Решением Совета Директоров Банка России № 40 от 22.09.1993 г.