Делопроизводство

                                                     ВВЕДЕНИЕ

     Эффективная деятельность аппарата управления любой фирмы зависима от правильной организации работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования

- процесса создания, исполнения и оформления документов.

    С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления - от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

   В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

    Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

    Система делопроизводства в Казахской ССР строилась на единообразном подходе всех хозяйствующих субъектов и регламентировалась государственными стандартами и правилами. В период перехода к новым экономическим отношениям, в условиях массового появления различных государственных и частных структур эти правила были забыты, и если в государственных организациях этот вопрос пытаются как-то решить, то каждая частная фирма устанавливает свои порядки в оформлении, подготовке и ведении учета документов. Ситуация усложняется требованием Закона РК “О языках” от 11.07.97 г. № 151-1 о переводе

делопроизводства на казахский язык.

    Внедрение казахского языка в делопроизводство оказалось на практике более сложным процессом, чем предполагалось.

   Вся система делопроизводства в Казахстане базируется на русском языке, и оформление корреспонденции на казахском языке требует грамотных переводчиков, оргтехники, необходимых словарей, справочников, а также единообразного подхода к составлению документов как в государственных, так и в частных структурах. Тормозят процесс перехода еще и языковые проблемы, как-то: различное толкование терминов и поиск аналогичных слов в казахском языке, особенно в изобилии появившихся в лексиконе в связи с рыночными преобразованиями.

   Естественно, в таких условиях необходимо унифицировать документацию сначала на русском языке, а затем переводить ее на казахский язык, хотя бы элементарные и наиболее распространенные документы и системы.

   Опираясь на действующие официальные документы, составители настоящего издания сделали попытку дать минимум знаний по основам документирования на русском и на казахском языках, используя которые любой специалист, занимающийся делопроизводством, сможет оформлять всевозможные документы.

   Внутренняя структура пособия построена по принципу алгоритмов, которые позволяют пользователям на их базе грамотно составлять внутрифирменный документ по организации делопроизводства, т.е  “Инструкцию по делороизводству” без особых затрат времени.

                                                                                                                                                От составителей

                                                  § 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

                            1. НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

    Общие требования к созданию документов и организации работы с ними в РК установлены приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия РК от 29 апреля 2003 г. № 33 “О типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан”.

   Данные правила введены в действие взамен Правил, утвержденных постановлением Кабинета министров РК от 30.06.92 г. № 562, которые были признаны утратившими силу согласно постановлению Правительства РК от 26.02.03 г. № 204.

   Однако в этом документе сохранены основные требования к оформлению документов, которые излагались в постановлении КМ РК от 30.06.92 г. № 562, но обновленные и расширенные с учетом требований реалий современного делопроизводства. На базе этих правил разрабатываются и утверждаются инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях, для которых требования правил являются обязательными. Этими правилами могут пользоваться и организации негосударственного сектора, но с учетом особенностей своей деятельности и с целью достижения единообразия в общей системе документооборота Республики Казахстан.

   При переходе организации на систему создания электронных документов необходимо использовать ЗРК от 07.01. 2003 г. № 370-ІІ “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”.

   При разработке инструкций по делопроизводству необходимо учитывать требования государственных стандартов СТ РК 1037-2001 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, СТ РК 1042-2001 “Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов”.

                                  2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

   2.1. Делопроизводство должно быть простым и оперативным, система которого устанавливается внутрифирменным документом- инструкцией “О делопроизводстве”, составленной в соответствии с требованиями приказа Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия  РК от 29 апреля 2003 г. № 33 и утвержденной высшим должностным лицом организации.

  2.2. В зависимости от объекта документооборота и организационной структуры субъекта делопроизводство может осуществляться:

   - управлением делами;

   -канцелярией;

  - секретариатом;

  - общим отделом;

  - секретарем-референтом;

  - любым сотрудником, в порядке совмещения должностей (ответственный за делопроизводство).

2.3. Функциональные обязанности и права сотрудников служб делопроизводства устанавливаются должностными инструкциями. Согласно ГК РК 01-99 от 16.10,99 г. № 22 к работникам этой службы относятся:

   • руководители:

   - заведующий;

   - заместители заведующего;

   • специалисты:

   - помощник руководителя фирмы;

   - инспектор;

   - методист;

   - заведующий архивом;

   - редактор;

   - корректор;

  • технические работники:

   - секретарь-референт (стенографист);

   - делопроизводитель;

   - секретарь-машинистка;

   - экспедитор;

   - курьер.

  2.4. Ответственность за делопроизводство возлагается на первого заместителя руководителя или на конкретного исполнителя согласно структуре по п. 2.3. и фиксируется в индивидуальном трудовом договоре.

  2.5. Все работники фирмы, которые по должности работают с корреспонденцией, обязаны знать инструкцию “О делопроизводстве” и оформлять служебную документацию в соответствии с ее требованиями.

  2.6. Инструкция “О делопроизводстве” является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов. К инструкции прилагаются формы и образцы документов, применяемых в фирме, и справочно-методический материал: перечень документов, подлежащих утверждению, перечень документов, накоторых ставится печать, и т.п.

  2.7. Внутрифирменная служебная переписка допускается в случаях, установленных законодательством Республики Казахстан, например Законом РК “О труде” от 10.12.99 г. № 493-1.

    Не рекомендуется служебная переписка между структурными подразделениями организации.

2.8. Служебная переписка с другими организациями и гражданами может производиться:

  - на государственном языке РК;

  - на официальном языке;

  - на том языке, на котором написан поступивший запрос, письмо, заявление и т.п.

2.9. Унифицированная система делопроизводства устанавливает несколько подсистем формирования документации:

  - плановую;

  - отчетно-статистическую;

  - первичную учетную;

  - финансовую и бухгалтерскую отчетную;

  - расчетно-денежную;

  - организационно-распорядительную;

  - налоговую;

  - проектно-сметную (строительство);

  - внешнеторговую;

  -техническую (новая техника, рационализация, изобретение, ОИС и т.п.);

  - труда и социальных вопросов;

  - охраны труда и техники безопасности;

  - ценообразования;

  - по кадровым вопросам;

  - по бытовому обслуживанию населения.

   В настоящем издании мы рассмотрим более подробно организационно-распорядительную систему, которая необходима для любых субъектов хозяйственной деятельности.

   Каждый субъект устанавливает для себя такие подсистемы, которые ему необходимы в практической деятельности, т.к. этот перечень подлежит расширительному толкованию.

  2.10. Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальной инструкцией МО РК, КНБ РК и др. госорганами.

  2.11. При смене лица, ответственного за делопроизводство, он обязан передать по акту имеющиеся у него дела и архив вновь принятому работнику.

  Такой же порядок предусматривается для любого работника фирмы, имеющего в своем ведении любые документы: организационные, распорядительные, бухгалтерские, налоговые, финансовые и т.п.

                         §2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

       1. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

   1.1. Вся корресгюнденция оформляется на фирменных бланках субъекта, которые он разрабатывает самостоятельно с учетом требований устава и инструкции “О делопроизводстве”.

    Бланком называется чистый лист бумаги. как правило, формата А4 или А5, на котором заранее воспроизведено название юридического лица - автора, от имени которого документ издается.

   1.2. Каждый субъект разрабатывает и применяет два вида бланков: для писем и для остальных документов.

   Различие между этими бланками состоит в том, что в бланке для писем содержится реквизит “индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер факса, Е-mаіl РНН, номер телефона, номер счета в банке” и постоянная часть реквизита “ссылка на индекс и дату входящего документа”, а на

бланках для других документов эти положения должны быть оставлены свободными для заполнения реквизитами “наименование вида документа” и “место составления или издания”.

   В учреждениях с большим количеством документов рекомендуется применять бланки для отдельных видов документов, на которых типографским способом печатают наименование вида документа, например постановление решение, приказ и т.п.

  Для организаций, работающих с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера.

  Если документ составляют два и более юридических лица, то оформляется он на чистом листе бумаги с применением общих правил.

  1.3. Все бланки и документы должны иметь поля:

  - левое и верхнее - 20 мм;

  - правое и нижнее - 10 мм.

  1.4. Расположение реквизитов на бланках должно соответствовать порядку и количеству, установленных приказом КУАи Д от 29.04.03 г. № 33, которое составляет 29 единиц.

  Однако это максимальный набор и на практике применяется гораздо меньший, в зависимости от вида документа.

1.5. Наиболее важными реквизитами, используемыми в практике, являются:

       01 - Государственный герб Республики Казахстан:

      02 - изображение наград РК;

      03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

      05 - код формы Документа;

      06 - наименование организации;

      07 - справочные данные об организации;

     08 - наименование вида документа;

     09 - дата документа;

     10 - регистрационный номер документа;

     11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

     13 - гриф ограничения доступа к документу;

     14-адресат;

     15 - гриф утверждения документа;

     16 - резолюция;

     17 - заголовок к тексту;

    18 - отметка о контроле;

    19 - текст документа;

    20 - отметка о наличии приложения;

    21 - подпись;

    22 - гриф согласования документа;

    23 - визы согласования документа;

    24 - печать;

    25 - отметка о заверении копии;

    26 - отметка об исполнителе;

    27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    28 - отметка о поступлении документа в организацию.

   Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как “Дата документа”, “Подпись”, “Печать”, “Гриф утверждения документа”, которые придают документу юридическую силу. Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

  - заголовочную (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

  - основную (включает реквизиты “Текст документа” и “Отметки о наличии приложения”);

  - оформляющую (содержит реквизиты, расположенные ниже текста документа, и отметки

  о наличии приложения).

    Расположение реквизитов на формате А4 представлено на схеме, которая устанавливает угловое расположение реквизитов. Если бланки изготавливаются с реквизитами на казахском и русском языках, то используется продольное (центральное) расположение.

    01 - герб Республики Казахстан

  Изображение герба РК могут воспроизводить только организации, которым дано такое право

официальным правовым актом, -это, как правило, предприятия со 100% госсобственностью.