Делопроизводство

  В документах коллегиальных органов указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии), и подписание

осуществляется всеми членами комиссии.

  Две и более подписи, ставятся также на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Например, договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

  Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер, подписи которых регистрируются в обслуживающем банке.

  Основные правила документирования операций и документооборота в финансовой подсистеме изложены в СБУ №24 от 31.12.97 № 455 «Организация бухгалтерской службы».

  Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может подписать его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом следует указать фактическую должность и фамилию лица, действительно подписавшего документ. Исправления «И. о.» или «Зам.» вносятся машинописным способом или от руки. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «за» не допускается.

  Реквизит «Подпись» проставляется после реквизитов «Текст документа», «Отметка о наличии приложения».

  При количестве экземпляров одного документа более трех обязательно подписывается экземпляр остающийся в организации, а остальные могут быть заверены исполнителем или на них проставляются факсимиле руководителя.

   Тексты многих документов до подписания согласовываются с заинтересованными должностными лицами и структурными подразделениями, в том числе с бухгалтерией, как правило, с главным бухгалтером.

     22 - гриф согласования документа

   Внешнее еогласование документа оформляется протоколом согласования или обсуждения проекта документа справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

  Гриф согласования может иметь два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование документом. Например:

   СОГЛАСОВАНО                                                                                  СОГЛАСОВАНО

    министр финансов РК                                                                        Протокол заседания

                                                                                                                Совет директоров

                                                                                                               от «__» 200  г.

(подпись) (инициалы и фамилия)                                                      №       

(дата)

     В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись и ее расшифровка, указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются документ, его дата и номер.

    Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. Место грифа согласовния ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне документа, если документ составлен на бланке. Если документ подлежит утверждению и согласованию независимыми юридическими лицами (должностными лицами), то документ составляется на чистом месте, в левом верх- нем углу проставляется гриф СОГЛАСОВАНО,

а в правом верхнем гриф УТВЕРЖДАЮ.

   При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования. Согласованный документ направляется для подписания.

   23 - визы согласования документа

   Согласование - это проверка целесообразности и своевременности документа, соответствия его действующим нормативным актам, реальности выполнения предлагаемого мероприятия, т.е. оценка проекта. Согласование может быть внутренним, т.е. проводиться внутри учреждения с его отделами или должностными лицами, и внешним.

  Внутреннее согласование проекта документа проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа и оформляется визой. Если выполнение документа связано с какими-либо финансовыми затратами, то обязательно требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером). Виза бухгалтера (главного бухгалтера) предусмотрена на большом количестве документов. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписании должны согласовываться с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем

руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Внутреннее согласование оформляется визой, состоящей из личной подписи визирующего и даты. Виза может быть оформлена и более полно: указание должности визирующего, подпись, ее расшифровка(инициалы и фамилия) и дата.

  Например:

    Главный бухгалтер (подпись) И. Т. Кособаева

    24.06.05

    По образцу визы оформляется также отмет-ка об ознакомлении с документом (ознакомительная виза).

      В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они должны быть изложены на отдельном листе. В этом случае делается отметка: «Замечания прила-

Гаются», ставятся подпись и дата.

   Реквизит «Визы согласования документа» располагают ниже реквизита «Подпись» от границы левого поля или на левом поле документа на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.    Для внутренних документов - это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения - второй.

   Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

  В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Этот перечень целесообразно привести в приложении к инструкции по делопроизводству.

  При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

  Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами,если содержание документа затрагивает их интересы, с общественными организациями,органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

24 - печать

   На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью, которая придает документу юридическую силу.

  В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: гербовая для госпредприятий или приравненная к ней круглая в коммерческих организациях и несколько простых. Гербовая печать круглая, с изображением Государственного герба РК в центре. По ее окружности указывается полное название учреждения. Гербовая и круглая печати проставляются на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, платежные поручения и т.д.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая

книжка, диплом и т.д.).

   Простые печати бывают различной формы: квадратные, треугольные, прямоугольные и др, На них воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.

  Обычные служебные письма, не связанные финансированием, выполняются на бланках и не требуют удостоверения печатью.

   Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

   В каждой организации составляется перечень документов, на которых проставляется гербовая или круглая печать.

  Ответственного за хранение и место хранения печати определяет руководитель фирмы.

  25 - отметка о заверении копии

  В случае подписания руководителем только первого экземпляра документа остальные должны быть заверены секретарем-реферетом.

Реквизит «Отметка о заверении копии» располагается ниже реквизита «Подпись» и включает:

   -заверительную надпись «Верно»,

   - наименование должности лица, заверившего копию,

   - его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия),

    - дату заверения.

   Например:

   Верно

   Референт подпись К.З. Азизов

   26.05.2005

    При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

   Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

    Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадр или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

    Факсовые и электронные копии документов, касающихся заключения сделок, приравниваются к официальным документам, согласно ст. 152 ГКРКот 27.12.94 г. № 268-ХІІ.

   Для признания копий некоторых документов иностранного происхождения необходима их консульская легализация.

   26 - отметка об исполнителе

  На документах, исходящих из учреждений, имеется отметка с указанием фамилии сотрудника, подготовившего документ, с номером его телефона, что позволяет быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать интересующую вас информацию. Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в

документе вопросов.

   Данный реквизит располагают на лицевой или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «Подпись», «Визы согласования документа», например:

Блинова Елена Николаевна 651837

    При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, то отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа). На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров. Слово «исполнитель» не указывается.

   На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

Панфилова Татьяна Ивановна 911208

Экз. № 1 - в адрес;

экз. № 2 - в отдел № 8;

экз. № 3- в дело № 10.

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

   Данный реквизит представляет собой завершающую отметку на документе. Он проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Особенно важна отметка об исполнении документа на бухгалтерских документах. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

   Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена.После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включат: краткие сведения об исполнении, и если составлен ответный документ - ссылку на его дату и номер, слово «в дело» и номер этого дела, подпись и дату. Данный реквизит располагается левой нижней части первого листа документа ниже реквизита «Отметка об исполнителе».Например:

Сообщено по телефону М.Н. Розиной 23.12.20С

В дело 04-11 К. Захаров 24.12.2005

Или:

Ответ направлен 16.11.2005

В дело 10-16 К. Захаров 18.11.2005

  28 - отметка о поступлении документа в организацию

    При поступлении документа на нем проставляется отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она располагается в правой нижней части первого листа докумета и состоит из сокращенного наименованя

предприятия, получившего документ, даты поступления документа и его входящего номер.Например:

АО «Вымпел»

Дата 12.09.2005

Вх. № 0003

  Дата получения документа является важным поисковым признаком с началом отсчета срока его исполнения. С этого числа докумен тсчитается в работе организации, и она отвечает за полученный документ. Входящий ренистрационный номер может использоваться для поиска документа в делопроизводстве и для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год.

    Нумерация листов. Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» ,τπ ,точек и тире. Если документ изготавливается на двух сторонах - на лицевой стороне, а четные- на обратной.

        2. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ

ДОКУМЕНТАЦИИ

Эффективность работы предприятия, ре­зультативность проводимых им сделок не в последнюю очередь зависят от того, как орга­низована деятельность этого предприятия, на­сколько четко определен круг вопросов, кото­рые решает каждое подразделение, насколько верно с точки зрения производственных инте­ресов установлены права и обязанности каж­дого сотрудника и полномочия должностных лиц, какова система принятия решений и их исполнения и каков порядок документооборо­та. Все это регламентируется организационно-распорядительными документами предприя­тия. К таким документам относятся положения о структурных подразделениях, регламенты работы отделов и отдельных специалистов, инструкции о должностных обязанностях, по­становления, распоряжения, приказы, фикси­рующие управленческие решения, протоколы, отражающие ход заседаний коллегий и собра­ний, письма, акты и т.п.