Делопроизводство

2.3.5. Факсы и E-mail

Факс - это документ, полученный с помо­щью специального аппарата (телефакс) по телефонным каналам связи. Факс является копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Факс - это разновид­ность переписки между деловыми партнерами, организациями. Оформление факса аналогич­но оформлению делового письма.

Дополнительными данными, которые про­ставляет сам аппарат (телефакс), являются:

-            указание (код)отправителя;

-            дата и время передачи;

-  номер телефакса (аппарата), с которого передана информация;

-            количество страниц.

Отправитель факса должен получить под­тверждение (CONFIRMATION REPORT) о том, что информация дошла до получателя, в кото­ром указывается:

-            код фирмы получателя;

-            номер телефакса получателя;

-  дата;

-  время и продолжительность передачи; .   - количество полученных страниц (Р);

-  результат (RESULTS).

Главной является графа «RESULTS», в ко­торой ставится «OK» (o'key), если сообщение получено полностью и без ошибок, или NG (не­гатив), если имелись сбои во время получения

факса.

Ряд телефаксов указывает код ошибки и страницу, на которой произошел сбой при при­еме.

Если полученные факсы имеют важную ин­формацию и предназначены для длительного использования, их рекомендуют скопировать, так как факсовая бумага недолговечна. Однако при использовании дорогих факсимильных ап­паратов копирование не обязательно,

Этот вид связи служит только для передачи оперативной информации, потому что документы, переданные по факсу, не имеют подтвердения своей подлинности, однако несмотря это, если в договорах устанавливается условия обмена факсами, то они приобретают юридческую силу и в такой форме.

Большая   часть   коммерческой   переписи хранится 3 года и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с инофирмами наиболее важным вопросам (экспорт, импорт гарантии и т.п.) хранится 10 лет.

Документы, отправляемые по электронном почте, имеют статус копий и действительны при условии наличия подписи и печати, при это субъект, использующий электронные подписьі должен установить надлежащие меры предосторожности и контроля,  касающиеся прав использования и доступа к электронным подписям. Условия обмена документами по факс и E-mail должны быть оговорены в договора гражданско-правового характера. Для придания таким документам юридического статус должны быть выполнены условия статьи 15; ГК РК от 27.12.94 г. № 268-XII и ЗРК от 07.01 2003 г. №370-11.

2.3.6. Справки

Справка - это документ, содержащий текстовую и (или) табличную обобщенную инфор­мацию по какому-либо определенному вопрос, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фак­тов и событий. Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведе­ний, сопоставления и анализа полученных,1 данных.

Справки делят обычно на две группы. Пер­вая группа содержит информацию о фактах и событиях служебного характера, удостоверяю­щих какой-либо юридический факт, и выдается заинтересованным гражданам и учреждениям. Вторая группа справок подтверждает такие сведения, как занимаемая   должность, зара­ботная плата, место проживания, наличие иждивенцев и т.п. Руководство предприятия обя­зано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности,    должности,    квалификации, времени работы и размера заработной платы. Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки либо в правом верхнем углу при­водится название учреждения, куда она пред­ставляется. На справке ставятся даты ее под­писания и выдачи. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят поряд­ковый номер справки рядом с датой. Состав ляют подобные справки в одном экземпляре. Справку подписывают лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные. Текст справки заверяется подписью и печатью. Бухгалтерия достаточно часто выдает справку о доходах физического лица за год для предъявления в налоговую инспекцию.

Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производствен­ной тематике, например справка о динамике роста выручки от реализации продукции за квартал. Эти справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, которые предназначены для руководителя предприятия, составляются и подписываются исполнителем (составителем), оформляются на чистом листе бумаги. На месте названия учреждения-автора указывается структурное подразделение, на­пример бухгалтерия.

Справки, составляемые по запросу внешних организаций, подписываются руководителем предприятия и оформляются на общем бланке предприятия. Такая справка должна иметь за­головок к тексту, который раскрывает ее содер­жание и указывает дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке. Дата, адресат, заголовок, текст, под­пись являются обязательными реквизитами этих двух видов справок. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные, например справка «О доходах, полу­ченных в 1 квартале 2000 г.».

Если в справку необходимо внести сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых зависит от коли­чества освещаемых вопросов. Разделы долж­ны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в таблич­ной форме.

Справки по производственной тематике со­ставляются в двух экземплярах, один из кото­рых направляется адресату, второй - подшива­ется в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заве­ряется печатью.

2.3.7. Доверенности

Доверенность - это документ о предостав­лении права доверенному лицу на соверше­ние каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

Доверенность является документом для представления доверенного лица от имени до­верителя перед третьими лицами.

Доверенности бывают двух разновидностей:

-            официальные, выданные предприятием;

-  личные, выданные гражданином (физическим лицом).

Официальная доверенность выдается представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, товарно-материаль­ных ценностей или других действий от имени предприятия. Она должна иметь следующие реквизиты:

-            наименование организации;

-            справочные данные об организации;

-            наименование вида документа;

-            дату документа;

-            регистрационный номер документа;

-            дату документа;

-            регистрационный номер документа;

-            текст документа;

-            подписи должностных лиц;

-            печать предприятия.

В тексте доверенности должны быть указа­ны:

-  должность и паспортные данные доверен­ного лица;

-  организация, в которой производятся дей­ствия по доверенности;

-            вид действий;

-  образец подписи лица, получившего дове­ренность;

-              срок действия доверенности.

Доверенность может быть оформлена на

бланке предприятия. Если действия, указан­ные в доверенности, касаются денежных или! материальных ценностей, она подписывается руководителем предприятия и главным бухгал­тером. В большинстве случаев используются типовые бланки доверенностей.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зар­платы и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий и  стипендий,   вкладов  в  банках,  корреспонденции, в том числе денежной и посылочной. Перечисленные доверенности  нотариального, удостоверения не требуют. Личная доверенность должна иметь следующие реквизиты:

-  наименование вида документа;

-  дату документа;

-  текст (с указанием доверителя, доверен­ного лица и вида действий по доверенности);

-  подпись и расшифровку подписи довери­теля;

-  подпись должностного лица, заверившего доверенность;

-  печать организации, в которой доверитель работает, учится, или жилищно-эксплуатационной  организации по месту жительства

выдаются, как правило, на срок проведения действий, указанных в ней.

Если срок действия в доверенности не ука­зан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность считается недействи­тельной, если в ней отсутствует дата выдачи.

Доверенности хранятся 3 года.

2.3.8. Телефонограммы

Телефонограмма - это документ по оператив­ным вопросам, передаваемый по телефону и за­писываемый получателем. Она используется для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в за­планированных действиях, мероприятиях и со­держит следующие обязательные реквизиты:

-  наименование фирмы;

-  наименование вида документа;

-  дату и время передачи (приема);

-  адресат;

-  текст документа;

-  подпись;

-    указания должностей и ф.и.о. лиц, приняв­ших и передавших телефонограмму;

-              номера телефонов фирм, передавших и получивших телефонограмму.

Телефонограмма может составляться се­кретарем-референтом или исполнителем по поручению руководителя на специально разра­ботанных бланках (при частом использовании этого вида документов) или на листе бумаги формата А5 в одном экземпляре. Текст должен быть кратким, ясным, без труднопроизносимых слов, четким, с акцентом на факты, даты, вре­мя, место проведения мероприятия, на вопро­сы, подлежащие обсуждению и т.д.

Телефонограмма после составления прове­ряется и подписывается руководителем пред­приятия. Если телефонограмма передается нескольким фирмам, то к ней прилагается спи­сок этих фирм и номеров их телефонов.

При передаче телефонограммы необходи­мо придерживаться следующих правил: внача­ле указать имя своей фирмы и телефон, вид документа; после передачи текста записать должность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер телефо­на, дату и время передачи.

При приеме необходимо записать: назва­ние фирмы и номер ее телефона; текст теле­фонограммы; должности, имена, отчества и фамилии лиц, подписавших и передавших телефонограмму; дату и время приема. Во из­бежание неточностей или ошибок необходимо, чтобы принимающий повторил записанный текст телефонограммы передающему лицу. При этом указываются все знаки препинания.

Удобно использовать специальный журнал

для записи телефонограмм. Листы в нем  положены «попарно» (основный лист и л с копировальным слоем). Основной лист делен перфорацией на две или три части ; удобства их отрыва. При приеме телефонограмма за счет копировального слоя записывается сразу в двух экземплярах. Основной лі отрывается и передается руководителю, а пия остается в журнале.

Срок хранения телефонограмм, как правило, не превышает одного года.

2.3.9. Претензия

Претензия - документ о нарушении контрактных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей обязательства.   Претензии   предъявляются отношении     качества товара  (работ,  услуг объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракт и содержат: основание для предъявления претензий; доказательства (ссылки на документ например коммерческий акт, сертификат качества); конкретные требования о возмещен убытков. Документы-доказательства оформляются как приложения к претензии.

Претензия подписывается руководителе предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью. Претензия посылается заказаны письмом либо передается курьером под роспись получателя.

2.3.10. Ответ на претензию

Ответ на претензию может содержать еле дующие варианты:

-   о принятии претензии к рассмотрению если решение по ней не принято;

-   об удовлетворении претензии полности или частично с указанием даты и № платежно­го поручения при оплате;

-   об отклонении претензии полностью или частично.

При составлении ответа на претензию долж­ны быть представлены необходимые докумен­ты, оформленные в виде приложения.

Подписывается ответ на претензию руково­дителем предприятия и заверяется печатью

2.3.11. Исковые заявления

Исковое заявление подается в суд в пись­менной форме.

В заявлении должны быть указаны

1)    наименование суда  в заявление;

наименование истца, его место житель­ства или, если истцом является юридическое лицо, его место нахождение, а также наименование представителя и его адрес, если заявление подается представителем;

3)   наименование ответчика, его место жи­тельства или, если ответчиком является юри­дическое лицо, его место нахождение;

4)   обстоятельства, на которых истец осно­вывает свое требование, и доказательства, подтверждающие изложенные истцом обстоя­тельства;

5)             требования истца;