Делопроизводство

Письма по несложным, обговоренным зара­нее вопросам могут состоять из одной основ­ной части, без пояснений.

Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это может быть достигнуто ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны быть точно подобраны. Многословие мешает выделить суть документа.

Приводимые факты должны быть объек­тивны, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтральным.

Рекомендуется избегать в письме катего­ричных выражений, что достигается вводными словами и конструкциями: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «Вниматель­но рассмотрев Ваши предложения...», «Тща­тельно изучив Ваши замечания...».

Несмотря на многообразие вопросов, отра­жаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выраже­ний: «В порядке обмена...», «В порядке исклю­чения...», «В связи...», «В соответствии...» и т.п.

Причины принятия решений также форму­лируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внима­ние»,   «рассматривая»,   «руководствуясь»  и т.д.

В письмах, факсах название вида доку­мента не указывается, кроме писем-гаран­тий. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: «Дата документа», «Ре­гистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», если письмо является ответом, - заголовок к тексту.

На письмах должны быть правильно ука­заны составные части реквизита «Адресат» (получателя письма): фирма; структурное под­разделение; должность; фамилия; почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направ­ляется нескольким адресатам, вначале ука­зывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направ­ляется более чем трем адресатам, составляет­ся список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат,  которому на­правляется конкретный экземпляр.

Если письмо направляется в дополнение ранее посланному, то в нем следует указді номер и дату ранее посланного письма.

Все письма, отправляемые из учрежден делятся на две группы - инициативные и ответные. Если письмо является ответом,  ставитель должен указать дату и номер инициативного документа, на который он отвечая Этот реквизит переносится в бланк при окончи тельном оформлении письма.

По характеру содержания можно условно выделить следующие виды писем:

Сопроводительное письмо - это документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документоі1: Составление  сопроводительного  письма допустимо лишь в том случае, если необходим что-либо разъяснить или дополнить к прилаженным документам: указать срок исполнениі объяснить    причину    задержки,    разъясни; сложные моменты и т.д. Начинаются письма этой   разновидности   словами:   «Посылаем; «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем. затем указываются заголовок и поисковые знаки (дата и номер) направляемого документа. Если текст сопроводительного письма очень короток, то может оформляться на формате А и не иметь самостоятельного заголовка.

Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно не должно составляться.

Письмо-извещение по своему стилю близ ко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретно!! адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем», Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т.] Далее излагаются какие-либо факты.

Рекламное письмо - разновидность ин формационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описаниі и цены рекламируемых услуг или товаров.

Цель рекламного письма - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услуга ми. Текст писем должен быть конкретным, четким, содержащим полную информацию. В этик письмах адрес организации-автора указывает­ся отдельно.

Письмо-приглашение предлагает адреса! ту принять участие в каком-либо проводимо» мероприятии. Может адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Начинаются письма этой разновидности словами: «Просто принять участие в...», «Приглашаем Вас...» «Мы рады пригласить Вас...» и т.п.

В письме-приглашении раскрывается характер   проводимого  мероприятия,  указываются сроки проведения и условия участия.

Информационное письмо сообщает адреса­ту о каком-либо факте или мероприятии. Чаще всего с помощью информационных писем про­пагандируют деятельность каких-либо органи­заций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Письмо-подтверждение содержит сооб­щение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) о том, что ранее со­ставленный документ остается в силе (напри­мер договор, инструкция и т.п.). Письмо мо­жет подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разно­видность письма-словами, образованными от глагола «подтверждать».

Своевременность отправки данных писем позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока испол­нения какого-либо обязательства или прове­дения мероприятия. Это письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну за­ключительную часть. Разновидность данных писем, как правило, начинается словом «На­поминаем».

Инициативные письма - это письма, которые требуют ответа. Большая категория та­ких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо во­просов. Это самая распространенная разно­видность писем, их тематика не ограничена. Их характер предполагает вариантность поло­жительного или отрицательного решения по­ставленного вопроса.

Гарантийное письмо - это документ, обе­спечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. Эти письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества про­дукции или предоставления чего-либо. Гаран­тийные письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную ин­формацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, от­веты продавцов, рекламации, ответы на рекла­мации, кредитные письма и т.п.

В рекламационных (претензионных) пись­мах предприятия требуют возмещения убыт­ков, нанесенных из-за невыполнения или на­рушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь ко­пии документов, подтверждающих такие факты. Оформляются подобные копии в виде вложения к основному документу (рекламам).

При заключении контрактов с иностранң, ми партнерами используются кредитные nJ ма (L/C - Letter of credit). В них продавец Т сит предоставить гарантийное письмо из покупателя с номером валютного расчет счета и гарантиями банка оплаты покупатель товаров или услуг.

Письма-ответы носят зависимый xapактер от инициативных писем, поскольку тема текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативно письме вопроса: принятие или отказ от положения, выполнения просьбы. Ответ ві да должен быть конкретным, четким: все , просьбы могут быть удовлетворены, в каком мере, в какие сроки. Отказ должен быть хорошо аргументирован.

Письма по финансовым вопросам подписывают руководитель и главный бухгалтер фирмі Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствии должны быть заверены печатью фирмы

2.3.2. Акты

СОЛ:

Акт - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события, действия. Этот вид документа составлялся в самых различных ситуациях и может имеет много разновидностей: акт инвентаризации» акт приема работ по контракту; акт прием; передачи документов; акт списания мате риалов, коммерческий акт, акт уничтожении дел, акт списания материальных ценности и т.д. Работникам бухгалтерии часто приходился составлять самые разнообразные акты.

Акты составляются чаще всего комиссией постоянно действующей или назначенной к указанию руководителей распорядительным документом. Работники бухгалтерии входя: во многие комиссии, например в комиссии по инвентаризации, по списанию, приему, передаче имущества и т.д. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькимі должностными лицами.

Если нет установленной нормативным доку­ментом формы, то акты составляются по еди­ной схеме. Члены комиссии должны изучит! существо вопроса, подлежащего отражении: в акте, и основные законодательные и нор-3 мативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, на предприятии проводит­ся инвентаризация ТМЦ, поэтому прежде чеиі приступить к работе, члены комиссии должны' ознакомиться с требованиями СБУ № 24 и ме­тодическими рекомендациями к нему «О по­рядке проведения юридическими лицами ин-

вентаризации имущества и обязательств» от 06.03.98 г. № 47.

В акте отражаются только те факты, кото­рые точно установлены лицами, которые под­писывают документ. Обычно ведутся черно­вые записи, фиксирующие количественные данные. Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами фир­мы. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы.

Дата и место составления, указываемые в акте, должны соответствовать дате и месту ак­тируемого события.

Акт может иметь реквизит «Заголовок к тек­сту». Например: «Акт об инвентаризации то­варно-материальных ценностей, отгруженных» или «Акт приема-передачи документов» и т.д.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указывает­ся основание его составления. Это может быть ссылка на документ либо на факты, события, действия. Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и ука­зывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Затем указывается состав комиссии: ини­циалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном по­рядке. При необходимости указываются долж­ности, инициалы и фамилии присутствующих. В основной части акта излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной соста­вителями акта, ее результаты. Результаты ра­боты могут быть оформлены в виде таблицы. После оценки результатов делаются выводы или даются рекомендации. Акт может заканчи­ваться и констатацией фактов.

В конце текста при необходимости могут быть указаны сведения о количестве экзем­пляров и о месте их нахождения. Количество экземпляров определяется числом заинтере­сованных сторон. Например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. направлен в налоговую инспекцию

2-й экз. - в дело.

Акт подписывается председателем и члена­ми комиссии, при этом должности перед фами­лиями не указываются. Например:

)              Председатель

3            комиссии                     подпись              Т.Н. Богданов

3            Члены комиссии        подпись              А.С. Головлев

подпись              И.К. Морозов

Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необході мо утверждение руководителем предприятия заверение печатью, после чего они приобрел ют юридическую силу.

Особую группу образуют коммерчески, '. акты, которые устанавливают факты поведения, порчи или недостачи груза, иных на рушений правил транспортировки. Данный и составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок подчисток или зачеркиваний. Все дополненияі исправления в коммерческом акте необходим, оговорить и заверить подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

2.3.3.   Докладные   записки   (служебные записка)

Докладная записка - документ, адресованный руководителю предприятия или вышестоящему органу, информирующий о сложившеся ситуации, имевшем место явлении, факте, о выполненной работе, содержащий вывод и предложения. Составляется по инициативі автора или по указанию руководства в случае необходимости поставить вышестоящего руко­водителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Цель - по­будить  руководителя   принять  определенное решение.

Докладная записка должна иметь заголо­вок к тексту, раскрывающий ее содержание. От адресата зависит оформление этого вида документов. Докладные записки могут быт внешними и внутренними.

Датой докладной записки считается дата е< подписания. Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

2.3.4. Объяснительные записки

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проект: и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные за писки по содержанию делятся на две группы. Первая группа включает документы, сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положе­ний основного документа. Они оформляются на общем бланке предприятия.

Во вторую группу входят объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок дол-

жен быть убедительным, кратким, содержать неопровержимые доказательства. Как и доклад­ные записки, они могут быть внешними и вну­тренними. Внутренние объяснительные запис­ки,   подаваемые   руководителю   структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе с помощью ПК,   машинописным   или   рукописным   спосо­бом и подписываются составителем. Внешние объяснительные записки, направляемые в вы­шестоящие органы, подписываются руководи­телем предприятия и оформляются на общем бланке предприятия для писем, факсов.