Бухгалтерский учет движения денежных средств

Инвентаризационная комиссия в присутствии кассира просчитывает остатки в кассе денежной наличности и денежных документов по каждому наименованию, сверяет с данными кассовой книги и остатками по ведомости № 1. Результаты инвентаризации оформляются актом, который составляется в двух экземплярах, подписывается председателем, членами инвентаризационной комиссии и кассиром. Один экземпляр акта передается главному бухгалтеру, а второй остается у кассира.

Инвентаризационная комиссия обязана доложить о результатах инвентаризации руководителю организации для принятия соответствующего управленческого решения.

Если обнаружены излишки денежной наличности, то в бухгалтерском учете производятся записи на сумму излишек (согласно акту):

Д 50 К 91-оприходован излишек денежной наличности.

При недостаче денежных средств устанавливается виновное лицо и осуществляются записи на сумму недостачи:

Д 94 К 50 — выявлена недостача денег в кассе

Д 73 К 94 — недостача отнесена на кассира.

Внесение в кассу денег виновным лицом отражается в дебете счета 50 и кредите счета 73 — погашена наличными задолженность по недостачам.

Удержания из заработной платы виновного лица осуществляют по дебету счета 70 и кредиту счета 73 — недостача удержана из заработной платы кассира.

В конце рабочего дня кассир сдает излишки денежной наличности в вечернюю кассу учреждения банка, а приходные и расходные документы вместе со второй частью листа кассовой книги передает в бухгалтерию.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств, документов в кассах организации используется активный счет 50 «Касса». К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации» (в рублях, где учитывают денежные средства в кассе);

50-2 «Операционная касса» (учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор и эксплуатационных участков, речных переправ, судов, вокзалов и т.п.);

50-3 «Денежные документы» и др. (учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы).

При наличии операций с иностранной валютой организации могут открыть отдельный субсчет «Касса организации в иностранной валюте».

Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе организации на начало месяца; оборот по дебету – суммы поступившие наличными в кассу, а по кредиту – суммы, выданные наличными.

Рассмотрим структуру счета 50 «Касса» на рисунке 1:

Рис. 1 Счет 50 «Касса»

Для учета кассовых операций, отражаемых на счете 50 «Касса», используется журнал-ордер № 1 и ведомость № 1.

В журнале-ордере № 1 кассовые операции записываются по кредиту счета 50 «Касса».

Записи в журнале-ордере и ведомости осуществляются в хронологическом порядке путем записи итогов за каждый рабочий день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными приходными и расходными документами. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Однако при незначительном количестве кассовых документов допускается записи операций в регистры производить не ежедневно, а за 3 – 5 дней, в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи, например: 1 – 3, 15 – 17 и т.д. Рассмотрим на конкретном примере (табл. 1, табл. 2):

Таблица 1

Журнал-ордер № 1за март 2010 г.по кредиту счета № 50 «Касса» в дебет счетов.

Таблица 2

Ведомость № 1 за март 2010 г. по дебету счета № 50 «Касса» с  кредита счетов

Итоги за рабочий день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.

Остаток средств в кассе приводится в ведомости только на начало и конец месяца. В течение отчетного месяца для оперативного контроля используются данные об остатках средств, отраженных в отчете кассира.

В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы. К денежным документам можно отнести:

             марки (акцизные, почтовые, госпошлины и т.п.)

                  путевки в дома отдыха и санатории;

                  почтовые марки;

                  проездные билеты на транспорт;

                  собственные акции, выкупленные у акционеров;

                  бланки векселей и других ценных бумаг.

Денежные документы хранятся в кассе и  учитываются по номинальной стоимости. Аналитический учет ведется по видам денежных документов. Для обобщения информации о движении денежных средств (переводов) в пути используется счет 57 «Переводы в пути». На данном счете учитываются суммы, внесенные в кассы учреждений банков, сданные инкассаторам для последующей сдачи в банк с целью зачисления на расчетный счет организации, но еще не зачисленные по прямому назначению.

Основанием для принятия сумм на учет по счету 57 «Переводы в пути» являются квитанции учреждения банка, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и другие документы.

Для учета денежных документов и переводов в пути используется журнал-ордер № 3.

В этом журнале-ордере осуществляется также и аналитический учет по счету 55 «Специальные счета в банках».

Бланки строгой отчетности (квитанционные книжки, бланки удостоверений, трудовые книжки и вкладные листы к ним, бланки товарно-сопроводительных документов, путевых листов автотранспорта и т.п.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Подотчетными называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и командировки. Деньги под отчет выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Нужно учитывать, что выдача наличных денежных денег под отчет производиться при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по раннее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Целесообразность расходов должна быть проверена и подтверждена руководителем организации.

Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Плану счетов используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Факт обоснованной выдачи наличных денег подотчетному лицу сопровождается бухгалтерской записью:

Д 71 К 50 — выдано под отчет.

Расходы, оплачиваемые из подотчетных сумм, списывают согласно утвержденному авансовому отчету и предъявленным документам, следующим образом:

Д 60 К71 – оплачены расходы подотчетным лицом

Д 10 К 60 – оприходованы соответствующие МПЗ и т.д.

Возврат остатка неиспользованных сумм в кассу оформляются следующей записью:

Д 50 К 71 — сдан в кассу остаток неиспользованных денежных сумм подотчетными лицами.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются в учете в дебете счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Д 94 К 71 — отражена невозвращенная работниками подотчетные суммы в установленные сроки.

В дальнейшем эти суммы списывают со счета 94:

Д 73 К 94 —  недостача отнесена на кассира.

Аналитический учет по данному счету по каждой авансовой выдаче. При журнально-ордерной форме учета расчеты с подотчетными лицами отражаются в журнале-ордере № 7.

Отразим в таблице № 3 бухгалтерские проводки:

Таблица № 3

Учет кассовых операций.